Sami, ale nie samotni. Jak przeciwdziałać poczuciu izolacji w pracy zdalnej?

Przed pandemią praca zdalna dla wielu osób jawiła się jako spełnienie marzeń. Brak męczących dojazdów, większa elastyczność, możliwość działania z dowolnego miejsca, praca w piżamie na kanapie w dużym pokoju - to wizja, która może wydawać się kusząca. Ale ma swoją ciemną stronę. Jest nią izolacja społeczna, z jaką wiąże się praca w samotności.

Pandemia prawdopodobnie na zawsze zmieniła rynek pracy i zwyczaje związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Dziś na wielu stanowiskach króluje praca hybrydowa, a nawet pełny model home office, nie wspominając o workation, czyli łączeniu obowiązków zawodowych z wypoczynkiem w ciekawym turystycznie miejscu. Większość pracowników akceptuje, a wręcz polubiło taki model pracy. Jednak nie jest to udziałem wszystkich, a izolacja społeczna bywa przykrą konsekwencją nowego schematu. 

Zjawisko jest dość nowe, ponieważ dotychczas dotyczyło najczęściej jednej grupy społecznej: osób starszych, mieszkających samotnie i pozbawionych bliskich. Obecnie izolacja społeczna odnosi się również do obszaru zawodowego. Brak interakcji społecznych i poczucie samotności dla niektórych są zupełnie nową sytuacją w dorosłym życiu. Dlatego w dzisiejszym wpisie warto omówić skutki izolacji społecznej, jej schemat, a także sposoby na rozwiązanie tego problemu w organizacjach, gdzie praca zdalna lub hybrydowa podnosi ryzyko związane z izolacją społeczną.

Poczucie izolacji społecznej. Praca zdalna nie dla każdego

Pandemia i związana z nią konieczność zachowania dystansu społecznego sprawiła, że praca zdalna stała się dominującym modelem dla wielu branż. Osiem miesięcy doświadczeń z przymusowego home office pokazuje już zalety i wady tego rozwiązania.

Jak wskazują badania przeprowadzone przez dr Annę Dolot na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie, tylko 5% osób pracujących zdalnie chciałoby spędzać 100% czasu na home office po zakończeniu pandemii.

Bo choć z jednej strony doceniamy oszczędność czasu przeznaczanego wcześniej na dojazdy, elastyczność łączenia pracy z życiem prywatnym i większa bliskość rodziny, z drugiej - coraz bardziej doskwiera nam izolacja. 67,9% badanych narzeka na brak kontaktów społecznych, a kolejnym 26,3% z nich pracę zdalną utrudniają strach i obawy związane z przyszłością, utrudniające koncentrację.

Negatywne skutki pracy zdalnej w kontekście społecznym

Żeby jednak zrozumieć realny wpływ pracy zdalnej na poczucie osamotnienia, trzeba ją umieścić w szerszym kontekście. W dobie pandemii wymuszony home office jest tylko jednym z elementów społecznej izolacji, doświadczanej w niespotykanej wcześniej skali. Liczba interakcji i kontaktów międzyludzkich została ograniczona do minimum i dotyczy to wszystkich aspektów życia. Do tego dodać trzeba narastający stres i napięcia wywoływane niepewną sytuacją zdrowotną i ekonomiczną. Pracodawcy stoją więc przed dużym wyzwaniem zminimalizowania skutków pracy na odległość.

Od czasu publikacji badania bardzo wiele się zmieniło. Pandemię mamy już za sobą, jednak w wielu przedsiębiorstwach praca hybrydowa, podobnie jak model home office zostały utrzymane. Pracodawcy zauważyli, że ich podwładni mogą być zmotywowani w równym, a nawet większym stopniu, wykonując swoje obowiązki zdalnie.  Reguły życia społecznego wróciły do normy, więc zdecydowana większość osób może pielęgnować cenne zachowania społeczne poza pracą. Nie da się jednak ukryć, że nie dotyczy to wszystkich. Część pracowników popadła w schemat izolacji społecznej.

