Adaptacja pracownika w pracy: etapy, uczestnicy, przykłady

Adaptacja pracownika, proces wdrożenia, a może onboarding lub orientation - czy to zawsze to samo? Dzisiaj robimy porządki w onboardingowym słowniku i rozwiewamy wątpliwości odnośnie do tego, co konkretnie oznaczają te pojęcia. A więc do dzieła!

Czym jest proces adaptacji pracownika?

Znasz historie, w których nowy pracownik od pierwszego dnia ma problemy z odnalezieniem się w strukturze organizacyjnej firmy? Albo jest pozostawiony samemu sobie? Nie doświadcza nawet powitalnego spotkania z bezpośrednim przełożonym lub osobą, która jest odpowiedzialna za jego wdrożenie? Przykład jest dość skrajny, ale niestety takie sytuacje zdarzają się na polskim rynku pracy.

Na czym polega rzetelna adaptacja pracownika?

Adaptacja pracownika to proces, w którym nowo zatrudniony przystosowuje się do pracy w nowym środowisku, w nowej roli i organizacji. To po prostu efektywne wdrożenie nowego pracownika, proces, po przejściu którego, osiąga on pełną produktywność w pracy. 

Jednym słowem, proces adaptacji to dobrze zaplanowany onboarding. Stąd bardzo często oba pojęcia stosuje się wymiennie. W rzeczywistości adaptacja pracownika jest pojęciem sporo szerszym niż onboarding. Warto zapamiętać, że adaptacja nowych pracowników powinna opierać się na planie, przez lata wypracowanym i udoskonalanym. Wtedy będzie odbywała się bardziej efektywnie. I nie chodzi tu wyłącznie o sprawne przekazanie firmowego sprzętu i serdeczne powitanie kandydata.

Etapy adaptacji pracownika

Nieprzypadkowo adaptacja pracownika coraz częściej jest określana jako proces adaptacji pracownika. Nie jest jedynie punktem na osi czasu. Wdrożenie nowego pracownika nie dzieje się z dnia na dzień. Z tego powodu wspomniany proces dzieli się na etapy. Ich kolejność oraz treść nie stanowią dzieła przypadku.Zajmijmy się więc tym, jak wygląda idealna adaptacja nowego pracownika.

Preboarding

Preboarding to okres między zakończonym procesem rekrutacji a pierwszym dniem w pracy. Moment, w którym nowicjusz czuje przede wszystkim ekscytację i radość. Jednakże emocje te mogą szybko zamienić się w stres i niepewność, jeśli zabraknie kontaktu ze strony nowego pracodawcy.

Dlatego proces adaptacji pracownika powinien rozpocząć się natychmiast po zakończeniu rekrutacji. Nie chodzi oczywiście o to, by nowego pracownika zasypać górą e-maili i prezentacjami dotyczącymi działania firmy. Niemniej zanim pracownik pojawi się w Twojej firmie, możesz zrobić wiele, by proces jego adaptacji przebiegł jeszcze bardziej pomyślnie.

Twoją rolą na tym etapie jest więc zniwelowanie u kandydata wszelkich napięć i negatywnych emocji. Rozpoczynając adaptację nowego pracownika, już na etapie preboardingu buduj jego lojalność i zaangażowanie, zmniejszaj jego stres i rozprawiaj się z potencjalnymi wątpliwościami. Możesz to zrobić, tworząc w komunikacji z kandydatem pozytywne doświadczenia onboardingowe.

Kto jest za ten etap odpowiedzialny?
Ten etap adaptacji pracownika nie odbędzie się bez skoordynowanego działania kadr i płac, działu HR i managera, a nawet działu IT, który wykorzysta ten czas, by skonfigurować sprzęt dla nowego pracownika (tak, o dostarczenie pracownikowi sprzętu warto zadbać już na etapie preboardingu). Zresztą komunikacja na etapie preboardingu ułatwia nawiązywanie kontaktów. Zanim kandydat znajdzie się na swoim stanowisku pracy, pozna już kilka osób, a nawet będzie wiedział do kogo się udać, by szukać pomocy w rozwiązywaniu problemów.

Dowiedz się więcej o tym, jak dobrze wykorzystać preboarding.

