Jak badać efektywność pracy nowego pracownika?

Peter Drucker powiedział kiedyś, że aby móc czymś zarządzać, trzeba to coś zmierzyć (what's measured, get managed). Przenieśmy te słowa na grunt onboardingu. Aby zarządzać tym procesem, trzeba sprawdzić, jak przebiega wdrożenie pracownika. Jak? Mierząc, na ile efektywny jest w czasie pracy. Ale jak to zrobić, by w natłoku wielu nowych informacji i zadań nowicjusz nie dostał zadyszki? Czym konkretnie jest efektywność pracy w trakcie onboardingu oraz co i w jaki sposób badać?

Efektywność pracy a proces wdrożenia

Jak złożyć wniosek urlopowy? Jakie są wartości organizacji? Gdzie jest firmowa kuchnia? Pierwsze tygodnie, a nawet miesiące w nowej pracy to czas, w którym pracownicy muszą przyswoić sobie mnóstwo informacji. Trzeba również poznać nowych klientów, narzędzia, systemy oraz zespół. Czy w tej sytuacji jest jeszcze przestrzeń na dodatkowe badania czy testy, które będą mierzyć efektywność pracy w określonym czasie? Odpowiedź nie jest prosta.

Wszystko zależy od tego, jak zdefiniujemy efektywność podczas procesu wdrożenia.

Nasza żelazna zasada jasno mówi, że skuteczny onboarding to taki, który przygotuje pracownika do tego, by w 80% potrafił samodzielnie wykonywać swoje obowiązki.

Tymczasem efektywność pracy w pierwszym okresie po zatrudnieniu bywa często mylona z presją na wyniki. Oczekiwanie, że nowy pracownik będzie dotrzymywał kroku w liczbie prawidłowo zrealizowanych zadań osobom z dłuższym stażem w organizacji, jest brawurowe i nieadekwatne... Motywacja pracowników w obliczu takiej presji wcale nie wzrasta. Co więcej, stres związany z wygórowanymi oczekiwaniami może zniechęcać do kontynuacji współpracy. I to wszystko jeszcze zanim nowi członkowie załogi na dobre rozgoszczą się w firmie. A nie o to przecież nam chodzi.

Cele opomiarowania onboardingu są zupełnie inne:

• Pomiar efektywności procesu wdrożenia wykonujemy po to, by pomóc nowemu pracownikowi jak najszybciej się usamodzielnić. Chodzi o to, by zapewnić mu jak najlepszy start w organizacji oraz komfortowe warunki do przyswajania wiedzy. Dzięki temu po zakończeniu onboardingu będzie w stanie wspierać zespół na równi z pozostałymi pracownikami.
  
• Regularne badania, ankiety, testy nie są po to, by sprawdzać nową osobę na każdym kroku. Priorytetem takich działań jest wyłapanie ewentualnych luk w wiedzy, pytań, na które wcześniej nie było przestrzeni czy potrzeb, których pracownik wcześniej nie zgłaszał. Bieżące reagowanie na potrzeby osoby nowo zatrudnionej jest kluczowe, by początkowy entuzjazm nie przerodził się we frustrację i poczucie zagubienia.
  
• Dobrze opomiarowany onboarding to również źródło wielu cennych informacji związanych z optymalizacją procesów wdrożenia globalnie.

Co i jak badać w onboardingu?

Jakie wskaźniki efektywności powiedzą nam, czy proces wdrożenia idzie w dobrym kierunku? Aby uzyskać rzetelne dane, które będą realnie przydatne, należy zbadać trzy aspekty:

• poziom satysfakcji - sprawdzamy, jak z perspektywy pracownika mijają mu pierwsze tygodnie/miesiące w firmie (czy jest zadowolony, czy czegoś mu brakuje, czy coś mu przeszkadza);
• retencję wiedzy - w kontekście onboardingu chodzi o efektywność przyswajania informacji w trakcie wdrożenia. Mierzymy poziom adopcji wiedzy ze szkoleń, spotkań czy kursów na platformie e-learningowej;
• analiza performance - tak, mierzenie wyników nowej osoby również jest jednym z elementów badań podczas onboardingu. Kluczowa jest jednak kwestia sposobu badania i obliczania efektywności wykonywanej pracy.

Wszystkie badania powinny być rozłożone w czasie i obejmować cały proces wdrożenia - od preboardingu począwszy, a na wdrożeniu stanowiskowym kończąc. Należy zadbać, by je odpowiednio zaplanować i nie przytłoczyć nowego pracownika liczbą testów, quizów czy dodatkowych zadań do wykonania. Mierzenie efektywności powinno służyć obu stronom i w szerszej perspektywie wspierać zarówno pracodawcę, jak i pracownika. Nie osiągniemy tego celu bez wykorzystania odpowiednich narzędzi.

Efektywność pracy a poziom zadowolenia pracownika

Jak badać poziom satysfakcji?

