List powitalny dla nowego pracownika: dobre praktyki

Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz, a pracodawca ma do tego kilka narzędzi. Jednym z nich jest list powitalny dla nowego pracownika wysyłany jeszcze przed rozpoczęciem pracy w danej firmie. Dobry onboarding nie może się obejść bez tego elementu. Z tego tekstu dowiesz się, jak taką wiadomość przygotować oraz jakie korzyści może przynieść dla organizacji i dla nowych pracowników.

Dlaczego warto wysłać list powitalny do nowego pracownika?

Zakończył się proces rekrutacji, a Twój wymarzony kandydat zmienia się właśnie w przyszłego pracownika. To idealny moment, by powitać nowicjusza w nowej roli i zacząć budować w nim poczucie przynależności. Zadbaj o to, by dobre wrażenie z procesu rekrutacji nie zniknęło przed startem pracy. Wyślij do pracownika mail powitalny jeszcze zanim nastanie pierwszy dzień nowej pracy i osobiście uściśniecie sobie dłonie w biurze. Nowy pracownik poczuje się zaopiekowany i serdecznie przyjęty w szeregach organizacji, a to na pewno zniweluje jego stres i pozwoli mu lepiej przygotować się do nowej roli. No dobrze, ale jak właściwie napisać list powitalny?

List powitalny dla nowego pracownika - jeden czy kilka?

Nam bliższa jest koncepcja serii wiadomości, które krok po kroku przeprowadzają pracownika przez początkowe etapy wdrożenia. Jeden list powitalny, choćby najbardziej kreatywny, nie będzie tak angażujący jak kilka maili/ wiadomości dostosowanych do określonych kontekstów/ sytuacji – proces wdrożenia pracownika jest nimi naszpikowany.

Biorąc pod uwagę szerszą perspektywę, pomyśl o stworzeniu spójnej komunikacji osadzonej w kilku ważnych momentach w trakcie onboardingu. Każdy z nich jest doskonałą okazją do kontaktu z nowym pracownikiem.

Kiedy konkretnie zaplanować wysyłkę wiadomości? Mamy kilka propozycji:

List powitalny po rekrutacji i ustaleniu warunków współpracy

Taka komunikacja wychodzi zazwyczaj z działu HR. Pogratuluj nowemu pracownikowi sukcesu w procesie rekrutacji, przywitaj go w szeregach firmy i wyślij podstawowe informacje o organizacji. Zaznacz też, że właśnie rozpoczynacie wspólne wdrożenie do nowej roli. Jeśli korzystacie z narzędzia onboardingowego, to odpowiedni moment, by nadać pracownikowi do niego dostęp.

Mail powitalny wysyłany nowemu pracownikowi w trakcie preboardingu

Preboarding to dobry czas na wirtualny uścisk dłoni pracownika z przyszłym przełożonym. W osobnym mailu manager może przedstawić cały zespół i buddiego oraz krótko opisać, czym zajmują się konkretni członkowie załogi.

Wysyłka welcome packa

Daj pracownikowi znać, że czeka na niego welcome box i potwierdź, pod jaki adres wysłać paczkę. A może oddasz wybór zestawu prezentowego w jego ręce (psst… tak właśnie działa to w naszej aplikacji)? To świetny sposób na budowanie zaangażowania pracownika!

Jest coś jeszcze. Choć w dzisiejszych czasach wiadomość powitalną przesyłamy przede wszystkim w formie elektronicznej, welcome pack stwarza okazję do tego, by zrobić to także w nieco bardziej tradycyjny, osobisty sposób – w formie liściku dołączonego do paczki.

Pierwszy dzień w pracy

To dodatkowy powód do wspólnego świętowania i przesłania miłego maila. To także okazja, by nawiązać do tego, jak do tej pory przebiegł proces wdrożenia. Możesz podsumować najważniejsze na ten moment informacje dla pracownika oraz załączyć kalendarz szkoleń i plan na najbliższe dni. Dzięki temu nowy pracownik będzie cały czas na bieżąco z kolejnymi krokami wdrożenia, a pierwszy dzień pozytywnie nastroi go na resztę onboardingu.

Wiadomość powitalna od pracownika do zespołu

Tak, to też część komunikacji powitalnej. Warto zachęcać nowych pracowników do napisania lub nagrania takiej wiadomości jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Podziel się garścią wskazówek, np. jaką formę warto wybrać (tekst, a może krótki filmik?), co w takim liście zawrzeć i w jaki sposób go wysłać (np. mail, firmowy komunikator, zamknięta grupa na LinkedIn). Dla niektórych to będzie świetna okazja do przełamania pierwszych lodów i dobry początek budowania relacji w zespole. Nowa osoba nie będzie już tak bardzo anonimowa, co przełoży się na lepszą komunikację pierwszego dnia pracy.

Pamiętaj jednak, że nie każdy będzie czuł się komfortowo z takim zadaniem. Daj pracownikowi możliwość przywitania się z zespołem, ale nie naciskaj. Ostateczną decyzję co do wysyłki listu powitalnego pozostaw nowicjuszowi.

Co napisać w mailu powitalnym dla nowego pracownika?

