Employee experience a onboarding pracownika

Pracownicy to zarazem konsumenci, którzy mają różne doświadczenia w kontaktach z firmami. Czasem, jeszcze zanim zasilą szeregi organizacji, bywają jej klientami. Wtedy wcześniejsze client experiences będą porównywać ze swoimi doświadczeniami w roli pracownika. Dodatkowo, na rynek pracy coraz śmielej wkracza pokolenie Z. Dla zoomersów unikalne doświadczenia w procesie rekrutacji czy onboardingu mają duże znaczenie i wpływają na zaangażowanie w pracę. Dziś opowiadamy zatem, jak budować employee experience już w trakcie wdrażania pracownika i kto pełni kluczową rolę w tym procesie.

Rola employee experience w procesie wdrożenia do pracy

Każdy pracownik zbiera różne doświadczenia w miejscu pracy. Tak samo jak onboarding, employee experience zawsze ma w organizacji miejsce. Pytanie tylko, czy pracodawca jest tego świadomy i potrafi zarządzać tym procesem. 

Tak, bo budowanie doświadczeń pracowników to proces, który można zaprojektować. Kompleksowe podejście do tego zagadnienia zaprezentowała firma IBM. 

Według ich publikacji na employee experience składają się 3 elementy: sfera społeczna, fizyczny kontakt z miejscem pracy i doświadczenia związane z wykonywaniem obowiązków. Przyjrzyjmy się każdemu z tych elementów.

Co tworzy employee experience?

• Sfera społeczna - czyli interakcje z innymi pracownikami. Ich jakość wpływa na doświadczenia pracownika, również w trakcie onboardingu. Nowicjusz, który ma kontakt z pracodawcą w trakcie preboardingu, od początku czuje wsparcie. Dodajmy do tego opiekę buddiego, który m.in. pomaga nawiązać nowej osobie relacje z zespołem. Buddy to swego rodzaju “kumpel”, który sam dzieli się swoim doświadczeniem i zwyczajami panującymi w firmie. Taka wiedza to istotne wsparcie w pierwszych tygodniach pracy. 

• Fizyczny kontakt z miejscem pracy - na ten obszar składają się wszystkie namacalne kwestie związane z pracą. Jeśli pracownik przychodząc pierwszy raz do biura, nie ma swojego biurka ani komputera, nie jest to dla niego komfortowe doświadczenie. W przypadku pracy zdalnej również należy zadbać o tę sferę. Wyślij pracownikowi sprzęt odpowiednio wcześniej, razem z konkretną instrukcją, jak przejść przez pierwsze logowanie. 

• Doświadczenia związane z wykonywaniem obowiązków - ten obszar z pozoru może się wydawać banalny. Przecież każdy wie, na czym polega jego praca. Czy na pewno? Zapytaliśmy polskich pracowników, czego im brakowało w procesie wdrożenia. Prawie 30% badanych zabrakło przestrzeni na wdrożenie stanowiskowe i w zakres obowiązków. Co więcej - 21% wskazało na brak określenia celów i zadań do realizacji po okresie próbnym. Jak zapobiegać takiej sytuacji?

Wskazówka 1.

Uwolnij czas menadżera, zdejmując z jego barków powtarzalne, operacyjne zadania. Zamawianie sprzętu, odzieży roboczej czy dopinanie formalności z kadrami można zautomatyzować za pomocą aplikacji onboardingowej. Dzięki temu przełożony zyska więcej czasu na wdrożenie stanowiskowe

Wskazówka 2.

Wyznacz konkretne zadania w trakcie wdrożenia i rozłóż je w czasie. Omów je z pracownikiem i upewnij się, że są dla niego klarowne. Śledź na bieżąco postępy w ich realizacji i dziel się feedbackiem z pracownikiem. Nie zwlekaj z tym do końca okresu próbnego.

Jak dbać o doświadczenia pracownika w procesie wdrożenia?

