Preboarding - jak wykorzystać jego potencjał?

Udało się! Rekrutacja dobiegła końca, kandydat zmienił status na "pracownik". “Mamy na pokładzie kolejnego świetnego człowieka” - myśli zespół HR. Gdy jednak rekrutacyjny kurz opada, a korki od szampana przestają strzelać, pomiędzy nowym pracownikiem a organizacją najczęściej zapada głucha cisza, która trwa aż do day one. W tym czasie mogą wydarzyć się różne rzeczy. Bywa i tak, że nowo zatrudniony rezygnuje z dopiero co zdobytej pracy i nigdy nie pojawia się w biurze. Czy można tego uniknąć? Tak! Między innymi od tego właśnie jest preboarding.

Zacznijmy od małego quizu. 

Kiedy, według Ciebie, rozpoczyna się proces wdrożeniowy nowego pracownika?

1. podczas day one
2. z chwilą podania ręki kandydatowi po pozytywnie zakończonym procesie rekrutacyjnym
3. po oficjalnym podpisaniu umowy z nowym pracownikiem

Jeśli Twój wybór padł na odpowiedź A lub C, mamy dla Ciebie dwie wiadomości: dobrą i złą. Ta druga jest taka, że Twoja organizacja najprawdopodobniej nie wykorzystuje wielkiego potencjału, jaki niesie za sobą preboarding. Jeszcze. I to jest właśnie ta dobra wiadomość. O tym, co możesz z tą wiedzą zrobić, za chwilę. Tymczasem wiedz również, że nie jesteś sam/-a. Brak działań preboardingowych to wciąż rzeczywistość większości organizacji. Według danych Talentech aż 64% nowo zatrudnionych nie doświadcza preboardingu w nowej pracy.

A czym właściwie jest preboarding?

Preboarding to najwcześniejsza faza okresu wdrożenia.

To ten dziwny czas pomiędzy już-nie-jestem-kandydatem i jeszcze-nie-jestem-pracownikiem, okres pomiędzy zakończeniem rekrutacji a pierwszym dniem w nowej pracy. Może trwać od kilku dni do nawet kilku miesięcy i stanowi wprost idealną okazję do budowania relacji, lojalności i pozytywnych doświadczeń na linii pracodawca - nowy pracownik.

Na tym etapie można z powodzeniem wprowadzać przyszłego pracownika w ogólnofirmowe procesy, zasady i wartości oraz wstępnie zaznajamiać go ze specyfiką stanowiska i możliwych ścieżek rozwoju. Preboarding to również świetny czas na załatwienie wielu żmudnych spraw spod znaku Compliance.

Głucha cisza i stracony potencjał 

Niestety, pracodawcy rzadko kiedy korzystają z dobrodziejstw preboardingu. I tak po szumnym procesie rekrutacyjnym często następuje okres całkowitej ciszy. Pół biedy, gdy trwa zaledwie kilka dni. Jeśli jednak pracownik ma przed sobą dłuższy okres wypowiedzenia w dotychczasowej pracy, a po hucznych gratulacjach nowy pracodawca przez kilkadziesiąt dni się nie odzywa, sytuacja staje się coraz bardziej napięta. Telefon milczy, skrzynka mailowa świeci pustkami, a przyszły nowo zatrudniony coraz bardziej się zamartwia. Czy na pewno mnie zatrudnili? Co mnie tam czeka? Jak mam się przygotować do pierwszego dnia?

Na jakie problemy okresu przejściowego odpowiada preboarding?

Stres i niepewność

Pod względem emocjonalnym z pierwszym dniem w nowej pracy jest trochę jak z pierwszym dniem w szkole - z jednej strony ekscytacja i chęć poznania nowych osób, a z drugiej niepewność, czy uda mi się odnaleźć w tej grupie. Im bliżej day one, tym większy stres towarzyszy nowemu pracownikowi. Według badania LinkedIn aż 80% specjalistów odczuwa zdenerwowanie przed rozpoczęciem nowej pracy. Kontakt ze strony przyszłego menedżera, buddiego lub po prostu zespołu HR może mieć wielką siłę neutralizowania tych negatywnych emocji.

