Przeprowadzka firmy: zrób to cyfrowo

Codziennie rano wychodził i widział biało-czerwoną flagę naszego kraju, która dumnie powiewała nad Muzeum Powstania Warszawskiego. Ten piękny widok rozpościerał się z klatki budynku mieszczącego się przy ulicy Łuckiej w Warszawie, nieopodal ronda Daszyńskiego. Kilka metrów dalej stały niszczejące magazyny Ruchu i rozpadająca się siedziba IPNu, zaś w okolicach ronda, gdzie lada moment do akcji wkraczały Anna i Maria [1], najzwyczajniej w świecie hulał wiatr.

Dziś w tym samym miejscu roi się od wieżowców i nieruchomości biurowych, które tętnią życiem, są na ukończeniu lub w planach i już niebawem będą gościć pierwszych lokatorów. Okolica ronda Daszyńskiego (Łucka, Prosta, Wronia) zmieni(a) się nie do poznania.

W 2017 roku odnotowano wzmożoną aktywność deweloperów w Warszawie, która doprowadziła do najwyższego w historii wolumenu powierzchni biurowej w budowie. Ożywiony popyt wśród najemców przełożył się na wolumen podpisanych umów sięgający astronomicznych 820 000 metrów kwadratowych. Aby uzmysłowić sobie tą wielkość, wystarczy skonfrontować ją z czymś równie wielkim, jak np. Warsaw Spire. Wieżowiec, nomen omen, mieszczący się przy placu Europejskim obok ronda Daszyńskiego może pochwalić się powierzchnią biurową wynoszącą 96 tys. mkw. To oznacza, że w samym 2017 roku najemcy w Warszawie zapełnili w całości aż 8,5 takich budynków.

Rekord nie utrzymał się zbyt długo. W 2018 roku najemcy wynajęli kolejne 858 tysięcy metrów kwadratowych (kolejne 9 budynków pokroju Warsaw Spire), czyli 4% więcej niż rok wcześniej. Kolejne lata zapowiadają się równie okazale. Konsultanci z Cushman & Wakefield wyliczyli, że na koniec 2018 roku, w budowie znajdowało się blisko 730 000 mkw. nowoczesnej powierzchni biurowej.

Na koniec 2018 roku, w budowie znajdowało się blisko 730 000 mkw. nowoczesnej powierzchni biurowej, z czego ponad 82% zlokalizowane jest w strefach centralnych.

Duża podaż i jeszcze większy popyt sprawiły, że w stolica rozpoczęła jedną wielką przeprowadzkę biurową.

Przeprowadzka firmy: wyzwania

Przeprowadzka biura to nie tylko nowa lokalizacja, logistyka rzeczy i sprzętu, wymiana wyposażenia czy stworzenie warunków do bardziej efektywnej pracy dla pracowników, ale także okazja do zmiany, wzajemnego poznania się (bardzo często przeprowadzki dotykają pracowników z różnych spółek lub lokalizacji), integracji, poprawy komunikacji czy wzmocnienia zaangażowania.

W czasach cyfrowej transformacji każdy z tych celów można próbować osiągnąć za pomocą digitalu i nowoczesnych rozwiązań. Jednym z nich jest wykorzystanie grywalizacji, która może stanowić podstawowy element długofalowego planu komunikacji przeprowadzki. Grywalizacja to świetne narzędzie, które od kilku lat z powodzeniem wykorzystuję w projektach HRowych, np. w onboardingu, rekrutacji czy employer brandingu (przy okazji polecam mój wcześniejszy artykuł: Grywalizacja na rynku pracy).

Wykorzystując grywalizację można w sprawny sposób “przeprowadzić” dowolną liczbę swoich pracowników przez pełen proces, zaczynając od komunikacji zalet, idąc przez przeprowadzkę właściwą, a kończąc na zmianie zachowań i budowaniu nowej kultury organizacyjnej. W jaki sposób?

Przeprowadzka firmy: jak skutecznie przeprowadzić się cyfrowo?

Proces przeprowadzkowy można podzielić na trzy etapy:

• Komunikacja zmian
• Przeprowadzka właściwa
• Wzmocnienie zaangażowania

Pierwszym etapem jest komunikacja zmian, która w zależności od potrzeb powinna trwać od 4 do 8 tygodni i rozpocząć się na dwa miesiące przed przeprowadzką właściwą (nie mylić z datą zakomunikowania pracownikom, że przeprowadzka w ogóle będzie miała miejsce - taki komunikat powinien wyjść kilka miesięcy wcześniej).

W tym czasie na platformie możesz przedstawić pracownikom (za pomocą odpowiednio dobranych i angażujących mechanizmów, itp.):

• potrzebę zmian - lepiej skomunikowana lokalizacja, lepsze warunki do pracy, poprawa współpracy pomiędzy spółkami, itp.
• nowe biuro i jego lokalizację - możesz przygotować siatkę najlepszych połączeń komunikacyjnych z pozostałymi dzielnicami w mieście, a nawet zainicjować, aby użytkownicy sami się dobierali w grupy (idea car-sharingu).
• zalety i nowe możliwości - możesz pokazać np. nowe salki konferencyjne, nowe przestrzenie dla pracowników, strefy relaksu, itp.
• jak się przygotować do przeprowadzki - co spakować, kiedy, do czego, jak okleić karton. Możesz uruchomić wyzwanie polegające na zrobieniu zdjęcia zapakowanych rzeczy.