Z pomocą przychodzą ankiety pulse check, które badają poziom satysfakcji pracownika i jego opinię. W procesie onboardingu możemy zaplanować kilka serii pulse checków i zbierać feedback nowicjusza po każdym z etapów wdrożenia. Zacznijmy już na etapie preboardingu, zaraz po decyzji o zatrudnieniu, by uzyskać informacje zwrotną na temat procesu rekrutacji.

Z czego mogą brać się złe wyniki (i jak im zapobiegać)

W przypadku badań pulse check liczy się regularność. Jedno badanie na zakończenie procesu wdrożenia to zdecydowanie za mało, by realnie ocenić, jak przebiegał cały onboarding. Pracownik może nie pamiętać wielu rzeczy z pierwszego tygodnia czy nawet miesiąca pracy. Może mu być więc trudno rzetelnie odnieść się np. do procesu preboardingu, załatwiania formalności czy zadań w innych obszarach. Poza tym, nie da się trzymać ręki na pulsie, robiąc to wyrywkowo i sporadycznie. Nawet jeśli po drodze nowa osoba napotka jakieś trudności (np. z odbieraniem sprzętu, komunikacją w zespole, organizacją pracy), regularne badania dają szansę na to, by w porę zareagować. Inaczej nawet drobny dyskomfort przy jednym zadaniu na początku może kumulować coraz większe napięcie i w efekcie przerodzić się we frustrację. Reagujmy na bieżąco i usprawniajmy pracę nowicjusza już od jego pierwszych dni w miejscu pracy. Tak zmotywowany pracownik nie zatraci swojego entuzjazmu z upływem kolejnych dni wdrożenia.

Efektywność pracy a retencja wiedzy

Jak badać retencję wiedzy?

Szkolenie BHP, szkolenia wprowadzające czy stricte produktowe - każde z nich jest ważne i wymaga przyswojenia konkretnych informacji. Aby zbadać poziom adopcji wiedzy, można się posłużyć testami czy quizami, idealnie w formie online, dostępnej w każdej chwili dla pracownika. Bo właśnie forma badania jest kluczowa. Zbyt długi, nudny graficznie i mało interaktywny czy słabo dostępny test, nie wróży sporej frekwencji w jego wypełnianiu.

Zobacz, jak w ramach aplikacji Gamfi edukujemy (i sprawdzamy nabytą wiedzę u) pracowników Danone>>

Z czego mogą brać się złe wyniki (i jak im zapobiegać?)

Zbyt duże dawki informacji przekazywane jednorazowo utrudniają przyswajanie wiedzy i w konsekwencji mogą się przełożyć na złe wyniki. O wiele łatwiej jest się uczyć, chłonąc wiedzę małymi porcjami, np. w formie microlearningu (więcej o tej metodzie wspominamy w artykule Microlearning: jak skutecznie uczyć pracowników>>). Krótkie tutoriale video, miniszkolenia online zakończone krótkim testem czy quizem - to tylko przykłady rozwiązań, które ułatwią przyswajanie informacji wdrażanym osobom, a pracodawcy badanie retencji wiedzy.

Kolejną kwestią, która może wpływać na wyniki, jest brak regularności oraz zbyt duże odstępy pomiędzy szkoleniem a badaniem. Zaplanujmy wcześniej aktywności związane ze sprawdzaniem poziomu wiedzy i zautomatyzujmy cały proces, osadzając go np. w aplikacji onboardingowej, z której pracownik korzysta regularnie. Jedno narzędzie, gdzie dostępne są szkolenia i testy znacznie skraca liczbę klików, które musi wykonać nowa osoba. A jeśli chcemy jeszcze bardziej zaangażować pracowników w proces uczenia się, wprowadźmy element nagrody za pomyślnie zakończoną sekwencję quizów czy pozytywny wynik testów. Mogą to być np. punkty, które pracownik zbiera, by potem wymienić je na konkretny bonus.

Efektywność pracy sensu stricto, czyli analiza performance

Jak badać performance pracownika?

Zacznijmy od przygotowania planu operacyjnego z konkretnymi celami i zadaniami osadzonymi w ramach czasowych (np. w tym tygodniu zadzwoń do 10 klientów, w kolejnym do 15, a pod koniec miesiąca miej wykonanych 50 telefonów). Nie zarzucajmy pracownika wszystkimi zadaniami naraz, bez wskazania deadline'u. Jasny plan działania obejmujący cały etap wdrożenia kompetencyjnego to dobry moment na pierwsze wyzwania związane stricte z nowymi obowiązkami.

Gotowy plan posłuży temu, by wyznaczyć wskaźniki efektywności pracy. Na jego kanwie menedżer może określić, jakich wyników oczekuje i zdecydować, w jaki sposób najlepiej je mierzyć (np. liczbę odbytych rozmów z klientami, plan produkcyjny, przygotowanie i wysyłka informacji prasowej na temat najnowszej kampanii marketingowej).

