7 biznesowych korzyści z onboardingu

W rozmowach o onboardingu zbyt często skupiamy się na jego operacyjnym wymiarze - procedurach, listach zadań i tym, „kto powinien co zrobić”. Zbyt rzadko patrzymy na onboarding jak na inwestycję o bardzo konkretnym, mierzalnym zwrocie. A szkoda. Dobrze zaprojektowany i zautomatyzowany proces wdrożenia to nie tylko mniejszy chaos, mniej maili i mniej stresu w pierwszych tygodniach pracy. To przede wszystkim realny wpływ na biznes: niższa rotacja pracowników, krótszy czas osiągania samodzielności, większa produktywność zespołów, odciążenie menedżerów oraz znaczące oszczędności w obszarze rekrutacji i HR.

Co więcej, efektywny onboarding wzmacnia kulturę organizacji, poprawia doświadczenie pracownika, zwiększa zaangażowanie od pierwszego dnia i pomaga budować przewidywalny, skalowalny proces, który działa równie dobrze przy jednym zatrudnieniu, jak i przy setkach rocznie. A to dopiero początek, bo korzyści jest jeszcze więcej. Chcesz zobaczyć, jak bardzo onboarding może pracować na wyniki Twojej firmy? Zanurzmy się w temat głębiej.

1. Onboarding zmniejsza rotację

Pracownik podpisał umowę, HR zamknął projekt rekrutacyjny, pracodawca może odetchnąć z ulgą i czekać na nowego pracownika. Czy na pewno?

W badaniu Indeed 28% kandydatów przyznało się do praktyki nazywanej po angielsku “Employee Ghosting”. Chodzi o sytuację, w której pracownicy znikają z radaru pracodawcy przed pierwszym dniem pracy. Kontakt kandydata z pracodawcą urywa się jeszcze w trakcie procesu rekrutacyjnego albo nowy pracownik nie pojawia się pierwszego dnia mimo przyjęcia oferty, a nawet podpisania wstępnych dokumentów dotyczących zatrudnienia.

W branżowych edycjach naszego badania "Onboarding po polsku 2025" spytaliśmy, czy uczestnikom badania kiedykolwiek zdarzyło się zrezygnować z pracy przed pierwszym dniem lub nie pojawić się w pracy pierwszego dnia bez informowania o tym fakcie pracodawcy. Twierdząco odpowiedziało 14% pracowników logistyki, 19% pracowników HoReCa, 9% osób pracujących w handlu i 8% pracujących w usługach. Uśredniając, 1 na 10 zakończonych z sukcesem rekrutacji może zakończyć się utratą pracownika jeszcze przed pierwszym dniem pracy.

Jak unikać takich sytuacji? Przede wszystkim wdrażając spójną, uważną komunikację na etapie między rekrutacją a pierwszym dniem pracy. To właśnie ten okres -często pomijany - ma największy wpływ na to, czy nowo zatrudniona osoba faktycznie pojawi się w firmie. Efektywny onboarding zaczyna się w momencie zakończenia rekrutacji, a nie dopiero w dniu podpisania umowy. To wtedy warto zacząć budować relację, odpowiadać na potrzeby pracownika i reagować na ewentualne wątpliwości, zanim zdążą urosnąć do decyzji o wycofaniu się.

‍

Na tym jednak nie koniec. Samo pojawienie się pracownika pierwszego dnia to dopiero początek - a pierwsze miesiące są jednym z najbardziej newralgicznych okresów pod kątem rotacji. Po początkowej ekscytacji często pojawiają się wątpliwości, stres związany z pierwszymi zadaniami, poczucie zagubienia czy zwyczajny brak wiedzy, jak wykonać nowe obowiązki. Emocje i potrzeby nowicjusza zmieniają się z tygodnia na tydzień, dlatego tak ważne jest, by nie zostawiać go „samemu sobie”.

Regularne spotkania one-to-one z menedżerem, stała dostępność buddiego oraz cykliczne pulse checki pomagają szybko wychwycić pierwsze sygnały trudności i zapobiec ich eskalacji. To wszystko ma bezpośrednie przełożenie na wskaźnik wczesnej rotacji w ciągu pierwszych 3 lub 6 miesięcy. I mamy na to dowody! Decathlon - jeden z naszych klientów - zmniejszył wczesną rotację z 44% do 34% zaledwie w ciągu roku od usprawnienia i zautomatyzowania onboardingu.

‍

2. Zautomatyzowany onboarding oszczędza pieniądze. Sporo pieniędzy

Efektywny onboarding to długofalowy proces, który angażuje wiele osób i którego nie da się rzetelnie przeprowadzić w jeden dzień czy nawet tydzień. Nowy pracownik potrzebuje co najmniej trzech miesięcy, by poczuć się pewnie, zrozumieć kontekst swojej roli i osiągnąć pełną samodzielność. Tak długi okres to jednak również konkretne koszty. Nasze wyliczenia pokazują, że koszt wdrożenia pracownika to siedem średnich pensji, a to oznacza koszty idące w dziesiątki złotych.

