Harmonogram wdrożenia nowego pracownika - co i kiedy?

Wprowadzanie do organizacji nowej osoby to proces, który ma swoje etapy i dynamikę. Z tego tekstu dowiesz się, jak krok po kroku stworzyć harmonogram wdrożenia nowego pracownika, na co zwrócić uwagę i jak nie przespać kluczowych momentów.    

Czy da się ustalić jeden harmonogram onboardingu?

Onboarding to złożony proces, podzielony na etapy i angażujący wiele osób w organizacji. Jego celem jest doprowadzenie pracownika do pełnej produktywności, a pod tym pojęciem może się kryć wiele, w zależności od specyfiki firmy, np.

• indywidualne praktyki i procedury w organizacji,
• branża (np. IT vs. produkcyjna),
• typ pracy (np. biurowa, w terenie),
• umowa (kontrakt B2B vs. umowa o pracę),
• model pracy (zdalna vs. stacjonarna).

Trudno byłoby zatem ustalić jeden uniwersalny harmonogram onboardingu, który sprawdziłby się u każdego pracodawcy. Są jednak pewne standardy, bez których wdrożenie nowego pracownika nie będzie efektywne.

• Projektując proces, weź pod uwagę potrzeby obu stron - pracownika i pracodawcy.
• Zadbaj o to, by plan wdrożenia był ustrukturyzowany i osadzony w konkretnych ramach czasowych. Rozpisz krok po kroku każdy z etapów. Określ, kto powinien być w nie zaangażowany i ile będzie trwał każdy z nich.
• Upewnij się, że każda osoba zaangażowana w onboarding dokładnie zna swoją rolę i zadania. Podobnie z nowym pracownikiem - omów z nim plan wdrożenia i stwórz mu przestrzeń do zadawania pytań w razie niejasności.
• Bądź w bieżącym kontakcie z pracownikiem, począwszy od preboardingu. Cisza ze strony pracodawcy pomiędzy zakończeniem rekrutacji a pierwszym dniem pracy zwiększa stres oraz ryzyko ghostingu. Opisaliśmy te zjawisko w tym artykule: Porzucenie pracy przed pierwszym dniem.
• Każda osoba czy dział zaangażowany w onboarding odpowiada za inny obszar i ma inne potrzeby. W konsekwencji ich odpowiedzialność za cały proces jest rozproszona. Mimo to nowy pracownik nie może tego odczuć. Doświadczenie wdrożeniowe powinno być dla niego gładkie i spójne, a "onboardingowa kuchnia" powinna być poza zasięgiem jego wzroku.

Przykładowy harmonogram wdrożenia nowego pracownika

90-30 dni przed pierwszym dniem: koniec rekrutacji i start wdrożenia nowego pracownika

Kandydat przyjął ofertę, dział HR zmienia jego status w systemie ATS na "zatrudniony" - to właśnie moment, kiedy zaczyna się onboarding. I to bez względu na to, czy jest on zaplanowany i zainicjowany przez Ciebie. Dlatego lepiej jest kierować tym procesem i nadać mu odpowiedni tor. W jaki sposób?

Tuż po zakończeniu rekrutacji rozpocznij pierwsze działania onboardingowe, za które odpowiada dział HR, często wspólnie z managerem. Pierwszym krokiem powinna być wiadomość powitalna do nowego pracownika. Pamiętaj, by była to wiadomość spersonalizowana i utrzymana w życzliwym tonie. Chodzi o to, by nowicjusz poczuł, że chcesz pozostać z nim w kontakcie jeszcze przed pierwszym dniem pracy w nowej firmie.

Kolejnym krokiem jest zawnioskowanie o zatrudnienie nowej osoby. Dodatkowo, jeśli Twoja organizacja korzysta z aplikacji onboardingowej, udostępnij ją nowemu pracownikowi już na etapie preboardingu. Dzięki temu pracownik będzie mógł wcześnie zapoznać się z tym narzędziem i bardziej efektywnie korzystać z niego w kolejnych etapach procesu wdrożenia.

Start procesu wdrożenia nowego pracownika, to także dobra okazja do przesłania mu onboardingowgo FAQ. Jeśli w Twojej firmie nie posiadacie takiego dokumentu, przeanalizujcie najczęściej pojawiające się pytania pracowników oczekujących na day one i stwórzcie z tego taki materiał. Oszczędzicie sobie mnóstwo czasu związanego z odpowiadaniem na pytania, a pracownicy będą spokojniejsi, bo lepiej poinformowani.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Zadbaj o to, by doświadczenie kandydata z procesu rekrutacji było spójne z procesem wdrożenia. Tam, gdzie kończy się candidate experience, zaczyna się employee experience. Przejście z jednego etapu do drugiego powinno być w oczach nowego pracownika płynne.

