Employee experience a onboarding pracownika

Employee experience to całościowe doświadczenie pracownika w organizacji - obejmuje rekrutację, onboarding, codzienną pracę, rozwój, relacje z managerem, momenty takie jak reboarding czy awans, a na końcu offboarding. Onboarding jest tylko jednym, choć kluczowym, punktem na tej mapie: to pierwsze dni i tygodnie, w których nowy pracownik uczy się procesów, poznaje zespół i decyduje, czy dobrze trafił.

Traktowanie onboardingu jako izolowanego zadania administracyjnego jest częstym błędem - dobrze zaprojektowany onboarding to pierwszy, mierzalny dowód employee experience, jakiego firma dostarcza, i wyznacza ton dla całej dalszej relacji pracownika z organizacją. Firmy, które projektują onboarding jako część szerszej strategii employee experience, a nie jednorazową checklistę, notują wyższą retencję w pierwszym roku zatrudnienia.

Rola employee experience w procesie wdrożenia do pracy

Każdy pracownik zbiera różne doświadczenia w miejscu pracy. Tak samo jak onboarding, employee experience zawsze ma w organizacji miejsce. Pytanie tylko, czy pracodawca jest tego świadomy i potrafi zarządzać tym procesem. 

Tak, bo budowanie doświadczeń pracowników to proces, który można zaprojektować. Kompleksowe podejście do tego zagadnienia zaprezentowała firma IBM. 

Według ich publikacji na employee experience składają się 3 elementy: sfera społeczna, fizyczny kontakt z miejscem pracy i doświadczenia związane z wykonywaniem obowiązków. Przyjrzyjmy się każdemu z tych elementów.

Co tworzy employee experience?

• Sfera społeczna - czyli interakcje z innymi pracownikami. Ich jakość wpływa na doświadczenia pracownika, również w trakcie onboardingu. Nowicjusz, który ma kontakt z pracodawcą w trakcie preboardingu, od początku czuje wsparcie. Dodajmy do tego opiekę buddiego, który m.in. pomaga nawiązać nowej osobie relacje z zespołem. Buddy to swego rodzaju “kumpel”, który sam dzieli się swoim doświadczeniem i zwyczajami panującymi w firmie. Taka wiedza to istotne wsparcie w pierwszych tygodniach pracy. 

• Fizyczny kontakt z miejscem pracy - na ten obszar składają się wszystkie namacalne kwestie związane z pracą. Jeśli pracownik przychodząc pierwszy raz do biura, nie ma swojego biurka ani komputera, nie jest to dla niego komfortowe doświadczenie. W przypadku pracy zdalnej również należy zadbać o tę sferę. Wyślij pracownikowi sprzęt odpowiednio wcześniej, razem z konkretną instrukcją, jak przejść przez pierwsze logowanie. 

• Doświadczenia związane z wykonywaniem obowiązków - ten obszar z pozoru może się wydawać banalny. Przecież każdy wie, na czym polega jego praca. Czy na pewno? Zapytaliśmy polskich pracowników, czego im brakowało w procesie wdrożenia. Prawie 30% badanych zabrakło przestrzeni na wdrożenie stanowiskowe i w zakres obowiązków. Co więcej - 21% wskazało na brak określenia celów i zadań do realizacji po okresie próbnym. Jak zapobiegać takiej sytuacji?

Wskazówka 1.

Uwolnij czas menadżera, zdejmując z jego barków powtarzalne, operacyjne zadania. Zamawianie sprzętu, odzieży roboczej czy dopinanie formalności z kadrami można zautomatyzować za pomocą aplikacji onboardingowej. Dzięki temu przełożony zyska więcej czasu na wdrożenie stanowiskowe

Wskazówka 2.

Wyznacz konkretne zadania w trakcie wdrożenia i rozłóż je w czasie. Omów je z pracownikiem i upewnij się, że są dla niego klarowne. Śledź na bieżąco postępy w ich realizacji i dziel się feedbackiem z pracownikiem. Nie zwlekaj z tym do końca okresu próbnego.

Jak dbać o doświadczenia pracownika w procesie wdrożenia?

1. Personalizuj, co tylko się da

Projektowanie unikalnego employee experience w onboardingu to trochę szycie na miarę - potrzeb pracownika i organizacji. Jedną z nich jest potrzeba decyzyjności, chęć wpływu na otoczenie. Gdy stworzysz na nią przestrzeń w procesie wdrożenia, sprawisz, że pracownik poczuje się wyjątkowo. Jak to zrobić? Przede wszystkim wykorzystaj potencjał preboardingu i oddaj w ręce nowicjusza:

• wybór prezentu powitalnego. To praktyka bardzo ciepło przyjmowana przez osoby wdrażane. Nie dość, że dostają prezent, to jeszcze mogą go sobie wybrać z dostępnych opcji;
• wybór sprzętu do pracy;
• możliwość wyboru benefitów.

Nadaj komunikacji indywidualny charakter, by pokazać, że czekacie właśnie na tę konkretną osobę, a nie na anonimowego pracownika. Telefon od menedżera przed pierwszym dniem w pracy to miły gest, który świetnie przełamuje pierwsze lody. Możesz również wysłać spersonalizowaną wiadomość powitalną czy kreatywny prezent z imiennym listem. Te z pozoru drobne gesty już na starcie budują pozytywne doświadczenia pracownika.

2. Zapewnij wiedzę na wyciągnięcie ręki 

Wykorzystaj preboarding na edukowanie pracownika o organizacji. Przedstaw historię, misję, wizję i strukturę firmy. Opowiedz też o firmowych zwyczajach (tych mniej formalnych również). Być może niektóre z nich będą pomocne już pierwszego dnia w pracy? 

