Buddy w onboardingu - jak go wspierać i motywować?

Bez niego proces wdrożenia wydłuża się nawet o miesiąc. Niedawno przyglądaliśmy się temu, jaką rolę odgrywa buddy w onboardingu. Wiemy już, że w całym wdrożeniowym ekosystemie pełni równie istotną funkcję, co pracownik HR, menedżer i sam nowo zatrudniony. Bywa, że jego postać wysuwa się nawet na plan pierwszy. Problem w tym, że często brakuje chętnych do pełnienia tej funkcji. Dziś podpowiadamy, jak temu zaradzić.

Na papierze funkcja buddiego wygląda niezwykle kusząco. Jest stworzona dla dobrze zaznajomionych z organizacją dusz towarzystwa, które uwielbiają dzielić się wiedzą, firmowe who-is-who mają w małym palcu i bez problemu znajdują wspólny język z nowym pracownikiem. W każdym zespole znajduje się przynajmniej jedna taka osoba. A jednak, mimo że ma do dyspozycji rolę niemal skrojoną pod siebie, często nie jest nią zainteresowana. Z czego to wynika? W skrócie: z braku odpowiedniego wsparcia, motywacji oraz z niedostatecznego prestiżu. Dobra wiadomość jest taka, że z każdą z tych spraw można się świetnie rozprawić.

Wiemy to, bo pracujemy z naszymi klientami nad wzmacnianiem funkcji buddiego w procesie onboardingu. Ale od początku.

Buddy w onboardingu? Rola jasna z definicji. I dobrowolna!

Taka być powinna. A często nie jest – i to właśnie tu zaczyna się cały ciąg nieporozumień. Wyobraź sobie, że pewnego dnia przychodzi do Ciebie menedżer lub inny przełożony i, niczym czarodziej ze spiczastą czapką i długą brodą, rzuca w Twoim kierunku tajemniczo brzmiące zaklęcie. Dowiadujesz się oto, że właśnie zostajesz “buddiem” i od teraz pełnisz dodatkową funkcję: masz wspierać nowego pracownika we wdrażaniu się w pracę. Bardzo prawdopodobne, że już chwilę później w Twojej głowie pojawiają się co najmniej 4 pytania:

• Kim jest ten cały “buddy”?
• “Dodatkowa funkcja” – czyli będę mieć dodatkowe obowiązki? Znaczy się: czeka mnie JESZCZE WIĘCEJ pracy?
• Mam pomagać – ale jak? Co dokładnie będzie należało do moich zadań?
• Dlaczego nikt nie spytał mnie o zdanie?

Krótko mówiąc: świeżo upieczony buddy często zostaje z samymi znakami zapytania, a jeśli rola została mu narzucona, może też odczuwać złość i frustrację. Przyznaj: nie jest to wymarzony początek owocnej współpracy, prawda? Co z tym fantem zrobić?

Z naszego doświadczenia wynika, że rola buddiego w organizacji w pierwszej kolejności powinna zostać bardzo dobrze przemyślana i konkretnie zdefiniowana. Warto również w jakiś sposób ją sformalizować. Chodzi o to, by każdy kandydat do tej funkcji dokładnie wiedział, na co się pisze, a także – co nie mniej ważne – na co się NIE pisze.

Buddy powinien więc z góry znać zakres swoich obowiązków. Warto również, by wiedział, gdzie przebiega onboardingowa granica pomiędzy jego zadaniami, a tymi należącymi do menedżera czy pracownika HR. Druga rzecz to sam proces nadania funkcji buddiego nowej osobie. Musi wynikać wyłącznie z dobrowolnej chęci kandydata. Ale bez obaw! Jeśli tylko zatroszczysz się o odpowiednie wsparcie dla buddiego, gwarantujemy, że nie będziesz narzekać na brak chętnych! A skoro o wsparciu mowa. Czas poznać konkretne sposoby pomagania buddiemu w pełnieniu jego roli.

