10 trendów w onboardingu na 2025 dla HR i menedżerów

W 2025 roku onboarding musi wyjść poza obszar HR. Dlaczego? Bo to proces, który przekłada się kluczowe wskaźniki biznesowe (jak zmniejszenie rotacji czy poprawa efektywności pracowników) i jego projektowanie nie może obyć bez kluczowych beneficjentów. To dlatego w pracy nad onboardingiem konieczna jest współpraca z zarządem, liderami biznesu i zespołami IT. To myśl przewodnia, którą odnajdziecie w poniższym materiale. Zapraszamy: oto trendy w onboardingu nowych pracowników na najbliższych 12 miesięcy.

1. Hiperpersonalizacja procesów onboardingowych dla pracowników

Dlaczego to ważne? Jako konsumenci jesteśmy przyzwyczajeni do personalizacji na każdym kroku. Pracownicy także oczekują spersonalizowanych doświadczeń onboardingowych, które są dopasowane do ich roli, postawionych celów i konkretnych preferencji. Personalizacja zwiększa zaangażowanie we wdrożenie pracownika i w efekcie - poprawia efekywność całego procesu.

Interesariusze: HR i IT.

Opis: Personalizacja to dużo więcej niż szkolenia dopasowane do roli czy działu. Dzięki zaawansowanym workflow, analizie danych i sztucznej inteligencji firmy mogą projektować programy onboardingowe z uwzględnieniem indywidualnych czynników. Personalizacja może objąć preferowany styl komunikacji, model pracy czy typ celów stawianych przez organizację na danym stanowisku. To podejście zwiększa zaangażowanie, skraca czas potrzebny na osiągnięcie pełnej produktywności i poprawia wskaźnik retencji pracowników.

Dla liderów HR spersonalizowane procesy wdrożenia, które uruchamiają się automatycznie, oznaczają mniej ręcznej pracy i więcej czasu na zadania strategiczne. Z perspektywy biznesowej takie doświadczenia onboardingowe pomagają pracownikom już od pierwszego dnia skupić się na swoich indywidualnych celach. Liderzy zespołów również na tym korzystają, ponieważ nowi pracownicy są lepiej przygotowani do sprostania specyficznym wyzwaniom.

Efekt biznesowy: Lepszy employer branding, wyższy poziom satysfakcji pracowników i szybsze osiąganie produktywności.

2. Dopasowanie do celów biznesowych

Dlaczego to ważne? Onboarding powinien od pierwszego dnia łączyć pracowników z misją, wartościami i celami firmy.

Interesariusze: Zarząd, menedżerowie i HR.

Opis: Onboarding to już nie tylko wprowadzenie w kulturę organizacji i zasady działania firmy; to proces, który od pierwszego dnia skupia się na dopasowaniu do misji i celów strategicznych organizacji. Udany onboarding musi uwzględniać jasne komunikowanie celów strategicznych oraz tego, w jaki sposób indywidualne role przyczyniają się do ich realizacji.

Dla HR oznacza to projektowanie procesów, które łączą elementy edukacyjne związane z daną rolą z kluczowymi wskaźnikami wydajności organizacji (KPI). Jest to szczególnie istotne dla działów generujących przychody takich jak sprzedaż, gdzie kluczowe znaczenie mają wskaźniki wydajności. Dzięki wczesnemu wprowadzeniu pracownika w cele biznesowe firmy już na etapie onboardingu szefowie sprzedaży i innych zespołów biznesowych mają ułatwione zadanie: stanowiskowe wdrożenie pracownika do roli toczy się w obustronnym zrozumieniu celów firmy i zespołu.

Efekt biznesowy: Lepsze wyniki zespołów i wyższa efektywność operacyjna.

3. Platformy onboardingowe

Dlaczego to ważne? Scentralizowane platformy do wdrożenia pracownika upraszczają wejście do organizacji, redukują złożoność i zwiększają efektywność.

