Automatyzacja procesów HR: obalamy 9 mitów

Gdy mowa o automatyzacji procesów HR, reakcje bywają skrajne. Jedni widzą w niej ratunek na wszystkie bolączki związane z rotacją, onboardingiem czy zaangażowaniem pracowników. Inni zgrzytają zębami na samą myśl o „robotyzacji” relacji międzyludzkich. Jedno jest pewne: temat budzi emocje. I trudno się dziwić - HR to przecież obszar, który z definicji opiera się na ludziach i relacjach.

Właśnie dlatego warto przyjrzeć się faktom i mitom, które narosły wokół automatyzacji HR. Bo choć nowoczesne technologie mogą realnie odciążyć zespoły i poprawić doświadczenie pracownika, nie zastąpią zdrowego rozsądku, empatii i dobrze zaprojektowanego procesu.

W tym artykule obalamy 9 najczęstszych mitów o automatyzacji procesów HR - tych, które słyszymy w rozmowach z klientami, na konferencjach i w codziennych dyskusjach w zespołach. Gotowi?

Mit 1: Automatyzacja „odczłowiecza” procesy HR

Prawda: Automatyzacja nie zastępuje relacji - ona tworzy na nie przestrzeń.

Ten mit pojawia się zaskakująco często, nawet wśród doświadczonych specjalistów HR. Obawa jest zrozumiała: skoro onboarding, szkolenie czy komunikacja z pracownikiem przebiegają przez platformę online, to czy nie tracimy po drodze „ludzkiego” wymiaru?

W praktyce jest odwrotnie. Dzięki automatyzacji zespół HR oraz managerowie liniowi nie muszą już śledzić arkuszy Excel, pamiętać o wysyłce maili powitalnych ani ręcznie wprowadzać danych do kilku systemów. Zamiast tego mogą skupić się na tym, co naprawdę istotne: rozmowie z nowym pracownikiem, reagowaniu na jego potrzeby, wspieraniu managera w roli lidera zespołu.

Dobrym przykładem jest onboarding - proces, w którym często wiele drobnych zadań (np. wysłanie welcome maila, przypomnienie o szkoleniu BHP, przydzielenie buddy’ego) zajmuje więcej czasu niż samo powitanie nowej osoby. Automatyzacja pozwala te zadania zaplanować raz, ustawić w systemie, a potem… działać. Ludzie nie znikają z procesu - przeciwnie, pojawiają się dokładnie tam, gdzie ich obecność ma największe znaczenie.

W świecie, w którym HR coraz częściej staje się strategicznym partnerem w firmie, automatyzacja procesów HR to nie zagrożenie. To narzędzie, które pomaga być bliżej ludzi, a nie dalej od nich. Usprawnienie procesu rekrutacji wspierane mądrą automatyzacją to dziś chleb powszedni wielu zespołów HR - dlaczego więc tak bardzo boimy się jej w innych obszarach kultury organizacyjnej?

Mit 2: Automatyzacja procesów HR jest tylko dla dużych firm

Prawda: To nie skala firmy decyduje o potrzebie automatyzacji, tylko skala wyzwań.

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że automatyzacja to domena korporacji: ogromne zespoły, dziesiątki rekrutacji miesięcznie, osoby dedykowane do obszaru HR Tech. Tymczasem coraz więcej średnich firm - zatrudniających kilkadziesiąt lub kilkaset osób rocznie - decyduje się na automatyzację nie dlatego, że są „duże”, ale dlatego, że są obciążone.

Bo czy 50 nowych pracowników rocznie w rozproszonej organizacji to mało? Czy onboarding prowadzony przez 30 różnych managerów nie zasługuje na ustandaryzowanie i wsparcie systemowe? Skalę problemu liczy się nie liczbą zatrudnionych w Excelu, ale czasem, który HR i managerowie poświęcają na operacyjne działania. Zasoby ludzkie są wszędzie, w każdej organizacji, i w każdej z nich można wybrane obszary zautomatyzować.

Różnica między wielkimi i małymi firmami pojawia się często w sposobie podejścia do automatyzacji.

Mniejsze firmy częściej skupiają się na pojedynczych, punktowych procesach - na przykład na elektronicznych wnioskach urlopowych lub elektronicznej ewidencji czasu pracy. Tworząc proste workflowy, często oparte na istniejących już w organizacji narzędziach, tworzą automatyzację zgłoszeń do kadr czy automatyzację wniosków o delegację.

Duże firmy decydują się często na automatyzację dużych obszarów angażujących jednocześnie wiele ról, skupiając się bardziej na automatyzacji procesów zarządzania. Duże organizacje częściej przyglądają się automatyzacji procesów kadrowych, automatyzacji oceny pracowniczej czy automatyzacji onboardingu.

