Ankieta po wdrożeniu pracownika: wskazówki, pytania, narzędzia

Nawet najlepiej zaprojektowany onboarding może mieć słabe strony, zwłaszcza w tak szybko zmieniającej się rzeczywistości biznesowej. Ankiety po wdrożeniu pracownika są cennym narzędziem, które pomoże zebrać informacje zwrotne od nowych pracowników na temat ich doświadczeń związanych z onboardingiem, zidentyfikować obszary wymagające poprawy oraz zwiększyć zaangażowanie i retencję pracowników.

Dlaczego ankieta po wdrożeniu pracownika to must have w Twoim onboardingu?

Bo bez niej nie wiesz, czy onboarding w Twojej firmie jest efektywny. Efektywny czyli taki, który:

• pozwala osiągnąć pracownikowi pełną efektywność pracy
• niweluje ryzyko ghostingu, a co za tym idzie koszty związane z ponowną rekrutacją
• buduje pozytywne doświadczenie pracownika już na etapie wdrożenia, a bez pozytywnego employee experience nie ma skutecznego employer brandingu
• adresuje potrzeby pracodawcy i pracownika

Dobrze przygotowana ankieta po wdrożeniu pracownika jest jak drogowskaz, który pokazuje czy zmierzasz w dobrym kierunku. Zbierając i analizując informację zwrotną od osób wdrażanych sprawdzisz, czy jest coś czego im brakowało w całym procesie, z jakimi problemami się borykały i jak można im zaradzić w przyszłości.

Dodatkowo, stosując NPS jako element ankiety końcowej, otrzymasz jednoznaczną odpowiedź czy proces adaptacji był z perspektywy nowicjusza wartościowym doświadczeniem, czy nie.

Net Promoted Score, był początkowo używany przez marketerów do mierzenia lojalności klientów. Badanie opiera się na jednym pytaniu, które zadawane jest wszystkim, i zaczyna się od słów: Na ile prawdopodobne jest że........

Druga część pytania może dotyczyć produktu, usługi czy procesu rekrutacji. W przypadku onboardingu może ona brzmieć:

Na ile prawdopodobne jest, że poleciłbyś/poleciłabyś onboarding w firmie XYZ swoim znajomym.

Osoba badana udziela odpowiedzi na skali od 0 do 10. W zależności od udzielonej odpowiedzi dzielimy respondentów na 3 grupy:

• 0-6 krytycy - czyli osoby, które najprawdopodobniej nie będą się pozytywnie wypowiadać o onboardingu w Twojej firmie;
• 7-8 neutralni - badani, którzy nie mają większych zastrzeżeń do procesu wdrożenia, ale prawdopodobnie będą reprezentować bierną postawę i nie będą skłonni do dzielenia się swoją opinią z innymi;
• 9-10 entuzjaści - czyli grupa, która jest bardzo zadowolona i z entuzjazmem będzie dzielić się swoimi pozytywnymi wrażeniami. Na tej grupie najbardziej nam zależy;

Zanim postawisz kropkę nad i, postaw na regularne badanie satysfakcji pracowników

Onboarding to długofalowy proces, podzielony na kilka etapów. Nie da się rzetelnie zbadać jego efektywności za pomocą jednej ankiety. Zakładając, że wdrożenie trwa nawet 90 dni, trudno wymagać od nowicjusza wartościowej oceny całego procesu już po jego zakończeniu.

Ankieta po wdrożeniu powinna zwieńczać cały cykl badań pulse check, przeprowadzanych w trakcie onboardingu. Takich ankiet może być od kilku, do nawet kilkunastu, a każda z nich powinna zbierać feedback pracownika po każdym kluczowym elemencie wdrożenia.

Zacznij już od preboardingu i zapytaj nowicjusza o jego wrażenia z procesu rekrutacyjnego oraz komunikacji z firmą przed rozpoczęciem pracy. Kolejne ankiety można zaplanować po takich momentach jak:

• załatwienie kwestii formalnych
• przekazanie odzieży roboczej czy sprzętu oraz dostępów do narzędzi
• pierwszy dzień w pracy
• welcome week
• szkolenia podstawowe
• szkolenie stanowiskowe - tutaj warto pokusić się o serię pulse checków, badających konkretne etapy wdrożenia w obowiązki (np. po pierwszym szkoleniu z managerem, po pierwszym miesiącu pracy)

Planując badanie satysfakcji pracowników w trakcie onboardingu miej na uwadze dynamikę całego procesu, bo to od niej zależy kiedy powinny wychodzić kolejne ankiety. Kluczowe jest też regularne badanie satysfakcji pracowników w trakcie wdrożenia. Nie zostawiaj oceny procesu na jego zakończenie! Badanie pulse check po wdrożeniu powinno zakańczać całą serię ankiet rozłożonych w czasie całego onboardingu. Tylko wtedy możesz trzymać rękę na pulsie i otrzymujesz konstruktywną informację zwrotną na temat każdego elementu wdrożenia. A jak ułożysz te wycinki w całość, zyskasz pełen obraz onboardingu z perspektywy pracownika.

Ankieta po wdrożeniu pracownika: co badać?