1. Personalizuj, co tylko się da

Projektowanie unikalnego employee experience w onboardingu to trochę szycie na miarę - potrzeb pracownika i organizacji. Jedną z nich jest potrzeba decyzyjności, chęć wpływu na otoczenie. Gdy stworzysz na nią przestrzeń w procesie wdrożenia, sprawisz, że pracownik poczuje się wyjątkowo. Jak to zrobić? Przede wszystkim wykorzystaj potencjał preboardingu i oddaj w ręce nowicjusza:

• wybór prezentu powitalnego. To praktyka bardzo ciepło przyjmowana przez osoby wdrażane. Nie dość, że dostają prezent, to jeszcze mogą go sobie wybrać z dostępnych opcji;
• wybór sprzętu do pracy;
• możliwość wyboru benefitów.

Zobacz, jak spersonalizować wybór i wysyłkę welcome packów>>

Nadaj komunikacji indywidualny charakter, by pokazać, że czekacie właśnie na tę konkretną osobę, a nie na anonimowego pracownika. Telefon od menedżera przed pierwszym dniem w pracy to miły gest, który świetnie przełamuje pierwsze lody. Możesz również wysłać spersonalizowaną wiadomość powitalną czy kreatywny prezent z imiennym listem. Te z pozoru drobne gesty już na starcie budują pozytywne doświadczenia pracownika.

2. Zapewnij wiedzę na wyciągnięcie ręki 

Wykorzystaj preboarding na edukowanie pracownika o organizacji. Przedstaw historię, misję, wizję i strukturę firmy. Opowiedz też o firmowych zwyczajach (tych mniej formalnych również). Być może niektóre z nich będą pomocne już pierwszego dnia w pracy? 

Przykład? Zgodnie z rytuałem w LiveChat nowy pracownik przynosi do biura coś słodkiego. Żeby ułatwić nowicjuszowi zadanie, firma wysyła kreatywny welcome pack m.in. z przepisem na ciasto. 

Gdy pracownik dołączy do zespołu, ułatw mu poznawanie nowej, zawodowej rzeczywistości. Według raportu Panopto nowy pracownik poświęca 13 godzin tygodniowo na proszenie innych o pomoc oraz 28 godzin miesięcznie na nieefektywnej pracy. To zdecydowanie nie brzmi jak idealne doświadczenie pracownika. Otwarty dostęp do wiedzy oszczędziłby osobom nowo zatrudnionym wiele czasu i stresu. Twórz zatem bazy wiedzy, instrukcje obsługi systemów, narzędzi i udostępniaj je online. Dzięki temu każdy samodzielnie będzie mógł znaleźć potrzebne informacje i wracać do nich w razie potrzeby. 

Poznaj 8 sprawdzonych sposobów na wymianę wiedzy w onboardingu>>

3. Prowadź krok po kroku - i zaangażuj w to technologię 

Doświadczenie pracownika w onboardingu powinno być angażujące, nie przytłaczające. Kontakt z działem IT, wycieczka do kadr, a do tego szkolenia online i stacjonarnie. Tak nie wygląda klarowna ścieżka wdrożenia. To raczej onboardingowa kuchnia, z którą pracownik nie powinien mieć styczności. 

Z perspektywy nowicjusza całe doświadczenie powinno przebiegać gładko i bezstresowo. Aby ten cel osiągnąć, trzeba najpierw ustrukturyzować cały proces i rozłożyć go odpowiednio w czasie. Całość warto osadzić w jednym narzędziu, np. aplikacji onboardingowej, która przeprowadzi pracownika przez cały proces. 

Udostępnij nowicjuszowi łatwy w użytkowaniu interfejs, dostępny z poziomu telefonu lub komputera. Za jego pomocą pracownik może załatwić sprawy związane ze sprzętem, formalnościami dla kadr, a nawet przejść przez cykl szkoleń microlearningowych. Jedno efektywne narzędzie zamiast chaosu i mnogości spraw do załatwienia - oto nasz przepis na unikalne employee experience. Z powodzeniem stosujemy go w naszej aplikacji Gamfi Onboarding. 