Przygotowaliśmy małą ściągawkę:

• Krótkie powitanie – mniej lub bardziej formalne, dostosowane do kultury organizacji i roli nowego pracownika. “Witaj, Janku”, “Dzień dobry, Anno” brzmi lepiej niż “Szanowny Panie” czy bezosobowe “Dzień dobry, witamy na pokładzie”.

• Agenda onboardingowa - czyli rozkład jazdy na najbliższe tygodnie. Załącz plan wdrożenia i daj pracownikowi znać, że z chęcią omówisz z nim wszystkie przewidziane aktywności.

• Najważniejsze informacje o firmie - wyślij materiały opisujące wartości organizacyjne oraz misję i wizję organizacji. Odeślij też do firmowych mediów społecznościowych. Możesz wspomnieć również co nieco o nowym stanowisku adresata, ale bardziej na zasadzie miłego nawiązania. Postaraj się nie rozpisywać za bardzo na ten temat w treści maila powitalnego. Jego objętość nie może być zbyt duża!

• Instrukcja dot. formalności - przekaż pracownikowi checklistę dotyczącą formalności, których musi dopełnić. Wskaż konkretnie, kiedy i jak ma to zrobić (np. wypełnić formularz on-line, zgłosić się na badania medycyny pracy w placówce medycznej, z którą współpracuje organizacja) oraz do kogo zwrócić się o pomoc (kadry, dział IT). Możesz wykorzystać ten kanał również do tego, by poruszyć takie kwestie formalne, jak benefity czy wnioski urlopowe.

• Dostęp do intranetu/ narzędzia onboardingowego - udostępnij pracownikowi kanał/ narzędzie do dalszej komunikacji w ramach wdrożenia. Załącz link do firmowego intranetu razem z informacją o logowaniu. Podobnie z aplikacją onboardingową – przekaż niezbędne dostępy razem z krótką instrukcją użytkowania.

List powitalny dla nowego pracownika - dobre praktyki

Jest kilka zasad, które Ci ułatwią stworzenie komunikacji powitalnej z efektem WOW.

Personalizacja

List powitalny dopasowany do profilu pracownika sprawi, że nowa ten poczuje się wyjątkowo. Bezosobowe treści, masowo rozsyłane do wszystkich nowo zatrudnionych osób, nie zrobią dobrego wrażenia, a nawet mogą pozostawić niesmak.

Umiar

Nie zarzucaj nowicjusza informacjami o nowym miejscu pracy i nadchodzących obowiązkach. Treść wiadomości powitalnej powinna być angażująca, a nie przytłaczająca.

Ciekawa forma

Wideo, infografiki, ciekawa oprawa graficzna, interaktywne treści – wszystko, co uatrakcyjni przekaz, jest na wagę złota.

Koniecznie zadbaj też o czytelność przesyłanych informacji. Nie ma nic gorszego niż przebijanie się przez ścianę tekstu, by wyłuskać ważne dane, np. miejsce i godzinę zbiórki pierwszego dnia pracy.

Entuzjastyczny, angażujący język

Tworząc treść maila powitalnego, pamiętaj o życzliwym i wspierającym tonie wypowiedzi. Suche i zbyt formalne treści nie zachęcają do budowania relacji i zaangażowania w kolejne kroki onboardingu. Twój cel? Na twarzy czytelnika wywołać uśmiech, a w jego głowie ekscytację!

Spójność listu powitalnego z kulturą organizacji i brandingiem firmy

Pracownicy są czuli na każdą niespójność w komunikacji z pracodawcą. Tym bardziej na początku współpracy. Mail powitalny to zwykle pierwszy element mostu, który łączy proces rekrutacji z onboardingiem. Zadbaj, by był spójny z komunikacją rekrutacyjną oraz z całą komunikacją Waszej organizacji. Chodzi tu zarówno o język, jak i identyfikację wizualną czy elementy strategii employer brandingowej.

Responsywność

Daj pracownikowi możliwość kontaktu z osobą, która będzie w stanie odpowiadać na ewentualne pytania.
Idealnie, jeśli wskażesz kontakt do:

• managera,
• buddiego,
• opiekuna HR.

Przy okazji jasno wytłumacz adresatowi, z jakimi kwestiami może się zwrócić do każdej z tych osób.

No dobrze. A jak wysłać taki list powitalny?

Najlepiej w zautomatyzowany sposób, by nie robić wszystkiego ręcznie. Szczególnie jeśli zatrudniasz jednocześnie kilkunastu lub więcej pracowników. Pomocne będą wtedy narzędzia do wysyłania zbiorczych maili.

Wysyłkę wiadomości powitalnej (a nawet całej serii) możesz również zautomatyzować za pomocą aplikacji onboardingowej. W Gamfi Onboarding wiadomości takie są wysyłane automatycznie, według zdefiniowanych przez Ciebie wcześniej kryteriów i parametrów (np. daty i godziny).

Teraz wiesz już wszystko, co potrzebujesz wiedzieć, by napisać list powitalny, który podbije serca nowych pracowników. Szukasz rozwiązania, które pomoże Ci wprowadzić Twoje pomysły w życie? Nasza aplikacja może być dla Ciebie bardzo pomocnym narzędziem.

Zautomatyzuj wysyłkę wiadomości powitalnej.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!