Onboarding pracownika - kompendium wiedzy

Onboarding pracownika to inaczej wdrożenie nowo zatrudnionej osoby do pracy. Stanowi kluczowy proces HR, bo to właśnie od jakości wdrożenia zależy retencja nowych pracowników. Badania pokazują, że źle wdrożona osoba szybko zaczyna rozglądać się za nowym miejscem pracy. Jak zatem budować wzorowy i skuteczny proces onboardingowy? Wszystkiego dowiesz się za chwilę!

Co znajdziesz w tym tekście?

• Co to jest onboarding?
• Dlaczego warto inwestować w onboarding nowego pracownika?
• Ile powinien trwać onboarding pracownika?
• Z jakich etapów składa się onboarding?
• Kto odpowiada za onboarding pracownika?
• Czy onboarding zawsze znaczy to samo?
• Offboarding, czyli pożegnanie z pracownikiem
• Onboarding online a wdrożenie stacjonarne - czy jest różnica?
• Jak monitorować proces onboardingu - i dlaczego warto?
• Planowanie onboardingu
• Automatyzacja procesu onboardingu
• Dlaczego i jak personalizować proces wdrożenia?

Co to jest onboarding pracownika?

Onboarding to długofalowy proces wdrożenia nowego pracownika do pracy. Obejmuje różne fazy i angażuje wiele ról w organizacji, przede wszystkim dział HR, hiring managera oraz buddiego. W idealnym scenariuszu startuje jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez nową osobę, a kończy wtedy, gdy nowy pracownik jest w stanie samodzielnie wspierać zespół w wypracowywaniu wyników. O tym, jak ten ideał ma się do rzeczywistości, opowiemy Ci za chwilę.

Tymczasem wspomnimy jeszcze, jak inaczej bywa określany onboarding i czym proces ten zdecydowanie NIE jest.

Z procesem wdrażania nowej osoby do pracy możesz kojarzyć takie pojęcia, jak: adaptacja, indukcja czy orientacja. Nie wszystkie oznaczają pełny onboarding.

• Adaptacja nowo zatrudnionej osoby jest najbliżej pełnego procesu wdrożenia i może być używana wymiennie z onboardingiem. Proces adaptacyjny zakłada wspieranie nowo zatrudnionej osoby od chwili przyjęcia przez nią oferty aż po moment osiągnięcia samodzielności na stanowisku.
• Orientacja/ indukcja pracownika to z kolei początkowa faza onboardingu. Zazwyczaj obejmuje kilka lub kilkanaście pierwszych dni pracy. Nie polega na szczegółowym wdrażaniu pracownika w organizację lub stanowisko pracy ani na zacieśnianiu jego więzi z zespołem. Na to przyjdzie czas podczas kolejnych faz wdrożenia. Celem tej fazy jest ogólne zorientowanie nowicjusza w jego nowym miejscu pracy.

Czym NIE jest proces wdrożenia?

Onboarding nie jest oficjalnym powitaniem nowego pracownika w firmie. A w każdym razie nie tylko - to jedynie jego mały fragment. Nie sprowadza się również wyłącznie do kwestii formalnych - zebrania danych kadrowych, dostarczenia umowy czy zamówienia sprzętu dla nowej osoby. Onboardingiem nie możemy również nazwać przesłania pracownikowi pierwszego dnia pracy paczki materiałów edukacyjnych. Chodzi tu o znacznie, znacznie więcej.

Zanim przejdziemy dalej, musisz poznać jeszcze jedno ciekawe pojęcie.

Onboardingowe 4C

Talya N. Bauer, amerykańska profesorka zarządzania, stworzyła onboardingowy model 4C. Według niego dobry proces wdrożenia powinien obejmować 4 obszary:

• Culture - wdrożenie do kultury organizacji (misja, wartości, strategia, działania CSR itd.);
• Connections - wprowadzenie pracownika do zespołu i budowanie relacji pomiędzy nową osobą i jej współpracownikami;
• Clarification - wdrożenie w stanowisko pracy, obowiązki oraz rolę w organizacji;
• Compliance - formalna część wdrożenia (przekazanie potrzebnych dokumentów, podpisanie umowy, nadanie dostępów, przekazanie sprzętu itd.).