Wirtualny zespół - jak pokonać schemat izolacji społecznej w aspekcie zawodowym

Współpraca jest jednym z mechanizmów psychologicznych, które kształtują ludzką naturę. Skutki samotności w pracy bywają naprawdę bolesne. W skrajnych przypadkach część osób czuje nie tylko izolację społeczną, ale nawet zaburzenia emocjonalne. O tym, jak wiele dają interakcje z innymi ludźmi podczas pracy, nawet jeśli nie wymaga ona kontaktu napisano już całkiem sporo w literaturze naukowej.

Technologia w służbie przeciw samotności

Ciekawą perspektywę na pracę w izolacji przedstawiła Olivia Judson, biolożka ewolucyjna i pisarka. Na łamach „New York Timesa” opisała jak radzi sobie z brakiem towarzystwa w trakcie pracy. W jej przypadku receptą na samotność okazały się nowe technologie i grupa osób w podobnej sytuacji. Judson dołączyła do wirtualnej grupy freelancerów.

Choć nigdy nie widzieli się na żywo i pracują w różnych branżach, w określonych godzinach pracy łączą się ze sobą przez wybrany komunikator online. Odpowiadają sobie na kilka pytań (np. Co dziś cię rozprasza i jak możesz to pokonać? Z jakim nastawieniem zaczynasz dziś pracę?), następnie wyłączają mikrofony i przez następne dwie godziny pracują nad swoimi projektami widząc się nawzajem na ekranie komputera. Po skończonej „sesji” wspólnie podsumowują co udało im się zrobić w trakcie tych kilku godzin. 

Na pierwszy rzut oka wygląda to jak scena wyjęta z któregoś odcinka „Czarnego lustra”, ale cały ten na pozór bezduszny proces dotyka bardzo ludzkich potrzeb. - Praca w samotności źle wpływa na poczucie satysfakcji, produktywność i kreatywność. Współpraca z kolei wyzwala większą motywację - mówi Megan Taylor Morrison, trenerka biznesowa i pomysłodawczyni wirtualnej grupy co-workingowej. Tu nie chodzi o podglądanie innych ludzi, ale o poczucie koleżeńskiego wsparcia i przynależności do zespołu.

Dzięki nowym technologiom i wiedzy na temat współczesnych barier społecznych wyizolowanie społeczne, do którego zmusza przyjęty model pracy nie musi być koniecznością. W dalszej części tekstu przedstawimy, w jaki sposób izolacja społeczna może być zredukowana, nawet gdy członkowie zespołu w swojej działalności zawodowej pracują wyłącznie zdalnie.

Przełamanie schematu izolacji społecznej, czyli jak zapewnić pracownikom dobrą komunikację na co dzień?

Potrzebę interakcji odczuwają w pracy wszyscy, bez względu na osobowość. To, czy ktoś jest introwertykiem czy duszą towarzystwa nie ma tu większego znaczenia. W książce „Connected: The Suprising Power of Our Social Networks and How They Shape Our Life” („Połączeni: Zaskakująca siła relacji społecznych i jej wpływ na kształtowanie naszego życia”) Nicholas A. Christakis i James H. Fowler zaprezentowali badania na temat znaczenia powiązań społecznych, mających ogromny wpływ na to, jak się czujemy, myślimy i działamy. Wniosek? Kiedy jesteśmy pozbawieni tych ważnych, choć często niepozornych interakcji społecznych w pracy, musimy znaleźć inne sposoby na zaspokojenie tych potrzeb. Jak to zrobić?

Przedsiębiorstwa, które po zakończeniu pandemii zdecydowały się utrzymać hybrydowy bądź zdalny model pracy, mają w tej kwestii wiele do zrobienia. Współpraca w ramach zespołu wymaga kontaktu z innymi ludźmi, nawet kiedy istnieje indywidualny podział zadań. W przeciwnym razie kolejne osoby stają się wyizolowane społecznie, choć początkowo mogą nie zdawać sobie z tego sprawy. Zwalczanie izolacji społecznej wśród pracowników należy więc do samej organizacji. Oto kilka dobrych praktyk, które z pewnością pomogą w walce z tym przykrym zjawiskiem.

