Offboarding, czyli jak właściwie pożegnać pracownika

Dziś składa wypowiedzenie, za jakiś czas aplikuje ponownie. Organizacje często zapominają o takim scenariuszu, nie przykładając wagi do tego, by dobrze przeprowadzić offboarding pracownika. Pozytywne doświadczenie z rozstania z pracodawcą może być czynnikiem skłaniającym do powrotu. Dlatego właśnie dobrze przeprowadzenie poszczególnych etapów procesu offboardingu jest tak ważne. Dlatego dziś opowiemy, jak to zrobić, by zamknąć współpracę, ale nie drzwi do przyszłej relacji.

Czym jest offboarding?

Offboarding to proces odejścia pracownika z firmy. Ograniczanie go do jednego pożegnalnego maila i zdania sprzętu jest jak zawężanie onboardingu do pierwszego dnia zatrudnienia. Rozstanie pracownika z firmą to wieloetapowy proces, ważny tak samo jak wdrożenie do pracy. Dlaczego? Bo może płynąć z niego tyleż korzyści, co potencjalnych zagrożeń.

Dlaczego proces offboardingu pracownika jest tak istotny? 

Dobrze przeprowadzony proces offboardingu to sposób na uporządkowanie procesu rozstania pracownika. Pożądany efekt to minimalizowanie ryzyka utraty wiedzy czy reputacji. Taki proces rozstania firmy z pracownikiem jest równie istotny jak wdrożenie nowej osoby – bo offboarding pracownika wpływa nie tylko na osobę odchodzącą, ale i na cały zespół. I to niezależnie od tego, czy przeprowadzasz stacjonarny, czy zdalny offboarding.

Oficjalne pożegnanie – polityka otwartych drzwi zamiast palenia mostów

To, by przeprowadzić offboarding pracownika, może mieć znaczenie strategiczne. Według LinkedIn odsetek osób powracających do organizacji (tzw. boomerang employees) wynosił 4,5% wszystkich zatrudnień w 2021 roku. W 2019 było ich mniej, bo 3,9%. To pokazuje, że kiedyś pracująca w firmie osoba może wrócić, jeśli proces rozstania pracownika przebiega w dobrej atmosferze.

Z kolei według badania The Muse, prawie 75% pracowników decydujących się na zmianę pracy żałuje swojej decyzji. Jednocześnie połowa z nich chciałaby wrócić do swojej poprzedniej roli. 

Wyraźnie widać, że polityka otwartych drzwi i odpowiednie przeprowadzenie odejścia pracownika może ułatwić powrót talentów do organizacji. Znaczenie offboardingu pracownika potwierdza badanie Wiley Edge, które wykazało  przez brak tego procesu aż 71% firm ma problem z niedoborem talentów. 

Skuteczny offboarding pracownika zmienia go w ambasadora firmy

Znaczenie offboardingu pracownika wykracza daleko poza sam moment rozstania. Osoba, która żegna się z firmą w przyjaznej atmosferze, może stać się jej ambasadorem.

Pozytywnie zakończony proces odejścia pracownika sprawia, że osoba odchodząca z firmy w przychylnej atmosferze chętniej dzieli się pozytywną opinią o byłym pracodawcy. W ten sposób firma zyskuje wiarygodnego ambasadora swojej marki. Bo kto skuteczniej wspiera działania employer brandingowe - kampanie i slogany czy opinie osób, które znają firmę od środka?

Najlepsze praktyki offboardingu a wpływ na pozostających w firmie pracowników 

Dobrze przeprowadzony proces offboardingu ma ogromne znaczenie również dla osób, które zostają w organizacji. Pozwala nie tylko na przekazanie obowiązków, ale i na transfer wiedzy. Dzięki temu zespół odchodzącego pracownika może odpowiednio wcześniej przygotować się do zmian. Wówczas nawet jeśli osoby opuszczają organizację, nie zaburzają jej ciągłości działania.

Być może to również moment, w którym należy sięgnąć po program sukcesji, zwłaszcza jeśli odchodzi kluczowa osoba.

Skuteczny offboarding pracownika a bezpieczeństwo danych 

Proces zwalniania pracownika wiąże się nie tylko z emocjami, ale i ryzykiem dla organizacji. Badanie IBM wykazało, że jeden incydent naruszenia bezpieczeństwa danych spowodowany przez osobę związaną z organizacją może kosztować firmę 750 tys. dolarów. 

