Jak zaangażować pracowników w pierwszych dniach pracy?

Zaangażowanie pracowników buduje się m. in. przez wsparcie relacyjne, feedback, redukcję niepewności i działania wspierające szybszą adaptację. A to wszystko powinno stać się przez przeprowadzenie onboardingu pracownika.

Im lepiej zaplanowany proces, tym większa szansa na to, że zaangażowaniem będzie naznaczony nie tylko pierwszy dzień czy pierwszy miesiąc pracy, ale cały cykl życia w organizacji. Tyle że trudno to osiągnąć ad hoc. Wprowadzenie nowej osoby wymaga planu.

Dlaczego zwiększenie zaangażowania pracowników jest tak istotne już od pierwszego dnia? Jak proces wdrażania wpływa na retencję pracowników? I w jaki sposób onboarding może skrócić czas adaptacji w organizacji?

Z tego tekstu dowiesz się, jak powinien wyglądać proces wdrożenia, jeśli Twoim celem jest zwiększenie zaangażowania pracowników.

Spis treści

• Dlaczego zaangażowanie pracowników spada po zatrudnieniu?
• Dlaczego onboarding wpływa na zaangażowanie pracowników?
• Od czego zależy zaangażowanie pracowników podczas onboardingu?
• Proces wdrożenia pracowników przed rozpoczęciem pracy – jak to zrobić?
• Jak wspierać nowo zatrudnioną osobę podczas wdrożenia?
• Wdrożenie nowego pracownika w nowej pracy – czy warto angażować zespół?
• Feedback w onboardingu – czy to element skutecznego wdrożenia pracownika?
• Czy efektywny onboarding wymaga obustronnego feedbacku?
• Czy efektywny onboarding wymaga obustronnej informacji zwrotnej?
• Jak onboarding, integracja i kultura organizacyjna budują zaangażowanie pracowników?
• FAQ dobrych praktyk – jak budować zaangażowanie podczas wdrażania pracowników?

Dlaczego zaangażowanie pracowników spada po zatrudnieniu?

Według raportu Global Talent Trends 2024-2025 (Mercer) jednym z wyzwań europejskich firm jest wzmacnianie doświadczeń pracowników tak, by utrzymać ich w organizacji na dłużej.

Podczas rekrutacji organizacje starają się wypaść jak najlepiej, by przyciągnąć talenty. Potem... czas na employee experience! Pierwszy etap to proces wdrożenia pracownika, najlepiej uwzględniający i preboarding, i onboarding. To czas na wprowadzenie nowej osoby do organizacji w taki sposób, by już od rozpoczęcia pracy budować lojalność i poczucie przynależności do nowej firmy.

Trudno oprzeć się wrażeniu, że w bardzo wielu organizacjach zaangażowanie pracowników i poziom ich wdrożenia postrzegane jest bardziej jako coś, co jest wypadkową czasu, który upłynie („pracujesz tu tak długo i tego nie wiesz?”). Tymczasem odpowiada za to w dużej mierze efektywny onboarding, a ten powinien być zaplanowany i zaczynać się natychmiast po decyzji o zatrudnieniu.

Czym jest skuteczny proces onboardingu pracownika?

Efektywny onboarding pracownika obejmuje wdrożenie do roli, formalności i integrację nowego pracownika z zespołem. W trakcie świeżo zatrudniona osoba poznaje środowisko pracy i swoje zadania. Wielu menedżerów widzi ten okres w dużej mierze jako czas oceny kompetencji oraz kwalifikacji. A przecież na początku nie zna się nawet loginu, systemów, procedur... Celem na czas trwania onboardingu pracownika jest pomoc nowemu pracownikowi tak, by jak najszybciej stał się samodzielny. To za wcześnie na pełną ewaluację.

Przedwczesna, zbyt zaawansowana ocena kompetencji (nie mylmy z feedbackiem!) nie sprawi też, że nowy pracownik szybciej poczuje się zaangażowany. Raczej sfrustrowany i wystraszony.

Dlaczego onboarding wpływa na zaangażowanie pracowników?

