Trendy w onboardingu na 2022 rok

Za nami intensywne miesiące. Wszyscy próbowaliśmy dostosować się do warunków postpandemicznej rzeczywistości. Tak naprawdę jednak pandemia tylko przyspieszyła zmiany, które od dawna czekały świat pracy. A zmian tych zaszło (i wciąż zachodzi) naprawdę sporo - również w obszarze wdrażania pracowników. Dlatego dziś bierzemy na tapet najświeższe trendy w onboardingu. Przedstawiamy Wam kierunki, które warto wziąć pod uwagę, planując biznesową i HR-ową strategię organizacji w i na miarę roku 2022. Zaczynamy?

Twórcy raportu Antal i Corees “Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników” (2021) uznali onboarding za jedno z głównych wyzwań dla świata pracy w 2021 roku. Nie ma powodów, aby myśleć, że w nadchodzących 12 miesiącach będzie inaczej. Wdrażanie pracowników stanowi równie newralgiczny moment w całym cyklu życia firmy i samego pracownika, co rekrutacja. To tu ścierają się najrozmaitsze procesy, cele i role, a każdy z tych elementów aktualnie poddawany jest sporym przeobrażeniom. A zatem? W jaki sposób przygotować firmowy onboarding na wielkie wyzwania?

Najsilniejsze trendy w onboardingu

1. Cross-procesowość, czyli wdrażanie to gra na wielu bębenkach

Nasze ostatnie badanie pokazuje wyraźnie, że potrzeby polskich pracowników silnie rozmijają się z działaniami pracodawców. Okazuje się, że aż 41% pracowników potrzebuje ponad miesiąca na wdrożenie się w obowiązki zawodowe i kulturę nowego pracodawcy. Tymczasem na onboarding trwający ponad 4 tygodnie decyduje się zaledwie 16% organizacji. Większość firm stosuje 1-dniowe (21%) lub maksymalnie tygodniowe (35%) wdrożenie.

Druga ciekawa dana pochodzi od Sapling HR i mówi, że aż 58% organizacji opiera swój proces onboardingowy na załatwieniu jedynie tzw. formalności, czyli spraw z zakresu Compliance.

Co to wszystko oznacza? Przede wszystkim to, że wciąż zbyt wąsko rozumiemy pojęcie onboardingu, a przez to zaprzepaszczamy ogromny potencjał, jaki drzemie w tym procesie.

Onboardingowa drużyna i wielopoziomowy proces

Wdrażanie do pracy to dużo więcej niż sprawne podpisanie zgód i umów, zorganizowanie pracownikowi miejsca pracy, zapoznanie go z zespołem czy zapisanie na cykl szkoleń. To wielopoziomowy, wielotematyczny, wielokanałowy i wieloetapowy proces, w którym krzyżują się ścieżki najróżniejszych działów i ról istniejących w organizacji. Proces, który zaczyna się tuż po oznajmieniu kandydatowi, że został przyjęty do pracy, a kończy z chwilą, gdy ten - już jako pracownik - jest w stanie wykonywać swoje obowiązki w pełni samodzielnie na 80-100%. Nazywamy to cross-procesowością onboardingu. W takim ujęciu wdrożenie pracownika obejmuje tak naprawdę co najmniej 3 fazy:

• preboarding i przygotowanie organizacyjne,
• wdrożenie teoretyczne,
• wdrożenie praktyczne.

Każda z tych faz angażuje nieco inne postacie. Cała onboardingowa drużyna składa się z: działu kadr, menedżera, buddiego, zespołu szkoleń, działu IT i samego zespołu nowego pracownika. 

Zgodnie z doświadczeniem firm, korzystających z aplikacji Gamfi Onboarding, cross-procesowy onboarding jest w stanie skrócić czas wdrożenia pracownika do organizacji o 21% i zwiększyć zaangażowanie nowo zatrudnionych aż o 71%. W nowym roku zdecydowanie warto więc spojrzeć na włączanie w pracę wieloaspektowo - to nie tylko kwestia trendów w onboardingu, ale i całej głębokiej filozofii związanej z tym procesem.

