Wpływ onboardingu na zmniejszenie rotacji pracowników pierwszej linii

Branża retail od lat zmaga się z wysoką rotacją pracowników. Według danych McKinsey & Company roczna rotacja wśród pracowników pierwszej linii w handlu detalicznym wynosi co najmniej 60% – a w niektórych firmach sięga nawet 150% rocznie. W praktyce oznacza to, że w ciągu roku zespół może zmienić się całkowicie, co generuje ogromne wyzwania związane z ciągłym rekrutowaniem, szkoleniem i wdrażaniem nowych osób.

Skala problemu jest jeszcze większa, jeśli spojrzymy na braki kadrowe. Szacuje się, że w polskim handlu detalicznym brakuje od 200 do 300 tysięcy pracowników, co powoduje podwójne wyzwanie dla firm:

• jak najszybsze wdrażanie nowych pracowników, aby mogli szybko osiągnąć pełną efektywność i generować przychody dla firmy,‍
• utrzymanie pracowników na dłużej, ponieważ każda osoba, która zdecyduje się odejść, oznacza dodatkowe koszty i konieczność uruchomienia procesu rekrutacyjnego od nowa.

Koszty rotacji są ogromne. Każdy utracony pracownik kosztuje firmę średnio 7-krotność jego wynagrodzenia, co przy minimalnej krajowej oznacza stratę ponad 32 000 zł. Jeśli firma traci 100 pracowników rocznie, oznacza to straty rzędu... 3,27 mln zł.

Jednym z kluczowych narzędzi, które mogą pomóc firmom retail zmniejszyć rotację i skrócić czas osiągnięcia pełnej efektywności, jest dobrze zaplanowany onboarding.

Dlaczego pracownicy frontline odchodzą i jak onboarding może temu zapobiec?

Sytuacja na rynku pracy w branży retail jest paradoksalna – z jednej strony brakuje rąk do pracy, a z drugiej, nowo zatrudnieni pracownicy odchodzą w pierwszych dniach lub tygodniach po rozpoczęciu zatrudnienia. Powody są różnorodne, ale najczęściej obejmują:

1. Brak jasnych oczekiwań i chaos pierwszych dni

Nowi pracownicy często są rzucani na głęboką wodę bez odpowiedniego wprowadzenia. Nie wiedzą dokładnie, jakie są ich obowiązki, jak radzić sobie w trudnych sytuacjach z klientami, gdzie znaleźć niezbędne informacje czy do kogo się zwrócić z pytaniami. Brak struktury i wsparcia w pierwszych dniach pracy powoduje dezorientację i stres, co zwiększa ryzyko szybkiego odejścia.

2. Niewystarczające szkolenie i brak przygotowania do pracy na pierwszej linii

Obsługa klienta w handlu detalicznym to wyzwanie – wymaga znajomości produktów, umiejętności komunikacyjnych, rozwiązywania problemów i radzenia sobie z trudnymi klientami. Jeśli nowo zatrudniona osoba nie otrzyma odpowiedniego przeszkolenia, szybko może poczuć się przytłoczona i niekompetentna, co prowadzi do frustracji i rezygnacji.

3. Problemy z adaptacją do zespołu

Retail to branża, w której praca zespołowa odgrywa kluczową rolę. Nowi pracownicy często mają trudności z wpasowaniem się w już zgrany zespół, zwłaszcza jeśli onboarding nie obejmuje integracji z resztą zespołu. Brak wsparcia i poczucia przynależności sprawia, że nowy pracownik czuje się samotny i mniej związany z firmą.

4. Brak elastyczności i problemy z grafikiem pracy

Jednym z najczęstszych powodów rezygnacji jest chaos związany z grafikiem pracy. Nowi pracownicy często nie są odpowiednio poinformowani o zasadach planowania zmian, co może prowadzić do konfliktów między życiem prywatnym a zawodowym. Niejasne zasady lub niespodziewane zmiany godzin pracy zwiększają frustrację i zmniejszają motywację do pozostania w firmie.

5. Niedostateczne wsparcie menedżerskie

Menedżerowie, szczególnie w dużych sieciach handlowych, są przeciążeni obowiązkami i często nie mają wystarczająco dużo czasu, aby odpowiednio zaopiekować się nowymi pracownikami. Brak regularnego feedbacku, motywacji i poczucia, że przełożeni faktycznie dbają o ich rozwój, sprawia, że nowi pracownicy szybko tracą zaangażowanie.

Jak onboarding może zminimalizować te wyzwania?

Strukturalny i dobrze zaplanowany onboarding pomaga przezwyciężyć powyższe trudności, zwiększając szanse na dłuższe zatrzymanie pracownika w firmie. Kluczowe elementy efektywnego procesu wdrożenia obejmują:

• Jasne i przejrzyste wprowadzenie do roli – zapewnienie nowym pracownikom szczegółowych informacji o ich obowiązkach, oczekiwaniach oraz ścieżce rozwoju w firmie.

