Ile powinien trwać onboarding?

Nowego prezydenta po raz pierwszy rozliczamy z wyników dopiero po 100 dniach pełnienia funkcji. Dlaczego od innych pracowników oczekujemy wdrożenia w nowe miejsce pracy już po miesiącu, a nawet wcześniej? Ile tak naprawdę powinien trwać skuteczny onboarding? I co właściwie oznacza tutaj słowo “skuteczny”?

Pytanie o optymalny czas trwania onboardingu to tak naprawdę pytanie o kwestię dużo, dużo ważniejszą: o jego prawdziwy cel. Jeśli mówiąc o wdrożeniu w nowe miejsce pracy, myślimy o dopełnieniu formalności, przekazaniu sprzętu, oprowadzeniu pracownika po biurze czy przesłaniu na jego służbową skrzynkę e-mail ogólnych materiałów o firmie, to tak - takie wdrożenie, jak najbardziej, może zająć zaledwie tydzień. Pytanie tylko, czy o taki właśnie scenariusz powinno nam chodzić.

Pełny onboarding oznacza pełną efektywność

Według badania Aberdeen Group aż 68% organizacji za główny cel onboardingu uważa osiągnięcie przez pracownika (tak szybko, jak to możliwe) stanu pełnej produktywności. 

Bingo! Właśnie to powinno wyznaczać naszą onboardingową metę. “Stan pełnej produktywności” oznacza sytuację, w której pracownik jest już w pełni samodzielny i zintegrowany ze swoim zespołem, dobrze zna mechanizmy działania organizacji i wie, jak dobierać sobie współpracowników do wykonania konkretnego projektu. Czy oznacza to koniec wszelkiej nauki i początek swobodnego dryfowania po spokojnych wodach organizacji? Absolutnie nie! Tak naprawdę dopiero w tym momencie zaczyna się cała zawodowa zabawa, ale to już temat na osobny wpis. 

No dobrze. Kiedy zatem możemy mówić o osiągnięciu stanu pełnej produktywności? Oczywiście wiele zależy od wielkości samej organizacji i stopnia skomplikowania danego stanowiska. Przyjmuje się jednak, że dojście do takiego momentu zajmuje pracownikom średnio 8 miesięcy. Zapamiętajcie dobrze tę liczbę - jeszcze do niej wrócimy.

A jak to wygląda w praktyce? Ile trwa onboarding Polsce?

Cele i ideały sobie, a rzeczywistość sobie. Niestety, w praktyce rzadko kiedy zdarza się, żeby onboarding pracownika trwał dłużej niż miesiąc, a i taki wynik bywa rzadkością (!) - również nad Wisłą.

Nasze badanie wskazuje, że firmy w Polsce bardzo szybko zamykają proces wdrożenia nowych członków załogi. W przypadku 56% zapytanych trwał on niecały tydzień – z czego 21% tylko jeden dzień zapoznawało się z nową organizacją, a 35% – od 2 do 6 dni. Zaledwie 16% pracowników miało więcej niż 1 miesiąc na wdrożenie się w nowe obowiązki zawodowe i kulturę nowego pracodawcy. Co ciekawe, 8% pracowników w ogólnie nie doświadczyło onboardingu.

‍

‍

Tymczasem potrzeby pracowników są znacznie większe. Aż 41% z nich czuło się w pełni przygotowanymi do pełnienia swoich obowiązków po upływie kilku miesięcy, a 23% potrzebowało na to od 1 do 4 tygodni. 29% „weszło” w nową organizację w ciągu tygodnia, z czego 12% w ciągu jednego dnia. 

Oznacza to, że podejście organizacji do procesu wdrożenia spektakularnie rozjeżdża się z oczekiwaniami pracowników!

‍

‍Onboarding to proces wieloetapowy: zaczyna się od kwestii formalnych, procesowanych jeszcze przed pierwszym dniem pracy, a następnie przechodzi we wdrożenie teoretyczne i kluczowe wdrożenie praktyczne. Z tego punktu widzenia jest to proces obejmujący całą organizację, angażujący działy IT i HR, menedżerów i współpracowników, i w praktyce trwa od 3 do 9 miesięcy. Zamknięcie tego procesu w zdecydowanie krótszym czasie może okazać się dotkliwe dla pracodawcy i jego podwładnego.

Źle wdrożona osoba może po okresie próbnym zostać uznana za mało wartościowy "nabytek" i w konsekwencji zwolniona lub sama zrezygnować z pracy. To powoduje wielotysięczną stratę nakładów poniesionych na wdrożenie i zwiększa koszty rekrutacji. Koło się zamyka.