2. Czas na dobre włączyć do gry menedżera i buddiego

Podczas zorganizowanej przez nas w tym roku Akademii Onboardingu zapytaliśmy jej uczestników o to, dlaczego onboarding w ich firmie nie działa. Najczęstsze odpowiedzi? “Brak zaangażowania menedżerów”, “brak świadomości menedżerów”, “brak buddiego” “wciąż domena HR, brak wsparcia u menedżerów”, “brak synchronizacji procesu między HR a menedżerami”. Daje do myślenia, prawda?

Siła dobrze przemyślanego i poprowadzonego onboardingu tkwi w pracy zespołowej. Tu nie może być mowy o działaniu w pojedynkę, zrzucaniu całego procesu na dział HR lub braku komunikacji. Jeśli do 2020 roku nieobecność menedżerów i buddiech w procesie wdrażania pracowników była zaledwie zauważalna, dziś, po niemal 2 latach pracy w tzw. Nowej Rzeczywistości, ten brak jest już odczuwalny niemal boleśnie.

Główny rozgrywający i jego pomocnik

O kluczowej roli menedżera w organizowaniu pracy w postpandemicznych czasach wspomina wielu ekspertów, m.in. Nina Sobocińska w jednym z naszych ostatnich materiałów. To również główny temat kilku ostatnich publikacji, chociażby raportu PWC. W warunkach coraz powszechniejszej ostatnio pracy hybrydowej onboardingowa rola menedżera i buddiego jest nie do przecenienia. O ile w czasach BC (Before Covid) ta odpowiedzialność często się rozmywała, a sam nowo zatrudniony bywał po prostu wrzucany na głęboką wodę, o tyle w sytuacji wdrażania zdalnego takie rozwiązanie zwyczajnie nie ma racji bytu.

Teraz to właśnie menedżer staje się centralną personą onboardingową, a buddy stanowi jego największe wsparcie. Razem odpowiadają za skuteczne wprowadzenie pracownika do zespołu, jego szybką aklimatyzację i dogłębne zrozumienie obowiązków. Ramię w ramię wspierają go również w realizowaniu pierwszych praktycznych zadań. Tym samym zmienia się również specyfika roli menedżera. Z organizatora i zarządzającego płynnie przechodzi we wspierającego i integrującego zespół przewodnika.

Oczywiście, brak zaangażowania menedżera czy buddiego w proces onboardingowy nigdy nie wynika ze złej woli jednego lub drugiego. Najczęściej problemem jest po prostu brak czasu. Znamy to z praktyki. Z praktyki wiemy również, że automatyzacja onboardingu jest w stanie zaoszczędzić 40% czasu menedżerów. Zresztą, temat automatyzacji jeszcze się tu pojawi. 

3. Wyrównywanie doświadczeń w zdalnym i stacjonarnym wdrażaniu

To jeden z tych trendów w onboardingu, który zawdzięczamy niemal wyłącznie wydarzeniom ostatnich dwóch lat.

Według raportu Antal i Corees (2021) 56% badanych pracowników opowiada się za hybrydowym modelem pracy. Badanie Colliers (2021) potwierdza z kolei, że aż 77% firm zamierza na stałe działać w tej formule.

Pewne jest, że w takiej lub innej formie hybryda zostanie z nami na długie lata. A to oznacza, że będziemy musieli nauczyć się radzić sobie z sytuacją, w której pracownicy będą wdrażani i zdalnie, i stacjonarnie (w różnych proporcjach).

Sytuacja ta budzi niepokój pracodawców, o czym świadczą inne dane z materiału Antal i Corees: 29% pracodawców negatywnie podchodzi do onboardingu w modelu zdalnym, a 31% w modelu hybrydowym. Liczbom tym nie należy się dziwić, w końcu wciąż mamy do czynienia ze stosunkowo świeżą sytuacją, która wymaga oswojenia. Największym wyzwaniem onboardingu hybrydowego zdaje się wyrównywanie doświadczeń oraz dostępu do wiedzy. O tym, jak radzić sobie z jednym i drugim szerzej pisaliśmy w naszym artykule dot. lekcji, jakich udzieliła nam w tym roku praca hybrydowa.

W skrócie, w wyrównywaniu doświadczeń w modelu hybrydowym pomagają takie rozwiązania, jak:

• przyjęcie perspektywy pracownika zdalnego,
• spotkania daily,
• nagrywanie spotkań,
• wspólny kanał na Slacku (lub innym komunikatorze),
• cykliczne spotkania online w większej grupie,
• spotkania 1:1 z menedżerem,
• bieżące dokumentowanie przebiegu procesu.

