Jak stworzyć ciekawy handbook dla pracownika?

Nowi pracownicy mają zwykle wieeele pytań. Szukają informacji na temat tego, jak wygląda sama praca, ale też jakie zasady panują w firmie. Polityki, procedury, wartości organizacji, warunki pracy - te wszystkie kwestie trzeba przedstawić nowo zatrudnionemu w możliwie przystępny sposób. Dlatego często mówi się, że handbook dla pracownika to najważniejszy dokument w organizacji.

Czym jest employee handbook i kiedy się go wręcza?

Decyzja zapadła! Przeprowadzamy się do innego miasta. Mamy dopełnione formalności w związku z nowym mieszkaniem i wyznaczoną datę przeprowadzki. Zanim jednak spakujemy walizki i wyruszymy w podróż, szukamy jak najwięcej informacji o nowym mieście. Sprawdzamy gdzie dobrze zjeść, co warto zwiedzić w okolicy i jak najlepiej poruszać się po nowej destynacji. Jednym słowem: staramy się przygotować do nowej rzeczywistości, by potem szybko się w niej zadomowić.

Podobnie jest z przejściem do nowej pracy. Decydując się na “przeprowadzkę” do nowej firmy, również chcemy wiedzieć jak najwięcej o nowym pracodawcy. Czy obowiązuje dresscode, jak wygląda struktura firmy, co zawiera pakiet benefitów? To tylko przykłady, a pełna pula pytań jest o wiele większa i nie sposób ją wyczerpać w trakcie procesu rekrutacyjnego. Jedno jest pewne: dla nowego pracownika informacje są na wagę złota.

Ta jedna księga, której potrzebuje nowo zatrudniony pracownik

Jak więc ułatwić nowym pracownikom adaptację w nowym miejscu pracy? Z pomocą przychodzi handbook, czyli podręcznik zawierający wszystkie najważniejsze informacje o firmie. To swego rodzaju przewodnik po organizacji, który wspiera proces wdrożenia i zaopatruje nowego pracownika w przydatne wskazówki "na start".

Aby pierwsze dni pracy były jak najbardziej komfortowe dla nowego członka załogi, przekażmy mu podręczniki już na etapie preboardingu, np. w duecie z welcome packiem. Taki gest już od samego początku pomaga budować u nowego pracownika poczucie przynależności.

Preboarding to zwykle czas, kiedy pracownik dostarcza odpowiednią dokumentację, a umowa z nim nie jest jeszcze podpisana. Zadbajmy więc o to, by podręcznik nie zawierał poufnych informacji. Na to przyjdzie jeszcze czas. Podobnie jak na szczegółowy zakres obowiązków. To natomiast doskonały moment, by przedstawić nowej osobie kulturę organizacji czy możliwości rozwoju w firmie.

Trochę kultury, czyli employee handbook a onboardingowe 4c

Wdrożenie w kulturę nowej organizacji to jedno z głównych zadań procesu onboardingowego według słynnej metodyki o nazwie model 4C. Zapoznanie nowego pracownika z C jak Culture warto rozpocząć już na etapie preboardingu, m.in. udostępniając nowicjuszowi handbook. Jest to szczególnie ważne w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej, kiedy podręcznik bywa jednym z pierwszych drogowskazów odnośnie misji, wizji i filozofii firmy.

Wiele organizacji dzieli się w handbooku swoją historią, wymienia wartości, które jej przyświecają na co dzień. To jednak tylko kawałek tortu, który składa się na całokształt kultury organizacji. Sporą jego część stanowią również nieformalne aspekty i niespisane zasady firmowego życia. Takich informacji nowy pracownik też jest spragniony i na nie również trzeba znaleźć przestrzeń, tworząc welcome book.

Handbook dla pracownika: pod prąd konwencji

Szukając inspiracji, jak zapoznać nową osobę z kulturą organizacji, możemy sięgnąć po podręcznik Tesli, który wyciekł do sieci. Już sam jego tytuł ("The Anti-Handbook Handbook") wskazuje na niekonwencjonalne podejście, spójne z działaniem Elona Muska, założyciela Tesli. Sam język handbooka pozbawiony jest oficjalnego tonu i nie znajdziemy tam szczegółowo opisanych polityk i procedur HR. Pracownicy są odsyłani do wewnętrznej strony internetowej, gdzie znajdą wszystkie niezbędne informacje w tym zakresie.

