Handbook dla pracownika - najlepsze przykłady z rynku

Handbook to podręcznik dla nowego pracownika, który pomaga mu się zaklimatyzować w organizacji. Bo nowe osoby mają zwykle wieeele pytań. O to, jak wygląda sama praca, ale też o kulturę firmy. O polityki, procedury, wartości organizacji, system czasu pracy i pozostałe warunki... Te wszystkie kwestie dotyczące pracy nowego pracownika to dużo do przyswojenia. Dlatego stwierdzimy odważnie (i nie bezpodstawnie), że handbook dla pracownika to najważniejszy dokument w organizacji. Jak się za niego zabrać?

Spis treści

Najlepsze praktyki zmiany to... przygotowanie!

Czym jest employee handbook i kiedy się go wręcza?

Jak ma się employee handbook do onboardingowego 4c?

Jakie informacje powinien zawierać podręcznik dla pracownika?

Handbook dla pracownika: czego unikać?

Przykłady podręczników dla pracowników – jak zaprojektować podręcznik pracownika, który wciąga?

Onboarding guidebook a kwestia transparentności – czy udostępniać go na zewnątrz?

Najlepsze praktyki zmiany to... przygotowanie!

Wyobraź sobie, że przeprowadzasz się do innego miasta. Zanim jednak spakujesz walizki i wyruszysz w podróż, co zrobisz? Prawdopodobnie zaczniesz szukać jak najwięcej informacji o nowym mieście. Postarasz się przygotować do nowej rzeczywistości, by potem szybko się w niej zadomowić.

Ach, gdyby tylko istniał przewodnik, który by Ci to ułatwił...

Decydując się na „przeprowadzkę” do nowej firmy, również chcesz wiedzieć jak najwięcej o nowym pracodawcy. I oto on: podręcznik nowego pracownika, gotowy odpowiedzieć na Twoje pytania. Czy obowiązuje dress code, jak wygląda struktura firmy, co zawiera pakiet benefitów? Czy jest dodatkowy płatny czas wolny (PTO)? To tylko przykłady, a pełna pula pytań jest o wiele większa. Jedno jest pewne: dla nowego pracownika informacje są na wagę złota.

Czym jest employee handbook i kiedy się go wręcza?

Handbook to podręcznik nowego pracownika, w którym znajdzie wszystkie najważniejsze informacje o firmie. To swego rodzaju przewodnik po organizacji, który wspiera proces wdrożenia i zaopatruje nową osobę w przydatne wskazówki na start

Aby pierwsze dni pracy były jak najbardziej komfortowe, podręcznik firmy warto przekazać już na etapie preboardingu, np. w duecie z welcome packiem.

Ważna sprawa: preboarding to zwykle czas kompletowania dokumentacji, współpraca nie jest na ogół sformalizowana. Warto zwrócić uwagę na to, co zawiera podręcznik pracownika i czy nie są to poufne informacje. Na nie przyjdzie jeszcze czas. Podobnie jak na szczegółowy zakres obowiązków.

To natomiast doskonały moment, by przedstawić nowej osobie kulturę organizacji czy możliwości rozwoju w firmie.

Jak ma się employee handbook do onboardingowego 4c?

Wdrożenie w kulturę firmową to jedno z głównych zadań procesu onboardingowego (według metodyki o nazwie model 4C). Zapoznanie nowego pracownika z C jak Culture warto rozpocząć już na etapie preboardingu, m.in. udostępniając nowicjuszowi podręcznik obsługi firmy.

Jest to szczególnie ważne w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej. Wówczas taki cyfrowy podręcznik pracownika to jeden z pierwszych drogowskazów i jego ściąga nie tylko w kwestii przepisów BHP i dress code'u (choć ten, umówmy się, w domu i tak zwykle sprowadza się do dresu – dlatego jeśli pracownik będzie miał calle ze strategicznymi klientami i zależy Ci na określonej prezencji upewnij się, że podręcznik zawiera sekcję poświęconą tej kwestii), ale i kultury firmowej i podpowiedzi na pierwsze dni pracy.

