Wdrożenie nowego pracownika: 10 onboardingowych wpadek

Onboarding to złożony i długofalowy proces, który angażuje wiele person i działów w organizacji. Wiąże się z nim sporo wyzwań, z których nie każda organizacja wychodzi obronną ręką, zaliczając po drodze onboardingowe wpadki. Dzisiaj przyjrzymy się temu, jakie są najczęstsze problemy na ścieżce wdrożenia, z czego wynikają i jak im zapobiegać. 

1. Zespół nie wie, że dołącza do niego nowy pracownik

To już dziś! Pierwszy dzień w nowej pracy i okazja, by poznać zespół. Łączymy się na spotkanie online lub przychodzimy do biura, a tam, zamiast miłego i serdecznego powitania… zdziwienie. Koleżanki i koledzy z zespołu nie wiedzieli, że dołącza do nich nowa osoba. 

Zamiast minimalizować stres i niepewność nowicjusza, stawiamy w kłopotliwej sytuacji obie strony. Nowa osoba może poczuć się jak intruz, na którego nikt wcale nie czekał, a w zespole pojawiają się spekulacje, dlaczego jego struktura się powiększa. Czy oznacza to zwolnienie kogoś ze starego składu? Kim jest nowa osoba i w jakim celu zasila nasze szeregi? To zdecydowanie nie są przyjazne warunki do efektywnego wdrożenia.

Z czego wynika taka sytuacja? 

Dwie główne przyczyny to nadmiar obowiązków menadżera i brak płynnej komunikacji z HR-em. Ze względu na nadmiar obowiązków przełożeni często cierpią na chroniczny brak czasu. Powiadomienie zespołu o dołączeniu nowej osoby może niestety zagubić się na liście zadań, która pęka w szwach. Poza tym, bez klarownego planu wdrożenia i jasnego podziału ról może rodzić niedomówienia. Menedżer myśli, że skoro HR kontaktuje się z nowym pracownikiem w ramach preboardingu, to powiadomi również zespół o nadchodzących zmianach, albo chociaż przypomni szefowi, że czas na taki krok. Z kolei zespół odpowiedzialny za rekrutację, uznając za oczywiste, że to menedżer będzie komunikował się w tej kwestii z zespołem, może skreślić ten punkt ze swojej onboardingowej checklisty.

Jak temu zapobiegać?

Przede wszystkim należy ustrukturyzować i skoordynować działania preboardingowe. Przypiszmy konkretne zadania do poszczególnych person (HR, menadżer) i określmy jasno w czasie, kiedy mają nastąpić. Komunikowanie zmian w zespole, nawet jeśli są pozytywne, nie może się odbywać w ostatniej chwili… Dajmy zespołowi i menedżerowi czas na zmierzenie się z ewentualnymi pytaniami od pracowników, a także przygotujmy jedną osobę do roli buddiego nowego pracownika. 

2. Brak sprzętu na czas

Nowa osoba formalnie rozpoczyna pracę. Jest entuzjazm, jest ciekawość i chęć działania. Tymczasem w biurze czeka na pracownika… puste biurko, a pierwszym zadaniem podczas tzw. day one jest wycieczka do działu IT po sprzęt. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy pierwszy dzień pracy ma przebiegać zdalnie, a przesyłka z firmowym komputerem i telefonem jeszcze nie dotarła…

Z czego wynika taka sytuacja?

Brak klarownej procedury zamawiania sprzętu może mocno skomplikować i opóźnić ten proces. Menedżer w natłoku obowiązków musi dodatkowo wygospodarować czas na, często żmudne, zgłaszanie zapotrzebowania na sprzęt i odpowiednie dostępy. Czasem może mu to umknąć, wtedy IT dostaje zlecenie w ostatniej chwili. Podobnie z HR-em. Dodajmy do tego jeszcze różne kanały komunikacji z zespołem IT - mail, firmowy komunikator, a czasem nawet ustna prośba. Trudno w takiej sytuacji kontrolować cały proces i sprawdzać, czy pracownik otrzymał sprzęt na czas.

Jak temu zapobiegać?

Jedno hasło: A jak automatyzacja! Wystarczy wdrożyć jedno narzędzie, do którego dostęp będą mieli wszyscy - menedżer, dział HR, nowy pracownik i dział IT. Zamawianie sprzętu przez aplikację onboardingową już na etapie preboardingu oszczędzi wiele stresu każdej ze stron. O tym, jak uprościć proces zamawiania i odbierania sprzętu, przeczytasz tutaj>> 

3. Nieobecny menedżer

Według badania, które przeprowadziliśmy na grupie polskich pracowników, 53% nowo zatrudnionych osób nie wdraża menedżer. Tymczasem brak wprowadzenia w zakres obowiązków przez przełożonego oznacza de facto brak wprowadzenia stanowiskowego. Jak w takim razie pracownik ma zrozumieć swoją rolę w nowej organizacji i wypełniać obowiązki zgodnie z oczekiwaniami przełożonego?