‍

Wielkość firmy ma znaczenie

Uczestników naszego badania spytaliśmy również o to, ile trwa onboarding w ich obecnej firmie. Od 2 do 6 dni – to dominujący czas onboardingu w każdej firmie bez względu na wielkość. Wskazało na niego 34% przedstawicieli sektora MŚP, 45% zatrudnionych w dużych firmach (od 250 do 999 pracowników) i 28% osób z największych organizacji z ponad 1000 pracowników na pokładzie.

I w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, pracownicy potrzebują zdecydowanie więcej czasu na wdrożenie, bo ponad miesiąc. Dopiero po takim czasie 39% przedstawicieli MŚP, 49% przedstawicieli dużych firm i 46% przedstawicieli największych organizacji nabierają poczucia, że są w pełni przygotowani do pełnienia swoich obowiązków.

‍

‍

Wyniki naszego badania wskazują także, że im większa firma, tym więcej czasu poświęca na wdrożenie pracownika do swojej organizacji. W sektorze mikro, małych i średnich firm onboarding trwał co najmniej miesiąc tylko w przypadku 12% osób, w dużych zadeklarowało tak 18%, a w największych organizacjach 28% zapytanych. 

Z jednodniowym wdrożeniem możemy spotkać się w każdej firmie, jednak w większych zdecydowanie rzadziej. 24 godziny, a jeśli przyjąć tylko czas pracy - 8 godzin, trwał proces wdrożenia się w nowe miejsce pracy w przypadku co czwartego przedstawiciela MŚP (23%), co siódmego reprezentanta dużego przedsiębiorstwa (14%) oraz co piątego pracującego dla największych organizacji (18%).

Badanie zostało przeprowadzone na panelu Ariadna na ogólnopolskiej próbie liczącej N=1090 osób w wieku powyżej 18 lat. Struktura próby została dobrana według reprezentacji w populacji dla płci, wieku i wielkości miejscowości zamieszkania. Badanie zrealizowano metodą CAWI od 1 do 4 października 2021 roku.

Z czego to wszystko wynika?

Czego można nauczyć się w dzień lub tydzień? Być może imion najbliższych współpracowników, tego, gdzie jest firmowa kuchnia i jak uruchamiać poszczególne systemy w komputerze, raczej niewiele więcej. Dlaczego więc tak wiele organizacji wdraża pracowników w tak krótkim czasie? Z czego wynika usilne dążenie do maksymalnego skracania onboardingu?

Odpowiedzi są dwie: z braku czasu lub z niedostatecznego zrozumienia tego, czym tak naprawdę jest proces onboardingowy.

Powiedzmy sobie szczerze: większość menedżerów nie dysponuje nadmiarem wolnego czasu, dlatego proces wdrożenia nowego pracownika zwykle ceduje na dział HR. Dział HR z kolei patrzy na onboarding z perspektywy compliance, a więc ogólnego wdrożenia do organizacji i dopełnienia formalności. A co z tzw. wdrożeniem stanowiskowym? 

Nic dziwnego, że - jak pokazał raport "Employee Experience w Polsce" (2017) - co czwarty pracownik w nowym miejscu pracy czuje się pozostawiony sam sobie. Taktyka rzucania pracowników na głęboką wodę wciąż ma się świetnie. Czy jest skuteczna? Nie bardzo.

Ile powinien trwać skuteczny onboarding?

Talya N. Bauer, amerykańska profesorka zarządzania i twórczyni onboardingowego modelu 4C w swojej publikacji “Onboarding New Employees: Maximizing Success” stwierdza, że pracownik potrzebuje ok. 90 dni, żeby móc zacząć naprawdę wykazywać się w nowej pracy. Co, jeśli organizacja tego nie rozumie i oczekuje pełnej efektywności dużo wcześniej? Cóż...

31% pracowników rezygnuje z pracy w ciągu pierwszych 6 miesięcy, z czego aż 68% odchodzi w ciągu pierwszego kwartału.
Źródło: Bamboo HR

Przypadek? No właśnie. Jeśli prześpimy pierwsze 90 dni, licząc, że pracownik “jakoś sobie sam poradzi”, wkrótce możemy nie mieć pracownika. Nałóżmy na to jeszcze fakt, że nowo zatrudniony potrzebuje ok. 8 miesięcy, by uzyskać pełną produktywność w nowym miejscu pracy i wnioski nasuną się same. Wzorowy onboarding powinien trwać od 3 do 9 miesięcy, przy czym istnieją organizacje, które rozciągają cały proces nawet na rok. 

