Offboarding, czyli jak właściwie pożegnać pracownika

Pracownik, który dziś odchodzi z firmy, jutro może do niej wrócić. O takim scenariuszu organizacje często zapominają, nie przykładając odpowiedniej wagi do procesu zakończenia współpracy. A to błąd. W rzeczywistości niedoboru talentów na rynku pracy pozytywne doświadczenie z rozstania z pracodawcą może być czynnikiem skłaniającym do powrotu. Dlatego właśnie dobrze zaprojektowany offboarding jest tak ważny. Dziś opowiemy, jak właściwie podejść do tego procesu i jak zakończyć współpracę, nie kończąc relacji z pracownikiem.

Dlaczego offboarding jest tak istotny? 

Offboarding to proces odchodzenia z pracy. Ograniczanie go do jednego pożegnalnego maila i zdania sprzętu jest jak zawężanie onboardingu do pierwszego dnia zatrudnienia. Rozstanie pracownika z firmą to wieloetapowy proces, ważny tak samo jak wdrożenie do pracy. Dlaczego? Bo może płynąć z niego tyleż korzyści, co potencjalnych zagrożeń.

Polityka otwartych drzwi zamiast palenia mostów

Według LinkedIn odsetek pracowników powracających do organizacji (tzw. boomerang employees) wynosił 4,5% wszystkich zatrudnień w 2021 roku. W 2019 było ich mniej, bo 3,9%. Z kolei według badania The Muse, prawie 75% pracowników, którzy zrezygnowali z pracy, by podjąć się nowej, żałuje swojej decyzji. Jednocześnie połowa z nich chciałaby wrócić do swojej poprzedniej roli. 

Wyraźnie widać, że polityka otwartych drzwi może ułatwić powrót talentów do organizacji. Potwierdza to badanie Wiley Edge, które wykazało wprost, że 

przez brak offboardingu aż 71% firm ma problem z niedoborem talentów. 

Były pracownik ambasadorem firmy

Osoba, która odchodzi z firmy w przychylnej atmosferze, chętniej dzieli się pozytywną opinią o byłym pracodawcy. W ten sposób firma zyskuje wiarygodnego ambasadora swojej marki. Bo kto skuteczniej wspiera działania employer brandingowe - kampanie i slogany czy opinie osób, które znają firmę od środka?

Pozytywny wpływ na pozostających w firmie pracowników 

Efektywny offboarding pozwala płynnie przekazać innym wiedzę zgromadzoną przez osobę, która odchodzi. Dzięki temu nawet po odejściu kluczowego pracownika zespół jest w stanie działać sprawnie. Pracownicy, którzy pozostają w firmie, mogą odpowiednio wcześniej przygotować się do przejęcia obowiązków po żegnającym się z nimi koledze lub koleżance. Będzie im też łatwiej wdrożyć nową osobę, która zastąpi poprzedniego członka ekipy.

Bezpieczeństwo danych 

Badanie IBM wykazało, że jeden incydent naruszenia bezpieczeństwa danych spowodowany przez osobę związaną z organizacją może kosztować firmę 750 tys. dolarów. 

Tymczasem 83% pracowników przyznaje, że przez jakiś czas po odejściu mają jeszcze dostęp do kont i narzędzi z poprzedniej pracy.

Pracownicy, którzy odchodzą, mogą czasem działać w emocjach. Pozostawianie w ich rękach dostępów do firmowych kont i narzędzi może być ryzykowne. Offboarding zabezpiecza również tę kwestię.

Offboardingowa checklista

1. Rozmowa na temat odejścia

Zwykle takim spotkaniom towarzyszy wiele emocji, z którymi menedżer i pracownik muszą się zmierzyć. Nie zawsze jest to łatwe, ale na pewno warto zadbać o atmosferę wzajemnego szacunku. Podczas rozmowy dobrze jest choćby wstępnie ustalić warunki odejścia.

2. Poinformowanie współpracowników o decyzji kolegi lub koleżanki

Poinformuj zespół o zmianach, które niebawem zajdą. Koniecznie przekaż, kiedy nastąpią oraz jak (i czy w ogóle) wpłyną na pracę lub zakres obowiązków współpracowników. Niedopowiedzenia i plotki potrafią popsuć atmosferę w zespole. Klarowna komunikacja sprawia, że pracownicy czują się ważni, a nie pomijani. Zmiana struktury zespołu czy działu nie powinna dotyczyć ich osobiście.

3. Przekazanie obowiązków

Ustal z pracownikiem konkretny plan osadzony w ramach czasowych. To pomoże uporządkować ogrom tematów do zaopiekowania.

Co taki harmonogram powinien zawierać? 

• Listę projektów/ zadań do przekazania.
• Nadanie priorytetów obowiązkom do przejęcia.
• Wspólne ustalenia kto i kiedy przejmie obowiązki pracownika (czy będzie to jedna osoba, czy może kilka).
• Zaplanowanie spotkań z osobami, które będą przejmować zadania. Warto to zrobić z marginesem czasowym, nie tuż przed odejściem pracownika. Być może będzie potrzebny dodatkowy czas na przeszkolenie osób przejmujących obowiązki.
• Zakomunikowanie sytuacji klientom i przekazanie im kontaktu do osoby, która przejmuje nad nimi opiekę.

4. Exit interview

To spotkanie, którego celem jest poznanie opinii pracownika na temat organizacji, a także bolączek, z jakimi się borykał i powodów odejścia. To kluczowy moment w całym offboardingu, z kilku powodów. 