Do pomiaru efektywności pracy warto wykorzystać aplikację onboardingową, w której menadżer i osoba nowo zatrudniona mają dostęp do panelu z planem operacyjnym. Dodatkowo można ją połączyć z systemem CRM, ERP lub innym narzędziem, które dostarczy niezbędnych danych do analizy performance. Dzięki temu nowicjusz i jego przełożony na bieżąco będą mogli śledzić wykonanie głównych zadań realizowanych podczas onboardingu.

Tego rodzaju integracje umożliwia chociażby nasza aplikacja Gamfi Onboarding>>

Z czego mogą brać się złe wyniki (i jak im zapobiegać)?

• Informuj - Jak wynika z naszego badania, 21% pracowników nie znało celu swojego okresu próbnego - nikt im takiej informacji nie przekazał. Jak spełnić oczekiwania pracodawcy, kiedy ich nie znamy? Nawet jeśli nowa osoba daje z siebie wszystko, ale nie wie, jakie obszary jej pracy są w danym momencie priorytetowe dla przełożonego, ma mniejsze szanse na sukces i osiągnięcie produktywności na odpowiednim poziomie.
• Doprecyzuj - "Wykaż się", "pokaż nam jakie techniki sprzedażowe znasz", "Skontaktuj się z jak największą liczbą potencjalnych kandydatów w jak najkrótszym czasie" - takie komunikaty też nie wystarczą.... Zadbajmy o jasny i precyzyjny przekaz. Tylko konkretnie zdefiniowane zadania, omówione z pracownikiem mogą przełożyć się na wydajność pracy.
• Nie zwlekaj - Nie czekajmy na koniec okresu próbnego, by zrobić ewaluację. Śledźmy postępy na bieżąco, dbajmy o planowanie kolejnych działań, bo inaczej zwyczajnie stracimy trzy miesiące. Zdefiniujmy swoje oczekiwania wcześniej, bez tego efektywność pracowników jest w dużej mierze poza naszą kontrolą.

Jak jeszcze sprawdzać postępy w onboardingu?

Trzy główne elementy, o których wspominamy wyżej, to coś w rodzaju zadań obowiązkowych, bez których rzetelnie nie zmierzymy, jaka jest efektywność onboardingu. Dla chętnych są "zadania z gwiazdką", które jeszcze bardziej kompleksowo pozwolą sprawdzić, jak idzie wdrażanej osobie.

• Regularne one-to-one z menadżerem i buddiem - czyli rozmów nigdy dość! Każde tego typu spotkanie to doskonała okazja do tego, by doprecyzować lub wyjaśnić kwestie, które wcześniej umknęły lub nie da się ich sprowadzić do wskaźnika ilościowego produktywności. Spotkania z bezpośrednim przełożonym powinny dotyczyć kwestii związanych z onboardingiem, nie skuteczności działań ogólnie. Stwórzmy przestrzeń do tego, by skupić się stricte na procesie wdrożenia i wyzwaniach z nim związanych. Takie rozmowy to świetny początek, by zbudować obustronne zaufanie i wartościową komunikację podczas kolejnych miesięcy współpracy.
• W zanadrzu znajdują się jeszcze grupy focusowe z nowo zatrudnionymi osobami, które często są źródłem wielu cennych feedbacków. Nowi pracownicy patrzą świeżym okiem na organizację, a ich perspektywa na proces wdrożenia może uwzględniać wiele aspektów, których początkowo nie wzięliśmy pod uwagę.
• Last, but not least - NPS na zakończenie okresu próbnego, by już na mecie sprawdzić, jak przebiegał cały onboardingowy maraton, a wyniki wykorzystać do ulepszania kolejnych wdrożeń.

Efektywność pracy nowicjusza w kontekście analityki HR

Onboarding jako jeden z procesów HR również podlega pod trend związany z analityką tego obszaru. Jego metryki także można powiązać z danymi biznesowymi. W jaki sposób?

Dane zebrane w trakcie procesu wdrożenia są bardzo pomocne w budowaniu najlepszego doświadczenia nowych pracowników. Organizacja zyskuje nowe talenty, które nie zniechęcą się podczas pierwszych tygodni pracy i zwiążą się z pracodawcą na dłużej. To z kolei przekłada się na konkretne cele biznesowe i finanse firmy.

Jak wynika z raportu Pracuj Ventures i Pracuj.pl, 26% firm nie prowadzi analityki HR w żadnym obszarze. Z chęcią podpowiemy, jak to zmienić w kontekście onboardingu. Pokażemy Ci, jak za pomocą naszej aplikacji usprawnić i zautomatyzować opomiarowanie efektywności nowego pracownika, i to jak najmniejszym kosztem. Porozmawiajmy!