Nie ma jednego, uniwersalnego wzoru na kwestionariusz badania satysfakcji pracowników po wdrożeniu. Taki dokument powinien być zaprojektowany pod indywidualne potrzeby organizacji, jej skalę i obowiązujące procesy. Startupy czy firmy rodzinne mają przed sobą inne wyzwania niż korporacje i ankiety onboardingowe powinny to odzwierciedlać. Istnieją jednak obszary wspólne dla wszystkich organizacji i na nich powinniśmy się skupić biorąc się za tworzenie ankiet. Duże znaczenie ma również moment, kiedy wysyłamy badania satysfakcji pracowników. O co innego będziemy pytać po pierwszym tygodniu, a o co innego po pierwszym miesiącu pracy.

Proces rekrutacji

Rekrutacja to pierwsze zetknięcie kandydata z organizacją, dlatego zbadanie jego odczuć z tego momentu pomoże doskonalić ten proces w Twojej firmie. Nie może on być przytłaczający, a kandydat w trakcie kolejnych etapów powinien dokładnie poznać specyfikę nowej roli i przyszłe zadania. Ankieta satysfakcji podsumowująca ten proces pomoże Ci dowiedzieć się czy tak faktycznie jest.

Kultura organizacji

Skuteczny proces onboardingu powinien obejmować wprowadzenie w obszar kultury pracy i wartości firmy. Jeśli członkowie zespołu okazują wsparcie nowemu pracownikowi i pomagają mu zrozumieć kulturę organizacyjną, nowicjusz prawdopodobnie wdroży się szybciej i będzie lepiej funkcjonował w firmie. Dlatego warto zebrać informacje na ten temat.

Doświadczenie onboardingowe

Program onboardingowy spełnia swoje cele tylko wtedy, gdy pracownicy płynnie poznają swoje zadania i firmę, zdobywają wiedzę na temat ich stanowiska, zespołu i organizacji jako całości. Dobra ankieta satysfakcji pracownika powinna to wszystko uwzględniać. To najlepszy sposób, by ocenić konkretne działania w procesie onboardingu i potwierdzić czy każde z nich spełniło swój cel.

Wdrożenie stanowiskowe

W tym obszarze kluczowe pytania powinny dotyczyć tego, czy nowo zatrudniony potrafi komfortowo korzystać z formowych narzędzi i systemów. Czy przechodząc przez proces wdrożenia otrzymał wystarczające wsparcie od swojego przełożonego oraz czy szkolenia spełniły swoją rolę. Staramy się dowiedzieć na ile program wdrożenia odpowiednio przygotowuje pracownika do wykonywania powierzonych zadań.  

Zaangażowanie pracownika

O tym, jak ważne jest budowanie zaangażowania pracownika w procesie onboardingu pisaliśmy w jednym z poprzednich tekstów. Tym bardziej warto sprawdzić, czy w Twojej firmie ten proces przebiega optymalnie. Śledzenie satysfakcji pracowników jest ważnym miernikiem tego, jak udany jest proces wdrażania i jak ogólnie radzisz sobie jako firma.

Relacje z menedżerem

Według badań Gallupa menedżerowie i liderzy zespołów odpowiadają za 70% rozbieżności zarówno w zaangażowaniu zespołu, jak i pomiędzy poszczególnymi zespołami w organizacji. Dlatego warto wziąć pod lupę relację nowego pracownika z menedżerem i jego zespołem. Dowiemy się w ten sposób czy oczekiwania obu stron są zgodne, a nowy pracownik otrzymuje potrzebne wsparcie.

Ważnych tematów jest oczywiście więcej - zrozumienie benefitów dostępnych w organizacji, zrozumienie swojej roli w zespole, poczucie zachowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. To wszystko wpływa na ogólne zadowolenie, dlatego regularne badanie tych kwestii w procesie onboardingu może przynieść firmie dużo korzyści.

Warto podkreślić, że ankieta satysfakcji pracowników będzie ewoluowała. Tak jak zmieniają się cele biznesowe, potrzeby pracowników i procesy w firmie, tak zmieniać powinny się również tematy i pytania dotyczące onboardingu. Ankieta pracownicza to nie jest dokument, do którego można podejść na zasadzie "Nie giąć, nie niszczyć, trzymać w okładce, dwa lata będzie służyć”. Jeśli ma przynosić firmie wymierną korzyść i pozytywnie wpływać na proces rekrutacji i onboardingu, musi być regularnie odświeżany.  

Ankieta satysfakcji pracownika - przykładowe pytania

Jeśli wiesz już jakie tematy chcesz pogłębić w ankiecie po wdrożeniu, musisz dać pracownikowi szansę, by możliwie precyzyjnie opowiedział o swoich wrażeniach. Masz do wyboru wiele różnych rodzajów pytań ankietowych dotyczących wdrażania nowych pracowników, takich jak składająca się z pięciu odpowiedzi skala Likerta, skala 1-10 i otwarte pytania ankietowe. Aby jednak lepiej zrozumieć doświadczenia pracowników, warto zadać pytania otwarte, aby pracownicy mogli wypowiedzieć się w szerszym kontekście.