Dlaczego warto inwestować w onboarding pracownika?

Przemyślany i dobrze opracowany proces wdrożenia przynosi szereg korzyści biznesowych.

Efektywny onboarding to oszczędność pieniędzy

Według naszych wyliczeń koszt wdrożenia pracownika wynosi 7 średnich miesięcznych pensji.

W przypadku wdrażania na stanowisko specjalistyczne koszt ten proporcjonalnie wzrasta. Gdy proces nie przynosi rezultatu, wszystkie te pieniądze zwyczajnie przepadają.

Dzięki onboardingowi zmniejsza się rotacja pracowników

To proste. Dobrze wdrożeni pracownicy chętnie pozostają w firmie na dłużej. Z kolei spośród wszystkich pracowników decydujących się na odejście z pracy, aż 20% robi to w ciągu pierwszych 45 dni w nowej organizacji - czyli dosłownie w trakcie procesu wdrożenia. Dobry onboarding jest więc Twoim sprzymierzeńcem w utrzymaniu wysokiej retencji nowo zatrudnionych osób. Zły - no właśnie...

Zyskuje też produktywność całych zespołów

Im szybciej i im lepiej wdrożony zostaje nowy pracownik, tym wcześniej jest w stanie w pełni wspierać współpracowników w wypracowywaniu realnych wyników biznesowych. Rośnie ogólne zadowolenie w zespole, a nowo zatrudniona osoba czuje się przydatna, co wpływa na jej satysfakjcję z nowej pracy.

Dobrze zaprojektowane wdrożenie uwalnia czas menedżerów

Jak wiadomo, menedżerowie nie narzekają na nadmiar wolnego czasu. Dobrze zorganizowane, a najlepiej również zautomatyzowane, wdrożenie odciąża ich z wykonywania powtarzalnych, onboardingowych zadań. Pozwala także lepiej zorganizować współpracę pomiędzy HR-em, przełożonym nowego pracownika oraz buddiem.

Onboarding optymalizuje koszty rekrutacji

Kiepski onboarding często wpływa na decyzję o odejściu z nowej pracy. W takiej sytuacji organizacja ponosi koszty podwójnie: za proces wdrożenia oraz rekrutację, która ostatecznie nie zakończyła się sukcesem. I odwrotnie: im więcej efektywnych wdrożeń, tym więcej zaoszczędzonych pieniędzy w budżecie rekrutacyjnym.

Jakościowe wdrożenie oznacza długoterminową inwestycję w kadry

Przemyślany proces wdrożenia procentuje również w dłuższej perspektywie. Organizacja sukcesywnie buduje zespoły, w których dominują długoletni pracownicy z dobrym merytorycznym przygotowaniem. Co więcej - dobry onboarding oznacza spójny proces edukacyjny. Pracownicy mają w głowach ten sam zakres informacji, spada ryzyko powstania luk w wiedzy.

Onboarding wspiera działania employer brandingowe

Dobrze wdrożeni i zadowoleni z onboardingu pracownicy to najlepsi ambasadorowie firmy. Badania pokazują, że aż 96% takich osób chętnie poleca innym pracę w swojej organizacji. Warto więc zainwestować w onboarding w ramach działań employer brandingowych.

Poczytaj o roli employer experience w procesie wdrożenia >>

Ile powinien trwać onboarding pracownika?

Prawdziwy cel onboardingu

Skuteczne wdrożenie nowej osoby do pracy zajmuje od 3 do nawet 9 miesięcy . Dlaczego akurat tyle?

Celem onboardingu jest osiągnięcie przez nowego pracownika stanu pełnej efektywności w pracy. To sytuacja, w której nowo zatrudniony jest w stanie w 80-90% sam realizować swoje obowiązki. Krótko mówiąc: gdy nie potrzebuje już nadzoru i stanowi realne wsparcie dla swojego zespołu.