Warto również wykorzystać ten moment na przeprowadzenie pierwszej ankiety pulse-check dot. procesu rekrutacji. Dzięki temu zbierzesz feedback "na gorąco", gdy pracownikowi łatwiej jest rzetelnie ocenić cały proces.

25 dni przed pierwszym dniem: formularze kadrowe, wnioskowanie o sprzęt i dostępy

Czas na formalności! Aby ten proces przeszedł gładko i bez usterek, warto go zautomatyzować, wykorzystując do tego cyfrowe formularze kadrowe. Pracownik może je wypełnić online (np. w aplikacji onboardingowej), w dowolnym momencie, bez konieczności wysyłki papierowych dokumentów do biura. To przyspiesza całą procedurę i ułatwia korektę błędnych danych, jeśli się pojawią.

Kolejnym ważnym punktem na tym etapie wdrożenia nowego pracownika jest zawnioskowanie o sprzęt niezbędny do pracy i dostępy. To zadanie dla managera.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ Nie warto zwlekać z tymi czynnościami do ostatniej chwili, bo to zwiększa ryzyko, że umowa i sprzęt nie będą gotowe na czas. Im wcześniej uporasz się z formalnościami, tym więcej przestrzeni zyskasz w kolejnych etapach onboardingu.

21 dni przed pierwszym dniem: wybór buddiego, plan onboardingu

Wybór buddiego to zadanie dla managera. Ich wspólnym zadaniem jest opracowanie planu wdrożenia nowego pracownika, podział ról i zadań. Warto, by buddy nawiązał również w tym czasie kontakt z nowicjuszem (e-mailowo lub telefonicznie), przedstawił się w swojej nowej roli i zostawił kontakt do siebie w razie ewentualnych pytań. To pozwoli nowemu pracownikowi poczuć się bardziej zaopiekowanym jeszcze przed dniem powitalnym. Poza tym miło jest zaczynać welcome day, kiedy znamy już osobę, która będzie nas wspierać w pierwszych tygodniach (a nawet miesiącach) w danej organizacji.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Zadbaj o jasny podział obowiązków między buddiem i managerem. Po jego stronie nie może leżeć wdrożenie stanowiskowe - to domena managera. Buddy ma być wsparciem emocjonalnym dla nowego pracownika, zadbać o jego relacje ze współpracownikami i przedstawić mu członków zespołu. To również rola przewodnika, który wdraża nową osobę w firmowe zwyczaje i jest dla niej pierwszym punktem kontaktu w razie pytań.

18 dni przed pierwszym dniem: materiały o firmie

Preboarding to dobry czas na wstępne zapoznanie nowej osoby z organizacją. Przekaż pracownikowi pierwsze, ogólnodostępne materiały o firmie (historia, misja, wizja, struktura), np. w formie handbooka. Postaw na kreatywne rozwiązania i atrakcyjną formę podania treści.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Nie przytłocz osoby wdrażanej nadmiarem informacji. Skup się na małych porcjach wiedzy dostosowanych do etapu onboardingu. 18 dni przed pierwszym dniem pracownik nie podpisał jeszcze umowy, nie jest to więc pora na zarzucenie go obszernymi materiałami o firmie. Takie działanie może tylko zwiększyć jego stres.

16 dni przed pierwszym dniem: informacja o benefitach

Rozmowa o benefitach na pewno miała miejsce podczas procesu rekrutacji. Teraz przyszła pora na konkrety. Prześlij pracownikowi ogólne informacje o benefitach (jak wygląda pakiet, czy i w jaki sposób można go personalizować, jak go uruchomić) lub sprofilowaną pod potrzeby nowicjusza ofertę benefitową. Zachęć do zadawania pytań i zaoferuj wsparcie, jeśli coś nie jest dla niego jasne.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Jeśli masz możliwość, już na tym etapie rozpocznij wspólnie z nowym pracownikiem formalności związane wyborem i uruchomieniem benefitów. To na pewno zostanie przez niego docenione!

