Pierwszy dzień w pracy: jak dobrze przywitać nowego pracownika

W rankingach najbardziej stresujących przeżyć “czołowe” lokaty zajmuje zwykle utrata zatrudnienia. Jednak rozpoczęcie nowej pracy również wiąże się z konkretnymi wyzwaniami i napięciami. Bez względu na to, jak dużym doświadczeniem i umiejętnościami może się pochwalić nowy pracownik, w momencie, gdy przekracza próg firmy po raz pierwszy, zawsze jest to dla niego stresujące wydarzenie. Towarzyszą mu zwykle wątpliwości, jak odnaleźć się w nieznanym środowisku. Pierwszy dzień w pracy to moment, w którym te wątpliwości albo się nasilą, albo nieco zredukują. Nas oczywiście interesuje ten drugi scenariusz.

Czym jest welcome day, a czym zdecydowanie nie jest?

Podpisanie umowy, przekazanie niezbędnych dokumentów do kadr, szkolenie BHP czy odebranie sprzętu z działu IT i poznanie współpracowników - brzmi znajomo? To częsty scenariusz pierwszego dnia w nowej pracy. Czasami te działania bywają mylnie utożsamiane z onboardingiem. Badanie, w którym sprawdzaliśmy, ile trwa onboarding w Polsce pokazało, że aż 21% pracowników ma tylko jeden dzień na zapoznanie się z otoczeniem w nowym miejscu pracy.

A gdyby tak większość z tych rzeczy była już sformalizowana w momencie rozpoczęcia nowej pracy przez pracownika? W tekście "Preboarding - jak wykorzystać jego potencjał" przekonywaliśmy, że odpowiednio zagospodarowując czas przed day one, odzyskujemy ten jakże cenny moment. Stwarzamy przestrzeń na to, by pierwszy dzień w pracy w mniejszym stopniu skupiony był na kwestiach administracyjnych, a w większym na aspektach miękkich i komunikacyjnych, oswajających z nową pracą.

Zarezerwujmy ten czas na przywitanie nowego członka załogi w taki sposób, który go nie przytłoczy. W pierwszym dniu pracy warto przekazywać nowej osobie jedynie najważniejsze informacje. Cały wysiłek należy włożyć raczej w budowanie dobrej atmosfery i przyjaznego doświadczenia.

Aby to się udało, potrzeba zaangażowania na kilku płaszczyznach. Przywitanie nowego pracownika to nie tylko odpowiedzialność i przywilej działu HR. To zdecydowanie gra zespołowa, w której ważną rolę odgrywa bezpośredni przełożony, buddy, a także członkowie zespołu, którzy od samego początku mogą być również zaangażowani w proces onboardingu. 

Rola welcome day w kontekście całego onboardingu

Rola dnia powitalnego w kontekście całego onboardingu nie powinna być bagatelizowana. Odpowiednio zaplanowany i spójny z kulturą nowej firmy welcome day pozwala organizacji zrobić dobre pierwsze wrażenie na nowym pracowniku. Drugi raz taka możliwość się nie powtórzy! Pierwszy dzień to świetna okazja do przełamania lodów i przeprowadzenia mniej formalnych rozmów. Patrząc długofalowo, to również jeden z elementów budujących zaufanie oraz poczucie przynależności do zespołu/firmy. Im mniej stresujący początek, tym większa szansa na efektywny proces wdrożenia. Na tym etapie zostawmy na boku oczekiwania pracodawcy. Na pierwszym planie postawmy oczekiwania pracownika.

Jak powinien przebiegać welcome day w nowej firmie?

Podkreślmy to jeszcze raz - welcome day to nie onboarding! Celem onboardingu jest wdrożenie nowego pracownika w struktury organizacji i wynikające z pełnionego stanowiska obowiązki. Dzięki onboardingowi nowicjusz powinien być w stanie wykonywać swoje zadania samodzielnie, bez wsparcia z zewnątrz, na 80-90%. Czy osiągnięcie produktywności na tym poziomie jest możliwe do zrealizowania w pierwszy dzień pracy? Wręcz przeciwnie! Dzień powitalny to jedynie wstęp welcome week i wdrożenia teoretycznego w nowej pracy (w jego zakres wchodzą m.in.: przybliżenie kultury organizacji, szkolenia podstawowe i wdrożeniowe, e-learning), a następnie wdrożenia praktycznego. 