Wspomniana już Talya N. Bauer w swojej publikacji “Onboarding New Employees: Maximizing Success” stwierdza, że pracownik potrzebuje ok. 90 dni, żeby móc zacząć naprawdę wykazywać się w nowej pracy. Możemy więc przyjąć, że kwartał to absolutne minimum, które powinniśmy przeznaczyć na proces wdrożenia. Ma to zresztą potwierdzenie w statystykach. Według BambooHR 31% pracowników rezygnuje z pracy w ciągu pierwszych 6 miesięcy, z czego aż 68% odchodzi w ciągu pierwszego kwartału.

Wniosek? Pierwsze trzy miesiące to kluczowy okres bytności nowego pracownika firmie. Jeśli w tym czasie wykonamy dobrą onboardingową robotę, mamy spore szanse zyskać świetnego pracownika na lata.

Jak długo wdrażają nowego pracownika polskie organizacje?

Niestety, rzeczywistość nie wygląda najlepiej. Nasze badanie dot. tego ile trwa onboarding wskazuje, że aż 56% firm w Polsce na onboarding pracownika przeznacza niecały tydzień – z czego 21% tylko jeden dzień (!), a 35% – od 2 do 6 dni. Zaledwie 16% pracowników miało więcej niż 1 miesiąc na wdrożenie się w nowe obowiązki zawodowe i kulturę nowego pracodawcy. Co ciekawe, 8% pracowników w ogóle nie doświadczyło procesu adaptacyjnego.

Spójrz, jak to się ma do potrzeb pracowników:

‍

‍

A kiedy zaczyna się onboarding?

Ustaliliśmy już kiedy proces wdrożenia się kończy. A kiedy należy włączyć onboardingowy licznik? Odpowiedź może Cię nieco zaskoczyć.

Dobry onboarding powinien rozpoczynać się tuż po zakończeniu rekrutacji. Przyjęcie przez pracownika oferty pracy powinno od razu uruchamiać proces wdrożenia.

Dlaczego? Ponieważ czas pomiędzy zakończeniem rekrutacji a pierwszym dniem pracy to niezwykle newralgiczny etap relacji pomiędzy firmą i nowym pracownikiem. Kandydat często przebywa wówczas na (nawet 3-miesięcznym) okresie wypowiedzenia u dotychczasowego pracodawcy. Może być kuszony przez swoją organizację lepszymi warunkami pracy albo zaczepiany przez konkurencyjnych pracodawców.

Jak sobie z tym radzić? Pierwszym rozwiązaniem jest dobry preboarding - opowiemy Ci o nim za chwilę. Drugą ważną kwestią jest współpraca pomiędzy zespołem rekrutacyjnym a pracownikami HR i hiring managerami, którzy odpowiedzialni są w firmie za wdrażanie nowych osób.

Przeczytaj więcej o tym, ile powinien trwać onboarding >>

Z jakich etapów składa się onboarding?

Jak już wspomnieliśmy, dobrze pomyślany onboarding to długofalowy i wieloetapowy proces. Składa się z kilku faz, spośród których każda ma nieco inny cel i innego opiekuna.

‍

Preboarding

To ten dziwny czas pomiędzy już-nie-jestem-kandydatem i jeszcze-nie- jestem-pracownikiem, okres pomiędzy zakończeniem rekrutacji a rozpoczęciem pierwszego dnia pracy. Może trwać od kilku dni do nawet kilku miesięcy i stanowi wprost idealną okazję do budowania lojalności i pozytywnych doświadczeń u nowego pracownika.

Dobrze zagospodarowany preboarding minimalizuje ryzyko utraty pracownika jeszcze przed oficjalnym startem pracy.

Na tym etapie możesz z powodzeniem wprowadzać przyszłego pracownika w ogólnofirmowe procesy, zasady i wartości. Możesz także udzielić mu podstawowych informacji o jego stanowisku, roli w formie i możliwych ścieżkach rozwoju. Preboarding to również świetny czas na załatwienie kwestii formalnych.