Przykładowe pytania w ankiecie otwartej mogą poruszać temat onboardingu i oceniać cały proces adaptacji, np.:

• Czy masz jasne wyobrażenie o tym, czego oczekuje się od ciebie w tej pracy?
• Czy czujesz, że masz wszystkie narzędzia i zasoby, aby skutecznie wykonywać nowe obowiązki?
• Czy programy szkoleniowe przygotowały Cię do wykonywania zadań?
• Jakie jest największe wyzwanie, przed którym stałeś do tej pory?
• Co możemy zrobić, aby pomóc Ci jeszcze lepiej wykonywać swoją pracę?
• Na ile pomocne w pracy były rozmowy z Twoim przełożonym?
• Co moglibyśmy zmienić lub dodać, aby usprawnić nasz proces onboardingu?
• Co najbardziej podoba Ci się w naszym procesie wdrażania?
• Czy jest coś, co Ci się nie podoba w naszym procesie wdrażania?

Zamknięte pytania pozwolą ocenić wrażenia pracowników w skali, np.

• W skali od 1 do 10, jak oceniasz swoje wrażenia z onboardingu?
• W skali od 1 do 10, jak bardzo jesteś zadowolony ze swojej dotychczasowej pracy?
• W skali od 1 do 10, jak myślisz, jak dobrze pasujesz do kultury firmy?
• W skali od 1 do 10, jak ceniony jesteś w pracy?
• W skali od 1 do 10, jak mile widziany jesteś w swoim zespole?

Badanie satysfakcji pracowników: dobre praktyki i narzędzia

Jeśli wiesz już czego chcesz się dowiedzieć, możesz skupić się na optymalnej formie ankiety. Badanie powinno być możliwie krótkie, konkretne i przejrzyste. Wszystko po to, by nie zabierać użytkownikowi zbyt dużo czasu i nie męczyć go. 10 pytań zamkniętych i trzy otwarte to wystarczająco dużo, by zdobyć odpowiednią wiedzę.

W opracowywaniu danych pomagają różne rodzaje skal. Możemy posłużyć się np. 5-stopniową skalą Likerta, mierzącą nastawienia i przekonania. Jej konstrukcja jest prosta – skala ma dwa przeciwstawne bieguny, na końcu których są dwa przeciwstane przekonania.

Przykładowe pytanie: Czy zgadza się Pan(i) z poniższym twierdzeniem?

W nowym miejscu pracy otrzymałam/em podczas onboardingu wystarczające wsparcie od menedżera.

1. Zdecydowanie nie zgadzam się
2. Raczej nie zgadzam się
3. Nie mam zdania
4. Raczej zgadzam się
5. Zdecydowanie zgadzam się

Zwróć też uwagę na komunikację. Pracownicy wypełniający dowolne ankiety muszą mieć świadomość po co to robią i jak mogą wpłynąć na poprawę procesów. Istotnym sygnałem będzie też gwarancja anonimowości.  

W codziennej pracy dobrze sprawdzą się ankiety online. Ta forma ułatwia i usprawnia dystrybucję oraz odpowiadanie na pytania. Wyniki są zbierane szybciej niż ręcznie drukowane ankiety, a poza tym możemy je zautomatyzować. Ankiety online zachęcają również do większego zaangażowania, ze względu na większą dostępność.

Projektowanie ankiet, rozsyłanie ich do pracowników, opracowywanie danych - to wszystko wymaga czasu. Z pomocą przychodzą technologie. Aplikacja onboardingowa wyposażona w moduł formularza/ankiety ułatwi proces i pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu. Przy wyborze aplikacji warto zwrócić uwagę na dodatkowe, pomocne funkcje jak możliwość generowania raportu i wizualizacja danych.

Ankieta po wdrożeniu wypełniona - co dalej?

Skoro już masz dane od pracowników, to nie chowaj ich do szuflady. W końcu regularne badanie satysfakcji pracowników jest tylko środkiem do celu, a tym jest doskonalenie programu onboardingowego. Dobrą praktyką jest monitorowanie nie tylko samych wyników, ale też stopnia wypełnienia ankiet. Jeśli nie przekracza on 75%, to znak, że trzeba popracować nad kształtem ankiet i ich komunikacją.

Interpretując wyniki patrzmy głównie na trendy - czy w jakimś konkretnym obszarze wielu pracowników wskazuje na podobny problem? Czy występuje on w jednym zespole czy w całej firmie? Czy powtarza się mimo wprowadzanych działań naprawczych?

Ważne również, by w analizie brać pod uwagę również inne badania. Wówczas możemy namalować pełny obraz cyklu życia pracownika i budować jego zaangażowanie na różnych etapach.

Nie zapominaj też o komunikacji wyników ankiety. Pracownicy poświęcają na nie swój czas i dzielą się swoimi przemyśleniami, żeby poprawiać firmowe procesy. Jeśli będą mieć poczucie sprawczości i świadomość, że firma liczy się z ich zdaniem, ich zaangażowanie będzie tylko większe.

Chcesz przeprowadzić ankietę po wdrożeniu? Sprawdź jak aplikacja onboardingowa może Ci pomóc.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!