Microlearning: jak skutecznie uczyć pracowników

W branży HR krążył kiedyś taki dowcip. Spotyka się CFO i CEO. CFO pyta: A co jeśli zainwestujemy w tego pracownika, a on odejdzie z firmy? Na co CEO odpowiada: A co jeśli w niego nie zainwestujemy, a on zostanie w firmie? 

Dziś, w szybko zmieniającej się rzeczywistości, pytanie brzmi nie “czy”, ale jak rozwijać umiejętności pracowników, by ten proces był efektywny. Coraz większa liczba zadań oraz potrzeba ciągłego poszerzania kompetencji (zwłaszcza cyfrowych), stawiają przed firmami wyzwanie sprawnego i skutecznego sposobu na przekazywanie wiedzy oraz wdrażanie nowych rozwiązań. Odpowiedzą na nie może być microlearning, metoda szkolenia pracowników zdobywająca coraz większą popularność, także wśród największych światowych przedsiębiorstw.

Dlaczego największe przedsiębiorstwa i nie tylko starają się inwestować w microlearning? Co to jest za metoda szkoleniowa? Na czym polega efekt odstępu, który wspiera proces uczenia się pracowników? Czy microlearning można przeprowadzać na dowolnym urządzeniu mobilnym? Oto małe kompendium wiedzy na temat intrygującej formy kształcenia się, jaką jest microlearning.

Microlearning – co to jest oraz jak wpływa na zdobywanie nowej wiedzy?

Najważniejszym założeniem microlearning jest dzielenie wiedzy na małe części (nawet od kilkunastu sekund do 20-30 minut), rozłożone w czasie. W praktyce oznacza to tworzenie "informacyjnych pigułek", skupionych na jednym konkretnym rozwiązaniu lub odpowiedzi na konkretne pytanie. Cały proces jest ukierunkowany tak, by dostarczyć precyzyjną porcję informacji, potrzebnych do osiągnięcia określonego celu. Drogą do niego mogą być wideo tutoriale, mini poradniki, podcasty, infografiki i inne formy dostosowane do wybranego kanału dystrybucji.

Innymi słowy microlearning może przybierać różne formy, ale zawsze zakłada dzielenie wiedzy na mniejsze części i szybkie zapamiętywanie jednej rzeczy. Czy za wykorzystaniem tego procesu nauczania stoją jakieś konkretne założenia dotyczące funkcjonowania ludzkiego umysłu?

Efekt odstępu w microlearningu, czyli dzielenie wiedzy na mniejsze porcje

Wiele szkoleń jest dziś dostępnych dzięki rozwojowi technologii, ale sama metoda microlearningu opiera się na dość już wiekowym odkryciu. Chodzi o efekt odstępu lub interwału (ang. spacing effect). Pamięć długotrwała jest lepiej aktywowana jeśli nauka jest podzielona na krótkie sesje rozłożone w czasie zamiast jednej, masowej dawki wiedzy. Jako pierwszy o tym zjawisku wspomniał w 1885 roku niemiecki psycholog, Hermann Ebbinghaus, autor krzywej zapominania.

Na przestrzeni lat liczne badania potwierdziły, że efekt odstępu wspomaga zdobywanie nowych, często bardzo specjalistycznych umiejętności jak np. nauka gry na pianinie czy nawet nauki umiejętności psychomotorycznych niezbędnych w chirurgii endoskopowej.

Na jakie najważniejsze zalety microlearningu wskazują eksperci? Connie Malamed, specjalista od e-learningu i autorka bloga “The E-learning Coach” wskazuje, że ta metoda jest najlepszą strategią szybkiego uzupełniania luk w wiedzy i umiejętnościach.

Wśród atutów microlearningu wymienia m.in. dostosowanie formuły kursu do życia w szybkim tempie, niższe koszty produkcji w porównaniu do klasycznych kursów, możliwość korzystania z nowych technologii (nauka może się odbywać choćby za pomocą smartfona), szybkie efekty nauki czy wspomniana już różnorodność dostępnych formatów. 

Jak wykorzystać microlearning w miejscu pracy?

Skuteczność microlearningu nie jest znana studentom. W końcu nie zawsze posiadają oni wystarczającą motywację, by zaspokajać swoje potrzeby edukacyjne regularnie. Kiedy zbliża się sesja egzaminacyjna, nastaje czas długich nocy spędzonych nad podręcznikami. To zupełna odwrotność microlearningu. Co innego w miejscu pracy.