Jak wykorzystać ten etap?

• Wyślij pracownikowi wiadomość powitalną od przypisanego mu menedżera i/lub buddiego.
• Udostępnij narzędzie wdrożeniowe.
• Sukcesywnie podsyłaj małe porcje informacji na temat firmy i stanowiska.
• Poproś o uzupełnienie kwestionariuszy, podpisanie zgód i wniosków - najlepiej drogą online.
• Wyślij na badania medycyny pracy.
• Zapoznaj z ofertą benefitów pracowniczych.
• Zapewnij możliwość wyboru sprzętu do pracy.
• Wyposaż w agendę pierwszego dnia oraz wskazówki dotyczące ubioru, potrzebnych dokumentów, dojazdu do miejsca pracy lub zdalnego łączenia się z zespołem.
• Przygotuj miejsce pracy oraz dostępy do systemów.

Sporo? Wszystko zależy od tego, czy i jak rozplanujesz tę fazę wdrożenia. W dalszej części tekstu opowiemy Ci, jak to zrobić z głową.

Przeczytaj więcej o tym, jak dobrze zagospodarować preboarding >>

Powitanie

Czyli słynny welcome day i welcome week. albo po prostu pierwszy dzień/ pierwszy tydzień pracy nowego pracownika. Po prostu i aż, bo tego dnia Twoim zadaniem jest zrobić wszystko, aby nowo zatrudniona osoba poczuła się w Twojej firmie naprawdę komfortowo. W końcu pierwsze wrażenie robi się tylko raz!

Pamiętaj: to jedynie wstęp do wdrożenia teoretycznego, a następnie praktycznego. Najgorsze, co możesz zrobić na tym etapie, to zarzucić pracownika materiałami na temat firmy lub przytłoczyć go zadaniami wdrożeniowymi. To jak w szkole: kluczem do sukcesu jest właściwe rozłożenie materiału.

Jak wykorzystać ten etap?

• Zapoznaj pracownika z jego menedżerem i buddiem.
• Przedstaw członków zespołu - możesz zorganizować zapoznawczy lunch.
• Dopełnij formalności, z podpisaniem umowy na czele.
• Pokaż miejsce pracy.
• Przekaż dostęp do systemów i pomóż w pierwszym logowaniu.
• Oprowadź po biurze, wskaż, gdzie jest toaleta, a gdzie kuchnia czy pokój socjalny.

Przeczytaj, jak zorganizować pracownikowi udany pierwszy dzień w pracy >>

Wdrożenie organizacyjne

To ta część onboardingu, która wprowadza pracownika w ogólnofirmowe procesy, zasady i wartości - zarówno te formalne, jak i nieformalne. Czas intensywnych szkoleń podstawowych, e-learinigu, przedstawiania procedur obowiązujących w firmie i spotkań wdrożeniowych z różnymi osobami w organizacji. Na tym etapie edukacja pracownika powinna mieć dość uniwersalnych charakter. To znaczy, że wdrożenie do kultury organizacyjnej firmy powinno przebiegać mniej więcej tak samo w przypadku każdego pracownika, niezależnie od jego stanowiska czy trybu pracy. Nad całością czuwa zwykle zespół HR.

Jakie obszary wiedzy możesz uwzględnić na tym etapie?

• Historia, misja i wartości organizacji
• Szczegóły dot. struktury organizacyjnej
• Lokalizacje poszczególnych oddziałów
• Oferta produktowa
• Strategia rozwoju
• Klienci i partnerzy biznesowi
• Formalne i nieformalne procesy wewnętrzne
• Narzędzia i systemy, z jakich korzysta się w firmie
• Bezpieczeństwo informacji i inne zagadnienia z zakresu compliance
• Sposób składania wniosków urlopowych
• Zasady pracy zdalnej
• Zasady organizacji spotkań

Wdrożenie stanowiskowe

To być może najważniejszy etap całego onboardingu. Zakłada intensywny rozwój pracownika na danym stanowisku. Wdrożenie stanowiskowe to domena bezpośredniego menedżera nowicjusza. To on powinien wdrażać go w obowiązki, wyznaczać mu zadania i rozliczać z nich, a także odpowiadać na pojawiające się pytania i wątpliwości.