Tymczasem 83% pracowników przyznaje, że przez jakiś czas po odejściu mają jeszcze dostęp do kont i narzędzi z poprzedniej pracy.

Pracownicy, którzy odchodzą, mogą czasem działać w emocjach. Pozostawianie w ich rękach dostępów do firmowych kont i narzędzi może być ryzykowne. Skuteczny offboarding pracownika zabezpiecza również tę kwestię.

Elementy procesu offboardingu pracownika – checklista

Harmonogram offboardingu pozwala ubrać proces w powtarzalne ramy. W cyklu działalności bywa, że wiele osób opuszcza organizację, stąd warto przygotować proces tak, by był skalowalny, mierzalny i łatwy do wdrożenia. Wiele osób zakłada, że proces offboardingu pracownika, to zdanie sprzętu, a w wersji premium – do etapów procesu onboardingu dochodzi jeszcze wywiad wyjściowy. A przecież to nie wszystko.

Jak więc dobrze przeprowadzić offboarding pracownika?

1. Rozmowa na temat odejścia – pierwszy etap procesu offboardingu

Przekazaniu informacji o rozstaniu towarzyszy wiele emocji, z którymi menedżer i pracownik muszą się zmierzyć. Zwłaszcza, gdy to firma zwalnia pracownika. Nie zawsze rozmowa rozstaniowa jest łatwa, ale na pewno warto zadbać o atmosferę wzajemnego szacunku.

Podczas spotkania można poznać powody odejścia, dobrze jest również – choćby wstępnie – ustalić warunki rozstania i omówić etapy procesu offboardingu (tak szybko, jak to możliwe). To poprawi doświadczenia odchodzącego pracownika. Będzie wiedział, co po kolei się wydarzy.

2. Informowanie zespołu o decyzji zakończeniu współpracy

Poinformuj zespół odchodzącego pracownika o zmianach, które niebawem zajdą. Koniecznie przekaż, kiedy nastąpi ostatni dzień współpracy oraz jak (i czy w ogóle) wpłynie na pracę lub zakres zadań pozostałych osób.

To, że odchodzący pracownik ma przestrzeń na przekazanie obowiązków, jest uspokajające dla wszystkich stron. Komunikat wprost ma jeszcze jedną, niewątpliwą zaletę: unikniesz niedopowiedzeń i plotek, które potrafią popsuć atmosferę w zespole. Powody zmiany struktury zespołu czy działu nie powinny być pozostawione domysłom. Zwłaszcza, jeśli rozstanie jest poprzedzone trudnymi sytuacjami lub rozstanie wynika z decyzji firmy.

3. Przekazanie obowiązków

Obowiązki odchodzącego pracownika powinny przejąć inne osoby z zespołu. Ustal z osobą odchodzącą konkretny plan osadzony w ramach czasowych. To pomoże uporządkować ogrom tematów do zaopiekowania i ułatwi przekazanie wiedzy i doświadczenia odchodzącego pracownika innym.

Co taki harmonogram powinien zawierać, by skutecznie przeprowadzić proces offboardingu? 

• Listę projektów/ zadań do przekazania.
• Nadanie priorytetów zadań do przejęcia.
• Wspólne ustalenia kto i kiedy przejmie obowiązki osoby odchodzącej (czy będzie to jedna osoba, czy może kilka).
• Zaplanowanie spotkań z osobami, które będą przejmować obowiązki pracownika. Warto to zrobić z marginesem czasowym, nie tuż przed ostatnim dniem w pracy. Być może będzie potrzebny dodatkowy czas na przeszkolenie osób przejmujących obowiązki?
• Zakomunikowanie sytuacji klientom i przekazanie im kontaktu do osoby, która przejmuje nad nimi opiekę.
• Ustalenie przebiegu ostatniego dnia, w tym exit interview.

Czy dobrze zaplanowany harmonogram ułatwia skuteczny offboarding pracownika? Jak najbardziej. Do tego daje pewność, że żadne istotne zadanie nie zostanie pominięte.