Wiele organizacji dzieli się w handbooku swoją historią, wymienia wartości, które jej przyświecają na co dzień. To jednak tylko kawałek tortu, który składa się na całokształt kultury organizacji. Sporą jego część stanowią również nieformalne aspekty i niespisane zasady firmowego życia. Takich informacji nowy pracownik też jest spragniony i na nie również trzeba znaleźć przestrzeń, tworząc welcome book.

Handbook dla pracownika: czego unikać?

W skrócie: nadmiaru informacji i skupienia się tylko na ciekawostkach i firmowych ploteczkach (czy są w ogóle niezbędne dla skutecznego podręcznika pracownika?). Ogólne zasady dotyczące czasu pracy są na starcie ważniejsze niż to, u kogo z księgowości najłatwiej coś załatwić.

Handbook dla pracownika: pod prąd konwencji

Szukając inspiracji, jak zapoznać nową osobę z kulturą organizacji, możemy sięgnąć po podręcznik Tesli. Już sam jego tytuł, The Anti-Handbook Handbook, wskazuje na niekonwencjonalne podejście. Po polityki i procedury pracownicy są odsyłani do wewnętrznej strony internetowej, szablon podręcznika pracownika Tesli ich nie uwzględnia.

To, co jest mocno zaakcentowane, to filozofia pracy w organizacji i wynikające z niej oczekiwania wobec pracowników. Handbook mówi dobitnie, że każdy członek załogi powinien dawać z siebie wszystko, by dążyć do jak najlepszych efektów swojej pracy.

W tym przykładzie podręcznika pracownika zatrudnieni są zachęcani do dzielenia się pomysłami z każdą kompetentną w danym obszarze osobą, bez względu na jej rolę w organizacji. Swój pomysł można omówić nawet z Elonem Muskiem, jeśli tylko pomoże to odnieść firmie biznesowy sukces.

Jakie informacje powinien zawierać podręcznik dla pracownika?

Handbook powinien zawierać informacje o kulturze firmowej, wartościach i odpowiadać na bardziej praktyczne pytania. Pracownik ma wiedzieć, jak poruszać się po biurze albo w jaki sposób korzystać z prywatnego pakietu medycznego oferowanego przez pracodawcę. Do tego należy dodać szczyptę informacji mniej formalnych, np. o firmowych rytuałach (jeśli takie są) czy zwyczajach związanych z wideokonferencjami.

Bułka z masłem, prawda?

Tworzenie podręcznika dla pracownika – co powinien zawierać podręcznik firmy?

Kusi, by kompleksowy podręcznik pracownika obejmował kwestie takie, jak:

• informacje logistyczne, które pomagają nowym pracownikom odnaleźć się w biurze: mapka biura, ważne kontakty, numery telefonów,
• informacje o dress code,
• polityka firmy (w tym zasady przeciwdziałania nękaniu, skrót najważniejszych przepisów prawa pracy, przepisy dotyczące bezpieczeństwa komputerowego, przepisy dotyczące prywatności danych),
• najnowsze informacje – w tym najnowsze zasady firmy, zwłaszcza jeśli coś zmieniło się w ostatnim czasie,
• plan gry na pierwsze dni pracy,
• polityka antydyskryminacyjna,
• polityka urlopowa,
• zasady dotyczące wyjątkowych sytuacji, np. dodatkowy płatny czas wolny (PTO),
• godziny pracy,
• możliwości rozwoju,
• zasady komunikacji wewnętrznej.

Złapała Cię zadyszka? Weź głęboki wdech, bo mamy więcej.