Dobrze zaplanowana komunikacja

Telekonferencje, wymiany maili i rozmowy przez komunikatory online to nieunikniona codzienność pracy zdalnej. Żeby jednak ta forma komunikacji nie stała się uciążliwą koniecznością, powinno się nałożyć jej pewne ramy. - Trzeba mieć jasno określone oczekiwania wobec komunikacji. Warto ustalić z przełożonym czy nie miałby nic przeciwko 10-minutowej rozmowie telefonicznej na początek i zakończenie dnia pracy. Menedżerowie często nie myślą o takich rozwiązaniach - mówiła w BBC Barbara Larson, profesor zarządzania na Northeastern University w Bostonie i ekspertka od pracy zdalnej. Dobrze zaplanowane spotkania czy rozmowy online, z jasno wytyczonym scenariuszem, mogą stać się rytuałem pomagającym utrzymać dobry kontakt z resztą zespołu. 

Webinary i szkolenia

Ważne, by w trudnym i wymagającym czasie nie zostawić pracowników samych i zadbać o ich samopoczucie na wielu poziomach. Webinary na temat odżywiania lub domowej aktywności fizycznej dadzą im praktyczną wiedzę i pomogą zachować dobrą formę. Szkolenia on-line pozwalające rozwijać nowe kompetencje zapewnią poczucie ciągłego rozwoju.

Świetnie sprawdzą się szkolenia i webinary tworzone wewnętrznie, przez samych pracowników i dystrybuowane do pozostałego grona zatrudnionych.  Możliwość podzielenia się swoją wiedzą ze współpracownikami da im poczucie sensu i - wbrew nazwie - połączy, a nie podzieli.

Ważne, aby działania takie dostosować do specyfiki czasów, w których się znajdujemy. Praca zdalna z jednej strony daje większą elastyczność, a ta sprawia, że ciężej zgromadzić cały zespół na spotkanie live. Dużo lepiej sprawdzi się  podejście micro-learningowe, dzielące wiedzę na mniejsze kawałki, do których można wrócić w dowolnym momencie. Zgrywalizowanie tego procesu i dodanie elementu weryfikacji nabytej wiedzy jeszcze bardziej zaangażuje pracowników.

Zdalne aktywności firmowe 

W warunkach obostrzeń sanitarnych spotkania integracyjne nie mogą się odbywać, ale nie zamyka to drogi do zaangażowania pracowników we wspólną aktywność. Wiele działań można podejmować osobno, wykonując jednocześnie pracę zespołową. Dobrym przykładem jest zdalna edycja Biegu Firmowego Fundacji Everest. 5-osobowe sztafety nie mogły startować wspólnie, ale dzięki aplikacji mobilnej można było zsumować czasy zawodników  pokonujących dystans 5 km w dowolnym miejscu. Zdalna formuła okazała się bardzo angażująca, bo ośmieliła zawodników, którzy mogli obawiać się publicznego startu i bezpośredniej rywalizacji.

Chociaż pandemię mamy już za sobą, praca w samotności wciąż dotyczy szerokiego grona pracowników. Nowe schematy przyjęte w organizacjach sprawiają, że do firm rekrutowani są pracownicy z drugiego końca Polski. Geograficzna izolacja od ludzi zatrudnionych w tej samej firmie staje się więc czymś naturalnym, a spotkania face to face rzadkością. Z tego powodu wspomniane zdalne aktywności wciąż mają mnóstwo sensu.