Niestety, aż 26% badanych przez nas pracowników przyznało, że w procesie onboardingu najbardziej brakowało im wdrożenia w stanowisko i zakres obowiązków.

‍

‍

Pracownik, który nie czuje się swobodnie na danym stanowisku i nie do końca wie, za co odpowiada, nie będzie w stanie dobrze wykonywać swojej pracy. Taki stan rzeczy z czasem przerodzi się we frustrację, a stąd już niedaleko do rozglądania się za nowym pracodawcą. Jak temu zapobiegać?

Jak wykorzystać ten etap?

• Stwórz plan wdrożenia z określonymi kamieniami milowymi.
• Przedstaw pracownikowi cele na kolejne tygodnie i miesiące. Podziel je na obszary tematyczne, np. cele związane z: poznaniem organizacji, poznaniem stanowiska i roli w firmie, wykonywaniem obowiązków.
• Stopniuj ilość przekazywanej wiedzy, poziom trudności zadań i wielkość oczekiwań.
• Wprowadzaj pracownika w różne sytuacje i środowiska. Tak, by po zakończeniu onboardingu był w stanie swobodnie poruszać się w najróżniejszych kontekstach związanych z działaniem organizacji.
• Zachęcaj, by zadawać pytania, wyjaśniaj wątpliwości.
• Jak najczęściej przekazuj nowicjuszowi informację zwrotną, sam/a też otwórz się na feedback ze strony pracownika.

Na koniec tak poprowadzonego wdrożenia stanowiskowego pracownik powinien:

• dobrze znać swoje stanowisko i obowiązki,
• być w stanie performować samodzielnie na poziomie 80%-90%,
• dobrze znać zespół, organizację i różne tryby jej funkcjonowania,
• zbudować podstawowe flow swojej samodzielnej pracy oraz współpracy z zespołem i z menedżerem.

Poczytaj również o tym, jak ma się do onboardingu okres próbny >>

Kto odpowiada za onboarding pracownika?

Dział HR

HR odpowiada zwykle za preboarding, powitanie oraz wdrożenie pracownika do kultury organizacji. Buduje pomost pomiędzy etapem rekrutacji a realnym rozpoczęciem pracy przez nowo zatrudnioną osobę. Po drodze specjaliści HR zajmują się takimi sprawami, jak przesłanie kandydatowi welcome packa i podstawowych informacji o firmie, zorganizowanie welcome weeka oraz przeprowadzenie przez szkolenia podstawowe.

Wszystko po to, by przygotować nową osobę do szkolenia stanowiskowego i przekazać w ręce menadżera. Czy na tym kończy się zadanie HR-u w kontekście onboardingu? My dodalibyśmy jeszcze jeden cel – wspieranie przełożonego we wdrożeniu nowego pracownika w nowe obowiązki.

W procesie onboardingu HR powinien działać ręka w rękę z biznesem. Skuteczne wdrożenie pracownika jest bowiem w ich wspólnym interesie.

Menedżer

Domeną menedżera jest wdrożenie stanowiskowe, czyli ostatnia, najdłuższa i, być może, najważniejsza faza onboardingu. Efektywne wdrożenie stanowiskowe powinno wyposażyć pracownika w wiedzę i umiejętności, dzięki którym będzie potrafił samodzielnie osiągać wyznaczane mu cele. Jednym słowem, chodzi o przygotowanie nowej osoby do tego, by wspierała zespół w działaniach biznesowych na takim samym poziomie jak pozostali pracownicy. W takim przygotowaniu nowej osoby menedżera wspiera buddy.