To, co jest mocno zaakcentowane, to filozofia pracy w organizacji i wynikające z niej oczekiwania wobec pracowników. Handbook mówi dobitnie i wprost, że każdy członek załogi powinien dawać z siebie wszystko, by dążyć do jak najlepszych efektów swojej pracy. Pracownicy są zachęcani do dzielenia się pomysłami i omawiania ich z każdą kompetentną w danym obszarze osobą, bez względu na jej rolę w organizacji. Swój pomysł, bez żadnej formalnej zgody, można omówić nawet z Elonem Muskiem, jeśli tylko pomoże to odnieść firmie biznesowy sukces.

Jakie informacje powinien zawierać podręcznik dla pracownika?

Handbook powinien zawierać informacje o filozofii firmy i jej wartościach oraz odpowiadać na bardziej praktyczne pytania, np. jak poruszać się po biurze albo w jaki sposób korzystać z prywatnego pakietu medycznego oferowanego przez pracodawcę. Do tego należy dodać szczyptę informacji mniej formalnych, np. o firmowych rytuałach (jeśli takie są) czy zwyczajach związanych z wideokonferencjami.

Biorąc pod uwagę mnogość potrzeb i tematów do zapoznania, stworzenie przepisu na idealny welcome book może się wydawać prawdziwym wyzwaniem. Na szczęście są sposoby, by ten gąszcz informacji okiełznać i wyłuszczyć z niego najważniejsze treści oraz wskazówki. Jednym z nich jest proces design thinking.

WSKAZÓWKA: Zanim przejdziesz do tworzenia handbooka, zbierz zróżnicowane grono reprezentujące różne obszary w Twojej organizacji. Zróbcie razem burzę mózgów i spróbujcie zmapować wszystkie obszary i informacje istotne z perspektywy nowych pracowników.

Handbookowa checklista

Przy opracowywaniu handbooka warto również wykorzystać możliwości, jakie daje checklista. Stwórz listę tematów, które chcesz zawrzeć w podręczniku. Dzięki temu będziesz wiedzieć, bez jakich informacji nie może się obejść onboarding pracownika w Twojej firmie i z kim się skontaktować, by je zdobyć.

Przykładowa checklista może wyglądać np. tak:

• list powitalny od CEO
• historia, misja i wizja firmy
• struktura organizacji
• kultura pracy
• firmowe "who-is-who"
• informacje o benefitach i świadczeniach pozapłacowych
• możliwości rozwoju
• przydatne procedury i kontakty (np. kontakt z działem IT, jak zgłosić urlop, udział w szkoleniach)
• wskazówki dotyczące obsługi sprzętu firmowego
• nieformalne zwyczaje i praktyczne informacje z kuluarów firmowej kuchni (czy przynosimy przekąski w urodziny, kiedy włączamy kamerę podczas firmowych rozmów wideo, a kiedy nie)

Handbook dla pracownika: czego unikać?

Forbes opisał aż 15 błędów popełnianych podczas tworzenia handbooka. My skupimy się na 3 głównych.

Broń się (i nowego pracownika) przed nadmiarem informacji

Zbyt obszerny podręcznik nie zachęca do lektury, a nawet jeśli ktoś przestudiuje go w całości, szansa na to, że zrobił to efektywnie, jest niewielka. Zderzając nowego pracownika ze zbyt dużą ilością informacji, jednocześnie możemy nieumyślnie spotęgować jego stres związany ze zmianą pracy. Nie o takie przywitanie nam chodzi. Jest coś jeszcze.

Zgodnie z raportem Coveo, 41% informacji dostarczanych pracownikom nie ma związku z ich rolą.

Co więcej, spędzają oni średnio 2,5 h dziennie na poszukiwaniu treści potrzebnych do wykonywania swojej pracy. W przypadku 1000 pracowników przekłada się to na 655 000 straconych roboczych godzin rocznie w firmie. Biorąc pod uwagę te dane, skupiajmy się na informacjach, które mówią coś o przyszłych zadaniach nowego pracownika. Będzie oczywiście wymagało lekkiej personalizacji takich materiałów.