4. Exit interview – rozmowa rozstaniowa

Przeprowadzenie wywiadu wyjściowego (inaczej: rozmowy rozstaniowej lub exit interview) to ważny moment całego procesu zakończenia współpracy. Odchodzącego pracownika warto zapytać o jego opinię na temat organizacji, a także bolączek, z jakimi się borykał i powodów odejścia. To kluczowy moment w całym offboardingu, z kilku powodów. 

• Exit interview to doskonała okazja, by zyskać cenny feedback od osoby, która patrzy już na organizację z innej perspektywy. Aby jednak pracownik chciał się podzielić swoją opinią, stwórz życzliwą przestrzeń do rozmowy. Warto, by spotkanie prowadziła osoba neutralna (np. ktoś z HR-u), nie bezpośredni menedżer. Bywa, że to właśnie szef jest powodem odejścia swojego podwładnego…
• Po drugie, to, czy rozmowa będzie się odbywała w atmosferze szacunku, wpłynie na opinię pracownika o byłym pracodawcy. Jeśli spotkanie będzie polegało na zaprzeczaniu jego racjom i bagatelizowaniu spostrzeżeń, trudno będzie zakończyć proces rozstania firmy z zatrudnionym w dobrych stosunkach.
• Exit interview może przynieść organizacji wiele dobrego – być może sugestie osoby odchodzącej pozwolą na wprowadzenie zmian i usprawnień, dzięki którym w przyszłości zechce wrócić. Warto zapytać także o sam przeprowadzony proces zakończenia współpracy – może znajdziecie przestrzeń na usprawnienia?

5. Proces rozstania pracownika – administracyjne porządki

Harmonogram offboardingu nie może się obyć bez kwestii formalnych. Zaplanuj z pracownikiem kto i kiedy dopilnuje takich tematów, jak:

• zdanie sprzętu służbowego,
• oddanie samochodu służbowego,
• zdanie karty/ klucza do biura,
• wyłączenie dostępów do narzędzi i komunikatorów, 
• wyłączenie pakietu benefitów.

6. „Pozostańmy w kontakcie”, czyli program dla alumnów

Zakończenie współpracy nie musi oznaczać końca relacji. Byli pracownicy to społeczność, z którą warto utrzymać kontakt, np. przez program alumni, który warto uwzględnić jako końcowy etap procesu offboardingu. Czy zdarzyło Ci się usłyszeć kiedyś hasło „pracownik boomerang”? Dotyczy osób, które po jakimś czasie decydują się wrócić. Dobrze przeprowadzony proces zakończenia może zaowocować nowym początkiem.

Alumni zadowoleni ze współpracy z byłym pracodawcą są również naturalnymi ambasadorami organizacji i chętniej rekomendują ją jako atrakcyjne miejsce pracy. Słowem: dobrze działają na wizerunek firmy.

Offboarding a outplacement – proces zwalniania pracownika a rozstanie z klasą

Nie zawsze odejście wynika z chęci lub potrzeb zatrudnionego. Firmy podejmują różne, trudne decyzje personalne. W przypadku decyzji o zwolnieniu temat doświadczeń pracownika wymaga wyjątkowego zaopiekowania. Bywa że organizacje decydują się na outplacement, czyli pomoc zwalnianym osobom w znalezieniu nowego zatrudnienia poprzez doradztwo zawodowe, szkolenia czy przygotowanie dokumentów aplikacyjnych. Takie działanie łagodzi moment poinformowania pracownika, ale pamiętaj, że taka rozmowa będzie wiązała się z dużymi emocjami.

Dobrze przeprowadzony proces z elementami outplacementu minimalizuje negatywne emocje związane z rozstaniem, dba o wkrótce już byłego członka zespołu, a kto wie – może ten za jakiś czas powróci jako pracownik boomerang? Decyzje firmy odchodzącego pracownika wpływają również na jego dalsze decyzje zawodowe.

Więcej niż pożegnanie – dlaczego strukturyzacja i automatyzacja offboardingu to dobry pomysł?

Porządek i budowa dobrych relacji zamiast chaosu – to możliwe?

Podobnie jak jej początek, koniec pracy również może być stresujący. Pracownicy mogą czuć się przytłoczeni nadmiarem spraw do załatwienia. Część z nich może być również zdemotywowana w ostatnich tygodniach przed odejściem, przez co proces rozstania firmy może być obarczony trudnymi emocjami. Panaceum na tę sytuację są przemyślane działania, także jeśli w grę wchodzi zdalny offboarding pracownika. 