Ponieważ nie bez powodu jednym z najważniejszych wskaźników jakości zatrudnienia jest wskaźnik rotacji w ciągu pierwszych 3 miesięcy od zatrudnienia. Doświadczenie nowego pracownika jest ogromnie ważne! Jeśli nie otrzyma odpowiedniego wsparcia, nawet najlepsze warunki zatrudnienia mogą go nie zatrzymać.

A wtedy inny wskaźnik – kosztów rekrutacji – wzrośnie.

Zaledwie 12% badanych wysoko ocenia doświadczenie onboardingu w ich organizacjach (Gallup, Surprising Ways to Improve Employee Engagement During Onboarding). Być może dostrzeżesz tu potencjał na położenie fundamentu pod zaangażowanie nowo zatrudnionych osób? Jeśli tak, świetnie. Zacznijmy od czasu pomiędzy decyzją o zatrudnieniu a pierwszym dniem pracy. Brak kontaktu, niejasne lub niepełne informacje robią złe wrażenie jeszcze przed faktycznym startem – nad tymi kwestiami warto się pochylić.

Jeszcze nim rozpocznie się pierwszy miesiąc pracy (a nawet pierwszy dzień), warto zastanowić się nad tym, jak sprawić, by niedawny kandydat czuł, że wiążąc się z Twoją firmą podjął świetną decyzję.

Bo jeśli jest niezadowolony, nic nie stoi na przeszkodzie, by brał udział w równoległych rekrutacjach. A skoro jest Twoim rekrutacyjnym top playerem, niedobrze byłoby go stracić przez to, że trwanie onboardingu pracownika nie uwzględniło preboardingu...

Tylko czy my przypadkiem nie przesadzamy, a onboarding naprawdę tak mocno wpływa na poziom satysfakcji z pracy?

Jak skuteczny onboarding poprawia zaangażowanie pracowników i retencję w nowej firmie?

Według Aberdeen Group (Perfecting the Onboarding Funnel), 91% osób korzystających z onboardingowego wsparcia zostaje w firmie na dłużej.

To (i nie tylko) potwierdza Gallup (What Is Employee Engagement, and How Do You Improve It?), który podkreśla, że zaangażowanie prowadzi do:

• 21-51% niższej rotacji,
• 78% mniej absencji,
• 23% większej rentowności.

Ponadto zaangażowany, nowy członek zespołu szybciej osiąga samodzielność, lepiej rozumie cele organizacji i aktywnie uczestniczy w budowaniu relacji.

W świetle danych nie zaskakuje, że wypracowanie dobrych relacji z nowo zatrudnionym to priorytet. Zmniejsza zagrożenie wczesnego odejścia, sprawia, że nowicjusz szybciej przyswaja wiedzę, adaptuje się do nowych zadań, a w konsekwencji szybciej osiąga pełną samodzielność. 

Duży poziom przywiązania to w ogromnej mierze efekt prawidłowo przeprowadzonego onboardingu, podczas którego obie strony miały szansę zweryfikować culture fit i to, czy dalsza współpraca będzie dla nich korzystna.

Od czego zależy zaangażowanie pracowników podczas onboardingu?

Wyobraź sobie, że zaczynasz nową pracę. Czego potrzebujesz? Prawdopodobnie docenisz proces wdrażania, który obejmie:

• odpowiednie przygotowanie stanowiska pracy,
• szybki dostęp do wiedzy (np. microlearning),
• wsparcie przełożonego i członków zespołu,
• wsparcie, które daje buddy w pracy.

To wszystko wpływa na efektywność procesu onboardingu. A jak zaplanować wdrożenie, by zaoszczędzić nieco czasu adaptacji nowych pracowników?

Preboarding i onboarding – jak przygotować nowemu pracownikowi miejsce pracy?

Onboarding nowej osoby powinien zaczynać się jeszcze przed pierwszym dniem. To moment na formalności, przygotowanie stanowiska pracy, kontakt z zespołem i pierwsze zadania. Dzięki temu nowe szybko przestaje być obce.

Czy onboarding pracownika może być efektywny także zdalnie?

