Dlaczego buddy to kluczowe ogniwo Twojego onboardingu?

Jest najlepszym kompanem nowo zatrudnionego pracownika i nieocenionym wsparciem dla menedżera zespołu. Tymczasem okazuje się, że w wielu polskich organizacjach instytucja buddiego wciąż jeszcze nie funkcjonuje! Istnieje co najmniej tysiąc powodów, by to zmienić. Dziś opowiadamy o tych najważniejszych, a przede wszystkim wyjaśnijmy, kim jest buddy.

Zacznijmy od nazwy. “Buddy” brzmi raczej nieformalnie, prawda? I całkiem słusznie, bo to funkcja, która niemal z definicji pełniona jest w mniej oficjalnych okolicznościach. Buddy to kumpel lub kumpelka do zadań specjalnych. Zajmując się własnymi obowiązkami, jednocześnie krąży po orbicie nowo zatrudnionego pracownika. Jest dla niego najmocniejszym wsparciem w pierwszych dniach, tygodniach, a nawet miesiącach w nowej pracy.

Kim jest buddy? Nieformalna metoda wdrażania nowych pracowników

Niemal każdy, kto spotkał kogoś takiego w nowym miejscu pracy doskonale wspomina proces adaptacji. Nie zawsze zdajemy sobie sprawę z funkcji buddy'ego, a wręcz nie wiemy kim on jest, szczególnie z punktu widzenia pracownika. Jednak gdy aklimatyzowanie się w nowej firmie wywołuje chaos, a natłok informacji przytłacza, wtedy wkracza buddy. Jest on osobą, do której nowy pracownik może bez skrępowania zwrócić się nawet z najbardziej podstawowymi pytaniami.

Znacznie gorzej jest, gdy to menadżerowie nie zdają sobie sprawy, kim jest buddy. A pełni on kluczową rolę w procesie onboardingu. Pomoc nieformalnych opiekunów nie tylko sprawia, że nowi pracownicy przechodzą adaptację bardziej efektywnie, ale również nieco odciąża od tych zadań przełożonego.

Jakie są główne obowiązki buddiego?

Najpopularniejsze zadania buddy'ego:

• wsparcie mentalne nowego pracownika (buddy posiada na tyle wysoki poziom empatii, aby zaopiekować się nowym członkiem zespołu);
• oprowadzenie po przestrzeni firmy (choć bywa bagatelizowane, jednak dla nowicjusza jest niemal równie istotne jak poznanie systemów firmowych, wytłumaczenie funkcjonujących narzędzi i zadań);
• zapoznanie z zespołem (ważna rola buddiego na początku tego onboardingowego modelu, której nie musi pełnić przełożony);
• wdrożenie w tematy organizacyjne (Gdzie jest kuchnia? Jak złożyć wniosek o urlop? Gdzie szukać pomocy w sprawach technicznych? To wszystko może być również fascynujące jak zwiedzanie historycznych zabytków, gdy buddy jest dobrym przewodnikiem).

Mniej oczywiste, ale kluczowe zadania:

• bycie pierwszym kontaktem w chwilach kryzysu nowicjusza;
• ułożenie (we współpracy z menedżerem) planu wdrożenia;
• czuwanie nad harmonogramem szkoleń i spotkań wdrożeniowych;
• regularne sprawdzanie samopoczucia nowej osoby, zebranie rzetelnego feedbacku;
• upewnienie się, że pracownik posiada sprzęt do pracy i dostępy do wewnętrznych systemów.

Skąd to rozróżnienie? Z praktyki. Rola buddiego wciąż jeszcze bywa rozumiana dość wąsko. Zwyczajowo przełożony wybiera osobę, która ma pełnić tę funkcję i przypisuje jej opiekę nad nowym pracownikiem.

No dobrze, ale co to właściwie oznacza? Jakie są moje zadania? - pyta w myślach buddy, po czym robi to, co po prostu wydaje mu się słuszne, czyli oprowadza nowicjusza po firmie, przedstawia mu lub jej kolegów i koleżanki z zespołu, wskazuje stanowisko pracy, czasami zapyta o samopoczucie i… to tyle. Buddy nie wyobraża sobie, że na listę swoich obowiązków miałby wciągnąć jeszcze kolejne, menedżer z kolei nawet nie wie, że buddy mógłby silniej wesprzeć go w procesie wdrażania nowego pracownika.

A że sam nie dysponuje oceanem wolnego czasu, zazwyczaj kończy się na tym, że cała odpowiedzialność za onboarding spada na dział HR. Tak rodzą się nieporozumienia i frustracje. A przecież rozwiązanie jest na wyciągnięcie ręki!