Buddy

Buddy to swego rodzaju “kumpel”, który towarzyszy nowemu pracownikowi przez cały proces wdrożenia. Jest jego łącznikiem w komunikacji z menadżerem i pomaga mu zaadoptować się w zespole. Dzieli się z nim również swoją nieformalną wiedzą o tym who-is-who i jak działa organizacja. Jednym słowem, nowo zatrudniony pracownik zyskuje przewodnika po zakamarkach życia firmy.

Buddy pełni również rolę nieformalnego ambasadora firmy, bo to właśnie on w sporej mierze odpowiada za pierwsze wrażenia, jakie organizacja robi na nowym pracowniku. Bywa, że buddy wspiera menedżera i dział HR także w zadaniach operacyjnych, takich jak podpisanie umowy, przygotowanie sprzętu i miejsca pracy dla nowej osoby lub czuwanie nad harmonogramem jej szkoleń.

Dowiedz się, jakiej motywacji potrzebuje od Ciebie buddy w onboardingu >>

IT

Zadaniem działu IT jest wyposażenie nowego pracownika w niezbędny sprzęt i dostępy, o które bardzo często wnioskuje przełożony. Czasem wspólnie z osobą nowo zatrudnioną pracownicy IT przeprowadzają też pierwsze logowanie do systemów i konfigurację sprzętu.

Kadry i płace

Kadry i płace muszą zebrać niezbędne dane, dokumenty i zaświadczenia od nowego pracownika, by dopełnić wszelkich formalności związanych z jego zatrudnieniem. Z ich perspektywy najważniejsze są kompletność dokumentów i poprawność danych, a do tego wszystko musi się odbywać zgodnie z RODO.

Poznaj szerszej wszystkie role w onboardingu >>

Czy onboarding to zawsze to samo?

W skrócie? Nie. Nie ma jednego właściwego modelu wdrożenia pracownika. Proces onboardingu może się różnić nie tylko pomiędzy różnymi organizacjami, ale nawet w obrębie tej samej firmy. Przykładowo: w firmie logistycznej inaczej wdrażać będziemy pracownika IT lub centrali, a inaczej kierowcę samochodu dostawczego.

Wdrażać można do:

• stanowisk,
• ról (np. first time manager, junior),
• działów,
• typów pracy (praca biurowa, produkcja, praca w terenie),
• sytuacji (powrót z urlopu macierzyńskiego, przeprowadzka do nowego biura),
• trybów pracy (zdalna, hybrydowa, stacjonarna).

Czym jest reboarding?

Reboarding to szczególny rodzaj onboardingu. Dotyczy sytuacji, w której wdrażamy pracownika powracającego do pracy po dłuższej nieobecności.

• Mama, która kończy właśnie urlop macierzyński.
• Pracownik, który po rocznym home office powraca na stałe do biura.
• Dawny pracownik, który po kilku latach spędzonych u innego pracodawcy wraca na "stare śmieci".

W każdej z tych sytuacji możemy mówić o rozpoczęciu pracy na nowo. A do tego potrzebne jest odpowiednie wdrożenie.

Poznaj szerzej reboarding >>

Offboarding, czyli pożegnanie z pracownikiem

Offboarding to proces zakończenia współpracy z organizacją. Bez względu na to, kto podjął decyzję o rozstaniu (pracownik czy pracodawca), ważne jest, aby ustandaryzować procedury związane z opuszczeniem przez pracownika firmy i uwzględnić przy tym potrzeby obu stron. Offboarding należy traktować równie poważnie jak wdrożenie do organizacji.

Ostatnie wrażenie liczy się równie mocno co to pierwsze, a odchodzący pracownik ma wielką siłę w kształtowaniu marki swojego byłego pracodawcy.