Interesariusze: HR i IT.

Opis: Scentralizowane platformy onboardingowe stają się nowym standardem we wdrażaniu pracowników. Łączą w jednym miejscu śledzenie zadań przypisanych do nowego członka zespołu, bazy wiedzy, moduły szkoleniowe i komunikację. Dla HR oznacza to mniej pracy administracyjnej i możliwość analizowania przebiegu poszczególnych etapów procesu wdrożenia. Zespoły IT wspierają wdrożenie i utrzymanie bezpiecznych, skalowalnych platform onboardingowych.

Liderzy biznesu mogą od pierwszego dnia korzystać z platform do wprowadzania nowych pracowników, na przykład w procesy obsługi klientów czy metodologie sprzedaży. Zgromadzenie całej wiedzy w jednym miejscu, które automatycznie dopasowuje treści do potrzeb nowej osoby, zmniejsza zamieszanie i błędy, jednocześnie skracając czas potrzebny na pełne wdrożenie nowych pracowników.

Wzrost popularności takich platform wynika również z rosnącego zapotrzebowania na rozwiązania onboardingowe dla pracy zdalnej i hybrydowej.

‍
Efekt biznesowy: Uproszczenie procesów, redukcja czasu i błędów w onboardingu, wzrost produktywności i zmniejszenie obciążenia administracyjnego.

4. Onboarding międzydziałowy

Dlaczego to ważne? Onboarding wpływa na wiele funkcji organizacji i wymaga wkładu oraz koordynacji różnych zespołów. To bardziej proces biznesowy niż HR-owy.

Interesariusze: Zarząd, HR, liderzy sprzedaży i IT.

Opis: W 2025 roku onboarding powinien być doświadczeniem międzydziałowym, angażującym HR, IT, liderów sprzedaży i zarząd. HR projektuje programy wdrożeniowe, ale wkład innych działów w tworzenie treści i zasobów zapewnia ich adekwatność i kompletność. Zupełnie inny efekt przynosi przeczytanie, że wspłpraca z innym działem jest ważna, a zupełnie innym - doświadzenie tej współpracy w pierwszych tygodnich w nowej pracy.

Z perspektywy biznesowej onboarding międzydziałowy redukuje silosy organizacyjne i poprawia komunikację. Zwiększa również produktywność, ponieważ pracownicy (także Ci już pracujący w firmie) rozumieją, jak ich praca wpływa na innych.

Efekt biznesowy: Lepsza komunikacja między działami, mniejsze silosy organizacyjne i większa innowacyjność zespołów.

5. Onboarding zdalny jako priorytet

Dlaczego to ważne? Praca zdalna pozostanie z nami na dobre, bez dwóch zdań.

Interesariusze: IT i HR.

Opis: Ponieważ praca zdalna i hybrydowa nie są już trendem, lecz preferowanym modelem wybieranym przez pracowników wielu branż, onboarding musi za tym nadążyć. Zdalny proces wdrożenia, poza dostarczeniem wiedzy i niezbędnych informacji, musi mieć wpisane w swój przebieg przeciwdziałanie poczuciu izolacji i brakowi zaangażowania, z jakimi często borykają się pracownicy pracujący z domów.

Zarząd doceni ten model za oszczędność kosztów i skalowalność w zatrudnianiu globalnych talentów. Z perspektywy biznesowej onboarding zdalny redukuje problemy logistyczne, takie jak koszty dojazdów czy opóźnienia w procesie wdrożeniowym. Dodatkowo wpisuje się w szerszy trend elastyczności w miejscu pracy, co czyni firmy bardziej atrakcyjnymi dla najlepszych talentów.

Efekt biznesowy: Skalowalność i elastyczność w zatrudnianiu globalnych talentów, niższe koszty logistyczne i bardziej zróżnicowana pula kandydatów.

