Wdrożenie z celem. Onboarding w Decathlon z platformą Gamfi
Jak obniżyć rotację wśród pracowników i jednocześnie poprawić wyniki biznesowe? Decathlon, zatrudniający w Polsce 3400 osób, postanowił potraktować onboarding strategicznie i zainwestować w jego cyfryzację. Dzięki współpracy z Gamfi firma ustandaryzowała proces wdrożenia, co pozwoliło obniżyć rotację w pierwszych 6 miesiącach o 10 punktów procentowych. Sprawdź, jak wyglądał ten proces krok po kroku.
Decathlon w Polsce
Decathlon to międzynarodowa sieć wielkopowierzchniowych sklepów sportowych, która zatrudnia w Polsce ponad 3400 pracowników. Ich znacząca większość to osoby młode, zaliczane do pokolenia Z. Ponad 70% wszystkich zatrudnionych pracuje w 64 sklepach rozproszonych w całej Polsce, a 58% pełni rolę doradców sportowych, oferując fachowe wsparcie dla klientów. Wszystkie osoby zatrudnione w tej roli to amatorzy sportu i profesjonalni sportowcy, co buduje unikalną kulturę organizacyjną Decathlon.
Wyzwanie w obszarze onboardingu
Rozproszona struktura organizacyjna Decathlon miała bezpośrednie przełożenie na proces wdrożenia nowych osób. Jego kształt był uzależniony od konkretnego kierownika sklepu, który projektował proces wedle swojego uznania. Bazą do definiowania zadań w procesie onboardingu był krążący po organizacji, stworzony przed laty plik Excel z listą zadań do wykonania. Tak prowadzony proces nie miał jednego standardu i tym samym nie można było go w żaden sposób kontrolować ani mierzyć. Przez ogrom bieżących zadań spoczywających na barkach kierowników sklepów proces tracił swój priorytet. Wszystko to przekładało się na poziom wczesnej rotacji - 44% nowo zatrudnionych, w tym także pracowników sezonowych, decydowało się na odejście w ciągu 6 miesięcy. Wśród trzech najczęściej wymienianych w czasie Exit Interviews powodów rezygnacji znajdowały się brak docenienia przez managera lub firmę, brak poczucia sensu i słaba relacja z przełożonym. Na kolejnym miejscu odchodzący wskazywali nieodpowiednie wdrożenie na stanowisko oraz brak relacji z innymi pracownikami.
Argumentacja dla zarządu
Zespół HR prowadzony przez Joannę Brejtę-Maciochę, HR Directora w Decathlon, przeliczył wskaźniki wczesnej rotacji na straty finansowe, które ponosi organizacja. Kolejnym krokiem było wyliczenie oszczędności, które przyniesienie usprawnienie onboardingu oraz postawienie konkretnych celów biznesowych dla projektu. Znalazły się wśród nich obniżenie rotacji w pierwszych 6 miesiącach do 35%, poprawienie konwersji sprzedaży w sklepach o 1 punkt procentowy oraz poprawa wskaźnika satysfakcji klientów (mierzonej metodyką NPS).
Kryteria wyboru rozwiązania wspierającego onboarding
W strategicznych założeniach działań HR w Decathlon znajduje się partnerstwo dla biznesu oparte na danych oraz wykorzystywanie użytecznych, przyjaznych dla użytkownika aplikacji HR. To oznaczało jedno: nowy onboarding musiał wykorzystywać dedykowane narzędzie, które umożliwi pomiar całego procesu.
Zespół HR przyjął 4 założenia dotyczące poszukiwanego rozwiązania:
- nowoczesność, która sprawi, że Excel raz na zawsze przestanie być narzędziem onboardingowym,
- elastyczność, pozwalająca na dopasowanie procesów do specyfiki firmy, bez narzucania przed dostawcę narzędzia określonego frameworku procesu,
- wsparcie przed i po wdrożeniu, bez opóźnień wynikających m.in. ze stref czasowych, co oznaczało wybór narzędzia lokalnego, tworzonego i rozwijanego w Polsce,
- prostota, która pozwoli użytkownikowi intuicyjnie poruszać się po aplikacji już od pierwszego zalogowania.
Te kryteria sprawiły, że polski zespół HR odrzucił możliwość wykorzystania firmowej aplikacji do onboardingu, tworzonej we francuskiej centrali. Po testach trzech różnych lokalnych rozwiązań firma wybrała platformę onboardingową Gamfi, która spełniała wszystkie założone kryteria.
Założenia procesu usprawniania onboardingu
Wdrożenie aplikacji Gamfi było elementem napędowym szerszych zmian, które miały na celu wdrożenie nowego standardu onboardingu. Aby transformacja procesu była skuteczna, musiała angażować wiele różnych stron: obok działu HR także managerów, liderów sklepów i doradców sportowych. Zespół HR wypracował 6 podstawowych założeń, które miały uspójnić podejście do procesu wśród wszystkich zaangażowanych w niego osób.