W niektórych firmach buddy w pracy funkcjonuje jako sformalizowana instytucja. W dodatku, kiedy widzi jakieś ryzyka związane z wdrożeniem nowego pracownika, wkracza do gry. Świadomy menadżer, który wie, na czym naprawdę polega rola buddy'ego poszerza jego kompetencje. Dlatego, że zdaję sobie sprawę, że w przeciwnym rola buddy'ego nie przyniesie efektów zgodnych z pierwotnymi oczekiwaniami. Przejdźmy zatem do rzeczy, omawiając, jak funkcjonuje system buddy (program w pracy dotyczący onboardingu).

Buddy – program w pracy. Jaką rolę pełni buddy w procesie onboardingu?

Jeśli mielibyśmy to określić jednym zdaniem... Buddy pełni rolę kluczową! Jeśli spojrzymy na buddiego przez pryzmat modelu 4C (Connections, Culture, Clarification i Compliance), to jasne staje się, że to właśnie ta persona spaja wszystkie zadania onboardingowe w ramach Connections, czyli obszaru odpowiedzialnego za budowanie relacji pomiędzy nowo zatrudnionym a innymi pracownikami.

Buddy ma za zadanie wprowadzić nową osobę do zespołu i zadbać o to, by dobrze się w nim czuła. Powinien również wdrożyć ją w tę mniej formalną kulturę organizacji i nauczyć sprawnie poruszać się po wszystkich oficjalnych i nieoficjalnych firmowych ścieżkach.

Innymi słowy, rola buddiego dotyczy mniej formalnych rad dotyczących poruszania się po środowisku pracy, chociaż sama w sobie powinna być to funkcja sformalizowana, bo przydatna praktycznie każdemu nowemu pracownikowi (i przełożonemu).

Przykładowe zadania Buddy'ego zostały już przedstawione, czas więc przejść do części praktycznej. Zwyczajowo przełożony wybiera osobę, której charakter i empatia pasują do funkcji buddy'ego. Co dzieje się dalej wewnątrz firmowych korytarzy i ścian?

Buddy ma magiczny wpływ na nowego pracownika

Co rola buddy'ego oznacza w praktyce? Częste oprowadzenie po biurze, zapoznanie z innymi pracownikami, zaproponowanie wspólnego wyjścia na lunch, no i rozmowy, dużo rozmów. Warto też budować możliwości wspólnych aktywności.

Często to właśnie wtedy, pomiędzy jednym a drugim nieformalnym spotkaniem, dzieje się onboardingowa magia: pracownik zyskuje cenną zakulisową wiedzę na temat tego, jak funkcjonuje organizacja, poznaje firmowe who-is-who i dowiaduje się, do kogo może się zgłosić o pomoc z daną sprawą. 

Nie oszukujmy się – dyrektor personalny nie w każdej firmie będzie pierwszym kontaktem. Buddy w procesie onboardingu przekazuje wiele podobnych informacji, bo jest wyposażony w dotychczasową współpracę z każdym, kogo nowicjusz może spotkać na swojej drodze.

Buddy rozwiązuje problemy komunikacyjne

Przeanalizujmy najczarniejszy scenariusz – adaptacja nowego członka zespołu przebiega w okresie home office lub pracy hybrydowej. W tym przypadku zalety systemu buddy uwydatniają się szczególnie mocno, bo problemy komunikacyjne pomiędzy nieznajomymi są czymś zupełnie naturalnym. Budowa relacji i dzielenie się wiedzą, czyli to, co w pracy stacjonarnej wydarza się naturalnie, gdzieś między korytarzem, biurkiem a firmową kuchnią, w trybie home office wymaga już specjalnego wsparcia. A dobre relacje z zespołem i nieformalny knowledge sharing sprawiają, że nowy pracownik jest w stanie szybciej zasiąść do swoich obowiązków i od razu wykonywać je poprawnie.

Przy czympamiętajmy, że misja buddiego nie kończy się po pierwszym tygodniu pracy. Po tym, jak wprowadzi nowego członka zespołu do organizacji, powinien jeszcze przez jakiś czas czuwać nad jego samopoczuciem. W ramach takiej dobrze wykonanej pracy świętowanie ukończenia pierwszego lub nawet trzeciego miesiąca nowej osoby jest jak najbardziej wskazane. Rola buddy'ego bywa bardzo przyjemna, bo jeśli pod koniec wdrożenia obie strony przypadną sobie do gustu, a tym bardziej nastąpi przedłużenie umowy, wspólne wyjście to must have!

Buddy wpływa na pozytywne doświadczenia

56% nowych pracowników Microsoft

stwierdziło, że już jedno spotkanie z buddiem pozytywnie wpłynęło na ich produktywność.