Skąd biorą się wysokie koszty onboardingu? Wbrew pozorom nie z narzędzi czy materiałów szkoleniowych, ale przede wszystkim z czasu pracy ludzi zaangażowanych w ten proces: HR-u, menedżerów, buddych, współpracowników, administracji, działu IT, compliance i kadr. Szacujemy, że setki drobnych, powtarzalnych działań - przypomnienia, konfiguracje dostępów, odpowiadanie na te same pytania, pilnowanie terminów, zbieranie dokumentów czy przygotowanie planów wdrożenia - składają się nawet na 38% całkowitego kosztu onboardingu.

A jeśli proces jest słaby? Ryzyko utraty nowego pracownika rośnie, co oznacza powtórkę z rekrutacji i kolejny onboarding. Wtedy koszt pozyskania pracownika rośnie wykładniczo.

Dlatego oszczędności w onboardingu nie biorą się ze skracania procesu (bo taki pochopny ruch może drastycznie zwiększyć rotację), lecz z automatyzacji najbardziej powtarzalnych i czasochłonnych zadań.

Z naszych doświadczeń wynika, że dzięki automatyzacji można:

• obniżyć koszt wdrożenia nawet o 15%,
• zredukować czas pracy osób zaangażowanych w onboarding aż o 40%,
• jednocześnie utrzymać wysoki standard doświadczenia pracownika.
  

Automat zrobi to, co powtarzalne. Ludzie zrobią to, co naprawdę ważne - wesprą, wyjaśnią, zbudują relację. A to właśnie ta część decyduje o skuteczności onboardingu i zwiększa szanse na utrzymanie nowej osoby w organizacji.

3. Onboarding podnosi produktywność całych zespołów

Celem onboardingu jest jak najszybsze doprowadzenie nowego pracownika do pełnej produktywności. Dane SHRM pokazują, że osoby, które przeszły dobrze zaprojektowane wdrożenie, osiągają nawet o 50% wyższą efektywność. Z naszych analiz wynika z kolei, że pracownicy korzystający z narzędzia onboardingowego Gamfi wdrażają się o 21% szybciej, a ich zaangażowanie rośnie o 71%.

Skuteczny onboarding wpływa jednak nie tylko na jednostkę, lecz także na cały zespół. Im szybciej nowa osoba stanie się samodzielna, tym mniej obciążenia spada na współpracowników. Kiepskie wdrożenie osłabia morale, bo zespół musi przez tygodnie (a czasem miesiące) kompensować nieefektywność nowej osoby - często zupełnie nie z jej winy. Dobry onboarding przywraca równowagę: każdy może skupić się na swojej pracy, a nowy pracownik szybciej staje się realnym wsparciem, a nie obciążeniem.

4. Uporządkowany onboarding uwalnia czas menedżerów

Nasz cytowany wcześniej raport "Onboarding po polsku 2025" wskazuje, że aż 52% polskich pracowników było wdrażanych bez zaangażowania menedżera. Co więcej, 27% badanych osób podkreśla, że podczas onboardingu brakowało im wdrożenia stanowiskowego - wprowadzenia w rolę i zakres obowiązków, które są zadaniem bezpośredniego przełożonego.

‍

Dlaczego tak się dzieje? Przyczyną takiej sytuacji jest przeciążenie menedżerów. Ich standardowe obowiązki są bardzo angażujące, a wdrożenie nowej osoby to dodatkowe zadania. W efekcie menedżerowie są przytłoczeni nadmiarem rzeczy do zrobienia. Nie mają czasu ani na realne wdrożenie merytoryczne, ani na budowanie relacji z nowym pracownikiem - choć wiedzą, że powinni to wszystko zrobić. W takiej sytuacji, mimo najlepszych chęci, trudno o efektywny onboarding z udziałem menedżera.

Problemy menedżera w onboardingu:

• nie ma czasu, bo skupia się na celach biznesowych,
• irytuje się, bo spadają mu na głowę sprawy operacyjne (sprzęt, BHP, umowa itp.),
• działania po jego stronie nie wnoszą wartości, bo są rutynowe,
• nie może skupić się na wyrobieniu relacji i przekazaniu praktycznego know-how,
• brakuje mu narzędzi do skalowania wdrożenia - zatrudniając 4 osoby, musi 4 razy wykonywać to samo,
• potrzebuje człowieka od zaraz, tymczasem skuteczne wdrożenie pracownika zajmuje tygodnie lub miesiące.

Aby to zmienić, warto sięgnąć po technologiczne rozwiązania, które odciążą przełożonych z powtarzalnych, operacyjnych zadań. Dzięki automatyzacji takich procesów, jak zamawianie sprzętu czy wypełnianie kwestionariuszy kadrowych, menedżer może przeznaczyć więcej czasu na wdrożenie stanowiskowe. Nasze doświadczenie pokazuje, że narzędzie automatyzujące onboarding pozwala zaoszczędzić nawet 40% czasu menedżerów i pracowników HR.

5. Onboarding optymalizuje koszty rekrutacji

Czy zmiana statusu kandydata w systemie ATS na „zatrudniony” kończy rekrutację? Nie do końca. To dopiero formalność.