Przykład? Zgodnie z rytuałem w LiveChat nowy pracownik przynosi do biura coś słodkiego. Żeby ułatwić nowicjuszowi zadanie, firma wysyła kreatywny welcome pack m.in. z przepisem na ciasto. 

Gdy pracownik dołączy do zespołu, ułatw mu poznawanie nowej, zawodowej rzeczywistości. Według raportu Panopto nowy pracownik poświęca 13 godzin tygodniowo na proszenie innych o pomoc oraz 28 godzin miesięcznie na nieefektywnej pracy. To zdecydowanie nie brzmi jak idealne doświadczenie pracownika. Otwarty dostęp do wiedzy oszczędziłby osobom nowo zatrudnionym wiele czasu i stresu. Twórz zatem bazy wiedzy, instrukcje obsługi systemów, narzędzi i udostępniaj je online. Dzięki temu każdy samodzielnie będzie mógł znaleźć potrzebne informacje i wracać do nich w razie potrzeby. 

3. Prowadź krok po kroku - i zaangażuj w to technologię 

Doświadczenie pracownika w onboardingu powinno być angażujące, nie przytłaczające. Kontakt z działem IT, wycieczka do kadr, a do tego szkolenia online i stacjonarnie. Tak nie wygląda klarowna ścieżka wdrożenia. To raczej onboardingowa kuchnia, z którą pracownik nie powinien mieć styczności. 

Z perspektywy nowicjusza całe doświadczenie powinno przebiegać gładko i bezstresowo. Aby ten cel osiągnąć, trzeba najpierw ustrukturyzować cały proces i rozłożyć go odpowiednio w czasie. Całość warto osadzić w jednym narzędziu, np. aplikacji onboardingowej, która przeprowadzi pracownika przez cały proces. 

Udostępnij nowicjuszowi łatwy w użytkowaniu interfejs, dostępny z poziomu telefonu lub komputera. Za jego pomocą pracownik może załatwić sprawy związane ze sprzętem, formalnościami dla kadr, a nawet przejść przez cykl szkoleń microlearningowych. Jedno efektywne narzędzie zamiast chaosu i mnogości spraw do załatwienia - oto nasz przepis na unikalne employee experience. Z powodzeniem stosujemy go w naszej platformie do onboardingu pracowników.

4. Zadbaj o spójność między tym, co obiecujesz, a tym, co podajesz

Aby pracodawca był dla pracownika autentyczny, doświadczenie onboardingowe musi być spójne z tym, co firma komunikuje innymi kanałami. Komunikacja z procesu rekrutacji, działania employer brandingowe, a nawet strategia client experience - te elementy muszą ze sobą współgrać. Inaczej łatwo o dysonans w głowie nowej osoby. 

Employee experience zaczyna się tam, gdzie kończy candidate experience. Informacje o kulturze organizacji powinny mieć odzwierciedlenie w działaniach onboardingowych. Jeśli rekruter mówi, że kultura feedbacku jest dla pracodawcy ważna, stwórz przestrzeń do obustronnej komunikacji już w trakcie wdrożenia. Najlepiej jeśli już na początku onboardingu zapytasz pracownika o doświadczenia z rekrutacji.

W ten sposób stworzysz pomost pomiędzy jednym i drugim etapem i jednocześnie pokażesz, że wspomniana “kultura feedbacku” to nie pusty był slogan. À propos…

5. Postaw na feedback i bieżący kontakt

Menedżer, buddy oraz zespół - to kontakt z nimi mocno przekłada się na doświadczenie pracownika w onboardingu. Od ich wsparcia i responsywności na potrzeby nowicjusza zależy komfort nowego pracownika. Co więcej, powinni działać jak jedna drużyna i uzupełniać się w kontakcie z nowym członkiem załogi. Jak to osiągnąć? 

• Zaplanuj regularne one2one pomiędzy pracownikiem i jego przełożonym. Stwórz w ten sposób przestrzeń do otwartej rozmowy i zadawania pytań. To też dobra okazja do dwustronnego feedbacku.

• Trzymaj rękę na pulsie. Zaplanuj cykliczne badania satysfakcji pracownika. W ten sposób szybko wychwycisz potencjalne problemy, z którymi mierzy się nowa osoba. Bez tego trudno w porę zareagować i odpowiedzieć na jej potrzeby. 

• Włącz w proces wdrożenia buddiego, który pomoże pracownikowi oswoić nową, zawodową rzeczywistość.

• Zaproś zespół do włączenia się w onboarding. Być może znajdą się chętni, by oprowadzić nowego członka załogi po biurze czy opowiedzieć mu o klientach organizacji.

Budowanie employee experience w onboardingu - od czego zacząć?

Zrób krok wstecz i przyjrzyj się perspektywie pracownika na każdym etapie onboardingu. Jakie emocje mu towarzyszą, jakie są jego potrzeby i wątpliwości? Jak zmieniają się w czasie? Inne pytania będą kiełkować w głowie wdrażanego w pierwszym tygodniu pracy, a inne pod koniec okresu próbnego. Warto mieć to na uwadze.

Stwórz mapę całego procesu i na jej podstawie wytycz onboardingową ścieżkę. Podziel ją na etapy i połącz z konkretnymi zadaniami osadzonymi w ramach czasowych. Następnie przypisz je do osób zaangażowanych we wdrożenie, omawiając z każdym jego rolę. I przede wszystkim: bądź w stałym kontakcie z pracownikiem!