Offboardingowa checklista:

1. Ustalenie warunków odejścia
2. Poinformowanie współpracowników o decyzji kolegi lub koleżanki
3. Przekazanie obowiązków
4. Exit interview - pozyskanie opinii pracownika na temat organizacji i przebiegu pracy
5. Administracyjne porządki - wyłączenie dostępów, zdanie sprzętu, anulowanie pakietu benefitów
6. “Pozostańmy w kontakcie”, czyli program dla alumnów

Przeczytaj więcej o offboardingu >>

Onboarding online a wdrożenie stacjonarne - czy jest różnica?

Wdrożenie online może być równie skuteczne co stacjonarne. Ba! Z odpowiednim wsparciem technologicznym zdalnie można osiągnąć nawet lepsze efekty.

Na przykładzie naszych klientów zauważamy:

• 21% krótszy czas wdrożenia do organizacji,
• 40% oszczędności czasu menedżerów i HR
• 71% większe zaangażowanie pracowników
• 15% mniejszy koszt wdrożenia pracownika

Nie oznacza to jednak, że wdrożenie zdalne nie niesie za sobą pewnych wyzwań. Jednym z nich jest zapewnienie nowym pracownikom dobrego i równego dostępu do wiedzy.

Poczytaj więcej o tym, jak przeprowadzić zdalny onboarding >>

Jak monitorować proces onboardingu -
i dlaczego warto?

Bieżące monitorowanie procesu onboardingowego w pierwszej kolejności pozwala zyskać kontrolę nad wdrożeniem konkretnego nowego pracownika. W szerszej perspektywie jednak umożliwia udoskonalanie całego firmowego onboardingu.

Jak już wspomnieliśmy, wdrożenie nie jest jednorodnym procesem. Dzieli się na różne fazy, spośród których każda ma swoją specyfikę i tzw. pain points.

Gdzie indziej będziemy kłaść akcenty podczas preboardingu czy dnia powitalnego, a gdzie indziej w trakcie wdrożenia do organizacji, a potem wdrożenia stanowiskowego. Perspektywa i potrzeby nowo zatrudnionej osoby również zmieniają się w czasie.

Po początkowym entuzjazmie zaczynają się pojawiać wątpliwości i pytania, które muszą zostać zaadresowane. To będzie możliwe tylko wtedy, gdy w ogóle będziemy świadomi ich istnienia. Dlatego właśnie onboardingu nie można puszczać na żywioł. Trzeba go opomiarować.

‍

‍

Co i jak badać?

Poziom satysfakcji – sprawdzamy, jak z perspektywy pracownika mijają mu pierwsze tygodnie/miesiące w firmie (czy jest zadowolony, czy czegoś mu brakuje, czy coś mu przeszkadza).

https://www.youtube.com/watch?v=3LG3VMCCtqM

Retencję wiedzy – w kontekście onboardingu chodzi o efektywność przyswajania informacji w trakcie wdrożenia. Mierzymy poziom adopcji wiedzy ze szkoleń, spotkań czy kursów na platformie e-learningowej.

Performance – tak, efektywność pracownika także stanowi jeden z elementów badań onboardingu. Kluczowa jest tu jednak kwestia sposobu badania i obliczania takich danych.

Nie tylko nowy pracownik

Ewaluacja powinna dotyczyć również menedżera i buddiego. Oni także mają swoje wdrożeniowe bolączki, a pamiętajmy, że onboarding to system naczyń połączonych. Gdy jeden element szwankuje, szwankować zaczyna całość.

Planowanie onboardingu

Co naprawdę sprawia, że proces onboardingu jest efektywny i skuteczny? Jego ustrukturyzowanie! Przemyślany i dobrze rozłożony w czasie onboarding minimalizuje chaos organizacyjny. Każdy wie, co ma robić i jaka jest jego rola w procesie, a nowy pracownik swobodnie i po kolei przyswaja sobie wiedzę i umiejętności. Jak uzyskać taki efekt? Warto najpierw zmapować cały proces onboardingu, a dopiero potem gotowy plan zacząć wdrażać w życie.

Jak krok po kroku zmapować procesu wdrożenia?

1) Ustal niezbędne punkty programu wdrożenia w swojej organizacji. Z jakich zdań, etapów, wiadomości wysyłanych do pracownika czy "kamieni milowych" ma się składać cały proces?