Offboarding to coś więcej niż zwykłe przeprowadzenie odejścia pracownika. To przemyślana ścieżka, która ma określoną strukturę i cel. Mając klarowny plan działania, pracownik wie, jakie kroki musi podjąć. To wprowadza porządek i neutralizuje negatywne emocje, które mogą się pojawić. Pracodawca z kolei ma większą pewność, że kluczowe projekty i obowiązki zostaną płynnie przekazane w odpowiednie ręce. Standaryzacja offboardingu wymaga zadbania o potrzeby obu stron. Dzięki temu łatwiej zakończyć współpracę, nie kończąc relacji. 

Efekty mogą być zaskakujące – czy wiesz, że dzięki exit interview możesz np. zmniejszyć ryzyko odejścia innych talentów z firmy?

‍Pożegnanie pracownika na większą skalę

Dobrze ustrukturyzowany proces offboardingu pracownika przynosi gotowy schemat, który można aplikować w przypadku rozstań w przyszłości. Dużym ułatwieniem w skalowaniu przedsięwzięcia jest jego automatyzacja.

Sięgając po technologię, można w prosty sposób zaimplementować powtarzalne kroki. Wystarczy jedno efektywne narzędzie, aby usprawnić i zautomatyzować offboarding na szeroką skalę. Proces taki można z powodzeniem oprzeć na aplikacji onboardingowej.

Jakie elementy offboardingu poddają się automatyzacji?

• Offboardingowa checklista - za pomocą odpowiedniej aplikacji można udostępnić listy kontrolne pracownikowi i menedżerowi. Każdy z nich może nie tylko na bieżąco sprawdzać swoje kolejne kroki, ale także skontrolować realizację postępów.

• Ankiety feedbackowe - w zależności od potrzeb i procesu można zautomatyzować ankiety wysyłane po każdym z etapów. Na pewno warto pokusić się o zebranie feedbacku i zdecydować, jak w przyszłości przeprowadzić offboarding pracownika i zrobić to lepiej.

• Harmonogram przekazywania obowiązków - mnogość zadań do przekazania wymaga przemyślanego planu. Przejrzysty harmonogram działań wprowadzi porządek i pozwoli skupić się na działaniu, bez pominięcia żadnego z ważnych etapów onboardingu (np. przeprowadzenia wywiadu wyjściowego). Odpowiednie narzędzie będzie wysyłało powiadomienia o zbliżających się kolejnych zadaniach w harmonogramie.

• Zadania menedżera - menedżer musi trzymać rękę na pulsie również podczas przeprowadzenia odejścia pracownika. Aplikacja pomoże mu śledzić postępy pracownika w realizacji wyznaczonych zadań (np. przy przekazywaniu obowiązków, realizacji szkoleń w ramach outplacementu). Może też wysłać automatyczne przypomnienia o kontakcie z IT w sprawie wyłączenia dostępów.

• Komunikacja po rozstaniu - cykliczne wiadomości wysyłane do alumnów, a może nawet dostęp do platformy online z częścią szkoleń? To wszystko także można oprzeć na technologii i w ten sposób podtrzymywać cenny kontakt ze społecznością byłych pracowników.

Automatyzuj proces zdania pracownika – i rób to po ludzku

Pamiętaj, że automatyzacja to nie wszystko. Offboarding powinien mieć również spersonalizowane elementy. Technologia może stanowić solidną bazę całego procesu zakończenia współpracy, ale wisienką na torcie zawsze będzie empatyczna komunikacja (także, jeśli przeprowadzasz zdalny offboarding pracownika). Ustalenie warunków odejścia, exit interview, spotkanie pożegnalne - to momenty, w których indywidualne podejście jest najcenniejsze. Pamiętaj, by docenić dotychczasową pracę osoby, która odchodzi i podziękować jej za wspólne zawodowe wyzwania.

A jeśli chcesz ułożyć swój proces offboardingu pracownika i oprzeć go na sprawdzonym narzędziu, polecamy się z aplikacją Gamfi Onboarding! Nasze narzędzie pomaga nie tylko witać, ale i żegnać pracowników.

‍