Rola menedżera

Warto i tutaj podkreślić ogromną rolę menedżera, który teraz ma za zadanie przede wszystkim integrować zespół, skutecznie włączać do niego nowych pracowników i upewniać się, że poziom wiedzy i jakość doświadczeń rozkłada się równomiernie w całym teamie.

Reboarding na horyzoncie

Na koniec tego segmentu nie możemy nie wspomnieć o jeszcze jednym aspekcie wyrównywania doświadczeń w onboardingu. W miarę słabnięcia pandemii w najbliższym czasie coraz więcej firm będzie stawało przed wyzwaniem zwanym reboardingiem. Chodzi o ponowne przystosowywanie pracowników do (choć częściowej) pracy stacjonarnej po długotrwałym okresie pracy zdalnej. Tutaj mowa będzie już nie o pojedynczych nowo zatrudnionych osobach, ale o całych zespołach lub działach, które będą musiały zaadaptować się do nowych warunków. Wobec takiej perspektywy coraz wyraźniej zarysowuje się potrzeba sięgnięcia po rozwiązania systemowe i nowe technologie. A skoro o nich mowa...

4. Cyfryzacja i automatyzacja potrzebne od zaraz

Dziś możemy to stwierdzić z całą pewnością: w marcu 2020 roku na dobre wkroczyliśmy w erę agile, w czas elastycznych rozwiązań i technologii, które je wspierają. W obliczu ciągłych zmian, niepewnej rzeczywistości oraz wyzwań związanych m.in. z pracą zdalną i hybrydową wydaje się to oczywiste. Zresztą, spójrzmy na dane. Raport IDC (2021) pokazuje, że aż 83% pracodawców planuje przyspieszenie cyfryzacji rozmaitych procesów związanych z organizowaniem i świadczeniem pracy w ich organizacjach. Cyfryzacja i automatyzacja procesu onboardingowego nie jest tu wyjątkiem. Dlaczego? Nasze doświadczenie pokazuje, że z odpowiednim technologicznym wsparciem cyfrowy onboarding przewyższa ten tradycyjny w co najmniej 3 kwestiach:

• 21% krótszy czas wdrożenia do organizacji,
• 40% oszczędności czasu menedżerów i HR,
• 71% większe zaangażowanie pracowników.

A jakie aspekty procesu wdrożenia można i warto automatyzować?

• Preboarding - jeszcze przed day one warto nadać przyszłemu pracownikowi dostęp do aplikacji onboardingowej, w której będzie mógł dokonać cyfrowej odprawy i dobrze "wystartować" w nowym miejscu pracy.
• Praca menedżerów - automatyzacja onboardingu pozwala zaoszczędzić czas menedżerów i zdjąć z nich najbardziej uciążliwe onboardingowe obowiązki.
• Zamawianie sprzętu - zamiast czekać z tym do day one i zawracać głowę menedżerowi czy pracownikowi HR, a nowicjusza skazywać na stres, można stworzyć przyjemny, zautomatyzowany, cyfrowy proces, któremu bliżej do doświadczenia zakupów online niż do zła koniecznego.
• Zbieranie danych i dopełnianie formalności - kolejny proces, który za pomocą cyfryzacji i automatyzacji można odhaczyć jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowicjusza.
• Organizowanie spotkań wdrożeniowych - tutaj na ratunek przychodzi technologia AI. Z pomocą specjalnie zaprogramowanego bota dogrywanie terminów i umawianie szkoleń oraz spotkań wdrożeniowych może odbywać się sprawnie i całkowicie automatycznie.

5. Onboarding jako e-commerce experience

Netflix, Uber, Airbnb, Zalando. Na co dzień korzystamy z mnóstwa aplikacji, sklepów online i innych usług, które ułatwiają i uprzyjemniają nam życie. Giganci
e-commerce inwestują sporo środków i pracy w to, by móc oferować nam przyjazne doświadczenia, do których będziemy chcieli powracać. We wszystkim, co robią, mają na uwadze swoich klientów, bo - jak pokazuje raport PWC:  “Experience is everything”. 32% badanych konsumentów deklaruje, że wystarczy im jedno złe doświadczenie z daną marką, by przestać kupować jej produkty czy usługi.