Wątpliwości co do podjętej decyzji

28% profesjonalistów rezygnuje z oferty pracy już po jej zaakceptowaniu. Powody są różne. Często bywa, że po początkowej euforii związanej z pozytywną decyzją dot. zatrudnienia kandydatów ogarniają wątpliwości. Czy to na pewno praca, której szukałem/-am? Czy faktycznie odpowiadają mi wynegocjowane warunki? Czy w ogóle sobie tam poradzę? Pozostawienie nowego pracownika samego z tymi myślami może skończyć się jego wycofaniem się z podjętej decyzji.

Kuszenie ze strony byłego lub innego pracodawcy

Powiedzmy, że Twój nowy pracownik ma się pojawić w firmie dopiero po zakończeniu 2-miesięcznego okresu wypowiedzenia u swojego dotychczasowego pracodawcy. Jeśli w tym długim okresie nie zbudujesz z nim jakiejkolwiek relacji, ryzykujesz, że... ktoś inny Cię ubiegnie. 

Poczucie przytłoczenia podczas pierwszych dni pracy

Czyli częsty scenariusz, w którym okres przed day one to wielka cisza przed (ogromną) burzą. Niewykorzystany w ten sposób czas preboardingu skutkuje natłokiem działań podczas pierwszego dnia pracy nowo zatrudnionej osoby. Dane są niezebrane, umowa niegotowa, dostępy i sprzęt nieprzyznane, firmowa skrzynka mailowa nieskonfigurowana. Panuje chaos. Menedżer i pracownicy HR dwoją się i troją, by zorganizować nowemu pracownikowi miejsce pracy, a w tzw. międzyczasie zarzucają go masą handbooków i materiałów, z którymi NA CITO musi się zapoznać. Stres i przeładowanie bodźcami gwarantowane.

Rezultat? 65% badanych pracodawców doświadczyło sytuacji, w której nowo zatrudniona osoba nie pojawiła się pierwszego dnia w pracy. A gdy już pracownicy zjawiają się w biurze podczas day one, 22% spośród nich odchodzi w ciągu pierwszych 45 dni pracy. Specjaliści LinkedIn Talent Solutions policzyli, że taka sytuacja kosztuje pracodawcę 3-krotność pensji utraconego pracownika.

Dlatego właśnie rola preboardingu w całym procesie wdrożenia jest nie do przecenienia!  Dobrze zagospodarowany minimalizuje ryzyko utraty pracownika jeszcze przed day one.

Na początku, ale nie na marginesie. Miejsce preboardingu w procesie wdrożenia

Aby dobrze zrozumieć miejsce i rolę preboardingu w całym procesie wdrożenia pracownika, należy najpierw uświadomić sobie, jak przekrojowym i wieloaspektowym zjawiskiem jest sam onboarding.

Warto zwrócić uwagę na jego cross-procesowość. Co to znaczy? Onboarding to proces obejmujący wiele funkcji organizacji i angażujący wiele różnych ról. Ogólnofirmowe wdrożenie prowadzone przez HR to zaledwie jego wycinek. Celem całego przedsięwzięcia jest doprowadzenie pracownika do pełnej produktywności, czyli do sytuacji, w której bez zewnętrznego wsparcia będzie on w stanie realizować na 80-100% zadania przypisane do jego stanowiska. 

Najogólniej rzecz biorąc, cały onboarding możemy podzielić na takie fazy, jak:

1. Przygotowanie administracyjne i preboarding
2. Wdrożenie teoretyczne (wdrożenie do kultury, e-learning, szkolenia podstawowe i wdrożeniowe) 
3. Wdrożenie praktyczne (wyznaczanie celów, zadania stanowiskowe)

W takim ujęciu preboarding staje się nie tylko niezwykle istotnym ogniwem całego procesu wdrożeniowego, ale także fazą, w której przecinają się ścieżki najróżniejszych onboardingowych person i obszarów organizacji. Od HR i kadr przez dział IT aż po sam zespół zarządzany przez konkretnego menedżera. Od procesów Compliance przez wdrażanie w kulturę organizacji aż po budowanie pierwszych relacji z innymi pracownikami.