Powitanie

Powitanie obejmuje pierwszy dzień w pracy, a czasem nawet cały tydzień (tzw. welcome week). Zadbaj wówczas o to, by pracownik poczuł się mile widziany w firmie i zespole. Przedstaw go współpracownikom, zorganizujcie wspólny lunch, pokaż miejsce pracy i przekaż dostępy do niezbędnych narzędzi. 

Bardzo ważne, by na tym etapie interakcje nowego pracownika nie ograniczały się wyłącznie do bezpośredniego przełożonego. Szybka adaptacja pracownika polega również na tym, by nowego członka zespołu mogli poznać wszyscy współpracownicy. Pierwsze dni w pracy nie są co prawda tak swobodne, jak choćby wyjazdy integracyjne. Warto jednak zachować przyjazną atmosferę i szybciej przełamać lody.

Kto jest odpowiedzialny za powitanie?

Ogromną rolę w przygotowaniu serdecznego powitania odgrywa manager, HR i buddy. Od ich wzajemnej komunikacji i podziału ról zależy komfort nowego pracownika w pierwszych dniach w pracy. Na wagę złota będzie tutaj zwłaszcza wsparcie ze strony doświadczonego pracownika, czyli buddiego. Pełni rolę dobrego ducha wdrożenia, jest pierwszym punktem kontaktu, kompanem, którego w początkach pracy można zapytać o najróżniejsze rzeczy.

Często to właśnie pierwsze dni i związany z nimi podział ról pokazują, czy w organizacji stworzono przemyślany plan wdrożenia nowego pracownika. Przykład chaosu, gdy członkowie zespołu nie wiedzą, kto ma wcielić się w rolę buddiego bywa cenną nauką na przyszłość i pozwala wyeliminować ewentualne błędy, które wymagają poprawy. Najlepiej jednak do tego nie dopuszczać!

Wdrożenie do organizacji

Adaptacja nowego pracownika obejmuje także etap wdrożenia do kultury organizacji. Konkretnie chodzi o wprowadzenie pracownika we wszystkie firmowe procedury, przekazanie ogólnych informacji o firmie, jej strategii i wartościach. Jest to zatem czas intensywnych szkoleń podstawowych i spotkań wdrożeniowych. Celem tego etapu adaptacji pracownika jest przyswojenie przez nową osobę ogólnej wiedzy o formalnych i nieformalnych zasadach oraz zwyczajach panujących w organizacji. 

Kto jest odpowiedzialny za wdrożenie do organizacji?

We wdrożeniu organizacyjnym pierwsze skrzypce gra dział HR. Adaptacja pracownika w jego obowiązki lub charakterystykę stanowiska pracy powinna być dostosowana do harmonogramu szkoleń zaplanowanych przez dział HR.

Wdrożenie stanowiskowe

To chyba najbardziej operacyjny etap onboardingu - i najbardziej kluczowy. Niestety wiele wskazuje na to, że proces adaptacji pracownika w wielu organizacjach kuleje właśnie na tym etapie. Z czego wynika takie przypuszczenie? Odwołajmy się do liczb.

Jak pokazuje nasze badanie, 26% pracowników w Polsce wskazuje na wdrożenie na stanowisko i w zakres obowiązków jako obszary, których najbardziej brakowało im w trakcie onboardingu.

Wdrożenie kompetencyjne ma przygotować nowego pracownika do samodzielnego wykonywania obowiązków na danym stanowisku. To czas na wyznaczenie pierwszych celów i zadań  oraz wzajemny feedback na linii manager - nowa osoba. Warto poświęcić temu etapowi naprawdę dużo uwagi. Bez tego cała adaptacja nowego pracownika może się posypać. Nowicjusz, który nie czuje się pewnie w swojej roli i nie ma wsparcia managera, szybko zaczyna się rozglądać za nową pracą.

W skrajnym przypadku adaptacja pracownika nie kończy się sukcesem, jakim jest podpisanie stałej umowy. Mimo że dzięki wspólnym wysiłkom działu HR i przełożonego udało się znaleźć idealnego kandydata na dane stanowisko.

Kto jest odpowiedzialny za etap wdrożenia stanowiskowego?