Wyodrębnij stanowisko pracy i odciąż z innych obowiązków

Przydziel onboardingowe role

Onboarding to proces zespołowy. Buddy nigdy nie działa w próżni, jego ścieżki nieustannie krzyżują się z tymi menedżera i HR-owca. By nie doszło do kolizji, niezbędny jest właściwy podział ról i obowiązków. Dzięki temu proces onboardingu pracowników będzie przebiegać sprawniej, a i żadna ze stron nie poczuje się poszkodowana przez nadmiar (nieswoich) zadań. Jak podzielić obowiązki? To już kwestia indywidualnych rozstrzygnięć, warto jednak pamiętać o zachowaniu istoty funkcji wszystkich trzech person:

• pracownik HR inicjuje cały proces i panuje nad formalnymi kwestiami zatrudnienia nowego pracownika;
• menedżer odpowiada za ułożenie planu wdrożenia, jego właściwą realizację oraz by nowy pracownik został merytorycznie przygotowany do pracy na danym stanowisku;
• buddy dba o to, by nowicjusz odbywał obowiązkowe szkolenia i spotkania wdrożeniowe, służy radą w razie pytań lub wątpliwości i troszczy się o wszystkie “miękkie” aspekty onboardingu, takie jak budowa relacji między nowym pracownikiem a zespołem czy dobre samopoczucie nowicjusza.

Ułatw łączenie funkcji

Gdy rozdzielimy już onboardingowe role, pora pomyśleć o tym, w jaki sposób mądrze zagospodarować czas i siły osoby wspierającej. Nawet urodzony buddy może się szybko zniechęcić, jeśli dodatkowa rola będzie dla niego oznaczała również dodatkową pracę. Dużo dodatkowej pracy.

Pamiętajmy, że buddy to przede wszystkim pracownik organizacji. Ma sporo obowiązków związanych z pełnieniem swojego podstawowego stanowiska. A przecież bycie buddiem wymaga zaangażowania, czasu oraz pozytywnego nastawienia. Przemęczony pracownik nie będzie w stanie wykrzesać z siebie wystarczającej ilości energii, cierpliwości i optymizmu, by skutecznie pomagać nowemu koledze czy koleżance. Buddy zmieni się w zombie. 

Dlatego warto pomyśleć o odciążeniu kandydata na buddiego z części jego podstawowych obowiązków, a zadania związane ze wspieraniem nowo zatrudnionej osoby na stałe włączyć do harmonogramu jego prac. Tak, takie rozwiązanie sprawi, że rola buddiego stanie się bardziej sformalizowana i nabierze cech odrębnego stanowiska. I bardzo dobrze, o czym za chwilę!

Buddy w onboardingu: zapewnij mu narzędzia i odpowiednie wsparcie

Własne obowiązki, czuwanie nad harmonogramem spotkań wdrożeniowych nowicjusza, bieżąca komunikacja z całym onboardingowym teamem i nowym pracownikiem – sporo rzeczy do ogarnięcia, prawda? Na szczęście tu z pomocą przychodzi technologia! Warto wyposażyć buddiego w narzędzia do automatyzacji procesu onboardingowego. Ułatwią mu wykonywanie zadań, ściągną z głowy konieczność pamiętania o każdej najdrobniejszej rzeczy i zapobiegną nawarstwianiu się obowiązków. Rezultat? Mniej frustracji, za to dużo więcej frajdy z bycia buddiem!

Przykłady takich rozwiązań? Możemy opowiedzieć Ci o tych, które tworzymy w naszej aplikacji Gamfi Onboarding (i które już mają swoich fanów).

Planowanie harmonogramu spotkań

Menedżer przypisuje buddiemu zadanie ułożenia planu spotkań wdrożeniowych, które ma odbyć nowy pracownik. Brzmi szumnie, ale w praktyce buddy po prostu zaznacza właściwe pozycje na przygotowanej wcześniej liście zbiorczej.

Narzędzie do automatyzacji umawiania spotkań

Czyli bot, który wyręcza buddiego (ale również menedżera i pracownika HR) w umawianiu zaplanowanych szkoleń i spotkań wdrożeniowych nowego pracownika. Świetnie usprawnia bieżącą komunikację w całej onboardingowej drużynie.