Mit 3: Wdrożenie automatyzacji to lek na całe zło

Prawda: Automatyzacja to narzędzie - nie zastąpi myślenia, projektowania i odpowiedzialności.

Wiele firm, które sięgają po rozwiązania HR Tech, liczy na to, że system do automatyzacji HR sam „ogarnie” onboarding, szkolenia czy komunikację z pracownikami. To naturalne – jesteśmy przeciążeni, szukamy wsparcia, chcemy szybko zobaczyć efekt. Ale tu właśnie kryje się niebezpieczny mit: że sama automatyzacja rozwiąże wszystkie problemy.

W rzeczywistości, jeśli proces HR-owy jest chaotyczny, nieprzemyślany lub nieuporządkowany, to automatyzacja jedynie ten chaos „zamrozi”. System nie zapyta, czy pracownik danego działu naprawdę potrzebuje wszystkich tych informacji. Nie zdecyduje, czy manager angażowany w proces wielokrotnie nie będzie za bardzo przeciążony. Nie zastąpi pracy koncepcyjnej, jaką trzeba wykonać na etapie projektowania doświadczenia pracownika i innych osób zaangażowanych w proces.

Dlatego firmy, które najwięcej zyskują na automatyzacji, zaczynają od uporządkowania procesów: mapują onboarding, tworzą jasne scenariusze, ustalają punkty styku z pracownikiem. Dopiero potem przekładają to na workflow i system.

Dobrą analogią jest kuchnia: nawet najlepszy ekspres do kawy nie zrobi za Ciebie cappuccino, jeśli nie masz mleka i nie wiesz, co chcesz wypić. Automatyzacja to ekspres. Ale przepis, składniki i moment podania - to już Twoja decyzja.

Inteligentna automatyzacja działa wtedy, gdy wspiera dobrze zaprojektowany proces. Nie jest lekiem na wszystko. Ale w rękach świadomego HR-u staje się jednym z najmocniejszych narzędzi w grze.

Mit 4: Pracownicy nie chcą cyfrowych narzędzi

Prawda: Pracownicy nie chcą topornych narzędzi. Ale cyfrowych - jak najbardziej.

Czasem słyszymy: „Nasi pracownicy wolą papier i rozmowę twarzą w twarz”. Albo: „U nas to by się nie przyjęło - ludzie nie mają nawyku korzystania z takich narzędzi”. Zwykle za tym przekonaniem stoi obawa, że digitalizacja HR-u zostanie odebrana jako coś oderwanego od rzeczywistości lub... odbierze prace zespołom HR.

Tymczasem popatrzmy na rzeczywistość. W codziennym życiu cyfrowe narzędzia są standardem: płacimy telefonem, kupujemy online, korzystamy z aplikacji bankowych, umawiamy wizyty do lekarza. Nawet zamawianie obiadu to dziś często dwa kliknięcia w apce. Czy naprawdę pracownicy nie są gotowi na to, by środowisko pracy w ich organizacji było równie nowoczesne?

To, czego naprawdę nie chcą pracownicy, to skomplikowane, przestarzałe systemy z interfejsem rodem z początków internetu. Świat poszedł do przodu, tymczasem wiele systemów HR zatrzymało się gdzieś na początku XXI wieku. Jeśli dobry system rozwiązuje realny problem, prowadzi użytkownika za rękę i dzięki dobremu user experience jest "przezroczysty", nie budzi żadnego oporu.

Cyfrowe doświadczenie pracownika to dziś nie bonus, tylko minimum przyzwoitości. Dlatego pytanie nie brzmi: czy nasi pracownicy są gotowi na cyfrowe narzędzia Pytanie brzmi: czy my jako firma jesteśmy gotowi zapewnić im doświadczenie, które znają z życia poza pracą?

Mit 5: To kosztowne i długo się wdraża

Prawda: Dobrze zaprojektowana automatyzacja HR może być szybka, skalowalna i dostępna nawet przy ograniczonym budżecie.

Kiedy mówisz „automatyzacja HR”, wiele osób od razu widzi oczami wyobraźni wielomiesięczne wdrożenie, dziesiątki spotkań z IT i budżet z sześcioma zerami. To skojarzenia wyniesione z dużych projektów informatycznych sprzed dekady - i dziś często zupełnie oderwane od rzeczywistości.

Współczesne platformy HR, zwłaszcza te dostępne w modelu SaaS (czyli „subskrypcyjnym”), są zaprojektowane tak, by ich wdrożenie było szybkie, zwinne i maksymalnie odciążające klienta. Zespół HR nie musi znać się na technologii - potrzebna jest dobra znajomość własnego procesu i decyzja, że chcemy go usprawnić. Resztą zajmują się specjaliści po stronie dostawcy.