Dlaczego warto wdrażać dłużej?

Ustaliliśmy, ile powinien trwać onboarding i dlaczego raczej dłużej niż krócej. Potrzebujesz dodatkowych argumentów za taką tezą? Ależ nie ma sprawy!

Sukcesywna nauka to skuteczna nauka

Podając wiedzę w małych dawkach, ale systematycznie i zgodnie z szerzej zakrojonym planem, mamy większą pewność, że pracownik naprawdę przyswoi sobie wszystkie informacje.

Dotyczy to nie tylko wdrażania w stanowisko, ale również w kulturę organizacji, codzienny rytm pracy oraz relacje i zwyczaje panujące pomiędzy pracownikami. Maja Gojtowska podczas webinaru w ramach Akademii Onboardingu mówiła o tym w kategoriach budowania nawyku. Tylko posłuchaj:

Social learning trwa

Praktyka pokazuje, że zdobywanie wiedzy oficjalnymi kanałami nie umywa się do nauki w mniej formalnych okolicznościach. Nie znaczy to, że szkolenia wdrożeniowe nie są potrzebne. Chodzi raczej o to, by uzupełniać płynącą z nich wiedzę tą pozyskiwaną z codziennego doświadczenia. W końcu w początkach nowej pracy głównie obserwujemy, podpytujemy i naśladujemy innych. Czasami, między jedną anegdotą z wakacji a drugą, możemy dowiedzieć się od kolegi lub koleżanki więcej na temat danego zadania niż z kilkugodzinnego spotkania wdrożeniowego. Problem polega na tym, że social learning trwa, tak jak trwa nawiązywanie i utrwalanie nowych znajomości. Tu kłania się skuteczność długofalowego onboardingu, który znacznie sprzyja społecznemu uczeniu się.

Mniejsze obciążenie to większa satysfakcja

Dawkowanie informacji i stopniowe podwyższanie poprzeczki pozytywnie wpływają na samopoczucie i morale nowego pracownika. Nie czuje się on przytłoczony wiedzą czy sfrustrowany tym, że nie jest jeszcze w stanie sprostać niektórym wyzwaniom.

Potrzeby pracownika zmieniają się w czasie

W pierwszych dniach oszołomiony wszystkim pracownik chce po prostu jakoś dotrwać do końca dnia pracy. Jego potrzeby są podstawowe: znaleźć swoje biurko, nauczyć się logować do systemów, nie zgubić się w drodze do i z toalety, poznać najbliższych współpracowników.

Z każdym dniem i tygodniem apetyt na nowe wyzwania oraz możliwości, by im sprostać, rosną. Ale żeby nie było tak kolorowo: pojawiają się również kolejne wątpliwości i pytania. Idealny plan onboardingowy powinien uwzględniać tę dynamikę i “rozwijać się” wraz z pracownikiem. Zobacz, co mówiła o tym Maja Gojtowska:

Silniejsze związanie pracownika z firmą

Dłuższy onboarding pozwala na wielopoziomowe wdrożenie pracownika do organizacji. Nowo zatrudniony dowiaduje się coraz więcej o samej firmie. Z każdym tygodniem pracy otwiera kolejne drzwiczki, które odsłaniają przed nim zupełnie nowe konteksty. Początkowy labirynt zmienia się w dobrze oswojoną przestrzeń. Z miejscem pracy łączy go również coraz więcej zależności, także tych emocjonalnych. Takiemu pracownikowi trudniej jest podjąć decyzję o zmianie pracy i zaczynaniu całej przygody od nowa.

Jak mądrze wykorzystać pierwsze pół roku?

Według onboardingowego modelu 4C wdrożenie do pracy powinno składać się z 4 obszarów: Culture (wdrożenie w kulturę organizacyjną), Connections (budowanie relacji), Clarification (wdrożenie stanowiskowe) i Compliance (formalne procedury). Każde C jest równie ważne, każde ma swoją specyfikę i optymalny moment wdrożenia. Wiele kwestii z obszarów Culture i Compliance można załatwić całkiem wcześnie, nawet jeszcze przed welcome day. Clarification i Connections to już inna sprawa. Tu potrzeba czasu i mądrego planowania. 