• Preboarding przed pierwszym dniem pracy – wysyłanie nowym pracownikom pierwszych materiałów wdrażających w rolę i specyfikę pracy jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia, tuż po decyzji o zatrudnieniu.

• Interaktywne szkolenia i symulacje sytuacji z klientami – dzięki którym nowi pracownicy czują się pewniej i lepiej przygotowani na różne scenariusze, jakie mogą spotkać w sklepie.

• Mentor lub buddy system – przypisanie nowym pracownikom bardziej doświadczonego kolegi, który pomoże im odnaleźć się w firmie, odpowie na pytania i wesprze w pierwszych tygodniach pracy.

• Automatyzacja kluczowych procesów – uspójnienie procesu onboardingu i digitalizacja formalności sprawiają, że nowi pracownicy mogą szybciej skupić się na rzeczywistej pracy, zamiast gubić się w dokumentacji czy chaotycznych instrukcjach.

• Regularne spotkania feedbackowe – zapewnienie nowych pracowników, że ich głos jest ważny, i umożliwienie im wyrażenia swoich obaw lub sugestii dotyczących procesu wdrożenia.

Jak dobry onboarding przekłada się na pieniądze

W obliczu wysokiej rotacji w branży retail, inwestycja w efektywny i zautomatyzowany proces onboardingu staje się nie tylko korzystna, ale wręcz niezbędna. Dobrze zaplanowany onboarding może zwiększyć retencję pracowników, a wdrożenie automatyzacji tego procesu pozwala skrócić czas osiągnięcia pełnej efektywności nawet do 3-5 dni.

Przykłady z rynku pokazują, że odpowiednie wdrożenie pracownika już od pierwszych dni realnie przekłada się na wyniki biznesowe. Jeden z klientów Gamfi z sektora retail odnotował spadek rotacji o 7 punktów procentowych oraz redukcję kosztów wdrożenia o 20% po pierwszym roku korzystania z naszej aplikacji.

Wyobraźmy sobie firmę z branży retail z 60% rotacją w skali roku (co - zaznaczmy - jest bardzo dobrym wskaźnikiem). Jeśli firma zatrudnia 1000 pracowników, taki poziom rotacji oznacza dla niej utratę 600 osób rocznie. Dzięki wdrożeniu skutecznego procesu onboardingu, który może zmniejszyć rotację nawet o 7 punktów procentowych, firma może zatrzymać 42 dodatkowych pracowników.

Biorąc pod uwagę, że koszt utraty jednego pracownika wynosi 32 662 zł, zatrzymanie 42 osób pozwala firmie zaoszczędzić 1,37 mln zł rocznie. To realna wartość, która pokazuje, jak dobrze zaplanowany onboarding wpływa nie tylko na stabilność zespołu, ale również na wyniki finansowe organizacji. W firmach o większej skali działania i większym wskaźniku rotacji te liczby są jeszcze większe.

W branży retail, gdzie wysoka rotacja jest standardem, dobrze zaplanowany onboarding to nie tylko udogodnienie – to strategiczna konieczność. Usprawniając sposób, w jaki nowi pracownicy wdrażają się do swoich ról, firmy mogą zmniejszyć liczbę odejść w pierwszych tygodniach pracy, zwiększyć zaangażowanie pracowników i poprawić efektywność operacyjną.

Zautomatyzowana platforma onboardingowa może wynieść ten proces na wyższy poziom, zapewniając spójność, redukując obciążenie administracyjne i dostarczając nowym pracownikom narzędzi niezbędnych do osiągnięcia sukcesu od pierwszego dnia. Dzięki funkcjom takim jak interaktywne szkolenia, cyfrowy preboarding czy monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym, takie rozwiązanie ułatwia zarówno pracownikom, jak i menedżerom płynne przejście przez proces wdrożenia.

Firmy retail, które inwestują w technologie onboardingowe, już teraz odnotowują wymierne korzyści – mniejszą rotację, niższe koszty szkolenia i szybsze osiąganie pełnej efektywności przez nowych pracowników. W środowisku, w którym każdy pracownik ma znaczenie, wdrożenie rozwiązania onboardingowego to nie tylko inwestycja w HR, ale także realny wpływ na wyniki finansowe firmy.

Jeśli zmniejszenie rotacji pracowników pierwszej linii i zwiększenie stabilności zespołu jest dla Twojej firmy priorytetem, czas spojrzeć na onboarding w nowy sposób. Odpowiednia technologia może pomóc przekształcić nowych pracowników w lojalnych członków zespołu, wpływając na ich satysfakcję i sukces całej organizacji.

‍