6. Programy onboardingowe skoncentrowane na umiejętnościach

Dlaczego to ważne? Organizacje muszą szybko podnosić kwalifikacje pracowników, aby nadążyć za zmianami na rynku.

Interesariusze: Zarząd, menedżerowie, dział HR.

Opis: W 2025 roku onboarding będzie w dużej mierze skupiony na wyposażeniu nowych pracowników w kluczowe umiejętności już od pierwszego dnia. W mgnieniu oka pojawiają się na rynku nowe narzędzia (na przykład te oparte o AI), a decyzja o ich wykorzystaniu w organizacji to częściej kwestia dni lub tygodni, a nie miesięcy. Ta potrzeba wynikająca z konieczności zachowania elastyczności w szybko zmieniających się branżach wymusza też zmiany w onboardingu pracowników.

HR może podejść do tego na kilka sposobów: od tworzenia stałej przestrzeni w procesie onboardingowym na specjalistyczną, stale aktualizowaną wiedzę dostarczaną przez wewnętrzne działy aż po mikro-szkolenia dotyczące wybranych umiejętności (które obok nowo zatrudnionych osób mogą też angażować pracowników ze stażem w organizacji).

Z perspektywy biznesowej onboarding skoncentrowany na umiejętnościach przyspiesza osiąganie produktywności i zmniejsza zależność od zewnętrznych dostawców szkoleń. Dodatkowo tworzy kulturę ciągłego uczenia się, co jest kluczowe dla długoterminowej retencji pracowników i ich adaptacji do zmieniającego się środowiska.

Efekt biznesowy: Szybsze osiąganie produktywności, większa elastyczność pracowników i przewaga konkurencyjna na dynamicznie zmieniającym się rynku.

7. Onboarding oparty na danych

Dlaczego to ważne? Mierzenie skuteczności onboardingu pozwala na jego ciągłe doskonalenie.

Interesariusze: Zarząd, HR i IT.

Opis: W 2025 roku dane staną się podstawą procesu onboardingu. Organizacje wykorzystują analitykę do mierzenia efektywności programów onboardingowych, analizując czas potrzebny na osiągnięcie pełnej produktywności, wskaźniki rotacji pracowników czy ich poziom satysfakcji.

Dla HR oznacza to możliwość dostosowywania procesów w czasie rzeczywistym, co czyni onboarding bardziej skutecznym i efektywnym. Powiązanie danych z procesu onboardingu z wskaźnikami efektywności pracowników pozwala pójść o krok dalej: zarząd zyska jasny obraz zwrotu z inwestycji w onboarding.

Z perspektywy biznesowej, wgląd oparty na danych pozwala redukować nieefektywności i zapewnia ciągłe doskonalenie procesów onboardingowych. Co więcej, analityka predykcyjna może prognozować sukces pracowników na podstawie ich zaangażowania podczas pierwszych etapów pracy.

‍
Efekt biznesowy: Wyższy zwrot z inwestycji w onboarding oraz lepsza gotowość pracowników do pracy dzięki decyzjom opartym na danych.

8. Integracja strategii DEIB w proces onboardingu pracowników

Dlaczego to ważne? Różnorodność jest kluczem do innowacji i sukcesu na globalnym rynku.

Interesariusze: HR, liderzy biznesu, zarząd.

Opis: W 2025 roku onboarding powinien wpisywać się w strategię DEIB (ang. Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging - różnorodność, równe szanse, włączanie i poczucie przynależności). Zaprojektowany z uważnością proces wdrożenia może wzmacniać poczucie przynależności i sprawiać, że każdy pracownik poczuje się doceniony i uprawniony do zabrania głosu w każdej sprawie dotyczącej firmy. Zespoły HR - tworząc ujednolicony proces wdrożenia - dostarczają zasobów dla grup niedostatecznie reprezentowanych i przeciwdziałają nieświadomym uprzedzeniom.