Postaw na komunikatywność

Co do języka - unikajmy skomplikowanych słów i zbyt specjalistycznego języka. Handbook to nie spis dokumentów pisanych formalnym stylem. Dbajmy o to, by jego treść nie była zbyt hermetyczna i trudna w odbiorze. Jeśli musimy się odnieść do obszarów związanych z prawem pracy czy compliance, starajmy się opisać wszystkie procedury w przystępny sposób, wyjaśniając bardziej skomplikowane pojęcia.

Unikaj nudy

Onboarding pracownika ma być ciekawym doświadczeniem, Każda iskra kreatywności przy tworzeniu podręcznika będzie więc cenna. Mało interesująca prezentacja w Power Point czy standardowy dokument PDF wysłany mailem przegra z inspirującą, multimedialną prezentacją lub ciekawym wideo. Do konkretnych przykładów odniesiemy się za moment. Już teraz warto jednak podkreślić, że nieszablonowa forma również musi być uporządkowana. Ciekawa oprawa graficzna nie zastąpi przejrzystej i czytelnej struktury treści.

Pierwsza wersja to dopiero początek

Pamiętajmy jednak, że proces tworzenia welcome booka w firmie nie kończy się wraz z opublikowaniem jego pierwszej wersji. Dbajmy o to, by pracowniczy przewodnik był aktualizowany i wspierał bieżące procesy onboardingowe. Zbierajmy informacje zwrotne z obu stron i czerpmy korzyści z doświadczenia nowo zatrudnionych osób. To właśnie one swoim świeżym okiem są w stanie najlepiej ocenić użyteczność naszego handbooka. W takiej sytuacji świetnie sprawdzi się badanie typu pulse -check.

Jak najdalej od sztampy, czyli jak stworzyć welcome book, który wciągnie nowego pracownika

Jak już wspomnieliśmy, ciekawa, kreatywna forma (o ile oczywiście nie przyćmiewa treści) może mieć ogromny wpływ na stopień przyswajania wiedzy znajdującej się w handbooku. Pomaga zaangażować emocje, a przez to lepiej zapamiętywać informacje. 

Mechanizmy i formy, z których warto czerpać, tworząc handbook dla pracownika

Storytelling 

Podstawowym zadaniem handbooka w procesie onboardingu jest przekazanie nowicjuszowi wiedzy o firmie. Aby osiągnąć ten cel, trzeba zdobyć i utrzymać uwagę odbiorcy. Dobry podręcznik czyta się jak wciągającą książkę lub komiks. Czasami wręcz dosłownie. Producent gier Valve stworzył employee handbook w formie bogato ilustrowanej książki. Szczegółowo opisuje w niej zasady firmy, jej strukturę czy praktyki zatrudniania. Nawet jeśli nowego pracownika nie zainteresuje sam tekst, na pewno zatrzyma się przy świetnie zaprojektowanych ilustracjach. To już coś.

Jeszcze dalej poszedł Disney. Ich handbook stworzony już w 1943 ma formę komiksu i w lekkiej, zabawnej formie przekazuje kluczowe informacje o firmie.

Grywalizacja

Zgrywalizować można wszystko, nawet treści z welcome booka. Wykorzystując mechanizm grywalizacji i microlearningu, dawkujemy wiedzę małymi porcjami, w formie ciekawych misji i zadań. Za wykonanie każdego zadania pracownik otrzymuje punkty, a wszystko to dzieje się w dostępnej pod ręką aplikacji. Przykład? Pochwalimy się: tak właśnie zaprojektowany jest welcome book w naszej aplikacji Gamfi Onboarding. Oprócz mechanizmu grywalizacji i microlearningu wykorzystujemy też znane z mediów społecznościowych formy, takie jak stories czy newsfeed.

Firmowy produkt 

Do stworzenia handbooka firma może też użyć własnych narzędzi i usług. Przykładem jest Trello, które całą zawartość podręcznika osadziło we własnym systemie organizacji pracy. Poszczególne wątki są pogrupowane w bloki tematyczne dotyczące m.in. benefitów czy pierwszego dnia w pracy. Oczywiście nie w każdej firmie będzie można połączyć handbook z własnymi usługami, ale start-upy które oferują usługi cyfrowe, mogą mieć narzędzia, by wprowadzać nowego pracownika do firmy i jednocześnie edukować go na temat swoich produktów. 