W Gamfi typowe wdrożenie onboardingowe trwa kilka tygodni - zależnie od złożoności procesów. Często już po miesiącu firma uruchamia pierwsze pilotażowe wdrożenia, testuje rozwiązanie na realnych użytkownikach i zaczyna zbierać feedback.

A co z kosztami? Zamiast dużych jednorazowych inwestycji w „system”, płacisz miesięczną lub roczną opłatę, zależną od liczby użytkowników. Dzięki temu nawet średnia firma może pozwolić sobie na narzędzie, które jeszcze niedawno było dostępne tylko dla korporacji.

W skrócie: automatyzacja nie musi być ani droga, ani skomplikowana. Za to bardzo szybko zaczyna się opłacać - oszczędza czas HR-owców i managerów, zmniejsza rotację, poprawia adaptację i daje porządek tam, gdzie wcześniej był chaos.

‍

 Mit 6: Automatyzacja to tylko e-maile i przypomnienia

Prawda: Nowoczesna automatyzacja procesów HR to inteligentne scenariusze, integracje, dane i personalizacja doświadczeń pracownika.

Faktycznie - początki automatyzacji HR wyglądały dość skromnie: przypomnienie o badaniach lekarskich, automatyczny e-mail z dostępami, powiadomienie o kończącej się umowie. Ale czasy się zmieniły. Dziś automatyzacja to nie tylko „wysyłka wiadomości”. To cały silnik, który prowadzi pracownika przez konkretne etapy - we właściwym czasie, w odpowiednim kontekście i we współpracy z innymi systemami.

Przykład? W onboardingu to może wyglądać tak:

• nowy pracownik dostaje spersonalizowany dostęp do portalu onboardingowego z chwilą decyzji o zatrudnieniu,
• na jego profilu pojawiają się zadania dopasowane do stanowiska, lokalizacji i typu umowy,
• przełożony dostaje przypomnienie o rozmowie wdrożeniowej,
• system automatycznie zapisuje pracownika na szkolenie BHP i wysyła mu plan pierwszych dni,
• po miesiącu system automatycznie wysyła ankietę NPS i feedback do HR.
• przez cały okres trwania wdrożenia wszystkie role otrzymują powiadomienia i zadania do wykonania w określonym momencie procesu.

I to wszystko - bez potrzeby manualnej obsługi przez dział personalny.Dzięki integracjom z istniejącym w organizacji systemami (jak ATS, LMS czy SAP) można zbudować naprawdę zgrabny ekosystem, w którym dane przepływają między narzędziami, a doświadczenie pracownika jest płynne i spójne.

Co więcej - sercem nowoczesnych systemów jest analiza danych i efektywności procesów: w Gamfi widzisz na przykład, kto przeszedł proces onboardingowy, gdzie występują opóźnienia i wąskie gardła procesu, jak oceniana jest jakość wdrożenia. To wiedza, która pozwala realnie poprawiać jakość i przebieg toczących się procesów.

Czy automatyczne powiadomienia i przypomnienia są częścią automatyzacji? Jasne. Ale to zaledwie czubek góry lodowej. Pod spodem kryją się możliwości, które zmieniają sposób, w jaki firma komunikuje się z pracownikami, wspiera ich rozwój i dba o ich doświadczenie - od pierwszego dnia do ostatniego (pssst, jeśli szukasz rozwiązania do automatyzacji offboardingu, Gamfi też to robi).

Mit 7: Jak już coś raz ustawię, to nie będę mógł tego zmienić

Prawda: Nowoczesne narzędzia HR dają zespołowi pełną kontrolę - bez potrzeby kodowania i wysyłania zgłoszeń do IT.

To przekonanie ma swoje źródła w doświadczeniach z dużymi, sztywnymi systemami HR-owymi, w których każda zmiana - nawet nazwy przycisku - wymagała ticketu do działu IT lub konsultacji z dostawcą. Nic dziwnego, że wiele osób do dziś zakłada, że automatyzacja = beton. Raz ustawione procesy będą toczyć się w takim kształcie przez lata, bez możliwości reakcji na zmieniającą się rzeczywistość.

Tymczasem prawda jest zupełnie inna. Nowoczesne platformy do automatyzacji HR są stworzone właśnie po to, by to zespół HR miał nad nimi pełną kontrolę - bez znajomości kodu, bez zależności od działu IT, bez czekania na wdrożenie zmian przez zewnętrznych konsultantów.

Zmienił się przebieg onboardingu? Nowe szkolenie do dodania? Inny e-mail powitalny? Wchodzisz do panelu, edytujesz i… gotowe. To nie tylko komfort, ale też ogromna oszczędność czasu i elastyczność działania. Możesz testować, optymalizować, aktualizować procesy w tempie, jakiego wymaga biznes, a nie kalendarz zespołu developerskiego.