• Exit interview to doskonała okazja, by zyskać cenny feedback od osoby, która patrzy już na organizację z innej perspektywy. Aby jednak pracownik chciał się podzielić swoją opinią, stwórz życzliwą przestrzeń do rozmowy. Warto, by spotkanie prowadziła osoba neutralna (np. ktoś z HR-u), nie bezpośredni menedżer. Bywa, że to właśnie szef jest powodem odejścia swojego podwładnego…

• Po drugie, to, czy rozmowa będzie się odbywała w atmosferze szacunku, wpłynie na opinię pracownika o byłym pracodawcy. Jeśli spotkanie będzie polegało na zaprzeczaniu jego racjom i bagatelizowaniu spostrzeżeń, trudno będzie o rozstanie w dobrych stosunkach.
• Exit interview może przynieść organizacji wiele dobrego: 

5. Administracyjne porządki

Zwykle chodzi tu o sprawy formalne. Zaplanuj z pracownikiem kto i kiedy dopilnuje takich kwestii, jak:

• zdanie sprzętu służbowego,
• oddanie samochodu służbowego,
• zdanie karty/ klucza do biura,
• wyłączenie dostępów do narzędzi i komunikatorów, 
• wyłączenie pakietu benefitów.

6. “Pozostańmy w kontakcie”, czyli program dla alumnów

Zakończenie współpracy nie musi oznaczać końca relacji. Byli pracownicy to społeczność, z którą warto utrzymać kontakt. Być może w przyszłości niektórzy z nich będą chcieli wrócić lub nawiązać współpracę na nowych zasadach. Alumni zadowoleni ze współpracy z byłym pracodawcą są również naturalnymi ambasadorami organizacji i chętniej rekomendują ją jako atrakcyjne miejsce pracy.   

Więcej niż pożegnanie - dlaczego warto ustrukturyzować i zautomatyzować offboarding?

Porządek zamiast chaosu

Podobnie jak jej początek, koniec pracy również może być stresujący. Pracownicy mogą czuć się przytłoczeni nadmiarem spraw do załatwienia. Część z nich może być również zdemotywowana w ostatnich tygodniach przed odejściem. Panaceum na tę sytuację jest przemyślany offboarding. 

Taki proces to coś więcej niż zwykłe pożegnanie pracownika. To przemyślana ścieżka, która ma określoną strukturę i cel. Mając klarowny plan działania, pracownik wie, jakie kroki musi podjąć. To wprowadza porządek i neutralizuje negatywne emocje, które mogą się pojawić. Pracodawca z kolei ma większą pewność, że kluczowe projekty i obowiązki zostaną płynnie przekazane w odpowiednie ręce. Standaryzacja offboardingu wymaga zadbania o potrzeby obu stron. Dzięki temu łatwiej zakończyć współpracę, nie kończąc relacji. 

Efektywność na większą skalę

Dobrze ustrukturyzowany offboarding przynosi gotowy schemat, który można aplikować w przypadku kolejnych odchodzących pracowników. Dużym ułatwieniem w skalowaniu całego procesu jest jego automatyzacja.

Sięgając po technologię, można w prosty sposób zaimplementować powtarzalne kroki. Wystarczy jedno efektywne narzędzie, aby usprawnić i zautomatyzować offboarding na szeroką skalę. Proces taki można z powodzeniem oprzeć na aplikacji onboardingowej.

Jakie elementy offboardingu poddają się automatyzacji?

• Offboardingowa checklista - za pomocą odpowiedniej aplikacji można udostępnić listy kontrolne pracownikowi i menedżerowi. Każdy z nich może nie tylko na bieżąco sprawdzać swoje kolejne kroki, ale także skontrolować realizację postępów.

• Ankiety feedbackowe - w zależności od potrzeb i procesu można zautomatyzować ankiety wysyłane po każdym z etapów offboardingu. Na pewno warto pokusić się o zebranie feedbacku na temat całego procesu rozstania z organizacją. 

• Harmonogram przekazywania obowiązków - mnogość zadań do przekazania wymaga przemyślanego planu. Przejrzysty harmonogram działań wprowadzi porządek i pozwoli skupić się na działaniu. Odpowiednie narzędzie będzie wysyłało powiadomienia o zbliżających się kolejnych zadaniach w harmonogramie.

• Zadania menedżera - menedżer musi trzymać rękę na pulsie również podczas offboardingu. Aplikacja pomoże mu śledzić postępy pracownika w realizacji wyznaczonych zadań (np. przy przekazywaniu obowiązków). Może też wysłać automatyczne przypomnienia o kontakcie z IT w sprawie wyłączenia dostępów.

• Komunikacja po rozstaniu - cykliczne wiadomości wysyłane do alumnów, a może nawet dostęp do platformy online z częścią szkoleń? To wszystko także można oprzeć na technologii i w ten sposób podtrzymywać cenny kontakt ze społecznością byłych pracowników.

Automatyzuj, ale… po ludzku

Pamiętaj, że automatyzacja to nie wszystko. Offboarding powinien mieć również spersonalizowane elementy. Technologia może stanowić solidną bazę całego procesu, ale wisienką na torcie zawsze będzie empatyczna komunikacja. Ustalenie warunków odejścia, exit interview, spotkanie pożegnalne - to momenty, w których indywidualne podejście jest najcenniejsze. Pamiętaj, by docenić dotychczasową pracę osoby, która odchodzi i podziękować jej za wspólne zawodowe wyzwania.

A jeśli chcesz ułożyć swój proces offboardingowy i oprzeć go na sprawdzonym narzędziu, polecamy się z aplikacją Gamfi Onboarding! Nasze narzędzie pomaga nie tylko witać, ale i żegnać pracowników. Przetestuj aplikację>>