7 biznesowych korzyści z onboardingu

Jak wyglądają polskie onboardingowe realia? Nasze badanie pokazało, że jest sporo rzeczy do poprawy, począwszy od tego, ile czasu firmy przeznaczają na onboarding pracownika. 21% badanych na wdrożenie do pracy miało tylko jeden dzień, a 35% oficjalnie zakończyło swój onboarding po 2-6 dniach. Pracownicy narzekają również na brak wdrożenia stanowiskowego czy trudności w zbudowaniu relacji ze współpracownikami. Rzetelny, wartościowy onboarding nie jest jeszcze standardem w polskich organizacjach. Część firm musi stworzyć go od podstaw, przed innymi stoi zadanie usprawnienia już istniejących procesów. Ale dlaczego w ogóle warto podjąć ten wysiłek?

Dlaczego inwestować w dobry onboarding?

1. Minimalizujesz ryzyko utraty pracowników - teraz i w przyszłości

Pracownik podpisał umowę, HR zamknął projekt rekrutacyjny, pracodawca może odetchnąć z ulgą i czekać na nowego pracownika. Czy na pewno? 

W badaniu Indeed 28% kandydatów przyznało się do praktyki nazywanej po angielsku “Employee Ghosting”. Chodzi o sytuację, w której pracownicy znikają przed pierwszym dniem pracy. Kontakt kandydata z pracodawcą urywa się jeszcze w trakcie procesu rekrutacyjnego albo nowy pracownik nie pojawia się pierwszego dnia, mimo przyjęcia oferty. 

Jak unikać takich sytuacji? Przede wszystkim wdrażając spójną komunikację na etapie rekrutacji i onboardingu. Efektywny proces wdrożenia zaczyna się w momencie zakończenia rekrutacji. Już wtedy warto budować relację z nowym pracownikiem, odpowiadać na jego potrzeby i reagować na ewentualne wątpliwości. Brak preboardingu to jedna z głównych onboardingowych wpadek, o których pisaliśmy niedawno na łamach naszego bloga. 

Przeczytaj o tym, jak w pełni wykorzystać potencjał preboardingu>>

Na tym jednak nie koniec. Jeśli pracownik pojawił się w pracy pierwszego dnia, nadal należy trzymać rękę na pulsie. Po początkowej ekscytacji mogą pojawić się wątpliwości, stres związany z pierwszymi zadaniami czy niewiedza, jak je wykonać. Emocje i potrzeby nowicjusza zmieniają się w czasie. Regularne spotkania one-to-one z menedżerem, wsparcie buddiego czy cykliczne badania satysfakcji pozwolą szybko zareagować na ewentualne problemy. Bez tego mamy znacznie mniejsze szanse na zatrzymanie wartościowych talentów w organizacji.

Podsumowując: wartościowy onboarding to idealna okazja do budowania lojalności wobec pracodawcy.

69% pracowników, którzy zostali odpowiednio wdrożeni, deklaruje że nie chciałoby zmieniać pracy w ciągu kolejnych trzech lat.

Wsparcie i wiedza, którą pracownicy otrzymują w pierwszych tygodniach czy miesiącach rzutuje na ich poziom satysfakcji z pracy w dalszej perspektywie.

2. Oszczędzasz pieniądze - sporo pieniędzy

Efektywny onboarding to długofalowy proces, który angażuje wiele osób. Nie da się rzetelnie wdrożyć nowego pracownika, mając na to zalewie dzień czy tydzień. Zatrudniony kandydat potrzebuje minimum 3 miesięcy, by poczuć się pewnie w nowej roli. Wyliczyliśmy, że koszt onboardingu w takim wymiarze czasowym to nawet 7-krotność przeciętnej pensji, czyli ponad 40 tys. zł. W przypadku firm zatrudniających droższych specjalistów, np. z branży IT, kwoty są kilkukrotnie wyższe. 