Dwa lub trzy spotkania wywołały takie wrażenie u 73% badanych. Po 8 i więcej spotkaniach aż 97% (!) nowych pracowników odczuło znaczny wzrost swojej produktywności.

Źródło: Microsoft

Doświadczenia gigantów takich jak Microsoft zazwyczaj są wzorem dla mniejszych przedsiębiorstw, co każe przypuszczać że w każdej organizacji potrzebny jest buddy. Niezależnie od tego, czy jej pracownicy na co dzień używają w biurze głównie języka angielskiego, czy języka polskiego. Jak wygląda praktyka? Czy buddy w pracy występuje również w polskich filmach lub przynajmniej ich menadżerowie wiedzą, kim jest buddy i starają się wprowadzić tę funkcję we własnych organizacjach?

Niestety, nie każdy nowy pracownik doświadcza tej magii

Nic tylko zachęcać pracowników do pełnienia roli buddiego, prawda? Sprawa nie jest jednak tak prosta, i to z wielu powodów.

Ankieta, którą przeprowadziliśmy podczas webinaru w ramach naszej Akademii Onboardingu, pokazała, że aż 59% firm biorących udział w badaniu nie ma w swoich szeregach ani jednego buddiego.

Kolejne 32% organizacji co prawda korzysta z tej funkcji, ale ich buddies nie mają z kolei jasno zdefiniowanej roli - ich zadaniem jest po prostu towarzyszenie nowo zatrudnionej osobie.

Tylko 9% uczestników ankiety potwierdziło, że rola buddiego w procesie onboardingu jest wyraźnie zdefiniowana.

Buddy ramię w ramię z menedżerem

Wyniki ankiety każą przypuszczać, że rola buddiego, który wprowadzi nowego członka zespołu do organizacji w pierwszej kolejności, podobnie jak cały system buddy  pozostają niedoceniane. Z drugiej strony doświadczenia naszych dotychczasowych partnerów zachęcają do wprowadzenia funkcji buddy'ego.

Powróćmy do kontekstu onboardingowego modelu 4C. Jeśli w Connection, czyli w obszarze związanym z budowaniem relacji, buddy odgrywa pierwszoplanową rolę, to w Clarification, czyli tam, gdzie w grę wchodzi wdrożenie pracownika w konkretne obowiązki, przypada mu już raczej rola drugoplanowa. Co nie znaczy, że nie oscarowa! Jednym z jego zadań jest bowiem ścisła współpraca z menedżerem.

Przy czym: uwaga! Buddy ma za zadanie przekazywać pracownikowi formalną i nieformalną widzę na temat organizacji, ale nie zajmuje się samym wdrażaniem nowej osoby na stanowisko. To domena przełożonego.

Jak wygląda podział zadań buddy-menedżer?

Buddy powinien odciążać menedżera i pomagać mu w koordynowaniu całego procesu wdrażania. Idealny podział obowiązków, dokładnie przetestowany u naszego klienta - T-Mobile, wygląda mniej więcej tak: podczas gdy menedżer wraz z pracownikiem HR dbają o merytoryczne i strategiczne elementy onboardingu, buddy zajmuje się organizacją szkoleń oraz innych spotkań wdrożeniowych. 

Krótko mówiąc: pracownik HR wprawia w ruch cały proces onboardingu, menedżer nadaje mu kierunek i sens, a buddy sprawia, że wszystko przebiega gładko i przyjemnie. Menedżer wdraża pracownika w obowiązki, buddy wspiera w ich wykonywaniu, służy radą, znajomościami i odpowiednimi narzędziami. Wszyscy razem stanowią dream team!

Czy buddy to osoba, która dostarcza jako pierwsza feedback dotyczący umiejętności nowo zatrudnionego pracownika? Niekoniecznie. Czy to buddy ocenia, czy widzi dalszą współpracę z wdrażaną w procesie onboardingu osobą? Również nie. Rola buddiego polega na czymś innym, chociaż oczywiście przełożony może liczyć się z jego zdaniem.

Ambasador i strażnik wizerunku firmy

Wiemy już, że buddy odgrywa w organizacji co najmniej kilka ważnych ról. Nie wspomnieliśmy o jeszcze jednej: roli nieformalnego ambasadora firmy. Cała wiedza o organizacji, jaką nowy pracownik wynosi z procesu rekrutacji, podczas day one zostaje skonfrontowana z pierwszym wrażeniem z realnego miejsca pracy.