Na całym świecie system pracy wygląda podobnie. Pracownicy na co dzień wykonują swoje obowiązki i nie mogą oderwać się od nich na dłuższy czas, aby nie stracić koncentracji. Właśnie w tym środowisku idealnie sprawdza się microlearning. Kurs nie musi odbywać się ad hoc, ponieważ pracodawca lub menadżer jest w stanie przewidzieć, jakie umiejętności przydadzą się jego podwładnym w dłuższej perspektywie. Wymianę wiedzy można więc rozłożyć na dłuższy okres, na przykład miesiąc, a zamiast tradycyjnych lekcji zastosować uczenie poprzez microlearning.

Stworzenie kursu możliwe nie tylko w mediach społecznościowych

Ostatnia z wymienionych cech daje firmom ogromne pole manewru, bo konstrukcja kursu w ramach microlearningu zależy wyłącznie od potrzeb i kreatywności twórców. Prezentacje, gry, dyskusje online, materiały wideo, infografiki, podcasty, webinary, interaktywne animacje czy quizy - każda z tych form udostępniania materiałów szkoleniowych może się okazać idealnym narzędziem do szybkiego i efektywnego rozwoju pracowników.

Microlearning nie tylko dla millenialsów

Atrakcyjna i dostosowana do odbiorcy forma zwiększa zaangażowanie użytkowników szkolenia, a to właśnie skupienie ich uwagi często jest największym wyzwaniem w doświadczeniu edukacyjnym. Dotyczy to szczególnie pokolenia millenialsów, dla którego świat cyfrowy jest naturalnym środowiskiem, ze wszystkimi tego konsekwencjami. Dzisiejsi 30- i 40-latkowie są przyzwyczajeni do krótkich treści, a rozwiązania typu instant są dla nich codziennością. To właśnie pokolenie millenialsów według badań badań Governance Studies at Brookings do 2025 roku będzie wiodącą grupą aktywnych zawodowo, stanowiąc aż 75 proc. rynku pracy. 

Jak microlearning pomógł pracownikom sieci Walmart?

Rosnąca rola millenialsów na rynku pracy wzmocniła trend microlearningu, ale ta metoda, odpowiednio zaprojektowana, pozwala osiągać dobre efekty w różnych grupach wiekowych. Za przykład może posłużyć sieć Walmart, która już w 2010 roku wdrożyła nowe zasady bezpieczeństwa. Jako organizacja zatrudniająca przedstawicieli różnych pokoleń, popularna sieć potrzebowała rozwiązania, które zaangażuje wszystkich pracowników. Zdecydowano się na uruchomienie platformy microlearningowej, której zadaniem było zidentyfikowanie obszarów wymagających uzupełnienia wiedzy u pracowników. Treści przedstawione zostały w formie kilkuminutowego quizu, który pracownicy rozwiązywali podczas każdej zmiany. Efekt? W quizach dobrowolnie brało udział ponad 90 proc. pracowników, poziom wiedzy na temat bezpieczeństwa wzrósł o 15 proc. I co najważniejsze - liczba wypadków w ośmiu centrach Walmart spadła o 54 proc.

W tym przypadku zadziałała uniwersalna zasada związana z edukacyjnym doświadczeniem u osób dorosłych. Jako pracownicy są oni nastawieni na osiąganie celów, więc najlepiej absorbują wiedzę, którą mogą zastosować w praktyce i dzięki niej poprawiać swoje wyniki. Ważne też, by mogli odwołać się do swojej wiedzy i zdobywać nowe umiejętności na bazie dotychczasowych doświadczeń.

W tym miejscu ujawnia się jeszcze jedna zaleta szkoleń w formie  microlearningu. Okazało się, że nawet doświadczeni pracownicy otrzymując szansę przyswojenia istotnej dla nich wiedzy w krótkim czasie zdobyli nowe kompetencje w swojej dziedzinie. Krótki film lub quiz potrafi przynieść naprawdę zdumiewające efekty, chociaż w gruncie rzeczy nie odrywa pracowników od ich codziennych obowiązków. Otwarte pozostaje pytanie, czy pracownicy poświęcili na to mniej czasu niż w przypadku tradycyjnego uczenia się, ale z pewnością opłaciło się to w firmie, która nie musiała organizować dodatkowych szkoleń i tym samym rezygnować z roboczogodzin.