Jak najbardziej, ale trzeba podejść do tego z głową. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie automatycznego onboardingu. Czy to pomaga? Jak najbardziej, bo porządkuje i wspiera zdalny onboarding pracownika i ułatwia wdrażanie procesu na większą skalę. Dzięki temu i tutaj wdrożenia poprawiają retencję nowych pracowników i pozwalają, by nowy pracownik szybciej osiągał pełną produktywność.

Jak integracja zespołowa wpływa na onboarding pracownika?

Wspólna praca, job shadowing oraz codzienny kontakt z zespołem zwiększają poczucie, które można określić jako „ważność nowego pracownika”. Czuje, że ma swoje zadania, że jest potrzebny i chciany – i zyskuje formalne i mniej formalne know how o firmie i swoim dziale.

Takie interakcje wspierają integrację nowego pracownika i korzystnie wpływają na poziom zaangażowania, co przybliża organizację do odznaczenia Great Place to Work®.

Proces wdrożenia pracowników przed rozpoczęciem pracy – jak to zrobić?

Preboarding to etap poprzedzający pierwszy dzień, w którym onboarding nowej osoby może wpłynąć na tzw. First Day Readiness. Dobre przygotowanie stanowiska pracy, kontakt z zespołem i jasna komunikacja ułatwiają wdrożenie nowego pracownika. Wiele zależy od pierwszego wrażenia, więc jeśli chcesz osiągnąć rezultat w postaci zaangażowanej osob na pokładzie, dobrze jest dbać o więź pracownika z zespołem już na etapie preboardingu. 

Z jednej strony to idealny czas na dalsze wprowadzanie w firmową kulturę, reguły i procesy oraz realizację administracyjnej części onboardingu, z drugiej – preboarding to moment na pierwszą zespołową nieformalną integrację lub calla. To potrafi zdziałać cuda, jeśli chodzi o budowanie zaangażowania w zespole.

Budowanie zaangażowania pracowników – to nie takie trudne!

Dopełnianie formalności, takich jak wybór i zamawianie sprzętu czy uzupełnienie danych kadrowych powinno być dla zrekrutowanego prostym i przyjemnym doświadczeniem. Jeśli dodamy do tego regularny kontakt ze strony menedżera lub buddy’ego i drobne, ale istotne gesty jak np. spersonalizowany welcome pack, możemy być pewni, że poziom zaangażowania nowego członka zespołu wzrośnie.

Stanowisko pracy i co jeszcze? Jak zrobić pozytywne wrażenie?

Sprawne dopełnienie formalności oraz przygotowanie stanowiska pracy sprawiają, że nowy członek zespołu czuje się pewniej w nowym miejscu pracy (i wie, że ktoś na niego naprawdę czeka), a proces wdrażania przebiega sprawniej.

Jednocześnie jego wejście do firmy staje się płynniejsze. Informacje są dawkowane stopniowo, a nie kumulowane w pierwszych dniach pracy. Zadania stają się bardziej przyjazne, a to ma wpływ na zwiększenie zaangażowania pracowników.

Jak wspierać nowo zatrudnioną osobę podczas wdrożenia?

Gdyby ktoś zapytał nas tylko o jedną radę, byłoby to: nie wrzucaj nowicjusza na zbyt głęboką wodę, ale też nie wyznaczaj mu zbyt prostych zadań, bo go zdemotywują. Znalezienie złotego środka i umiejętne stopniowanie poziomu trudności zadań do etapu wdrożenia są tutaj bardzo ważne. Powód jest bardzo prosty: przechodzenie od łatwiejszych do bardziej złożonych i odpowiedzialnych zadań w procesie wdrożenia pozwala uniknąć frustracji. A włączenie elementów takich jak job shadowing czy stopniowe cele poprawia efektywność procesu onboardingu.

Jak to zrobić? My widzimy to tak:

• Preboarding to dobry moment na pierwsze zadanie, np. wypełnienie formularzy kadrowych, wybór paczki powitalnej przez aplikację onboardingową. Efekt? Lepsza adaptacja nowych pracowników, adopcja narzędzi i większe poczucie sprawczości.
• Podczas wdrożenia stanowiskowego menedżer może wyznaczać pierwsze zadania operacyjne. Lecz powoli! Zamiast prośby o przygotowanie nowej strategii marketingowej lepiej poprosić, by pracownik zebrał dane pomocne w jej budowie.