Tej fazie przewodzi bezpośredni przełożony nowicjusza. Jego zadaniem jest stworzenie planu operacyjnego na okres próbny, monitorowanie postępów nowej osoby i wspieranie jej w potencjalnych trudnościach. Dla nowego pracownika kluczowa na tym etapie jest dobra komunikacja z przełożonym, możliwość dopytania go o szczegóły, uzyskanie feedbacku, poświęcony czas.

Ile trwa proces adaptacji nowego pracownika? 

W polskich firmach onboarding bywa sprowadzany do tygodnia powitalnego albo zaledwie pierwszego dnia pracy. Tymczasem w tak krótkim czasie nie da się przygotować nowego pracownika do pełnej produktywności i samodzielności na świeżo poznanym stanowisku.

Chociaż poziom jego motywacji może być wysoki, pracownik może nie czuć się jeszcze na tyle bezpiecznie, aby w pełni zaangażować się w obowiązki. Tydzień to zdecydowanie za mało, by nawet najlepiej zaplanowana adaptacja pracownika pozwoliła mu w pełni rozwinąć skrzydła. To również za mało czasu, aby udało się zaadaptować zasady współpracy z innymi członkami zespołu. A przecież organizacji zależy na efekcie synergii, bo wszyscy muszą grać do jednej bramki.

W idealnym świecie pracy odpowiednie wdrożenie pracownika powinno trwać od 3 do 9 miesięcy. Dopiero wtedy konstytuują się nawyki związane z nowymi obowiązkami, a pracownik na równi z resztą zespołu jest w stanie realizować cele biznesowe. 

Przeczytaj więcej o tym, ile powinien trwać onboarding i jak wyglądają w tej kwestii polskie realia.

Jak sprawdzać skuteczność procesu adaptacji pracownika?

Pozornie opomiarowanie procesu wdrożenia może się wydawać kontrowersyjne. Nie chodzi tu jednak o wywieranie presji na wyniki już od pierwszych dni w pracy, a o przemyślane monitorowanie onboardingu. Przemyślane, czyli takie, w którym badasz odpowiednie wskaźniki, kluczowe na danym etapie procesu adaptacji. Realne przekonanie, że proces adaptacji pracownika przebiega pomyślnie pozwala przypuszczać, że w przyszłości wyniki osiągane przez kandydata będą na wysokim poziomie.

My polecamy badać przede wszystkim trzy kwestie:

• poziom satysfakcji,
• retencję wiedzy,
• praktyczne działania (czyli performance, realizacja zadań i celów).

‍

Badanie satysfakcji pracownika (pulse-check)

Popularne pulse-checki to anonimowe ankiety, dzięki którym możesz w porę wychwycić potencjalne problemy, z którymi mierzy się nowicjusz. Pamiętaj, że utrudniona adaptacja pracownika wcale nie musi wynikać z jego błędów. Wręcz przeciwnie! Często to wina niedoskonałego procesu adaptacji przewidzianego dla tego stanowiska.

Dzięki pulse-checkom sprawdzasz:

• jak pracownikowi mijają pierwsze tygodnie w pracy,
• jakiego wsparcia potrzebuje,
• jak ocenia materiały szkoleniowe
• jak wygląda jego współpraca z managerem czy buddiem.

Badanie retencji wiedzy

W ramach tego wskaźnika sprawdzasz, jak idzie pracownikowi przyswajanie onboardingowej wiedzy.

Sięgaj po krótkie quizy czy testy online, które będą miały angażującą, a nie przytłaczającą formę. Lepiej robić je częściej i badać mniejsze porcje wiedzy. Słowo klucz tutaj to: microlearning.

Analiza performance

Tak, badanie efektywności wykonywanej pracy również jest ważne w procesie adaptacji nowego pracownika. Dlatego przygotuj plan operacyjny z jasnymi celami i zadaniami na czas wdrożenia kompetencyjnego. Na jego podstawie przygotuj wskaźniki efektywności, które posłużą Ci do weryfikowania wyników nowej osoby.

Pamiętaj, by poprzeczka była zawieszona adekwatnie do etapu, na którym znajduje się nowicjusz. Nie wywieraj na nim zbyt dużej presji. Zamiast tego stwórz mu przestrzeń do realizacji zadań i pierwszych operacyjnych celów w nowej roli. Pamiętaj o przeznaczeniu takiego planu. Chodzi w nim o to, by płynnie wprowadzać nowych pracowników w realną pracę, a nie o to, by już, teraz, natychmiast egzekwować i oceniać wyniki.