Przy kiepskim wdrożeniu ryzyko utraty nowego talentu jest spore, a to wiąże się z ponowną rekrutacją i onboardingiem. Wtedy koszt pozyskania pracownika rośnie wykładniczo wraz z czasem przeznaczonym na ten proces. Na czas ten składają się setki godzin pracy zespołu HR, menedżerów i działu kadr. Według naszych wyliczeń 38% kosztów onboardingu to koszty ludzkie. 

Z naszych doświadczeń wynika, że dzięki automatyzacji da się zoptymalizować cały proces. Można to osiągnąć, automatyzując najbardziej powtarzalne i żmudne zadania onboardingowe.  

Dzięki automatyzacji onboardingu koszty wdrożenia pracownika mogą spaść nawet o 15%. Wiąże się to jednocześnie z 40% oszczędnością czasu pracy zaangażowanych we wdrożenie osób.

3. Podnosisz produktywność całych zespołów

Celem onboardingu jest osiągnięcie przez pracownika produktywności w pracy. Im lepsze wdrożenie, tym szybciej nowicjusz zacznie samodzielnie wykonywać swoje obowiązki. Według danych SHRM efektywność pracowników, którzy wzięli udział w dobrze zorganizowanym onboardingu, jest aż o 50% wyższa niż w pozostałych przypadkach. Z kolei nasze wyliczenia pokazują, że pracownicy korzystający ze wspierającego ich narzędzia onboardignowego wdrażają się o 21% szybciej, a ich zaangażowanie wzrasta o 71%

Od sukcesu onboardingu zależy również efektywność pracy całego zespołu.

Gdy nowa osoba ma już za sobą najważniejsze etapy wdrożenia, jest w stanie realnie wspierać współpracowników. Może wypracowywać z nimi konkretne wyniki biznesowe. Wreszcie każdy jest w stanie w pełni skupić się na swoich obowiązkach. Nie ma potrzeby, by pozostali członkowie załogi pracowali więcej, bo nowa osoba wciąż jeszcze się uczy. 

4. Uwalniasz czas menedżerów

Nasze badanie wskazuje, że aż 53% polskich pracowników było wdrażanych bez zaangażowania menedżera. Co więcej, 26% badanych osób podkreśla, że podczas onboardingu brakowało im wdrożenia stanowiskowego. 

Dlaczego?

Przyczyną takiej sytuacji jest przeciążenie menedżerów. Ich standardowe obowiązki są bardzo angażujące, a wdrożenie nowej osoby to dodatkowe zadania. W efekcie menedżerowie są przytłoczeni nadmiarem rzeczy do zrobienia. Nie mają czasu ani na realne wdrożenie merytoryczne, ani na budowanie relacji z nowym pracownikiem. W takiej sytuacji, mimo najlepszych chęci, trudno o efektywny onboarding z udziałem menedżera.

Problemy menedżera w onboardingu:

• nie ma czasu, bo skupia się na celach biznesowych,
• irytuje się, bo spadają mu na głowę sprawy operacyjne (sprzęt, BHP, umowa itp.),
• działania po jego stronie nie wnoszą wartości, bo są rutynowe,
• nie może skupić się na wyrobieniu relacji i przekazaniu praktycznego know-how,
• brakuje mu narzędzi do skalowania wdrożenia - zatrudniając 4 osoby, musi 4 razy wykonywać to samo,
• potrzebuje człowieka od zaraz, tymczasem skuteczne wdrożenie pracownika zajmuje tygodnie lub miesiące.

Aby to zmienić, warto sięgnąć po technologiczne rozwiązania, które odciążą przełożonych z powtarzalnych, operacyjnych zadań. Dzięki automatyzacji takich procesów, jak zamawianie sprzętu czy wypełnianie kwestionariuszy kadrowych, menedżer może przeznaczyć więcej czasu na wdrożenie stanowiskowe. Nasze doświadczenie pokazuje, że narzędzie automatyzujące onboarding pozwala zaoszczędzić nawet 40% czasu menedżerów i pracowników HR.