Ważne jest stawianie celów i definiowanie kamieni milowych. One wyznaczają konkretną ścieżkę działań i sygnalizują postępy w codziennej pracy. To potrafi działać niezwykle grywalizacyjnie. A grywalizacja jest fajna nie tylko na etapie onboardingu, prawda?

Pierwsze sukcesy podnoszą poziom zaangażowania pracowników. Z kolei niepowodzenia mogą go obniżyć. Rozwiązaniem problemu jest skupienie się na pojedynczych zadaniach. Na multitasking przyjdzie pora, gdy nowicjusz pozna już swoją pracę i współpracowników.

Wdrożenie nowego pracownika w nowej pracy – czy warto angażować zespół?

Pewnie, że tak! Włączaj pracownika w zespołowe narady, spotkania z klientem, czy burze mózgów. Zaproś go tam jako aktywnego uczestnika. Pytaj o jego opinię i uwzględniaj jego zdanie w podejmowaniu decyzji. Daj mu poczucie sprawczości i pokaż, że jego zaangażowanie ma znaczenie.

Zachęć zespół do takiego podejścia – dzięki temu integracja przebiegnie szybciej, a i czas adaptacji nowego pracownika przyjemnie się skróci. Kto wie, być może dyskusja przedłuży się i wyjdzie z biura na przerwę na kawę? Tak tworzą się relacje!

Feedback w onboardingu – czy to element skutecznego wdrożenia pracownika?

Warto być na bieżąco z postępami nowego pracownika i nie czekać do końca onboardingu, by podsumowując cały proces, wypunktować również osiągnięcia. Owszem, to nadal będzie miły gest, ale bardziej wartościowy będzie regularny feedback.

Daj nowicjuszowi poczucie, że dostrzegasz jego starania na co dzień, nie tylko po zakończeniu okresu próbnego. Poziom zaangażowania pracowników rośnie, jeśli ich osiągnięcia są dostrzegane i czują, że swoją pracą wnoszą do organizacji coś nowego i wartościowego.

Czy efektywny onboarding wymaga obustronnej informacji zwrotnej?

Oczywiście! Regularna informacja zwrotna oraz otwartość na potrzeby nowo zatrudnionej osoby wspierają integrację nowego pracownika. I pozwolą Ci sprawić, by Twoje wdrożenia były jeszcze lepsze.

Dlaczego dwustronny feedback? Bo dopiero dzięki temu pracodawca może poznać i odpowiednio zaadresować potrzeby każdej z zaangażowanych w proces osób. Co więcej, nowy członek załogi zyskuje poczucie, że jego opinia jest ważna, co zwiększa motywację do działania.

Głos nowicjusza jest równie istotny jak zdanie menedżera czy buddy'ego. Warto ich włączać w rozmowy, organizować spotkania 1:1 lub korzystać z ankiet pulse-check. Dając pracownikowi możliwość podzielenia się swoją opinią możesz w porę dostrzec problemy, z którymi się mierzy i zapewnić jej odpowiednie wsparcie. Usuwasz potencjalne przeszkody, które mogłyby utrudniać pracownikowi wdrożenie.

Jak onboarding, integracja i kultura organizacyjna budują zaangażowanie pracowników?

Fundamentem atmosfery w pracy są życzliwe relacje. Dlatego często powtarzamy, że rola buddy'ego w onboardingu jest tak ważna, bo to właśnie on wspiera nowicjusza w budowaniu relacji z zespołem. Jego emocjonalne wsparcie ułatwia kontakt z resztą załogi, szczególnie na początku.

Gdy wraz z zaangażowaniem rośnie zaufanie do pozostałych, nowicjusz zyskuje przekonanie, że z każdym problemem lub wątpliwością może się do kogoś zwrócić. Bez tego trudno, by cały dział pracował efektywnie. Przy prawidłowo przeprowadzonym wdrożeniu nowicjusz staje się pełnoprawnym członkiem zespołu w naprawdę krótkim czasie.

Takie warunki o wiele bardziej sprzyjają budowaniu teamów, które sobie ufają i potrafią podejść do największych wyzwań. Warto pochylić się i nad nimi.