Potencjał microlearningu dobrze rozpoznały duże platformy online, dla których taka forma przekazywania wiedzy wydaje się naturalna. W 2016 roku LinkedIn uruchomił usługę LinkedIn Learning z kursami dotyczącymi m.in. marketingu, biznesu, projektowania i wielu innych dziedzin. Wśród ponad 9 tys. kursów, prowadzonych przez branżowych ekspertów znajdziemy też materiały oparte o metodę microlearningu. Podobnie jak na platformie Udemy, czołowej platformie szkoleniowej, udostępniającej ponad 130 000 kursów. 

Microlearning w środowisku pracy

Do microlearningu przekonują się też przedsiębiorcy. Wielu pracodawców szuka rozwiązań szkoleniowych, które będą angażujące dla pracowników i umożliwią im efektywne zdobywanie wiedzy oraz nowych umiejętności w przystępny sposób. Microlearning jest odpowiedzią na te potrzeby, co potwierdza badanie przeprowadzone przez Journal of Applied Psychology.

Wykazano w nim, że microlearning był o 17% skuteczniejszy w przekazywaniu wiedzy niż typowe szkolenie stacjonarne. Badacze odkryli, że informacje dostarczane w krótkich, ukierunkowanych fragmentach były łatwiejsze do zrozumienia i przypomnienia niż ta sama wiedza przekazana w dłuższym, bardziej rozbudowanym formacie.

Microlearning – kurs wspierający proces nauki bez granic

Taka forma mikroedukacji jest również łatwa do przełożenia na skalę makro ze względu na swoją elastyczność i możliwość dostosowania do potrzeb organizacji. Szkolenia microlearningowe są doskonałym rozwiązaniem przy modelu pracy zdalnej lub hybrydowej oraz w dobie nieustannych zmian. Pracownicy mają łatwy dostęp do wiedzy, bez względu na lokalizację, a dodatkowo mogą przyswajać nowe informacje korzystając z różnych urządzeń (telefon, tablet, komputer). Sami decydują kiedy przejdą przez kolejne etapy szkolenia, co ułatwia organizację pracy i pozostawia pracownikom swobodę w planowaniu dnia.

Jak microlearning sprawdza się w procesie onboardingu?

Ze względu na różnorodność formatów, które mają zastosowanie w projektowaniu procesów mikrolearningowych jest to również dosyć uniwersalne rozwiązanie jeśli chodzi o cel przyswajania wiedzy. Taka metoda nauki świetnie sprawdzi się w przypadku onboardingu, szkolenia produktowego czy doskonalenia umiejętności sprzedażowych. Co więcej każdy z tych procesów można zaktualizować w łatwy sposób - wystarczy odświeżyć treści w konkretnym module/odcinku i przekazać je pracownikom, by zapoznali się z nowym materiałem. 

Można do tego wykorzystać materiały już istniejące. Te same treści, do tej pory funkcjonujące np. w formie 2-godzinnego szkolenia, podzielone na mniejsze partie mogą się okazać świetną podstawą do cyklu microlearningowego. 

Sprawdź, jak microlearning wspiera proces onboardingu nowych pracowników w praktyce!

Przejdźmy zatem do kolejnej korzyści, jaką niewątpliwie daje microlearning. Co to jest za zaleta? Materiał edukacyjny stworzony z myślą o tradycyjnym szkoleniu w celu pogłębiania doświadczenia pracowników stanowi doskonałą bazę do podawania wiedzy w nowej formie. Wystarczy wiedzieć, czym jest microlearning oraz jak działa, aby szybko przygotować organizację do nowych realiów.

Nowy podział wiedzy nie wymaga pisania lekcji od początku, a raczej ich programowania, biorąc pod uwagę cyfrową formę kursów. Jeśli chodzi o pogłębianie doświadczenia lub odświeżanie wiedzy, taka zależność powinna sprawdzić się w praktycznie każdej sytuacji. W przypadku nowego materiału sprawa może być nieco bardziej złożona. Być może studenci medycyny lub prawa nie przerobią w ten sposób pokaźnego materiału, zdając się wyłącznie na microlearning, kurs w tej formie powinien jednak wystarczyć na większości stanowisk w pracy.

Z wiedzy podzielonej na części korzystają już m.in. InPost, T-Mobile i Wojas. Zobacz, jak przenieść te doświadczenia do Twojej organizacji!

Czy microlearning jest dla każdego?