Jakie procesy wchodzą w zakres preboardingu?

• skompletowanie danych
• podpisanie umowy
• wysłanie pracownika na badania wstępne
• przydzielenie dostępów
• zamówienie / dostarczenie sprzętu
• zamówienie / dostarczenie odzieży roboczej
• zapoznanie z menedżerem i / lub buddiem
• opracowanie planu wdrożenia
• wdrożenie w kulturę organizacji

Kto jest w nie zaangażowany?

• kadry
• IT
• menedżer
• HR
• buddy

Jakie cele powinien spełniać preboarding?

Wstępne wdrożenie do kultury organizacji

Podczas rekrutacji pracownik otrzymuje wiele informacji na temat organizacji. Preboarding do idealny czas na dalsze wprowadzanie w firmowe procesy, zasady i wartości. Regularna komunikacja i gotowość do odpowiadania na każde pytanie pozwala lepiej poznać pracodawcę, zrozumieć jego sposób działania i model biznesowy. Na skrzynce mailowej kandydata powinny znaleźć się materiały przybliżające historię, misję i najważniejsze plany organizacji, a także katalog produktów czy usług znajdujących się w aktualnej ofercie. Z kolei baza klientów i partnerów biznesowych pozwoli szybciej zorientować się w najważniejszych relacjach dotyczących firmy. Przekazując tę wiedzę, wzmacniasz lojalność i stopniowo wprowadzasz pracownika w nowe obowiązki.

Pogłębienie wiedzy na temat stanowiska i roli pracownika w firmie

Precyzyjne sformułowanie zadań i roli pracownika w strukturach organizacji to kluczowy element preboardingu. Sporo tych kwestii jest poruszanych w procesie rekrutacji, informacje przekazywane w kolejnym etapie powinny rozszerzać wiedzę w sposób spójny z wcześniejszymi deklaracjami. W ten sposób firma wzmacnia swoją wiarygodność. Dobrym pomysłem jest rozmowa z bezpośrednim przełożonym. Jej celem powinno być pogłębienie wiedzy pracownika na temat  jego stanowiska. Dogłębne zrozumienie nowych obowiązków pozwoli pracownikowi szybciej wykorzystać pełnię swojego potencjału.

Przygotowanie stanowiska i narzędzi pracy

Ta część wydaje się oczywista, ale gdy bywa pomijana, potęguje u pracownika poczucie dezorientacji i zniechęca do związania się z firmą na dłużej. Nowy członek zespołu powinien wiedzieć odpowiednio wcześnie, na którą godzinę przyjść pierwszego dnia do pracy, gdzie zaparkować auto lub zostawić rower, do kogo się zgłosić i w którym miejscu dokładnie mieści się jego stanowisko pracy. Zapewnienie sprzętu (komputer, telefon), karty wejściowej oraz dostępu do maili i innych narzędzi potrzebnych w pracy – na to wszystko jest czas w trakcie preboardingu. Jeśli pracownik zacznie nowy etap od błądzenia między działem IT, HR czy recepcją, trudniej będzie mu się skupić na wdrażaniu się w obowiązki.

Przygotowanie niezbędnej dokumentacji

To część w dużym stopniu kształtowana przez aktualne przepisy prawa pracy. Wymaga skierowania pracownika na badania lekarskie, zorganizowania dla niego szkolenia BHP czy zgłoszenia go do ZUS. Chodzi nie tylko o dopełnienie oficjalnych procedur, ale również o zapoznanie pracownika z wewnętrznymi dokumentami firmy: regulaminami, materiałami instruktażowymi, dress codem (jeśli jest praktykowany), opisami procedur czy listą aplikacji online używanych w pracy.