Prawdziwym sukcesem rekrutacji nie jest podpisanie umowy, lecz to, że kandydat pojawia się w pracy pierwszego dnia i zostaje w organizacji po okresie próbnym. To dwa wskaźniki: Show-up rate (odsetek osób, które faktycznie stawiają się w day one) oraz Probation Completion Rate (odsetek tych, którzy pomyślnie kończą okres próbny) najtrafniej pokazują, czy doszło do realnego „matchu” między firmą a kandydatem.

Bez dobrze zaplanowanego onboardingu oba te wskaźniki spadają. A wtedy rośnie ryzyko, że nowy talent rozstanie się z organizacją zanim na dobre zacznie pracować. W praktyce oznacza to konieczność powtórzenia rekrutacji, ponownego zaangażowania zespołów HR i menedżerskich oraz podwojenia kosztów pozyskania pracownika.

Nie ma dobrej rekrutacji bez dobrego onboardingu. Dopiero połączenie tych dwóch procesów gwarantuje, że kandydat nie tylko przyjdzie pierwszego dnia, ale też zostanie z firmą dłużej niż kilka tygodni - a to właśnie jest miarą rekrutacyjnego sukcesu.

6. Onboarding buduje świetne kadry na lata

Odpowiedni onboarding to w dłuższej perspektywie solidny fundament dla całego zespołu.  Zapewniając nowej osobie wartościowe wdrożenie, dbamy nie tylko o nią, ale także o komfort pozostałych pracowników. Ustrukturyzowany onboarding to w późniejszym etapie lepsza komunikacja pomiędzy osobami zatrudnionymi w naszej firmie. Dzięki spójnej wiedzy o organizacji, projektach i klientach łatwiej zbudować zgraną drużynę. Nowicjusz wyposażony w odpowiednie wsparcie i wiedzę czuje się pewniej w swojej roli i w efekcie szybciej wspiera resztę ekipy w realizacji wspólnych celów biznesowych. Zespół wie z kolei, że może na nim polegać i dzielić się z nim obowiązkami. W efekcie zatrudniamy ludzi, którzy ufają nawzajem we własne kompetencje i potrafią przez lata razem działać jak dobrze naoliwiona maszyna, ani myśląc o zmianie pracy na inną.

Według badania przeprowadzonego przez Brandon Hall Group firmy, które postawiły na efektywny onboarding, zauważyły wzrost retencji pracowników o 82%.

7. Onboarding wzmacnia employer branding

Nie ma skutecznych działań employer brandingowych bez prawdziwych ambasadorów wewnątrz organizacji. Budując pozytywne doświadczenie pracowników, począwszy od etapu rekrutacji i onboardingu, dbamy również o wizerunek firmy jako pracodawcy. Wartościowy onboarding może być postrzegany jako dodatkowy benefit i działać pozytywnie na program poleceń pracowniczych.

Według danych CandE Global Research Reports, aż o 93% wzrasta chęć rekomendacji pracodawcy przez nowych pracowników, jeśli zapewniono im odpowiedni preboarding. Co więcej, już sama rozmowa telefoniczna z menedżerem przed pierwszym dniem pracy sprawia, że ich skłonność do poleceń nowej organizacji wzrasta o 83%. 

Onboarding to poniekąd przedłużenie rekrutacji - czas, w którym Candidate Experience przechodzi płynnie w Employee Experience. Odpowiedni proces wdrożenia ugruntowuje pracownika w przekonaniu, że obietnice złożone przez pracodawcę podczas rekrutacji mają pokrycie w rzeczywistości. Chyba nie ma solidniejszego fundamentu budującego lojalność na początku współpracy. 

Podsumowanie: onboarding to jedna z najmądrzejszych inwestycji w biznes‍

Onboarding bywa postrzegany jako zestaw formalności albo „HR-owy obowiązek”, który trzeba odhaczyć. Tymczasem wszystkie dane, przykłady i wskaźniki pokazują coś innego: to jeden z najbardziej wpływowych procesów w całej organizacji. Decyduje o rotacji, kosztach pozyskania pracowników, produktywności zespołów, czasie menedżerów, morale ludzi, jakości współpracy i sile marki pracodawcy.

To właśnie onboarding - a nie sama rekrutacja - przesądza o tym, czy talent zostanie w firmie, czy ją opuści. Czy zespół będzie pracował jak dobrze zgrana drużyna, czy będzie miesiącami zmagał się z brakami wdrożenia. Czy firma poniesie koszty chaosu, czy zyska przewagę dzięki uporządkowanemu, skalowalnemu procesowi. Dobra wiadomość? Większość tych efektów da się osiągnąć szybciej, taniej i bardziej przewidywalnie dzięki automatyzacji.

Narzędzia onboardingowe przejmują to, co powtarzalne i czasochłonne, zostawiając ludziom przestrzeń na to, co naprawdę decyduje o sukcesie - relacje, komunikacja i realne wsparcie nowego pracownika. A organizacje, które traktują onboarding jako inwestycję, a nie koszt, zyskują coś najważniejszego: stabilne, zaangażowane zespoły i pracowników, którzy chcą zostać na lata.