Nieformalne grupy tematyczne

W pandemicznej rzeczywistości nie możemy realizować wielu aktywności, pozostają nam głównie zainteresowania i pasje, które można rozwijać w domu. Warto stworzyć pracownikom przestrzeń, by mogli to robić wspólnie, tworząc nieformalne grupy tematyczne. Może się okazać, że osoba, którą do tej pory mijaliśmy tylko w windzie, pasjonuje się podobnymi książkami lub może być ciekawym rozmówcą w temacie kina. Narzędzie i sposób tworzenia tej przestrzeni są wtórne; dużo ważniejszy jest jasny komunikat dla pracowników:  “tak, to środowisko pracy, ale tworzymy tu przestrzeń dla Was jako ludzi”. 

Substytut spontanicznych spotkań

W pracy zdalnej większość interakcji ze współpracownikami jest wcześniej zaplanowanych albo wynika z zakresu realizowanych zadań. Kontaktujesz się z innymi, bo musisz coś załatwić, ustalić albo podjąć wspólną decyzję. Wielu osobom doskwiera brak spontanicznych, przypadkowych spotkań i small talków, których doświadczamy w rzeczywistości biurowej, choćby wybierając się na kawę.

Warto przewidzieć i tę potrzebę, i uzupełnić zdalną rzeczywistość o cykliczny rytuał zachęcający pracowników do przypadkowych spotkań. Aplikacja Donut, którą można zintegrować ze Slackiem, kontaktuje ze sobą co tydzień 2 lub 3 przypadkowe osoby i zachęca je do umówienia krótkiego, półgodzinnego spotkania “na kawę i pączka”. Dla zwiększenia skuteczności procesu Donut wskazuje od razu od razu osobę, która ma zaproponować termin spotkania i wrzucić termin telekonferencji do kalendarzy.

Zadbaj o ten rytuał, nawet jeśli nie masz Slacka. Możesz na przykład wskazać konkretny przedział czasowy na spotkania (każdy wtorek o 15:00) i co tydzień losować osoby, które się ze sobą spotkają. Dodatkowym motywatorem będzie też nagradzanie uczestników spotkań, które faktycznie się odbyły (a można to potwierdzić chociażby screenem z telekonferencji). Sama doświadczam wspaniałych efektów cotygodniowych donutów i tym bardziej je polecam. 

Wsparcie psychologiczne

W trudnych i niepewnych czasach każdy może mieć gorsze momenty. Ważne, by stworzyć pracownikom komfort mówienia o tym. Wsparcie współpracowników i liderów zespołów to jedno, ale  niezwykle cennym działaniem jest też zapewnienie pracownikom dostępu do fachowej pomocy. Wiele firm - w tym m.in. Wedel - zorganizowało dla pracowników warsztaty pomagające radzić sobie z emocjami i wyzwaniami związanymi z izolacją. Zatrudnieni w firmie mogą też często korzystać ze wsparcia psychologicznego poprzez infolinię czy skrzynkę e-mail.

To naprawdę dobry trop, którym powinny podążać współczesne przedsiębiorstwa. Niektórzy pracownicy odczuwają skutki izolacji społecznej w wyższym stopniu niż pozostali. W skrajnych przypadkach ma ona bardzo negatywny wpływ na stan zdrowia. Problemy fizyczne wywołane izolacją wcale nie są rzadkością, a zdarza się, że w grę wchodzą jeszcze bardziej negatywne konsekwencje, w tym nawet myśli samobójcze. Znalezienie pomocy psychologicznej za pośrednictwem pracodawcy jest w takich sytuacjach na wagę złota!

***

Pamiętacie słynny “Projekt Arystoteles” prowadzony przez Google, który doprowadził do zdefiniowania cech wyróżniających się zespołów? Dane doprowadziły badaczy do wniosku, że kluczowe nie są wcale kompetencje członków zespołów, ale relacje między osobami tworzącymi team. Jako podstawowy warunek udanych relacji (i udanych zespołów) zdefiniowano “bezpieczeństwo psychicznie” - a więc coś, czego nam wszystkim dzisiaj szczególnie brakuje. I o co pracodawcy, menedżerowie i liderzy HR powinni zadbać w pierwszej kolejności, chcąc bez uszczerbku przeprowadzić swoje organizacje do czasów post-COVID.