Adaptacja pracownika, onboarding, orientation - czy to zawsze to samo?

Jak już wcześniej wspominaliśmy, pojęcia "adaptacja pracownika" i "onboarding" są używane wymiennie. Jeśli jednak spojrzymy na proces adaptacji w szerszej perspektywie, zauważymy, że dotyczy on nie tylko nowych pracowników. W swojej zawodowej drodze w organizacji każdy z pracowników, bez względu na staż, niejednokrotnie musi się przystosowywać do zmian. Są one częścią życia każdej firmy.

Nowy team leader, awans, powrót do pracy po dłuższej przerwie chorobowej - to tylko przykłady sytuacji, w których środowisko pracy lub perspektywa danego pracownika ulegają zmianie. Pracownik musi za tą zmianą podążyć, a zadaniem pracodawcy jest wspierać go w tej drodze.

Adaptacja pracownika może być odczytywana jako dużo bardziej pojemne pojęcie, takie, które zawiera w sobie i onboarding, i reboarding, i przystosowanie do zmiany w zakresie obowiązków, a nawet w strukturze organizacji.

A co z orientation? Idziemy od ogółu do szczegółu. Orientation to węższe pojęcie niż proces adaptacji. Na zagranicznych rynkach pracy tak określa się jeden z etapów onboardingu, a konkretnie wdrożenie do organizacji czy też do kultury organizacji. Zwykle obejmuje pierwszy tydzień lub tygodnie nowych pracowników.

Adaptacja nowego pracownika - przykłady

Przekładając teorię na praktykę, na przykładzie naszych klientów chcemy pokazać Ci trzy interesujące procesy adaptacji, które w ciekawy sposób przygotowują pracowników do pracy. Każda z organizacji kładzie akcenty na nieco inne etapy onboardingu. Może Cię to zainspiruje!

Rozbudowane szkolenia organizacyjne i produktowe

Danone przykłada dużą wagę do edukacji nowych pracowników i zaprasza ich do programu 3mam z DANONE. Już od pierwszego dnia pracy nowe osoby mogą korzystać z aplikacji onboardingowej Gamfi, gdzie mają dostęp do całej wiedzy. Dodatkowo, na poszczególnych etapach wdrożenia pracownicy rozwiązują szybkie testy wiedzy, dzięki czemu firma może mierzyć efektywność procesu nauki w ramach programu. Tutaj adaptacja nowego pracownika oznacza przede wszystkim intensywne przyswajanie wiedzy na temat firmy i jej oferty produktowej.

‍

Angażujący preboarding

BGK kładzie akcent na pierwsze etapy adaptacji i mocno wspiera swoich pracowników już w fazie preboardingu. To właśnie wtedy nowe osoby otrzymują dostęp do aplikacji onboardingowej Gamfi Onboarding, z której korzystają również na etapie powitania i wdrożenia do organizacji. Co więcej, BGK na bieżąco monitoruje proces wdrożenia, badając opinię pracowników po tygodniu, 3 miesiącach oraz po roku.

‍

Wdrożenie do nowej przestrzeni

Razem z EFL stanęliśmy przed ciekawym wyzwaniem, by wdrożyć dotychczasowych pracowników do nowego sposobu pracy w nowym biurze. Od pierwszego dnia pracy w nowej lokalizacji pracownicy korzystali z platformy onboardingowej, gdzie, prowadzeni przez fabularną opowieść, odkrywali nowe biuro i obowiązujące w nim zasady. Wykorzystaliśmy szereg mechanizmów, które zwiększały zaangażowanie pracowników i motywację do wykonywania misji na platformie. Widzisz? Tak jak wspominaliśmy. Adaptacja pracownika to szerokie pojęcie. Może oznaczać także proces wdrożenia do nowego otoczenia.

‍

Im lepiej adaptacja pracownika zostanie zaplanowana i przeprowadzona w bardziej przemyślany sposób, tym większa szansa na przyspieszony proces adaptacyjny i lepsze efekty wynikające z zatrudnienia poszczególnych pracowników.

Sprawnie zaadaptuj pracownika do nowej pracy, roli lub sytuacji.

Zobacz demo Gamfi i sprawdź, jak wygląda proces onboardingu z perspektywy pracownika.