Za to pierwsze wrażenie w dużej mierze odpowiada właśnie buddy. To, w jaki sposób wypowiada się o firmie, co o niej wie, jak komunikuje się z innymi pracownikami, będzie kształtować w głowie nowo zatrudnionej osoby ostateczny obraz organizacji. Czy skończy się zawodową miłością od pierwszego wejrzenia? A może odczuciem ogromnego dysonansu w stosunku do oczekiwań, a w najgorszym wypadku nawet odejściem z pracy? Wszystko to zależy od działania konkretnej osoby.

Trudno ukryć, że na konkurencyjnym rynku pracy rola buddy'ego będzie coraz ważniejsza w procesie onboardingu. W końcu okres próbny jest dziś próbą nie tylko z punktu widzenia pracownika, ale również pracodawcy. Świeżo zatrudniony może rozmyślić się po okresie próbnym, jeżeli rola buddiego jako ambasadora organizacji nie zostanie wypełniona zgodnie z oczekiwaniami.

Kim jest idealny buddy?  

Rola buddiego zawsze powinna być przyjmowana dobrowolnie, ale jednak trzeba ją komuś wyznaczyć. Komu? Po czym poznać urodzonego buddiego?

• Chce nim być. Po prostu. Widzi się w tej roli, być może nawet już wcześniej nieformalnie ją pełnił.
• Pracuje w tym samym zespole, co nowo zatrudniona osoba.
• Pozostaje w dobrych relacjach z menedżerem zespołu.
• Posiada pełen komplet informacji na temat organizacji i pracuje w niej już od jakiegoś czasu.
• Wyróżnia go towarzyskość, komunikatywność, cierpliwość, wyrozumiałość i dobra organizacja pracy. Potrafi dawać pozytywny feedback. Jest na bieżąco z zainteresowaniami pracowników.

Ważne jest, aby odróżnić funkcję buddiego od roli mentora. Ten ostatni ma za zadanie czuwać nad przebiegiem całej kariery pracownika w danej firmie. Doradza mu zawodowo i długofalowo wspiera na ścieżce awansu. Mentor niemal z definicji powinien odznaczać się bogatym doświadczeniem, szeroką wiedzą i długim stażem pracy.

Buddy z kolei przypisany zostaje do nowego pracownika na określony czas - zazwyczaj na kilka pierwszych miesięcy. Jego rola jest znacznie mniej sformalizowana. Sam buddy nie musi mieć też za sobą wielu lat pracy. Wystarczy, że będzie się swobodnie poruszał po meandrach tej konkretnej firmy. Jego głównym zadaniem jest emocjonalne i praktyczne wspieranie nowego pracownika. 

Buddy? Dlaczego właściwie mam nim być? O motywacji i trudnościach słów kilka

Nie jest wielką tajemnicą, że niewielu pracowników garnie się do roli buddiego. Z ich perspektywy to często dodatkowy, uciążliwy obowiązek, z którym wiąże się spora odpowiedzialność i jednocześnie niewielki prestiż.  Osoby aspirujące do tej roli obawiają się, że mogą nie spełnić oczekiwań swojego przełożonego. Kolejne zmartwienie polega na tym, że nowe obowiązki mogą stać w opozycji do wypełniania codziennych zadań. Z jakimi problemami najczęściej łączy się temat buddy'ego w organizacji?

Często zdarza się, że buddy:

• nawet nie wie, że pełni tę rolę;
• nie ma jasno określonego zakresu obowiązków;
• nie czuje wsparcia w menedżerze, często dlatego, że sam menedżer nie wie, jaką rolę w danej firmie pełni buddy;
• nie ma czasu lub czuje, że wypełniając zadania buddiego, będzie zaniedbywał swoje własne obowiązki;
• nie czuje wystarczającej motywacji, mówiąc wprost - nic z tego nie ma;
• nie jest wyposażony w odpowiednie narzędzia i technologie;
• nie zna szerszego kontekstu procesu onboardingowego,
• "nie czuje chemii" z nowym pracownikiem, bo zbyt mocno różni się od niego temperamentem lub charakterem.

Niestety, często sama firma nie ma również pomysłu na rolę buddiego i w żaden sposób jej nie formalizuje. To niedookreślenie roli na poziomie organizacji i w ramach całego procesu onboardingowego sprawia, że temat buddiego może budzić frustrację.

Jak możesz to zmienić? Zdefiniuj klarownie obowiązki buddiego. Stwórz dla niego check-listę zadań do wykonania. Zautomatyzuj umawianie spotkań i bieżącą komunikację. I wreszcie - nagradzaj buddiego za pełnienie tej roli. Jak się za to wszystko zabrać? Wszystko to zorganizujesz w aplikacji Gamfi Onboarding. A więcej wskazówek i przydatnych technik znajdziesz w naszym tekście "Buddy w onboardingu: jak go wspierać i motywować?"