Dashboard

To rodzaj panelu nawigacyjnego. Narzędzie, które pomaga zorientować się w całym procesie onboardingu. Odpowiada na pytania typu: Co już za mną? Co wciąż przede mną? Które zadania są priorytetowe? Jak idzie wdrożenie mojemu podopiecznemu? Taki pulpit nawigacyjny ma każdy z uczestników procesu onboardingowego, a poszczególne dashboardy są ze sobą zintegrowane.

Misje i zadania 

Buddiemu przypisywane są proste misje lub zadania, np. oprowadzenie nowego pracownika po firmie, przedstawienie mu współpracowników czy upewnienie się, że ma gotowy sprzęt do pracy. Wszystkie zadania w odpowiednim momencie wyświetlają mu się w dashboardzie.

Motywuj, motywuj i jeszcze raz motywuj do roli buddiego

Nawet największy zapał z czasem stygnie. Przyjemność i satysfakcja z wykonywanej pracy niejednokrotnie zwyczajnie nie wystarczają za rekompensatę przyjmowania na siebie, bądź co bądź, dodatkowych obowiązków. Z pracy z naszymi klientami wiemy, że tym, co odstrasza kandydatów do roli buddiego, jest brak realnych korzyści. No dobrze, ale co ja właściwie będę z tego mieć? – pyta w myślach potencjalny buddy. To właśnie tutaj niezwykle ważną rolę odgrywa motywacja. Motywatory mogą mieć różną postać (materialną albo związaną z chęcią rozwoju czy z potrzebą prestiżu), ale jednak być muszą.

‍

Benefity lub nagrody rzeczowe 

Co miesiąc przyznawaj buddiemu określoną liczbę punktów, które będzie mógł wymienić na wybrane benefity lub przedmioty w firmowym systemie kafeteryjnym.

Rankingi, plebiscyty, konkursy 

Organizuj je cyklicznie, najlepiej z pompą! Wykorzystaj mechanizm grywalizacji, by wciągnąć osoby pełniące funkcję buddiego w pozytywną rywalizację. Najlepszych wspierających nagradzaj wartościowymi nagrodami. 

Szkolenia, warsztaty

Ustal budżet szkoleniowy, w ramach którego buddies z Twojej firmy będą mogli podwyższać swoje kompetencje i szkolić się na przyszłych liderów.

Dzień wolny lub dodatkowy home office 

Czyli coś, co przyda się absolutnie każdemu. W ustalonej częstotliwości buddy będzie mógł odebrać dodatkowy dzień urlopu lub popracować z domu (jeśli normalnie funkcjonujecie w trybie stacjonarnym).

1 miesiąc

Nawet o tyle może skrócić proces onboardingu aktywność buddiego - tak pokazuje nasze doświadczenie. To oznacza większą produktywność całego zespołu i znacznie lepszą organizację jego pracy, co samo w sobie działa motywująco - również na buddiego.

Nadaj kluczową rolę i stwórz możliwości rozwoju

Prestiż, a raczej jego brak – to kolejna kwestia, która skutecznie odsuwa pracowników od kandydowania na funkcję buddiego. Powszechnie uważa się, że buddiem może być każdy (co zdecydowanie nie jest prawdą), a sama rola odbierana jest raczej jako kukułcze jajo niż coś pożądanego i podziwianego. Jak to zmienić? Jak zbudować buddiemu markę?

Zadbaj o decyzyjność. 

Niech buddy w onboardingu w Twojej organizacji nie będzie biernym realizatorem narzuconego z góry pomysłu. Włącz go w planowanie procesu wdrożenia i traktuj na równi z pozostałymi personami onboardingu: menedżerem, pracownikiem HR i nowo zatrudnioną osobą.

Jeśli trzeba, całkowicie zmień nazwę tej funkcji. 

Tak zrobił nasz klient, T-Mobile Polska – za chwilę opowiemy Ci o tym więcej.  

Stwórz specjalizację. 