14 dni przed pierwszym dniem: welcome pack i sprzęt

To ostatni moment na skompletowanie prezentu powitalnego oraz sprzętu niezbędnego do pracy, szczególnie w przypadku nowych pracowników, którzy będą pracować całkowicie zdalnie. Wtedy ważne jest, by wysłać paczkę odpowiednio wcześnie. W przeciwnym razie ryzykujesz, że podczas dnia powitalnego nowicjusz nie będzie miał ani komputera, ani telefonu...

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Stwórz nowemu pracownikowi możliwość wyboru służbowego sprzętu oraz welcome packa. Tak to właśnie działa w naszej aplikacji onboardingowej. Więcej szczegółów zdradzamy w tekście "13 sposobów na ciekawy onboarding".

10 dni przed: przygotowanie stanowiska pracy

To czas na techniczne zadania dla działu IT, czyli konfigurowanie skrzynki mailowej, telefonu, komputera czy dostępów do systemów. Dodatkowo, jeśli pracownik ma się również pojawiać w biurze, zadbaj o odpowiednie przygotowanie stanowiska pracy (zapewnij biurko, krzesło i inne konieczne sprzęty).

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: To jeden z kluczowych elementów onboardingu. Brak miejsca i narzędzi do pracy to ogromne zaniedbanie ze strony pracodawcy, które może negatywnie wpłynąć na jego ocenę w oczach nowego pracownika. Aby temu zapobiec, warto zastosować przypomnienia o poszczególnych zadaniach dla działu IT i managera. Można je generować automatycznie, z poziomu aplikacji onboardingowej.

Na przyszłość warto też stworzyć checklistę dostępów, jakie należy przygotować dla każdego pracownika oraz tych, które potrzebne są pracownikom o określonym profilu wdrożeniowym.

7 dni przed pierwszym dniem: harmonogram welcome day

Pierwszy dzień pracy to zwykle stresujący moment. Pomóż pracownikowi dobrze się do niego przygotować, by welcome day był dla niego bardziej komfortowy. Wyślij e-mailowo wszystkie informacje organizacyjne (np. o której pracownik ma przyjść do biura, jak tam dojechać, kto i gdzie będzie na niego czekał) oraz szczegółową agendę dnia powitalnego.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Czasami pracowników nurtują podstawowe kwestie, takie jak dress code czy etykieta podczas spotkań online w przypadku zdalnego pierwszego dnia. Pamiętaj również o tych tematach i odpowiednio je zaadresuj.

3 dni przed pierwszym dniem: kontakt ze strony managera

Każda forma kontaktu będzie mile widziana. Jeśli jednak managerowi zależy na efekcie "wow", niech chwyci za telefon i podzieli się z pracownikiem swoim entuzjazmem w związku ze zbliżającym się startem jego pracy. Rozmowa telefoniczna w miłym i serdecznym tonie na pewno zrobi wrażenie na nowej osobie.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Dobrą praktyką jest przesłanie nowemu pracownikowi ankiety dot. stanu zdrowia. Dzięki temu manager upewni się, czy nowicjusz stawi się w pracy w wyznaczonym dniu.

1 dzień przed pierwszym dniem: odprawa

Jeszcze raz prześlij nowemu pracownikowi wszystkie informacje organizacyjne (adres biura, kto i o której godzinie będzie na niego czekał, agenda pierwszego dnia pracy). Nawet jeśli nowicjusz otrzymał te informacje wcześniej, mogły być przekazane różnymi kanałami (telefonicznie, e-mailowo, na Slacku). Warto je jeszcze raz zebrać w jednym miejscu i upewnić się, że osoba nowo zatrudniona ma wszystkie potrzebne informacje pod ręką.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Na ton komunikacji. Zadbaj o to, by był on serdeczny i motywujący. Bezosobowa, bardzo formalna wiadomość nie zrobi dobrego wrażenia na pracowniku, szczególnie kiedy przed nim stresujący moment.

Pierwszy dzień pracy: powitanie nowego pracownika

Nawet jeśli starannie odrobimy zadanie domowe i w pełni wykorzystamy czas przed rozpoczęciem pracy, pierwszy dzień w organizacji to dla większości osób stresujący moment. Nowa rola, nieznany zespół, poznawanie procedur, inna kultura pracy, a w części przypadków także nowa branża. Te wszystkie okoliczności mogą być przytłaczające nawet dla doświadczonego pracownika. Odpowiednie przygotowanie pierwszego dnia pracy pomoże okiełznać te trudne emocje. Z kolei brak konkretnego planu na welcome day może być początkiem problemów.