Z czego wynika taka sytuacja?

Po raz kolejny: menedżerowie cierpią na chroniczny brak czasu. Ich lista zadań i tak pęka w szwach, a dodanie do niej kolejnych zadań tylko potęguje przeciążenie obowiązkami. W efekcie zdarza się, że przełożeni mierzą się z brakiem zasobów na dopełnienie wszystkich kwestii związanych z wdrożeniem nowego pracownika. 

Jak temu zapobiegać?

Lekarstwem na onboardingowe bolączki menedżera będzie zdjęcie z jego barków niektórych kwestii operacyjnych związanych z wdrożeniem. Nie wszystko musi przechodzić przez jego ręce, jak np. zamawianie sprzętu. Dzięki aplikacji onboardingowej pracownik sam może wybrać komputer, laptop lub odzież roboczą, a zamówienie zostanie automatycznie wysłane do działu IT. Przełożony może monitorować postęp w realizacji zlecenia oraz innych zadań związanych z wdrożeniem. W tym samym narzędziu, można również przygotować onboardingową checklistę, która będzie regularnie przypominała menedżerowi o poszczególnych krokach (mail powitalny, spotkania one2one, itd.). Właśnie na takich mechanizmach oparta jest nasza aplikacja Gamfi Onboarding >>

4. Wielka cisza pomiędzy końcem rekrutacji a początkiem pracy

Pracownik przyjął ofertę. Proces rekrutacyjny zakończyły głośne gratulacje i fanfary, a później…zapada cisza. Dział HR milczy, nowicjusz nie wie, czy musi wcześniej dopełnić jeszcze jakichś formalności, jak będzie wyglądał jego lub jej pierwszy dzień pracy i w ogóle czego moa się spodziewać podczas przejmowania nowych obowiązków? Im bliżej pierwszego dnia, tym większe napięcie i niepewność. Początkowy entuzjazm i ciekawość topnieje, pojawia się coraz większy stres, a wątpliwości się mnożą. Czasem niestety skutkują decyzją o rezygnacji z nowej pracy, tym bardziej, jeśli poprzedni pracodawca kusi kolejną kontrofertą.

Z czego wynika taka sytuacja?

W zasadzie przyczynę tej onboardingowej wpadki można streścić w dwóch słowach: brak preboardingu. 

Jak temu zapobiegać? 

Przede wszystkim wykorzystać potencjał, który daje czas pomiędzy końcem rekrutacji, a pierwszym dniem pracy. To doskonały moment na budowanie lojalności i zaangażowania w życie organizacji, zaznajomienie pracownika z jej kulturą i wartościami. Warto też przedstawić nowej osobie plan wdrożenia, albo chociaż agendę pierwszego dnia, tak żeby dokładnie wiedziała, jakie spotkania są w planach i kto się nią zaopiekuje podczas pierwszego dnia. O tym, jak jeszcze wykorzystać potencjał preboardingu, opowiadamy w osobnym artykule >>

5. Za dużo wszystkiego naraz 

Wdrożenie w kulturę organizacji, jej strukturę i wartości. Do tego formalności dla działu kadr, szkolenia BHP, poznanie zespołu i topografii biura, a na deser wdrożenie się w narzędzia i nowe obowiązki. Tak czasami wyglądają pierwsze dni w pracy, a bywa że i sam day one jest przesadnie naszpikowany wiedzą. Natłok informacji potęguje stres, a wtedy nasze możliwości poznawcze są znacznie mniejsze i trudniej o retencję wiedzy na satysfakcjonującym poziomie. 

Z czego wynika taka sytuacja?

Problem przeładowania informacjami wynika głównie ze zbyt krótkiego onboardingu oraz braku ustrukturyzowania tego procesu. Jak wykazało nasze badanie, 56% pracowników miało tydzień na wdrożenie, z czego 36% z nich poznawało organizację od 2 do 6 dni, a 21% miało na to tylko jeden dzień. W tak krótkim okresie nie da się przygotować pracownika do pełnej samodzielności w wykonywaniu nowych obowiązków, a taki właśnie jest cel onboardingu.

Jak temu zapobiegać?

Przede wszystkim trzeba zmapować proces wdrożenia, a następnie go zaplanować w określonych ramach czasowych. Onboarding to proces długofalowy, podzielony na etapy. Nie da się go streścić do jednego dnia, nawet tydzień będzie niewystarczający. 