Pierwsze 30 dni to dla nowego pracownika swego rodzaju miesiąc miodowy: oswajanie ze stanowiskiem, realizowanie pierwszych, w miarę prostych, zadań. Po miesiącu nowo zatrudnionego warto już konkretnie osadzać w roli i odważniej przekazywać mu codzienne obowiązki, wciąż jednak etapami. Możemy założyć na przykład 30% performance w drugim miesiącu, 40% w trzecim, 50% w czwartym itd. Kolejne miesiące wdrożenia to coraz więcej wyzwań, ale i gwarancja ciągłego wsparcia ze strony menedżera, buddiego lub… technologii. Między innymi w tym celu stworzyliśmy aplikację Gamfi Onboarding. Pozwala realizować onboardingowe i stanowiskowe zadania w całkowicie kontrolowanym środowisku.

Z jakich rozwiązań warto skorzystać w długofalowym procesie wdrożenia?

• Kamienie milowe - stawiaj przed pracownikiem tylko takie wyzwania, którym aktualnie jest w stanie sprostać. Nie za trudne, ale i nie za łatwe! Mają mobilizować, ale nie przerażać. Po zrealizowaniu większego zadania lub projektu pracownik powinien czuć, że wykonał istotny krok naprzód. 

• Pierwsze praktyczne zadanie - przypisz je pracownikowi jak najwcześniej, najlepiej już w pierwszym tygodniu. To może być cokolwiek, byle drobnego i praktycznego. Zasada 10:20:70 mówi o tym, że najszybciej uczymy się poprzez faktyczne działanie (70%). Wykonanie konkretnego zadania daje satysfakcję, motywuje, nadaje sens i jest świetną okazją do pierwszego, cennego feedbacku.

• Puls-checki - czyli regularne sprawdzanie samopoczucia i opinii pracownika. Im częstsze, tym lepsze. Specjaliści HR rekomendują, by doświadczenie nowicjusza badać nawet co tydzień. Wydaje się niemożliwe? Bardzo ułatwiają to narzędzia do automatyzacji onboardingu. Sprawdzają się bez zarzutu. Wiemy to, bo włączyliśmy je do naszej aplikacji.

• Wsparcie buddiego - jest nieocenione, o czym już wspominaliśmy. Buddy wspiera nowego pracownika emocjonalnie, pomaga mu wejść do zespołu i jest dla niego pierwszym kontaktem w razie wątpliwości czy pytań.

• Microlearning - czyli podawanie pracownikowi wiedzy w małych, lekkostrawnych porcjach. Dokładnie tak dzieje się w naszej aplikacji onboardingowej - nowo zatrudnieni zyskują dostęp do kolejnych kawałeczków wiedzy dopiero wtedy, gdy strawią poprzednie. Mobilizujące i skuteczne, o czym również przekonywaliśmy jakiś czas temu.

• Feedback - podobnie jak puls-checki, powinien odbywać się regularnie i dotyczyć osiągania kolejnych kroków milowych. Talya N. Bauer radzi, by szerszy onboardingowy feedback przekazywać pracownikowi średnio co miesiąc: po 30, 60, 90, 120 dniach itd.

Automatyzuj z łatwością wszystkie etapy firmowego onboardingu.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!

‍

Kiedy rozpoczyna się wdrożenie? O wadze preboardingu

Powiedzieliśmy sporo na temat tego, ile powinien trwać onboarding. Ale w którym momencie właściwie należy włączyć licznik? Odpowiedź jest jedna: na pewno na długo przed day one.

Tzw. preboarding jest wciąż niedocenianym elementem procesu wdrożenia. Trwa od chwili poinformowania kandydata o przyjęciu go do nowej pracy aż do day one. W zależności od sytuacji, okres ten może wynieść kilka dni lub nawet kilka miesięcy. Pół biedy, gdy mamy do czynienia z opcją pierwszą. Jeśli jednak po hucznych gratulacjach pracodawca przez kilkadziesiąt dni milczy, sytuacja staje się coraz bardziej napięta. Nowy pracownik się stresuje, znaki zapytania w jego głowie się mnożą, a motywacja do rozpoczęcia nowej pracy pikuje. A przecież cały ten czas można doskonale wykorzystać.

Preboarding to świetny czas na dopełnienie formalności, zorganizowanie sprzętu, nawiązanie pierwszego kontaktu z nowicjuszem i opowiedzenie mu trochę o firmie, w której wkrótce zacznie swoją zawodową przygodę.

Efekt? Utrzymujemy u nowo zatrudnionego wysoki poziom ekscytacji i motywacji. Ale to nie wszystko! Sprawiamy również, że już pierwszego dnia w pracy jest gotowy zasiąść do swoich obowiązków.

Onboarding to długofalowy proces, który, odpowiednio zaplanowany, przynosi rewelacyjne efekty - zarówno dla organizacji, jak i dla samego pracownika. Sprawdź naszą aplikację do onboardingu pracowników.