Tego typu aktywności sprawią, że Twoi pracownicy będą nie tylko pewni siebie, ale także gotowi do zwinnej przeprowadzki i z przytupem pojawią się w nowym biurze.

Kolejnym etapem jest tzw. właściwa przeprowadzka firmy, która rozpoczyna się podczas pierwszego dnia obecności pracowników w nowym biurze. I tu na chwilę warto się zatrzymać... aby przemyśleć w jaki sposób był skonstruowany dotychczasowy proces onboardingowy w Twojej organizacji. Dlaczego? Ponieważ będąc chytrym, możesz upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. Przeprowadzka to idealny moment na przygotowanie nowego lub modyfikację dotychczasowego procesu onboardingowego, który posłuży Ci w niedalekiej przyszłości, gdy będziesz zatrudniać nowych pracowników.

Proces onboardingowy to nie tylko poznanie nowego miejsca pracy (gdzie jest drukarka, kuchnia czy parking), ale także odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania, które stawiają sobie i Wam pracownicy.

• Jak zamówić salkę konferencyjną?
• Komu i gdzie zgłosić awarię komputera?
• Do kogo zanieść fakturę?
• Jak zgłosić urlop?
• Czy mogę wejść do biura po godzinach pracy?
• itp.

Część tych informacji będzie zbieżna zarówno dla pracowników zmieniających biuro, jak i tych, którzy nie mieli wcześniej styczności z naszą firmą (nowi pracownicy). Warto zatem pomyśleć i tak skonstruować proces onboardingowy, aby z powodzeniem mógł być stosowany zarówno teraz, jak i w przyszłości.

Przeprowadzka właściwa wiążę się czasem z eventem na miejscu (w nowym biurze), który również może być częścią naszej grywalizacji (na końcu case study Skanska).

Gdy “opadnie kurz” związany z przeprowadzką, przychodzi moment, aby wzmocnić zaangażowanie naszych pracowników. W tym celu (etapie) można przeprowadzić szereg aktywności, które będą odpowiedzią na nasze wyzwania (z początku artykułu).

Kilka przykładów:

• Zorganizuj wyzwanie, w którym celem pracownika będzie poznanie nowej osoby w biurze (np. z innej spółki) i udokumentowanie tego w postaci wspólnego zdjęcia.
• Stwórz zadanie, w którym pracownicy będą mogli podzielić się swoimi odczuciami nt. nowego biura, zgłaszać swoje uwagi i postulaty.
• Zorganizuj konkurs z głosowaniem, w którym pracownicy wyłonią najlepszy pomysł na zagospodarowanie wolnej przestrzeni w biurze.
• Wymyśl aktywności (offline) w biurze, które zintegrują zespół, np. turniej w wybraną grę na konsoli, wspólne szkolenie, wspólne zadanie, itp.
• Stwórz misję z zadaniami, w której pracownicy będą mogli poznać produkty i usługi innych spółek lub dowiedzieć się o pracy innych działów. Część z nich może być powiązana z aktywnościami offline (idź i się dowiedz!)
• Zorganizuj wyzwanie, w którym pracownik będzie mógł się pochwalić swoim nowym miejscem pracy (np. zdjęcie biurka).

Nowe otoczenie to także idealny moment, aby rozpocząć pracę nad zmianą zachowań naszych pracowników. Pomyśl o przygotowaniu zadań z kategorii wellness (np. zrezygnuj dzisiaj z papierosa czy wypij więcej wody) oraz biurowego savoir-vivre (np. odłóż naczynia do zmywarki, w końcu ją mamy). Masz duże szanse, że się uda i zyska na tym cała firma.

Przeprowadzka firmy: success story Skanska

Skanska wykorzystała grywalizację do wzmocnienia zaangażowania i poprawy współpracy pomiędzy czterystoma pracownikami pięciu spółek w nowym biurze w Warszawie.

Wynik?

• 60% aktywnych graczy w przeciągu 3 tygodni
• 97,8% pozytywnych opinii o grze
• 70% frekwencja w codziennych ankietach, w których zebrano ponad 1900 opinii dot. potrzeb pracowników i ich nastrojów

Innym przykładem jest Grupa AdNext, która wykorzystała grywalizację do onboardingu pracowników po nowym biurze. W związku z przeprowadzką pracownicy otrzymali dostęp do specjalnie przygotowanej misji składającej się z 24 zadań umieszczonych na realnym planie biura (patrz screeny powyżej).

W rolę opiekuna i przewodnika pracowników po nowych pomieszczeniach (na platformie) wcielił się sam Rafał Oracz, CEO AdNext.

A Ty? W jaki sposób się przeprowadzisz?

[1] Takie imiona nosiły tarcze, które rozpoczęły drążenie i budowę tunelu metra od strony ronda Daszyńskiego. "Maria" - nazwana na cześć urodzonej w Warszawie noblistki Marii Skłodowskiej-Curie oraz "Anna", która nosiła imię księżnej Anny Mazowieckiej.