6. Brak wyznaczonego celu

Nasze badanie wykazało również, że 21% pracowników narzeka na brak jasno określonych celów i zadań do zrealizowania w okresie próbnym. Krótko mówiąc: nie wiedzą czego oczekuje od nich pracodawca i w jaki sposób (oraz czy w ogóle) będą rozliczani ze swojej pracy w początkowym okresie zatrudnienia.

Z czego wynika taka sytuacja?

Mylne postrzeganie okresu próbnego to jeden z winowajców takiej sytuacji. Wiele organizacji traktuje pierwsze trzy miesiące zatrudnienia jako czas próby dla pracownika. Okres, w którym musi się wykazać i udowodnić, że jego zatrudnienie było słuszną decyzją. Brak w tym wszystkim myślenia o perspektywie pracownika i rzetelnego podejścia do onboardingu, który przecież powinien przygotować nowicjusza do osiągnięcia pełnej produktywności i samodzielnej realizacji celów. 

Jak temu zapobiegać? 

Nie da się tego jednak zrobić bez wsparcia i klarownego planu wdrożenia, w który ma wgląd również osoba nowo zatrudniona. Częścią tego planu powinny być także jasno zdefiniowane cele i zadania do zrealizowania w pierwszych tygodniach/miesiącach pracy. Tak, onboarding to również przestrzeń na mierzenie efektywności pracownika, ale w umiejętny sposób, dostosowany do etapu onboardingu. O opomiarowaniu procesu wdrożenia przeczytasz również tu >>

7. Chaos w zespole onboardingowym

Szkolenie BHP w formie online, osobista wizyta w dziale IT po odbiór sprzętu, a w międzyczasie wypełnianie papierowej wersji dokumentów dla kadr. Do tego nie wiemy kto, nas przywita pierwszego dnia w biurze, oraz jak ma wyglądać nasz pierwszy dzień. Oto przepis na onboardingowy chaos i zagubienie nowicjusza w gąszczu procedur.

Z czego wynika taka sytuacja?

Onboarding to proces długofalowy, który angażuje wiele osób i działów. Crossprocesowość powoduje, że odpowiedzialność za wdrożenie pracownika jest rozproszona. I nie ma w tym niczego złego, dopóki pracownik nie widzi “onboardingowej kuchni”. Niestety dzieje się tak, kiedy role w onboardingu nie są odpowiednio przypisane lub gdy brak im spójnego dla wszystkich person planu działania, najlepiej osadzonego w jednym narzędziu. 

Jak temu zapobiegać?

Przede wszystkim należy zmapować cały proces wdrożenia, sprawdzić, jakie są potrzeby każdej z person / działów zaangażowanych w onboarding. Następnym krokiem jest zaadresowanie tych potrzeb i wdrożenie narzędzi, które uspójnią proces. Celem jest zapewnienie pracownikowi jednolitego onboardingowego doświadczenia, bez rozpraszania uwagi na kilka różnych sposobów komunikacji. Wszystko powinno działać jak dobrze naoliwiona maszyna. 

Więcej na temat ról w onboardingu, ich potrzeb, oraz leków na bolączki onboardingowej drużyny, piszemy w artykule na blogu>> 

8. Brak bieżącego (i dwustronnego!) feedbacku: 

Poziom uwagi, którą poświęcamy nowemu pracownikowi bardzo szybko spada. Zwykle pierwsze 2-3 dni to kumulacja spotkań, rozmów i szkoleń, następnie zapada cisza… Mówiła o tym Maja Gojtowska na jednym z naszych webinarów w ramach Akademii Onboardingu.

https://www.youtube.com/watch?v=3LG3VMCCtqM&t=219s

Przejdź tutaj i zyskaj dostęp do pełnego zapisu tego oraz innych webinarów z cyklu Akademia Onboardingu>>

Z czego wynika taka sytuacja?

Za takim stanem rzeczy kryje się złudne przekonanie, że onboarding to wdrożenie do organizacji i przygotowanie sprzętu. O co wtedy pytać nowego pracownika? Jaki feedback mu przekazać, jeśli nie przejął jeszcze swoich obowiązków, a ostatnie dni spędził na szkoleniu BHP i wdrożeniu w kulturę organizacji? 

Dodatkowo, niektórzy pracodawcy czekają z feedbackiem do zakończenia okresu próbnego. Niestety, jest to jeden z głównych grzechów onboardingu. Pracownicy nie wiedzą jak im idzie wdrożenie oraz jak rozwiązać problemy, które napotykają.

Jak temu zapobiegać?