Witamy na pokładzie, czyli pierwszy dzień w nowym zespole

Jeśli day one odbywa się stacjonarnie, warto zadbać o przywitanie nowego pracownika przez dedykowaną osobę. Buddy, manager czy pracownik z działu HR powinien czekać na nowicjusza już w recepcji.

Pierwszy dzień w pracy to również doskonała okazja, by zapoznać nowo zatrudnioną osobę z zespołem oraz zaprosić ją na spotkanie z managerem. Rozmowa bez stresu związanego z rekrutacją będzie dla pracownika bardziej komfortowa. Już na tym etapie może także podłożyć fundamenty pod udaną dalszą komunikację z bezpośrednim przełożonym. 

Miłym zwyczajem jest również mail powitalny wysyłany do całego działu lub organizacji z informacją kto właśnie dołączył do struktur firmy i w jakim charakterze. Taka wiadomość może zawierać też informacje o dotychczasowym doświadczeniu pracownika, które będzie cenne w jego nowej roli. Nie zaszkodzi również odrobina ogólnych prywatnych informacji (np. o zamiłowaniu do tajskiej kuchni, regularnych startach w maratonach czy innej pasji), jeśli je znamy i pracownik zgodzi się nimi podzielić w szerszym gronie. Takie mniej formalne komunikaty działają trochę jak ice breaker. Mogą ułatwić pierwsze rozmowy w zespole, szczególnie przy pracy zdalnej, kiedy nie ma możliwości spontanicznej rozmowy przy ekspresie do kawy.

Największe błędy organizacji podczas pierwszego dnia pracy nowego pracownika i jak się przed nimi ustrzec

Nie żyjemy w idealnym świecie, więc i pierwszy dzień w pracy nie zawsze przebiega zgodnie z wymarzonym przez pracownika scenariuszem. Jak wynika z naszego badania przeprowadzonego na próbie 1052 pracowników, pewne problemy są powtarzalne.

Na pytanie "Na jakie problemy napotkałeś/aś pierwszego dnia pracy?" uzyskaliśmy m.in. takie odpowiedzi:

• Nie otrzymałem na czas sprzętu do pracy, np. komputera, telefonu, itp. (8%)
• Firma nie zdążyła przygotować formalności (10%)
• Nikt się mną nie zajął tego dnia (8%)
• Otrzymałem/-am zbyt dużą ilość informacji o firmie pierwszego dnia (15%)
• Mój nowy zespół nie wiedział, że do niego dołączam (8%)

Wymienione problemy sprowadzają się do dwóch największych błędów po stronie pracodawcy - nieumiejętnego przekazywania informacji i braku organizacji procesu wdrożenia. 

Do tego dochodzi kwestia relacji z nowymi współpracownikami. Osoby rozpoczynające pracę mogą być przywitane przez zespół z otwartymi ramionami, ale równie dobrze może towarzyszyć temu dystans, a nawet poczucie zagrożenia.

Badania z 2016 roku (S. S. Nifadker, T.N. Bauer, “Breach of belongingness: Newcomer relationship conflict, information and task-related outcomes during organizational socialization”, 2016) potwierdzają, że konflikty nowych ludzi z obecnymi pracownikami to częste zjawisko. Ewentualne nieporozumienia na początku współpracy mogą sprawić, że nowo zatrudnieni będą mniej chętnie szukać wsparcia u doświadczonych członków zespołu. W konsekwencji spotęguje to ich stres i przyspieszy proces wypalenia. 

Wsparcie cyfrowego narzędzia

Należy pamiętać, że przemyślany plan onboardingu porządkuje aktywności, których trzeba przypilnować, by day one był wolny od natłoku informacji czy nadrabiania zaległych formalności. Pomocne w tej kwestii będą konkretne narzędzia cyfrowe. Takie, które oferują wcześniej wypracowane dobre praktyki, przydatne zarówno nowym pracownikom, jak i managerom czy działowi HR. Takim narzędziem może być aplikacja onboardingowa. W aplikacji Gamfi Onboarding, na przykład, istnieje osobny proces dedykowany konkretnie zagadnieniom z zakresu welcome day (choć sam proces wdrożenia rekomendujemy rozpocząć tuż po zamknięciu rekrutacji).