Co więcej, wiele rozwiązań umożliwia tworzenie wariantów procesów - np. innych dla pracowników biurowych, a innych dla pracowników sklepów czy produkcji - i zarządzanie nimi z jednego miejsca. Dzięki temu automatyzacja nie jest sztywnym schematem, tylko dynamicznym systemem, który rośnie razem z firmą.

Mit 8: Automatyzacja to koszt, a jej efektów nie da się zmierzyć

Prawda: Efekty automatyzacji można mierzyć - o ile wiesz, co chcesz osiągnąć.

To częsty zarzut: „Fajnie, że to się automatyzuje, ale czy to się w ogóle opłaca?” I zaraz potem: „My nie mamy jak tego zmierzyć”. Tylko że automatyzacja - jak każda inwestycja - zwraca się wtedy, gdy wiadomo, czemu ma służyć.

Bo jeśli cel wdrożenia nie został jasno określony, to trudno potem ocenić, czy się udało. To trochę jak z dietą: jeśli nie wiesz, czy chcesz schudnąć, nabrać masy czy po prostu mieć więcej energii - to po miesiącu nie masz pojęcia, czy to wszystko działa.

Z automatyzacją jest dokładnie tak samo. Cele mogą być:

• operacyjne: jak skrócenie czasu pracy zespołu HR, zmniejszenie liczby popełnianych błędów, automatyzacja zadań administracyjnych, zmniejszenie liczby zapytań mailowych czy odciążenie managerów liniowych,
• strategiczne: zmniejszenie rotacji w ciągu pierwszych 6 miesięcy, skrócenie czasu adaptacji, poprawa wyniku NPS pracownika, poprawa jakości obsługi klienta czy wyników finansowych organizacji.

Zdefiniowany cel jasno wskazuje, co należy zmierzyć przed wdrożeniem automatyzacji i po jej wprowadzeniu. To pierwsze zadanie jest szczególnie ważne - zaskakująco często zdarza się, że firma nie sprawdza stanu wyjściowego i nie dysponuje danymi np. na temat godzinowego zaangażowania zespołu HR w ręczne prowadzenie procesu onboardingu. Po kilku miesiącach po wdrożeniu automatyzacji "czuć różnicę", ale bez wyjściowych danych nie ma jak udowodnić, że zmiana się faktycznie dokonała.

Mit 9: Automatyzacja zabierze pracę zespołom HR

Prawda: Automatyzacja nie odbiera pracy - odbiera nadmiar zadań operacyjnych, żeby HR mógł robić rzeczy naprawdę ważne.

Obawa, że automatyzacja „zastąpi człowieka” nie dotyczy tylko produkcji czy logistyki. W HR też bywa obecna, choć rzadko wypowiadana wprost. Często przybiera formę niepokoju: Skoro onboarding będzie się działał „sam”, to po co ja jestem potrzebna/y?”

Odpowiedź jest prosta: po to, żeby z pełnym zaangażowaniem robić to, czego nigdy nie zrobi żaden system.

Bo system:

• przypomni o badaniach,
• wyśle wiadomość powitalną,
• zaplanuje szkolenia,
• wygeneruje ankietę feedbackową.

Ale system nie porozmawia z nowym pracownikiem, nie rozpozna napięcia w zespole, nie zbuduje zaufania między HR a managerami, nie zaprojektuje strategii employer brandingowej, nie przygotuje organizacji na nowe pokolenia pracowników.

To wszystko - i dużo więcej - nadal (na szczęście!) pozostaje w rękach ludzi. I właśnie po to potrzebna jest automatyzacja: żeby dać HR-owcom czas, przestrzeń i energię na działania, które mają realny wpływ.

W praktyce, zespoły HR po wdrożeniu automatyzacji najczęściej nie mają mniej pracy - mają bardziej sensowną pracę. Taką, która wymaga myślenia, empatii i relacji. I o to przecież w HR chodzi.

‍

Automatyzacja w HR nie musi być ani kosztowna, ani skomplikowana. Nie odbiera „ludzkiego” wymiaru pracy - wręcz przeciwnie: pozwala go odzyskać. Dobrze zaprojektowana i świadomie wdrożona, staje się realnym wsparciem zespołu HR, managerów i nowych pracowników. A jej efekty? Da się je mierzyć - pod warunkiem, że wiesz, co chcesz osiągnąć.

Jeśli którykolwiek z mitów, o których dziś pisaliśmy, blokował Cię przed działaniem - potraktuj ten tekst jako zaproszenie do sprawdzenia, jak to może wyglądać naprawdę. Stworzyliśmy Gamfi, by mądrze automatyzować procesy onboardingu, rozwoju pracowników i offboardingu.

‍