5. Optymalizujesz koszty rekrutacji

Czy zmiana statusu kandydata w systemie ATS na “zatrudniony” kończy rekrutację? Nie do końca… Rekrutacja kończy się na dobre wraz z efektywnym onboardingiem. Bez tego ryzyko, że nowy talent rozstanie się z organizacją przed zakończeniem okresu próbnego jest wysokie. A wtedy HR musi ponownie zaangażować swoje zasoby w poszukiwanie nowego kandydata, co w finalnym rozrachunku znacznie zwiększa koszty rekrutacji. 

Nie ma dobrej rekrutacji bez dobrego onboardingu. Nie inwestując w onboarding, firma traci jednocześnie pieniądze przeznaczone na rekrutację. 

6. Budujesz świetne kadry na lata

Odpowiedni onboarding to w dłuższej perspektywie solidny fundament dla całego zespołu.  Zapewniając nowej osobie wartościowe wdrożenie, dbamy nie tylko o nią, ale także o komfort pozostałych pracowników. Ustrukturyzowany onboarding to w późniejszym etapie lepsza komunikacja pomiędzy osobami zatrudnionymi w naszej firmie. Dzięki spójnej wiedzy o organizacji, projektach i klientach łatwiej zbudować zgraną drużynę. Nowicjusz wyposażony w odpowiednie wsparcie i wiedzę czuje się pewniej w swojej roli i w efekcie szybciej wspiera resztę ekipy w realizacji wspólnych celów biznesowych. Zespół wie z kolei, że może na nim polegać i dzielić się z nim obowiązkami. W efekcie zatrudniamy ludzi, którzy ufają nawzajem we własne kompetencje i potrafią przez lata razem działać jak dobrze naoliwiona maszyna, ani myśląc o zmianie pracy na inną.

Według badania przeprowadzonego przez Brandon Hall Group firmy, które postawiły na efektywny onboarding, zauważyły wzrost retencji pracowników o 82%.

7. Inwestujesz jednocześnie w employer branding

Nie ma skutecznych działań employer brandingowych bez prawdziwych ambasadorów wewnątrz organizacji. Budując pozytywne doświadczenie pracowników, począwszy od etapu rekrutacji i onboardingu, dbamy również o wizerunek firmy jako pracodawcy. Wartościowy onboarding może być postrzegany jako dodatkowy benefit i działać pozytywnie na program poleceń pracowniczych.

Według danych CandE Global Research Reports, aż o 93% wzrasta chęć rekomendacji pracodawcy przez nowych pracowników, jeśli zapewniono im odpowiedni preboarding. Co więcej, już sama rozmowa telefoniczna z menedżerem przed pierwszym dniem pracy sprawia, że ich skłonność do poleceń nowej organizacji wzrasta o 83%. 

Onboarding to poniekąd przedłużenie rekrutacji, moment, w którym Candidate Experience zamienia się w Employee Experience. Odpowiedni proces wdrożenia ugruntowuje pracownika w przekonaniu, że obietnice złożone przez pracodawcę podczas rekrutacji mają pokrycie w rzeczywistości. Chyba nie ma solidniejszego fundamentu budującego lojalność na początku współpracy. 

Inwestycja warta wysiłku

Zdajemy sobie sprawę, że stworzenie od zera efektywnego wdrożenia albo nawet usprawnienie go wymaga nieco pracy. Samo zmapowanie procesu, przydzielenie onboardingowych ról i przypisanie do nich konkretnych obowiązków jest angażujące. W kolejnym kroku czeka jeszcze implementacja nowych rozwiązań, testowanie ich i usprawnianie. Jest to jednak inwestycja, która ma realne przełożenie na wyniki biznesowe organizacji i warto się nad nią pochylić. Tym bardziej, że nie trzeba wszystkiego tworzyć od podstaw. Można podzielić cały proces na mniejsze etapy i wdrażać je metodycznie, krok po kroku.

Poza tym technologia wychodzi nam naprzeciw. Korzystając z dostępnych na rynku rozwiązań, można w łatwy sposób zoptymalizować cały proces.  Takim rozwiązaniem jest chociażby nasza aplikacja Gamfi Onboarding.