Stres pierwszego dnia w nowej pracy - jak pomóc pracownikowi sobie z nim poradzić?

Czy da się uniknąć stresu podczas pierwszego dnia w nowej pracy? Prawdopodobnie nie, ale warto się zastanowić, jak go zminimalizować, a z czasem nawet przekształcić w ekscytację w związku z nowym wyzwaniem zawodowym. Żeby osiągnąć ten cel, trzeba przede wszystkim spojrzeć na pracownika z jego perspektywy. Nowa rola, nowy zespół, nowa kultura pracy albo branża - każdy z tych czynników może się wiązać ze stresem, niezależnie od stażu pracy czy wcześniejszych sukcesów zawodowych. Warto o tym pamiętać i zwyczajnie z empatią pomyśleć o potrzebach nowo zatrudnionej osoby. Już sam preboarding będzie pierwszym krokiem do tego, by o nie zadbać, i to na wielu poziomach. 

Komunikacja w pierwszych dniach w nowej pracy

Tworząc plan welcome day, nie zapomnijmy o przestrzeni na rozmowę z nowo zatrudnioną osobą. Skupmy się na jej wrażeniach i dajmy okazję do zadawania pytań.

Wszystkie wątpliwości warto doprecyzować i rozstrzygać na bieżąco. Z każdym kolejnym dniem intensywność procesu wdrożenia w konkretnym przedsiębiorstwie może się zmieniać. Z pozoru błahe kwestie, jak np. struktury czy zasady panujące w nowej firmie, mogą być nierozwiązane albo niejasne przez dłuższy czas, co utrudni pracownikowi efektywną pracę i zaprezentowanie się z najlepszej strony.

Wsparcie buddiego bezcenne

Rola buddiego w całym procesie onboardingu jest nieoceniona. Jego wsparcie podczas pierwszego dnia w nowej pracy zapewnia więcej komfortu nowej osobie. Chodzi o z pozoru prozaiczne rzeczy, jak odbiór z recepcji, wspólna kawa lub “welcome call”, czy przedstawienie nowych współpracowników. To miłe gesty, które pomagają zniwelować stres, przełamują lody i otwierają przestrzeń do dalszych rozmów. Poczucie bycia “zaopiekowanym” od pierwszego dnia to cenny zasób, który zdecydowanie zaprocentuje w przyszłości, już w codziennej pracy.

Preboarding jako gwarancja udanego pierwszego dnia w pracy

Zróbmy jednak krok wstecz. Czy pomyślnie zakończony proces rekrutacyjny i podpis kandydata na liście intencyjnym to wystarczająca gwarancja tego, że nowy pracownik pojawi się pierwszego dnia w nowym miejscu pracy? Niekoniecznie. Myśląc o organizacji day one, bierzmy pod uwagę fakt, że cisza ze strony pracodawcy po przyjęciu oferty zatrudnienia przez kandydata zwiększa ryzyko, że nowy pracownik zrezygnuje z dołączenia do organizacji tuż przed formalnym rozpoczęciem pracy.

Zadbajmy o to, by tam, gdzie kończy się “candidate experience”, rozpoczął się efektywny proces tworzenia “employee experience”. Jedno i drugie doświadczenie powinno być zgodne z kulturą i wartościami firmy. Słowo klucz to preboarding, który powinien być początkiem procesu wdrożenia. To wirtualny uścisk dłoni z nowym pracownikiem i odpowiedź na wiele z jego potrzeb. Wszystko to przekłada się na jakość i przebieg pierwszego dnia w nowej pracy. Działania, które warto podjąć w ramach preboardingu, to na przykład:

• zamówienie sprzętu i dostarczenie go na czas do domu w przypadku pracy zdalnej lub informacja, gdzie sprzęt będzie do odebrania, jeśli welcome day odbywa się stacjonarnie, 
• dopełnienie formalności w związku z zatrudnieniem (badania lekarskie, skompletowanie niezbędnych danych, przygotowanie umowy),
• udostępnienie przyszłemu pracownikowi cyfrowego narzędzia wspierającego onboarding,
• przesłanie agendy pierwszego dnia pracy,
• przekazanie informacji dot. struktury zespołu, przedstawienie bezpośredniego przełożonego i buddiego, 
• zapewnienie dostępów do niezbędnych narzędzi i aplikacji. 