Budowanie zaangażowania i ekscytacji

Bardzo ważny element. Pozwala na dość wczesnym etapie poczuć więź z zespołem i przynależność do organizacji. Mamy tu duże pole do popisu, właściwie ogranicza nas wyłącznie nasza kreatywność. W części firm zwyczajem jest wysyłanie nowemu pracownikowi kwiatów, kosza słodyczy lub zestawów powitalnych. Niektóre organizacje zachęcają pracowników do kontaktu z nowo zatrudnionym, np. przez LinkedIn, a nawet do nagrania filmów przedstawiających zespołowi przyszłego współpracownika. Każdy sposób pozwalający podtrzymać komunikację, a w konsekwencji entuzjazm do nowej pracy, zadziała na korzyść organizacji - i samego pracownika, oczywiście.

Wyrównanie doświadczeń z okresu rekrutacji i samej pracy

Niska retencja pracowników często wynika z dysonansu, jakiego doświadczają oni w trakcie pierwszych dni i tygodni w nowej pracy. Podczas okresu rekrutacji uwodzeni są starannie przemyślaną strategią employer brandingową, a potem najpierw zostają skonfrontowani z głuchą ciszą, a potem wrzuceni w sytuację, która odbiega od tej wcześniej prezentowanej. Można by to skwitować słynną formułą “produkt nie zgadza się z opisem”. Nic dziwnego, że według Raportu Hudson "Employee Experience w Polsce" (2017) 55% nowo zatrudnionych Polek i Polaków odczuwa mniejsze zadowolenie z rzeczywistej pracy w porównaniu do oczekiwań, jakie zrodziły się w nich w procesie rekrutacji. Preboarding stwarza możliwość stopniowego wprowadzania kandydata w realia pracy. To swego rodzaju pomost pomiędzy doświadczeniami rekrutacyjnymi a tymi związanymi z realną pracą w organizacji.

Jak zaprojektować dobry preboarding?

W ramach współpracy z klientami wypracowaliśmy sporo dobrych praktyk, które doskonale sprawdzają się w okresie preboardingu. Zresztą! Oparliśmy na nich wiele funkcji aplikacji Gamfi Onboarding, dlatego doskonale wiemy, że działają. Przejdźmy więc do konkretów!

Co już teraz możesz zrobić, aby zacząć korzystać z dobrodziejstw preboardingu?

• Wyślij nowemu pracownikowi wiadomość powitalną od przypisanego mu menedżera i/lub buddiego. Nawiążcie pierwszy, cenny kontakt!
• Udostępnij nowo zatrudnionej osobie dedykowaną część narzędzia wdrożeniowego funkcjonującego w Twojej organizacji.
• Sukcesywnie podsyłaj pracownikowi małe porcje informacji na temat jego stanowiska i samej firmy. To mechanizm znany jako microlearning - o jego skuteczności możesz poczytać tutaj.
• Poproś pracownika o uzupełnienie kwestionariuszy, podpisanie zgód i wniosków – użyj do tego podpisu elektronicznego. O tym, jak można uprościć i zautomatyzować proces zbierania danych, opowiadamy tutaj.
• Wyślij pracownika na badania wstępne.
• Daj pracownikowi możliwość wyboru sprzętu do pracy - zobacz, jak możesz zorganizować taki proces.
• Przygotuj plan wdrożenia - zaangażuj w to menedżera i buddiego.
• Wyposaż menedżera w gotową listę onboardingowych zadań - zobacz, jak to zrobić drogą cyfrową.

Preboarding z pozoru może brzmieć jak tajemnicze zaklęcie, za którym kryje się wielce skomplikowana procedura. Tajemnicę, mamy nadzieję, udało nam się właśnie rozwikłać. A co do skomplikowania - nie ma o nim mowy, jeśli tylko korzysta się ze wsparcia odpowiednich narzędzi i sprawdzonych modeli działania. Z przyjemnością wyposażymy Twoją organizację w jedno i drugie!