O tym, jak powinien wyglądać taki plan, szerzej pisaliśmy w tekście "Pierwszy dzień w pracy: jak dobrze przywitać nowego pracownika". Absolutną podstawą jest organizacja stanowiska i narzędzi pracy, udostępnienie narzędzi do onboardingu oraz przygotowanie zestawu powitalnego. Nowo zatrudniony powinien znać plan dnia i podczas jego realizacji mieć wsparcie menedżera, pracownika działu HR i buddiego. Pomoc tego ostatniego i jego zaangażowanie w pierwszych dniach pracy są nieocenione. Warto od samego startu stworzyć przyjazną atmosferę, by nowy pracownik czuł wsparcie i miał przestrzeń do zadawania pytań. 

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Nie przytłaczaj zbyt dużą ilością informacji. Pracownik będzie miał wiele okazji, by zapoznać się z nowymi obowiązkami. Na razie skup się raczej na “zaopiekowaniu się” nowym członkiem załogi, opowiedzeniu o kulturze i wartościach organizacji oraz przełamaniu pierwszych lodów z zespołem współpracowników.

Od 1. do 7. dnia pracy: wprowadzenie do zespołu

Pierwszy tydzień w pracy to kluczowy moment, który może określić przyszłość pracownika w nowym miejscu. Według badania BambooHR 16,45% zatrudnionych decyduje się na rozstanie z organizacją właśnie w pierwszych dniach zatrudnienia.

Wdrożenie w obowiązki będzie przebiegało sprawniej, jeśli nowy pracownik szybko poczuje się częścią zespołu. Pierwszy tydzień pracy to też czas na formalnie i nieformalne spotkania budujące więzi w zespole. Zadbaj, by nowy pracownik miał komfortową przestrzeń do zadawania pytań i wymiany wrażeń - może to być nawet osobny kanał na Slacku lub grupa na firmowym komunikatorze. 

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Zadbaj o relacje. W tym procesie dużą rolę odgrywa buddy, dający wsparcie i przecierający szlaki w firmie.

7. dzień pracy: ankieta pulse-check

Skoro wiemy już, jak istotne są pierwsze dni, powinniśmy trzymać rękę na pulsie i na bieżąco mierzyć poziom satysfakcji pracownika. Warto zacząć to robić już po pierwszym przepracowanym tygodniu. W ten sposób otrzymamy konstruktywną informację zwrotną w czasie rzeczywistym i będziemy w stanie w porę wychwycić ewentualne sygnały ostrzegawcze. 

W ankiecie pulse-check możemy zapytać o wrażenia z pierwszego dnia i pierwszego tygodnia - czy są obszary, w których pracownik potrzebuje wsparcia, czy menedżer udziela wszystkich niezbędnych informacji, czy wszystkie firmowe procedury są zrozumiałe, czy pracownik rozumie, na czym polegają najważniejsze obowiązki na danym stanowisku? Odpowiedzi na te pytania pozwolą poprawiać proces wdrażania.  

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Ankieta pulse-check powinna być prosta w obsłudze i przystępna dla użytkownika. Zadbaj o jej atrakcyjną formę. Nie przesadzaj z liczbą pytań - wystarczy poruszyć 5 konkretnych kwestii. Przeczytaj więcej o tym, jak powinna wyglądać dobrze skonstruowana ankieta satysfakcji pracownika.  

Od 1. do 14. dnia pracy: szkolenia podstawowe 

Pierwsze tygodnie pracy to zwykle czas, w którym kalendarz nowego pracownika szczelnie wypełniają kolejne szkolenia podstawowe, organizowane zwykle przez dział HR. To z jednej strony standardowe programy, jak np. szkolenie BHP, ale także te przybliżające procedury, np. bezpieczeństwa i ochrony danych. Powinny one dotyczyć także używania narzędzi typowych dla danej organizacji. W szkoleniach wstępnych powinniśmy również przedstawić kulturę i wartości firmy, pomóc pracownikowi zrozumieć, jakie cele stawia się przed nim i jego zespołem. 

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ? Podobnie jak w przypadku ankiety, warto zadbać o atrakcyjną formę. Szkolenia BHP czy tutoriale dotyczące bezpieczeństwa sieci firmowej nie muszą być nudnym wykładem. Jeśli popracujemy nad angażującymi rozwiązaniami, efektywność szkolenia będzie większa, a nowy pracownik przyswoi więcej niezbędnych informacji.