Niech Twoi pracownicy od początku wiedzą, że z funkcją buddiego wiążą się spore możliwości rozwoju. Pomyśl o stworzeniu wewnętrznego procesu szkolenia na tę funkcję lub o wysyłaniu kandydatów do roli buddiego na zewnętrzne szkolenia lub warsztaty. Idea jest taka, by bycie buddiem nie było jednorazową przygodą, a prawdziwą zawodową podróżą. Doświadczony buddy w przyszłości może szkolić tych początkujących.

Włącz funkcję buddiego w ścieżkę rozwoju. 

Możesz uczynić z niej przyczółek do rozwoju zawodowego, np. na ścieżce menedżerskiej. 

Buddy w onboardingu: pamiętaj o informacji zwrotnej na temat jego nowej pracy

Jest w cenie zawsze, niezależnie od stanowiska. Przywiązujemy tak wielką wagę do dawania feedbacku nowo zatrudnionemu pracownikowi.

A co z pozostałymi personami procesu onboardingu? Buddy też potrzebuje wiedzieć, jak mu idzie, co mógłby poprawić, na czym powinien się skupić kolejnym razem.

Na kwestię tę zwracała uwagę Maja Gojtowska podczas webinaru poprowadzonego w ramach naszej Akademii Onboardingu. Posłuchaj koniecznie!

Przejdź tutaj i odblokuj dostęp do pełnego nagrania webinaru z udziałem Mai Gojtowskiej >>

Sprawdźmy to na przykładzie dobrych praktyk stosowanych przez naszego klienta

O tym, jak w T-Mobile Polska wymyślono rolę buddiego na nowo.

Nasz klient do całej sprawy podszedł dość rewolucyjnie i postanowił… stworzyć buddiemu markę od nowa.

Po rozmowach z pracownikami szybko okazało się, że rola buddiego nie kojarzy się im najlepiej: sama funkcja była praktycznie nienazwana i dość niejasna - zarówno dla osób wspierających, jak i menedżerów. Brakowało też czynników motywujących do jej pełnienia oraz narzędzi ułatwiających to zadanie.

First things first: zaczęło się od zmiany nazwy. Buddy stał się Nawigatorem.

Nie była to zmiana dla samej zmiany. Chodziło o wymazanie negatywnych skojarzeń związanych z tą rolą i stworzenie dla niej carte blanche. W ślad za opracowaniem nowej nazwy poszło dokładne zdefiniowanie roli i zadań nawigatora oraz wyraźne rozdzielenie obowiązków pomiędzy nim i menedżerem. Każdy buddy w onboardingu T-Mobile został też wyposażony w naszą aplikację i tym samym zyskał dostęp do wygodnych cyfrowych narzędzi wspierających jego pracę, m.in. do dashboardu i check-listy zadań.  

Potem do gry weszła grywalizacja.

Ogromną rolę w całym procesie zmian odegrało również stworzenie systemu motywacji nawigatorów. Tu również w ruch poszła nasza aplikacja oraz wbudowany w nią mechanizm grywalizacji. Nawigatorzy T-Mobile Polska wykonując swoje codzienne zadania, zdobywają punkty, które mogą wymieniać na benefity w kafeterii.

Raz na kwartał firma organizuje również wielki plebiscyt w którym, za pomocą aplikacji, głosami pracowników i menedżerów wybierani są najlepsi buddies w całej organizacji. Czekają na nich atrakcyjne nagrody rzeczowe i…fame! 

Zresztą, najlepiej opowie Ci o tym wszystkim sam Andrzej Adamiec z T-Mobile Polska.

Przejdź tutaj i odblokuj dostęp do pełnego nagrania webinaru z udziałem Andrzeja Adamca >>

Właściwe określenie roli buddiego należy do sporych wyzwań. Wie o tym niejedna polska i zagraniczna organizacja. Wiemy i my. Ale naprawdę warto. Buddy w onboardingu jest niezbędny. Może odegrać w nim kluczową rolę, a przy odpowiednim wsparciu będzie również wykonywał swoje obowiązki z prawdziwą przyjemnością. Mówimy to z doświadczenia – naszego i naszych klientów. Chętnie pomożemy Ci skonstruować lub usprawnić tę funkcję w Twojej organizacji - sprawdź naszą aplikację do onboardingu pracowników.