4. Zadbaj o spójność między tym, co obiecujesz, a tym, co podajesz

Aby pracodawca był dla pracownika autentyczny, doświadczenie onboardingowe musi być spójne z tym, co firma komunikuje innymi kanałami. Komunikacja z procesu rekrutacji, działania employer brandingowe, a nawet strategia client experience - te elementy muszą ze sobą współgrać. Inaczej łatwo o dysonans w głowie nowej osoby. 

Pamiętaj, że employee experience zaczyna się tam, gdzie kończy candidate experience. Informacje o kulturze organizacji powinny mieć odzwierciedlenie w działaniach onboardingowych. Jeśli rekruter mówi, że kultura feedbacku jest dla pracodawcy ważna, stwórz przestrzeń do obustronnej komunikacji już w trakcie wdrożenia. Najlepiej jeśli już na początku onboardingu zapytasz pracownika o doświadczenia z rekrutacji. W ten sposób stworzysz pomost pomiędzy jednym i drugim etapem i jednocześnie pokażesz, że wspomniana “kultura feedbacku” to nie pusty był slogan. À propos…

5. Postaw na feedback i bieżący kontakt

Menedżer, buddy oraz zespół - to kontakt z nimi mocno przekłada się na doświadczenie pracownika w onboardingu. Od ich wsparcia i responsywności na potrzeby nowicjusza zależy komfort nowego pracownika. Co więcej, powinni działać jak jedna drużyna i uzupełniać się w kontakcie z nowym członkiem załogi. Jak to osiągnąć? 

• Zaplanuj regularne one2one pomiędzy pracownikiem i jego przełożonym. Stwórz w ten sposób przestrzeń do otwartej rozmowy i zadawania pytań. To też dobra okazja do dwustronnego feedbacku.

• Trzymaj rękę na pulsie. Zaplanuj cykliczne badania satysfakcji pracownika. W ten sposób szybko wychwycisz potencjalne problemy, z którymi mierzy się nowa osoba. Bez tego trudno w porę zareagować i odpowiedzieć na jej potrzeby. 

Przeczytaj, jak stworzyć ankietę satysfakcji pracownika i jak ją zautomatyzować>>

• Włącz w proces wdrożenia buddiego, który pomoże pracownikowi oswoić nową, zawodową rzeczywistość.

Przekonaj się, dlaczego buddy to kluczowe ogniwo onboardingu>>

• Zaproś zespół do włączenia się w onboarding. Być może znajdą się chętni, by oprowadzić nowego członka załogi po biurze czy opowiedzieć mu o klientach organizacji.

Budowanie employee experience w onboardingu - od czego zacząć?

Zrób krok wstecz i przyjrzyj się perspektywie pracownika na każdym etapie onboardingu. Jakie emocje mu towarzyszą, jakie są jego potrzeby i wątpliwości? Jak zmieniają się w czasie? Inne pytania będą kiełkować w głowie wdrażanego w pierwszym tygodniu pracy, a inne pod koniec okresu próbnego. Warto mieć to na uwadze.

Stwórz mapę całego procesu i na jej podstawie wytycz onboardingową ścieżkę. Podziel ją na etapy i połącz z konkretnymi zadaniami osadzonymi w ramach czasowych. Następnie przypisz je do osób zaangażowanych we wdrożenie, omawiając z każdym jego rolę. I przede wszystkim: bądź w stałym kontakcie z pracownikiem!

Więcej o onboardingowej drużynie dowiesz się z artykułu: "Role w onboardingu, kto odpowiada za wdrażanie pracowników?".

A jeśli, chcesz wzbogacić employee experience o wyjątkowe doświadczenie onboardingowe, serdecznie polecamy Ci włączyć do procesu wdrożenia naszą aplikację Gamfi Onboarding. To narzędzie, które krok po kroku prowadzi przez nową osobę przez wszystkie fazy wdrożenia. Sprawia, ze onboarding jest przyjemny i bezstresowy!