Od 14. do 90. dnia pracy: wdrożenie stanowiskowe

Od tego momentu wdrożenie nowego pracownika przybiera już zwykle bardzo zindywidualizowaną postać. Ścieżkę tego etapu wyznacza menedżer, prowadzący nowo zatrudnionego przez coraz bardziej złożone zadania i obowiązki. Pierwsze trzy miesiące często oznaczają tzw. okres próbny, na który możemy już wyznaczyć konkretne cele. 

W ich osiąganiu pomoże tzw. job shadowing, czyli towarzyszenie bardziej doświadczonemu członkowi zespołu w jego obowiązkach i spotkaniach. To jeden ze sposobów, by nowy pracownik dobrze poznał zadania, specyfikę pracy, narzędzia i systemy potrzebne na danym stanowisku. Na tym etapie powinniśmy już badać efekty i postępy w jego działaniach.  

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Fundamentem wdrożenia stanowiskowego jest działanie menedżera. To od jego dostępności i zaangażowania zależy, jak szybko zrozumie nowe obowiązki i osiągnie samodzielność. Codzienny feedback powinien się stać regułą prowadzącą do sukcesu pracownika w nowej roli. Dobrą praktyką są poranne, nawet 10-15-minutowe statusy, na których menedżer i pracownik adresują bieżące kwestie i ewentualne wątpliwości oraz planują kolejne zadania. 

30. dzień pracy: ankieta pulse-check i spotkanie 1:1 z managerem

Do pełnej efektywności jeszcze daleko, ale po pierwszym miesiącu nowy pracownik wie już całkiem sporo o swojej pracy i danym przedsiębiorstwie. Z drugiej strony menedżer może już ocenić, w jakim momencie wdrożenia jesteśmy i jakie powinny być dalsze kroki. Pozostaje więc stworzyć przestrzeń, by przedstawić sobie te dwie perspektywy.

W tym celu warto ponownie sięgnąć do ankiety pulse-check, by pracownik mógł ocenić jakość szkoleń i użyteczność otrzymanych materiałów.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Dobre efekty powinna dać rozmowa, w której pracownik i menedżer mogą liczyć na obustronny feedback. Co pracownik czuje? Czy ma jakieś pytania i wątpliwości po pierwszych czterech tygodniach? Czy codzienność w nowej organizacji odbiega od wyobrażeń z procesu rekrutacji?

90. dzień pracy: nowy pracownik wypełnia ankietę NPS

90 dni to już całkiem sporo czasu, by zatrudnione osoby osiągnęły sporą efektywność i mogły ocenić proces wdrożenia. W ankiecie NPS możemy ich zapytać o proces onboardingu - jakie mają ogólne wrażenia, jak oceniają preboarding, czy otrzymali wystarczające wsparcie menedżera i buddiego, czy materiały szkoleniowe lub kwestie formalne nie sprawiały im problemów? To też okazja, by sprawdzić, jaka atmosfera panuje w zespole.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ: Ankieta NPS to fotografia odczuć pracownika tu i teraz. Dlatego nie powinniśmy odkładać na później analizy jego odpowiedzi i wyciągania wniosków na kolejne miesiące. Członkowie zespołu poczują większą sprawczość i więź z miejscem pracy, jeśli będziemy im regularnie komunikować zmiany, wprowadzone dzięki ich feedbackowi.

Harmonogram wdrożenia nowego pracownika: ile czasu zajmuje onboarding?

W procesie wdrożenia dążymy do tego, by pracownik był w stanie realizować swoje zadania możliwie samodzielnie, przynajmniej w 80-90%. Ten cel zwykle można osiągnąć w ok. 90 dni, ale wiele zależy od specyfiki danej branży, roli nowego pracownika, procedur w organizacji czy stopnia automatyzacji procesów związanych z wdrożeniem. Na onboarding może też wpłynąć aktualna sytuacja w firmie, gdy np. sytuacja rynkowa wymusza przetasowania w zespole. 

Ile więc czasu potrzeba na wdrożenie pracownika? W branży retail onboarding często bywa krótszy niż zakładane trzy miesiące. W obszarze IT może z kolei trwać znacznie dłużej. Okres wdrożenia wydłuży się także w przypadku bardzo specjalistycznych stanowisk i może wtedy potrwać nawet do 12 miesięcy. Ważne, by przez cały ten czas, gdy poznaje nowe miejsce pracy, pracownik miał wsparcie całego zespołu i przestrzeń do regularnych rozmów kontrolnych.

Masz opracowany harmonogram wdrożenia? Przenieś go do aplikacji onboardingowej.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!