Na tych działaniach skorzysta cały biznes: zespoły inkluzywne lepiej rozumieją różnorodne potrzeby klientów i budują silniejsze relacje. Z perspektywy organizacji onboarding oparty na DEIB wzmacnia markę pracodawcy, ułatwia przyciąganie najlepszych talentów i obniża wskaźnik rotacji, tworząc środowisko, w którym wszyscy pracownicy mogą się rozwijać.

Efekt biznesowy: Lepsze postrzeganie marki pracodawcy, większa innowacyjność wynikająca z różnorodnych perspektyw i silniejsza pozycja na rynku.

9. Ciągłe pętle feedbacku

Dlaczego to ważne? Feedback pozwala utrzymać onboarding na właściwym poziomie.

Interesariusze: HR, liderzy sprzedaży i zarząd.

Opis: Feedback stanie się kluczowym elementem onboardingu w 2025 roku. Firmy wdrażają mechanizmy ciągłego zbierania informacji zwrotnych, aby doskonalić doświadczenie onboardingowe i szybko reagować na problemy pracowników.

HR może zbierać informacje poprzez ankiety, spotkania indywidualne i szybkie sondy, dzięki czemu nowi pracownicy czują się wysłuchani i wspierani. Liderzy sprzedaży mogą wykorzystać feedback do udoskonalania procesów wdrożenia w rolę i rozwiązywania problemów specyficznych dla zespołów. Z perspektywy biznesowej ciągły feedback pomaga identyfikować wąskie gardła i na bieżąco je mitygować. Wprowadza też kulturę transparentności i zaufania, wzmacniając relacje między pracownikami a kierownictwem.

Efekt biznesowy: Wyższe zaangażowanie i zadowolenie pracowników, co przyczynia się do długoterminowej retencji i pozytywnej kultury organizacyjnej.

10. Wdrożenie w tematy związane z cyberbezpieczeństwem

Dlaczego: Zagrożenia cybernetyczne są ryzykiem dla każdej organizacji.

Interesariusze: IT i zarząd.

Opis: Każdy pracownik organizacji jest potencjalnym punktem wejścia dla cyberataków. Na manipulacje psychologiczne są szczególnie narażone nowi członkowie zespołów - wysokie zaangażowanie i brak pełnej wiedzy o firmie tworzy istną mieszankę wybuchową.

Szkolenia z cyberbezpieczeństwa, przygotowane przez wewnętrzne działy IT, powinny więc zostać wpisane w pierwsze tygodnie pracy nowo zatrudnionych. Zamiast wielkich modułów szkoleniowych warto wykorzystać microlearning i wpleść małe pigułki wiedzy do rozpisanego na tygodnie procesu onboarding. Takie działania z pewnością doceni Zarząd, by chronić własność intelektualną i wrażliwe dane organizacji, wiedząc, jakie są finansowe i reputacyjne koszty naruszeń.

Efekt biznesowy: Mniejsze ryzyko naruszeń danych i strat finansowych, większa odporność organizacyjna i zaufanie klientów.

Podsumowanie: trendy onboardingu na 2025 rok

Nowy rok to symboliczne nowe rozdanie i świetna okazja, by powiedzieć głośno: onboarding pracownika to jeden z najistotniejszych procesów biznesowych, który ma bezpośredni wpływ na to, co zadzieje się z nim przez kolejne miesiące i lata (oby!).

Do standarowych elementów onboardingu - jak budowanie relacji, wdrożenie w środowisko pracy czy zamawianie sprzętu - w 2025 roku należy dopisać te, które adresują realne potrzeby biznesu. Jak je zidentyfikować? Rozmawiając z liderami biznesowymi, towarzysząc im w procesie wdrożenia stanowiskiego w ich zespołach i zadając nieustannie pytania. Na przykład takie: jak wyglądłby proces onboardingu do naszej organizacji, gdybyś mógł go zaprojektować od A do Z?

‍