A teraz przyjrzyjmy się temu, jak wygląda tradycyjne doświadczenie wdrażania się do nowej pracy. Chaos, dezorientacja, stres, przytłoczenie informacjami i szkoleniami, niewystarczająca komunikacja z menedżerem i zespołem, brak feedbacku i jasno wytyczonego planu onboardingowego. W dodatku “produkt”, jaki otrzymujemy, często nie zgadza się z “opisem”, czyli wizją zakreśloną przed nami na etapie rekrutacji. Nic dziwnego, że, jak podaje Bamboo HR, 31% nowych pracowników rezygnuje z pracy w ciągu pierwszych 6 miesięcy, z czego aż 68% odchodzi w ciągu pierwszego kwartału. 

Jeśli w niemal każdej innej dziedzinie życia mamy do czynienia z przyjemnymi i sprawnymi procesami, tradycyjny, przestarzały i nienakierowany na nas, odbiorców, onboarding naprawdę się wyróżnia. In minus, niestety.

Stąd uczynienie z wdrażania do pracy doświadczenia bliskiego temu znanemu z branży e-commerce wydaje się jednym z najważniejszych i najpilniejszych trendów w onboardingu.

Co oznacza e-commerce experience w przypadku onboardingu?

• Aplikacja onboardingowa oparta na automatyzacji
• Zamawianie sprzętu jak zakupy online
• Personalizacja, czyli bieżący kontakt z nowym pracownikiem i badanie jego satysfakcji z przebiegu procesu

6. Zoom na zdrowie psychiczne nowych pracowników

Twórcy raportu PWC “Changing Places: Uplifting, measuring and managing hybrid work performance” wskazują na zdrowie psychiczne pracowników jako jedną z pięciu kwestii wymagających obecnie największej uwagi menedżerów i pracodawców. Z kolei przeprowadzone wśród pracowników i pracodawców badanie “Zdrowie psychiczne w środowisku pracy” (2021) pokazuje, że aż 49% respondentów czuje się gorzej psychicznie w związku z wpływem pandemii na ich życie zawodowe. Nałóżmy na to kontekst rozpoczynania nowej pracy, a więc sytuację która nawet w zwyczajnych, niepandemicznych, czasach jest wyjątkowo stresująca, a otrzymamy koktajl z naprawdę nieprzyjemnych i trudnych emocji. Nie dziwi więc, że specjaliści ds. zdrowia psychicznego, m.in. przedstawiciele organizacji Mental Health America, apelują o to, by o dobrostan pracowników dbać już na etapie procesu wdrożenia do pracy.

Jak wspierać nowo zatrudnionych?

• Nawiąż kontakt z nowicjuszem już w trakcie preboardingu - więcej o tym, jak dobrze wykorzystać czas preboardingu przeczytasz tutaj>>

• Poinformuj o istniejących w organizacji możliwościach uzyskania pomocy psychologicznej lub nauki zarządzania stresem. 

• Stwórz nowym pracownikom komfortową przestrzeń do nauki i dzielenia się wiedzą wyłącznie we własnym gronie - możesz zainspirować się rozwiązaniem naszego klienta>>

• Regularnie badaj samopoczucie i poziom satysfakcji nowego pracownika.

• Wzmocnij kompetencje buddiego - o tym, jak to zrobić, przeczytasz tutaj>>

• Włącz do swojego onboardingu elementy grywalizacji - o tym, dlaczego warto, przeczytasz na naszym blogu>>

• Spraw, by proces onboardingowy był dla nowicjusza przewidywalny, zrozumiały i transparentny.

Dodatkową wskazówką mogą być dla nas wszystkich wyniki badania Devire “Zdrowie psychiczne pracowników a pandemia”. Wskazują one, że w obecnej sytuacji w środowisku pracy najbardziej przeszkadza pracownikom: brak wymiany wiedzy i doświadczeń w zespole (35%), dezinformacja (35%), brak komunikacji z przełożonym (20%) i ogólny brak komunikacji (28%). Każdy z tych elementów stanowi istotną składową doświadczenia onboardingowego i na każdy warto zwrócić szczególną uwagę.