Wideo (filmiki, animacje)

Firma GuideSpark, specjalizująca się w narzędziach do komunikacji wewnętrznej, w ramach podręcznika dla pracowników przygotowała krótkie dynamiczne filmy wideo w stylistyce znanej z YouTube’a. W ten sposób przekazuje informacje dotyczące m.in. świadczeń medycznych i innych ważnych z perspektywy nowego pracownika tematów. 

– Publikacje GuideSpark kładą nacisk na edukację i szerzenie informacji HR-owych, zwykle przekazywanych w tradycyjnych, drukowanych dokumentach. Filmy sprawdzają się przede wszystkim wśród millenialsów - oceniła Patricia Wyrod, konsultantka biznesowa i założycielka Think Create Group z siedzibą w San Francisco. 

Onboarding - prezentacja w nowym wydaniu 

Dobrym formą dla handbooka może być również prezentacja. Netflix udostępnia pracownikom slajdy, które szczegółowo opisują najważniejsze aspekty kultury organizacji i oczekiwania wobec zatrudnionych. Prezentacja ma ponad 100 slajdów, ale dzięki prostej i przystępnej formie przegląda się ją bardzo szybko. Każda z firmowych zasad jest tu sprowadzona do jednego, konkretnego zdania. 

Z kolei HubSpot postawił na bardziej rozbudowaną formę i nawet mniej ekscytujące treści przedstawia w zabawny sposób, angażując uwagę odbiorcy. 

Strona www

Rozwiązaniem idącym z duchem czasu jest podręcznik w formie strony www, landing page'a lub innej publikacji interaktywnej. Jego zaletą jest wygoda i dostępność z dowolnego urządzenia oraz dowolnego miejsca. Handbook w wersji online mają do dyspozycji m.in. pracownicy firmy Sterling. W tym przypadku tekst jest świetnie uzupełniony grafikami, zdjęciami i krótkimi podsumowaniami. 

Krótko i na temat

Są też przykłady handbooków wykraczające poza standardowe ramy. Amerykańska sieć Nordstrom wybrała model bardzo oszczędny, acz sugestywny. “Podręcznik” tej organizacji składa się z… dwóch slajdów i ogranicza do jednego komunikatu: “W każdej sytuacji kieruj się rozwagą”. - To jedyna zasada, którą przekazujemy każdemu z naszych nowych pracowników - skomentowała rzeczniczka firmy.  – Chcemy, aby czuli się zobowiązani do dbania o klienta, i to jest jeden ze sposobów, w jaki to robimy.

Oczywiście Nordstrom posiada swoje procedury i zasady postępowania, ale tego pracownicy dowiadują się już z innego dokumentu.   

Kwestia transparentności

Czy firmowy welcome book warto udostępniać szerokiej publiczności?

Ciekawy handbook to taki, który zainteresuje nie tylko nowego pracownika, ale również… potencjalnych kandydatów. Myślmy o welcome booku również jako o narzędziu employer brandingowym, niestandardowej wizytówce pracodawcy, która powie o nim więcej niż zakładka “O nas” na stronie www. To może być potencjalna tajna broń organizacji z wysokim poziomem rotacji pracowników.

Chodzi również o kwestię transparentności pracodawców i otwartej komunikacji z kandydatami oraz nowymi pracownikami. Oczywiście nie mówimy tu o obszernym podręczniku w formie PDF, który jest zwartym tekstem i zawiera wrażliwe dane. Natomiast ciekawe video, animacja lub multimedialna prezentacja mogą być doskonałymi narzędziami do budowania pozytywnego employee experience i candidate experience jednocześnie. Czy warto zatem udostępniać handbook szerszej publiczności? Tak, ale tylko wtedy, kiedy czujemy, że niesie wartość dodaną do działań employer brandingowych.

Jeśli chcesz podarować swoim pracownikom handbook, który naprawdę ich zaskoczy (pozytywnie, ma się rozumieć), z przyjemnością Ci w tym pomożemy. W naszej aplikacji to więcej niż podręcznik. To przyjemne, zgrywalizowane doświadczenie wpisane w cały proces onboardingowy.

Zastąp firmowego handbooka użyteczną aplikacją usprawniającą cały onboarding pracownika.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!