Wymienione założenia stały się “kręgosłupem” całego procesu usprawnień i były komunikowane wszystkim zaangażowanym od pierwszego spotkania.
Etapy wdrażania zmian w onboardingu Decathlon
Onboarding to nie sprint, tylko maraton - takie podejście przyświecało grupie projektowej odpowiedzialnej za usprawnienie onboardingu w Decathlon. Proces zmian został podzielony na kilka faz, rozłożonych na kilka miesięcy i na różnych etapach angażujących różne grupy pracowników. Podejście do wdrażania było iteracyjne - pierwszym usprawnianym procesem miał być onboarding doradców sportowych w sklepach, adresujący potrzeby 58% wszystkich zatrudnionych.
1. Faza tworzenia procesu
Dział HR z udziałem przedstawicieli wszystkich działów z centrali firmy zmapował i zaprojektował ogólnofirmowy proces onboardingu. Każdy dział wskazał zagadnienia istotne z jego punktu widzenia w roli doradcy sportowego, co przełożyło się na 7 obszarów tematycznych ujętych w onboardingu.
2. Faza weryfikacji
Wypracowany proces został przekazały do grupy projektowej złożonej z przedstawicieli różnych stanowisk pracujących na co dzień w sklepach. Grupa dokonała weryfikacji, nadając wagi poszczególnym elementom procesu, odrzucając kwestie nieistotne i dodając swoje zmiany.
3. Faza Gamfi
Zweryfikowany proces, uporządkowany w pliku Excel, został przeniesiony do platformy onboardingowej Gamfi. Zespół HR przy wsparciu zespołu supportowego Gamfi stworzył pierwszą ścieżkę wdrożeniową (tzw. workflow) w aplikacji.
4. Faza testu
Aplikacja onboardingowa Gamfi z pierwszym wypracowanym workflowem została oddana do testów w wybranych sklepach - tych, w których zdiagnozowano największe wyzwania z onboardingiem i wczesną rotacją. Aplikację testowali doradcy sportowi, managerowie i liderzy sklepów.
5. Faza feedbacku
Uczestnicy testów przekazali swoje uwagi i sugestie co do przebiegu procesu poprzez rozbudowaną ankietę w platformie Gamfi. Na podstawie zebranego feedbacku zespół HR dokonał korekty i optymalizacji ścieżki wdrożenia dla doradców.
6. Kick-off w całej w organizacji
Udoskonalony workflow wdrożeniowy został uruchomiony w całej organizacji obejmując wszystkie osoby zatrudniane w roli doradców sportowych niezależnie od lokalizacji.
Po wdrożeniu pierwszej ścieżki wdrożeniowej zespół HR w Decathlon przeszedł do pracy nad kolejnymi workflowami: dla managera zespołu, lidera operacyjnego i lidera sklepu.
Pracownicy nowo otwieranych sklepów Decathlon są rekrutowani na minimum 3 miesiące przed ich otwarciem. Lider sklepu wybiera jeden z najbliższych sklepów w okolicy, w którym pracownicy przechodzą 2-tygodniowe wdrożenie stanowiskowe, poznając specyfikę pracy z klientem. Po tym czasie wracają do sklepu macierzystego, biorąc udział w jego tworzeniu i przechodząc przez zaplanowaną ścieżkę wdrożenia w Gamfi. W tym scenariuszu wdrożenie wspierają także liderzy z innych sklepów, który gościnnie odwiedzają sklep z planowanym otwarciem.
Trzymając się podejścia iteracyjnego, zespół HR dokonuje bieżących korekt w istniejącym procesie bazujących na danych z aplikacji onboardingowej Gamfi. Pierwsza z wypracowanych ścieżek dla doradców sportowych jest rozłożona na ponad 90 dni. W wersji 2.0. została rozbudowana do ponad 190 zadań przypisanych do czterech różnych ról biorących udział w procesie.
Efekty wdrożenia: mierniki biznesowe i HR-owe
W ciągu 12 miesięcy od wdrożenia w życie onboardingu w udoskonalonej wersji, Decathlon odnotował mierzalną poprawę wskaźników - zarówno HR-owych, jak i biznesowych.
Dodatkowo, nieodpowiednie wdrożenie stało się najrzadziej wskazywanym powodem wczesnych odejść spośród wszystkich wymienianych w czasie Exit Interviews.
Zachęcony efektami automatyzacji onboardingu Decathlon Polska idzie o krok dalej i rozpoczyna projekt przeniesienia procesów offboardingowych do aplikacji Gamfi.
Sprawdź możliwości Gamfi
Czas na kolejny krok!
Sprawdź demo onboardingu pracownika
Przejdź przez przykładowy proces onboardingu jako nowo zatrudniony.