FAQ dobrych praktyk – jak budować zaangażowanie podczas wdrażania pracowników?

Checklista uratowała już nie jedną sprawę. Przygotowując proces onboardingu pracownika, zwróć uwagę na poniższe kwestie.

Jak zapewnić odpowiednią ilość informacji podczas onboardingu?

Podczas wdrożenia nowy członek zespołu przyjmuje bardzo dużo nowej wiedzy, od kwestii organizacyjnych po logistyczne. Właściwie zaprojektowany proces wdrażania powinien uwzględniać możliwości poznawcze, jakie ma nowo zatrudniona osoba. W przeciwnym razie poziom zaangażowania pracowników spada już na wczesnym etapie.

Czy w efektywnym onboardingu warto stosować microlearning?

Microlearning odgrywa dużą rolę w efektywnym onboardingu pracownika. Dzięki strawnym przystępnie podanym dawkom wiedzy skraca czas adaptacji nowych osób.

Jak ograniczyć stres i niepewność nowego pracownika na początku pracy?

Warto przypomnieć sobie własne emocje, które towarzyszyły rozpoczęciu pracy. Poza ekscytacją być może był to stres. A ten narasta, jeśli zakres obowiązków nie jest jasno zakomunikowany, wówczas cierpi na tym doświadczenie nowego pracownika. Dlatego warto intencjonalnie włączyć w proces przełożonego i zespół, ich wsparcie działa korzystnie na zwiększenie zaangażowania oraz retencję nowych pracowników.

Czy warto zwrócić uwagę na formalności w procesie onboardingu pracownika?

Formalności (wypełnienie formularzy kadrowych, szereg obowiązkowych szkoleń to przestrzeń) są nieodłącznym elementem procesu onboardingu pracownika. Zdarza się, że ich nadmiar przytłacza. I jak nietrudno zgadnąć, nie działa to dobrze na poziom zaangażowania pracowników,. Właśnie onboardowane osoby mogą założyć, że kolejne miesiące także będą pełne formalności, przez co zabraknie czasu na swoje obowiązki. Dobrze zaprojektowana organizacja procesu onboardingu (a nawet wdrożenie automatycznego onboardingu) pozwalają poprawić tę część procesu.

Dlaczego warto wyprzedzać potrzeby i pytania nowego pracownika?

Im lepiej zaplanowany onboarding nowej osoby, tym większa pewność siebie już na starcie. Może przygotujesz handbook? A może checklistę? Dzięki nim nowy pracownik szybciej odnajdzie się w nowej roli. Wejście w buty nowego członka zespołu i próba wyprzedzenia jego pytań to mocna strona skutecznego procesu onboardingu.

Jak dostępność HR, menedżera i buddy’ego wpływa na onboarding pracownika?

Brak możliwości zadania pytań zwiększa niepewność, szczególnie jeśli to pierwszy dzień. Synergia HR, menedżera i buddy’ego wspiera przeprowadzenie onboardingu pracownika oraz integrację z zespołem nowego pracownika.

Dlaczego relacje z zespołem są ważne w procesie wdrożenia?

Wejście w nową firmę i nowe miejsce pracy zawsze jest wyzwaniem. Świadome budowanie relacji oraz wsparcie zespołu wzmacniają ważność nowego pracownika i adaptację nowych pracowników ogółem.

Na czym polega podmiotowe traktowanie nowego pracownika podczas onboardingu?

To, jak wygląda praca nowych osób oraz ich funkcjonowanie w zespołach, powinno być po części decyzją ich samych (warto, by menadżer przedstawił im kilka opcji, a one wybierają ten schemat działania, w którym czują się najlepiej). Włączenie w projekty już na etapie wdrożenia nowego pracownika to bardzo dobry pomysł.

Czy wiedza o możliwościach rozwoju wpływa na retencję nowych pracowników?

Perspektywy rozwoju są jednym z najistotniejszych czynników wpływających na retencję nowych pracowników, nie tylko na efektywność procesu onboardingu w ogóle. Warto upewnić się, że wdrażanie pracowników obejmuje również przedstawienie im możliwości rozwojowych.