Dobrze zaprojektowane szkolenie microlearningowe zwiększa efektywność procesu nauczania i angażuje każdego, bez względu na wiek i doświadczenie. Dzieje się tak ponieważ microlearning bazuje na uniwersalnych mechanizmach poznawczych, które determinują skuteczność przyswajania nowych informacji.

Czynnikiem, który wzmacnia motywację do nauki jest grywalizacja. Proces szkoleniowy kończy się sukcesem, gdy pracownicy są zmotywowani. Zgrywalizowany microlearning pobudza ciekawość pracowników pomagając im osiągać cele edukacyjne. Gamifikowana strategia microlearningowa zachęca do uczenia się, zwiększając konkurencyjność i produktywność pracowników. Zbieranie odznak, punktów lub innych benefitów za wykonanie poszczególnych zadań w trakcie szkolenia jest efektywną zachętą do utrzymania zaangażowania aż do ukończenia kursu.

Nagradzanie jest szczególnie skuteczną techniką w przypadku projektowania dłuższych programów szkoleniowych, które są podzielone na wiele segmentów microlearningowych. Ich efektywność można również wzmocnić mechanizmami retencji wiedzy. Aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że nowe informacje z pamięci operacyjnej zostaną przeniesione do pamięci długotrwałej warto do nich wracać w kolejnych modułach szkolenia, najlepiej w określonych odstępach czasowych.

Efekt odstępu i grywalizacja, czyli microlearning działający synergicznie

To kolejny obok efektu odstępu dowód na to, że wiedząc czym jest microlearning, zdecydowanie warto stawiać na naukę w tej formie, ponieważ jest ona ściśle dostosowana do sposobu działania ludzkiego mózgu. Małe porcje wiedzy podawane w dość długich odstępach czasu są lepiej przyswajane, natomiast system nagród wpływa na wyższą motywację do nauki. Jednocześnie microlearning nie wymaga od kursantów, w tym przypadku pracowników tak ogromnego wysiłku, jak zdobycie nagrody w postaci dobrej oceny na szkolnym świadectwie.

Microlearning: dodatkowa wartość 

Podczas tworzenia procesu microlearningowego warto pamiętać o celu oraz wskaźnikach, które pozwolą zmierzyć jego efektywność. Odwróćcie perspektywę i zastanówcie się czy dane szkolenie może przynieść pracownikowi dodatkową wartość, która zmotywuje go do przejścia przez wszystkie etapy nauki.

Wykorzystanie microlearning w różnych organizacjach

O tym, że warto wdrożyć takie rozwiązania szkoleniowe przekonało się wiele globalnych organizacji. Google wykorzystywał microlearning poprzez tak zwany „kurs szeptany”. Jest to seria e-maili z praktycznymi wskazówkami dla managerów, które mogli wypróbować podczas spotkań zespołu. Unilever stworzył własną platformę, która oferuje swoim pracownikom regularne szkolenia. Jest tam wiele modułów, łączących prelekcje TED, filmy instruktażowe, kampanie społeczne i inne zasoby. Wszystkie dostępne materiały są uproszczone i spersonalizowane, aby ułatwić pracownikom naukę.

Zestawiając wcześniejszy przykład pochodzący z sieci Walmart z powyższymi, trudno nie zauważyć, że microlearning jest z punktu widzenia organizacji narzędziem uniwersalnym, które sprawdza się wyśmienicie na różnorodnych stanowiskach i szczeblach, nie wyłączając kierowniczych. Wystarczy zastosować formę i narzędzia do specyfiki danego stanowiska pracy, a także celów do osiągnięcia, które wiążą się z jego wykonywaniem.

Wśród światowych firm korzystających z microlearningu można wymienić jeszcze: At Home (sieć sprzedająca artykuły do domu), sieć domów towarowych Bloomingsdale’s, IHG (grupa hoteli InterContinental) czy holding Berkshire Hathaway, zarządzana przez Warrena Buffetta.

W najbliższym czasie podobna lista powinna znacznie urosnąć, ponieważ trudno wskazać wady, z jakimi wiązałby się microlearning. Kurs w tej przystępnej formie już dawno zainteresował Gamfi, o czym mogą przekonać się nasi partnerzy, a także pracownicy przechodzący z naszym wsparciem przez proces adaptacji.

Mechanizmy microlearningu są wpisane w tworzone przez nas narzędzia wspierające onboarding oraz skuteczną realizację celów. Zdobywanie nowej wiedzy - podzielonej na apetyczne, łatwe do zdobycia kawałki - staje się codziennym nawykiem pracowników.