2) Zdefiniuj punkty styku, czyli jak pracownik i pozostałe osoby w procesie będą informowane o konkretnym zadaniu. Czy będzie to e-mail z materiałami edukacyjnymi, udostępnienie e-learningu w aplikacji onboardingowej, a może spotkanie na żywo?

3) Tak zdefiniowane elementy wdrożenia umieść na osi czasu. Zaplanuj, co i kiedy ma się wydarzyć - z dokładnością do dnia, a nawet godziny.

4) Spróbuj przewidzieć, jakie pytania mogą pojawić się w głowie pracownika na poszczególnych etapach wdrożenia.

5) To samo dotyczy emocji! Ustal, co i w których momentach czuje nowo zatrudniona osoba. Czy będzie to ekscytacja? A może stres lub zniecierpliwienie?

6) Teraz możesz uzupełnić swoją mapę procesu o badania typu pulse-check lub innego rodzaju ankiety feedbackowe. Pomogą Ci trzymać rękę na pulsie i kontrolować przebieg onboardingu.

7) Na koniec przydziel onboardingowe role. Zbuduj zespół wdrożeniowy i każdemu etapowi procesu przypisz właściciela.

Proces onboardingu - automatyzacja

Tradycyjny, "analogowy" onboarding mocno obciąża czas oraz moce przerobowe zespołu HR i hiring managerów. Angażuje w wykonywanie mnóstwa powtarzalnych zadań, takich jak kompletowanie danych do umowy, wnioskowanie o sprzęt czy umawianie szkoleń podstawowych.

Problem narasta wraz z rosnącą skalą zatrudnienia. Wówczas zatrudnienie każdego kolejnego pracownika oznacza wykonywanie tych samych czynności przy okazji zatrudniania każdej kolejnej osoby. Taki proces jest kosztowny, mało efektywny, chaotyczny i narażony na błędy.

Dzięki automatyzacji procesu wdrożenia:

• możesz uruchomić onboarding już na etapie rekrutacji, w chwili podjęcia decyzji o zatrudnieniu,
• uruchomienie i koordynowanie procesów onboardingowych wymaga niewielkiego nakładu pracy,
• zmniejszasz ilość powtarzalnych zadań i odciążasz kalendarze wszystkich uczestników procesu,
• łatwo skalujesz onboarding na dowolną ilość nowo zatrudnionych osób,
• uspójniasz proces edukacji nowych pracowników,
• możesz opomiarować i na bieżąco monitorować każdy proces,
• budujesz pozytywne employee experience u nowo zatrudnionych,
• działasz w zgodzie z najnowszymi trendami dotyczącymi angażującego onboardingu.

Dlaczego i jak personalizować proces wdrożenia?

Nawet najlepiej pomyślane i zautomatyzowane wdrożenie nie zda egzaminu, jeśli będzie w nim brakować czynnika ludzkiego. To po pierwsze. Po drugie, w dobie serwisów streamingowych i spersonalizowanych usług wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do indywidualnego podejścia i... możliwości wyboru. Taki też powinien być proces onboardingowy.

Od strony pracownika wszystko powinno wyglądać tak, jakby było przygotowane tylko z myślą o nim.

Jakie polecamy sposoby na personalizację onboardingu?

• Wyślij spersonalizowaną wiadomość powitalną (nawet w formie wideo).
• Daj możliwość wyboru zawartości welcome packa.
• Umożliwiaj nowym pracownikom wybór sprzętu do pracy.
• Stwórz możliwość wyboru benefitów pozapłacowych.
• Skontaktuj się z pracownikiem telefonicznie przed pierwszym dniem pracy.

Uff, to już prawie wszystko. Prawie, bo po tej solidnej porcji wiedzy teoretycznej pora na trochę praktyki! Przetestuj naszą aplikację Gamfi Onboarding i przekonaj się, jak działa efektywny, zautomatyzowany onboarding.