Potrzeby pracownika oraz jego emocje zmieniają się w czasie w trakcie procesu wdrożenia i nie można pozostać na nie obojętnym. Brak regularnego badania poziomu satysfakcji pracownika to ogromne ryzyko, które może skutkować nawet utratą cennego talentu. Dzięki regularnym badaniom pulse check możemy w porę wychwycić problemy, z którymi boryka się nowa osoba i przybyć z odpowiednim wsparciem. Brak bieżącego, obustronnego feedbacku, to de facto brak kontroli nad procesem wdrożenia.

Po konkretne rozwiązania zapraszamy Cię tutaj:

• Ankieta satysfakcji nowego pracownika w procesie onboardingu>>
• Jak badać efektywność pracy nowego pracownika?>>

9. Problem z wymianą wiedzy

Według raportu Panopto nowicjusz poświęca prawie 13 godzin tygodniowo na proszenie innych o pomoc. Co więcej, 81% pracowników (nie tylko osób nowo zatrudnionych) przyznało, że frustrują się, kiedy nie mogą dotrzeć do informacji potrzebnych im do wykonywania obowiązków. 

Cyrkulacja wiedzy w organizacji jest ważna z punktu widzenia produktywności pracowników. Niestety, już na etapie procesu wdrożenia nowe osoby mogą tracić czas i energię na poszukiwanie niezbędnych do pracy informacji.

Z czego wynika taka sytuacja?

Nie każda organizacja regularnie aktualizuje handbook, a materiały ze szkoleń w ramach onboardingu nie zawsze są udostępniane pracownikom. W efekcie nie mają później dostępu do wiedzy, której potrzebują w dalszych etapach wdrożenia. Co więcej, koledzy z zespołu mogą posiadać inne informacje niż były przekazywane na szkoleniach. Brak spisanych i ustandaryzowanych procedur związanych z przekazywaniem wiedzy powoduje, że pracownicy kończą onboarding z różną pulą informacji.

Jak temu zapobiegać?

Sprawny i płynny knowledge sharing ułatwi baza wiedzy w formie online, do której pracownicy będą mieli dostęp w dowolnym momencie, również po zakończeniu onboardingu. Dzięki temu łatwiej będzie im utrwalać i odświeżać wiedzę. O tym, jak usprawnić cyrkulację informacji w ramach onboardingu pisaliśmy w naszym artykule "Wymiana wiedzy w onboardingu - 8 sprawdzonych sposobów">>

Unikaj onboardingowych wpadek dzięki automatyzacji procesu wdrożenia.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!

10. Brak buddiego

Onboarding powinien adresować potrzeby nowego pracownika na wielu poziomach. Wsparcie przyda się nie tylko w kwestiach formalnych, ale też tych mniej oficjalnych, bardziej związanych z emocjonalnymi potrzebami nowicjusza.

80% specjalistów odczuwa stres przed rozpoczęciem pracy. Brak przyjaznej duszy w okresie wdrożenia może ten stres potęgować i utrudniać nawiązywanie relacji w nowym miejscu pracy. Tymczasem, według modelu 4c, Connections to jeden z fundamentów onboardingu. Tutaj ważną rolę do odegrania ma buddy. Buddy to nieformalny kumpel, który weźmie nowicjusza pod swoje skrzydła i będzie nieocenionym wsparciem podczas ewentualnych kryzysów. 

Z czego wynika taka sytuacja?

Przede wszystkim z bagatelizowania kwestii satysfakcji pracownika. Tymczasem nawet jedno spotkanie z buddiem może przynieść nowicjuszowi poczucie spokoju i pewności. Inną przyczyną jest niezrozumienie roli buddiego i w efekcie brak chętnych, by się jej podjąć. Jeśli w oczach pracowników bycie buddym wiąże się z dodatkowymi obowiązkami oraz brakiem wsparcia ze strony menedżera i reszty zespołu, nic dziwnego, że nie chcą oni przyjmować tej funkcji.

Jak temu zapobiegać?

Przede wszystkim motywując i angażując zespół do aktywnego wsparcia nowicjuszy w trakcie onboardingu. Buddy powinien wiedzieć i czuć, że jest jednym z kluczowych filarów wdrożenia, tak jak menedżer czy zespół HR. 

Każdy, kto podejmie się tej roli powinien znać plan onboardingu i swoje zadania z nim związane. Poza tym jego praca, zaangażowanie i wsparcie okazane nowicjuszowi powinny zostać wynagrodzone. Dowiedz się, jak wspierać i motywować buddiego w onboardingu >>

Czy da się zapobiec wszystkim opisanym wyżej wpadkom za pomocą jednego rozwiązania? Ano, da się! Wszystkie opisane w tym artykule kwestie adresuje nasza aplikacja do automatyzacji procesu onboardingowego.