Jednym słowem efektywnie przeprowadzony preboarding sprawi, że day one nie przytłoczy nowej osoby nadmiarem informacji. Jednocześnie może być świetnym początkiem wdrożenia teoretycznego w ramach całego onboardingu. Zamiast sztafety między działem HR, IT albo, w najgorszym scenariuszu, błądzenia po biurze w poszukiwaniu swojego stanowiska pracy, zapewniamy pracownikowi większy komfort i mniejszy stres u progu nowego wyzwania zawodowego. 

Lista “to do” na pierwszy dzień pracy

W przygotowaniach do day one pomocna będzie checklista z dobrymi praktykami po stronie pracodawcy. To zadania, które stworzą ramy dnia powitalnego i ustrukturyzują niezbędne aktywności. Dzięki nim unikniemy przytłoczenia pracownika natłokiem informacji, a osoby zaangażowane w przywitanie nowego pracownika będą wiedziały, jakie zadania są po ich stronie. Co powinno się znaleźć na takiej liście?

Przygotowanie planu pierwszego dnia pracy (jakie spotkania i z kim, jakie szkolenia).

Warto przekazać go pracownikowi kilka dni wcześniej, by omówić/doprecyzować kwestie, które mogą być niejasne. Koniecznie powinna znaleźć się w nim informacja, o której rozpocznie się day one, jak dotrzeć do biura, czy w pobliżu jest parking, kto będzie czekał na recepcji itp. To wszystko informacje, które pozwolą nowej osobie przyjść punktualnie i zrobić dobre wrażenie.

Omówienie planu day one z zespołem.

Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której w powitanie pracownika planujemy zaangażować jeszcze kogoś poza buddiem.

Organizacja stanowiska pracy.

Zadbajmy o to, by sprzęt, narzędzia i wszelkie dostępy były gotowe na czas. Dzień powitalny powinien być wolny od kłopotów z komputerem lub... jego brakiem.

Udostępnienie narzędzia do zdalnego onboardingu.

Ten punkt jest kluczowy, szczególnie w przypadku pracy w trybie zdalnym lub hybrydowym. Aplikację onboardingową można zwykle doskonale dostosować do potrzeb organizacji i skonfigurować z innymi narzędziami i systemami, z jakich korzysta firma. Jej cel to wspieranie menedżera, buddiego i pracowników HR w przeprowadzeniu pracownika przez proces wdrożenia. W aplikacji Gamfi Onboarding cała przygoda rusza już z chwilą, gdy pracownik HR klika w systemie ATS "hired". Więcej o samej aplikacji i jej funkcjach możesz przeczytać tutaj >>

Skompletowanie zestawu powitalnego.

Welcome pack zwykle składa się z kilku obrandowanych gadżetów, a czasem również książek spójnych z kulturą organizacji. Zadbajmy o to, by taki podarunek czekał na każdego nowego pracownika na jego biurku podczas welcome day. Jeśli wdrożenie odbywa się zdalnie, odpowiednio wcześnie wyślijmy paczkę na wskazany adres.

Pierwszy dzień w pracy to wyzwanie dla wszystkich, nie tylko dla samego nowo zatrudnionego. Odpowiednio zorganizowany jest jednak jak udany start misji załogowej wyruszającej w ekscytującą, międzyplanetarną podróż. Z przyjemnością pomożemy Ci przygotować Twoją załogę do takiej wyprawy i pomóc jej zrobić dobre wrażenie na nowym członku załogi. Co Ty na to?

Stwórz onboarding, który Twój pracownik zapamięta na długo.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!