7. Systematyczne badanie satysfakcji

Jak pokazuje nasze najnowsze badanie, przeciętny koszt wdrożenia pracownika w polskich firmach wynosi 7-krotność miesięcznej pensji nowo zatrudnionego. Kwota ta może być niższa nawet o 15% przy zastosowaniu rozwiązań optymalizujących proces onboardingowy. Tak czy inaczej żadna firma nie może sobie pozwolić na ryzyko wydania tak dużej sumy na marne. Dlatego właśnie niezwykle ważne jest, by mieć jak największą kontrolę nad przebiegiem całego procesu.

Podczas naszej Akademii Onboardingu Maja Gojtowska przekonywała, że kluczem do skutecznego wdrożenia jest jak najczęstsze badanie satysfakcji nowo zatrudnionego. Tylko w ten sposób jesteśmy w stanie dowiedzieć się, jak całość przebiega z jego perspektywy i możemy w  porę zareagować, jeśli coś idzie nie tak. Przy okazji otrzymujemy również niezwykle cenną informację zwrotną, która pomaga nam na bieżąco optymalizować proces onboardingu. Systematycznie badając poziom satysfakcji pracownika, wpisujemy się również w szerszy trend, który nieco wyżej określiliśmy jako budowanie “doświadczenia e-commerce”. 

W aplikacji Gamfi Onboarding takie badanie nazywamy pulse checkiem, bo pozwala zespołowi onboardingowemu przez cały proces wdrożenia trzymać rękę na pulsie. O tym, jak działa, możesz poczytać więcej tutaj>>

https://www.youtube.com/watch?v=NX4QXD9wnBs

Przejdź tutaj i odblokuj dostęp do pełnego nagrania webinaru z udziałem Mai Gojtowskiej>>

Twórz procesy onboardingu zgodne z najnowszymi trendami.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!

8. Orientowanie pracownika w procesie

Jeden na pięciu (22%) pracowników czuje się zagubiony podczas procesu onboardingu.

Źródło: Digitate

Poczucie dezorientacji w nowym miejscu pracy może potęgować stres, negatywnie wpływać na efektywność nowicjusza oraz obniżać jego motywację i zaangażowanie. W czasach agile, gdy komunikacja w pracy staje się nastawiona na dialog, wymianę doświadczeń, partnerstwo i transparentność, sam onboarding również powinien przekształcić się w proces dwukierunkowy.

Pracownik powinien czuć swoją podmiotowość, wiedzieć, że jest traktowany serio. To oznacza nie tylko systematyczne pytanie go o opinię, ale również bieżące informowanie go o przebiegu procesu, o tym, co już za nim, a co wciąż przed nim. To powinno zapewnić mu poczucie bezpieczeństwa i spokoju. Z takim założeniem projektowaliśmy naszą aplikację onboardingową. Wyposażyliśmy ją w funkcje ułatwiające nowicjuszowi orientowanie się w procesie wdrożeniowym. Możesz o tym poczytać tutaj>>

9. VR training zbliża się wielkimi krokami

O tym, jak silnie wirtualna rzeczywistość wkracza w rzeczywistość realną mogliśmy się przekonać całkiem niedawno, gdy Mark Zuckerberg prezentował nam i reszcie świata swój Metaverse. Istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że to świat pracy będzie jednym z tych obszarów, w których technologia VR najszybciej i najgłębiej zapuści swoje korzenie. Twórcy raportu Deloitte “The social enterprise in a world disrupted” wykorzystanie VR do procesów HR wskazują jako jeden z celów, jaki powinien przyświecać wszystkim chcącym uczestniczyć w trwającej właśnie transformacji środowiska pracy. Wdrażanie pracowników może stać się jednym z głównych obszarów tej transformacji, zwłaszcza w dużych, globalnych korporacjach, gdzie utrzymanie jednolitej kultury organizacyjnej i skuteczna komunikacja ponad podziałami geograficznymi jest tak istotna. To trend onboardingowy, który będzie się rozwijał raczej latami niż miesiącami, ale już teraz wszyscy powinniśmy mu się przyglądać.

Bliższa i dalsza przyszłość niewątpliwie niesie za sobą sporo onboardingowych wyzwań. Warto już teraz zacząć się do nich przygotowywać. Sprawdź naszą aplikację Gamfi onboarding , która usprawnia onboarding.