Zanim stworzysz szablon podręcznika – handbookowa checklista, czyli jeszcze trochę informacji

Przy opracowywaniu handbooka warto również wykorzystać możliwości, jakie daje checklista. Stwórz listę tematów, które chcesz zawrzeć w podręczniku. Dzięki temu będziesz wiedzieć, bez jakich informacji nie może się obejść onboarding pracownika w Twojej firmie i z kim się skontaktować, by je zdobyć.

Przykładowa checklista może wyglądać np. tak:

• list powitalny od CEO
• historia, misja i wizja firmy
• struktura organizacji
• kultura pracy
• firmowe "who-is-who"
• informacje o benefitach i świadczeniach pozapłacowych
• możliwości rozwoju
• przydatne procedury i kontakty (np. kontakt z działem IT, jak zgłosić urlop, udział w szkoleniach)
• wskazówki dotyczące obsługi sprzętu firmowego
• nieformalne zwyczaje i praktyczne informacje z kuluarów firmowej kuchni (czy przynosimy przekąski w urodziny, kiedy włączamy kamerę podczas firmowych rozmów wideo, a kiedy nie)

Generalnie: ważne informacje dotyczące miejsca pracy, które pomogą pracownikowi przyswoić kulturę firmową.

Czy coś budzi Twoją czujność? Jeśli tak, słusznie: bo czy taki zbiór informacji NAPRAWDĘ ułatwi nowym pracownikom adaptację w miejscu pracy?

Handbook dla pracownika: czego unikać?

W artykule 15 Common Employee Handbook Mistakes To Avoid Forbes wymienił aż 15 błędów popełnianych podczas tworzenia podręcznika nowego pracownika. My skupimy się na 3 głównych.

1. Przygotuj podręcznik pracownika, ale uwaga na nadmiar informacji

Jeśli w pełni opracowany podręcznik pracownika jest zbyt obszerny, nie zachęca do lektury. Zgodnie z raportem Coveo 2025 Employee Experience Relevance Report, 42% informacji dostarczanych pracownikom nie ma związku z ich rolą.

Zatrudnieni spędzają średnio 2,5-3 h dziennie na poszukiwaniu treści potrzebnych do wykonywania swojej pracy. W przypadku 1000 pracowników przekłada się to na 655 000 straconych roboczych godzin rocznie. Być może wiele osób ulega pokusie, by podręcznik firmy zawierał szczegółową rozpiskę onboardingu, mapę firmowych ekspresów, wytyczne dotyczące bezpieczeństwa przeciwpożarowego i instrukcje stanowiskowe...

Stop.

Nie daj się! Dobry podręcznik zawiera sekcje, które wprowadzają osobę w jej zadania i życie firmy. Przyda się lekka personalizacja, ale i bez niej jesteś w stanie stworzyć dobry handbook dla pracownika: pod prąd konwencji zachęcającej do przesady.

2. Ciekawy handbook to ten łatwy w odbiorze

Skuteczny podręcznik dla pracownika to ten, który chce się czytać i łatwo go zrozumieć. To nie miejsce na trudne struktury językowe oraz bardzo skomplikowane słownictwo branżowe. Weźmy na przykład określenie „onboarding pracownika”

Można go określić jako:
„Kompleksowy, wieloetapowy proces adaptacji nowo zatrudnionej osoby, obejmujący skoordynowane działania organizacyjne, operacyjne i kulturowe, mające na celu efektywną integrację jednostki ze strukturą organizacyjną, zespołem oraz obowiązującymi standardami i wartościami przedsiębiorstwa.”

Ale można też napisać po prostu:
„Wprowadzenie nowej osoby do pracy.”

I to też będzie prawda :)

Handbook to nie miejsce na język w stylu „przepisy prawa pracy” - pomaga nowym pracownikom tylko wtedy, jeśli go rozumieją. Dlatego warto dbać o to, by jego treść nie była zbyt hermetyczna. Jeśli musisz się odnieść do obszarów związanych z prawem pracy czy compliance, staraj się opisać wszystkie procedury w przystępny sposób.

3. Wytyczne dotyczące bezpieczeństwa przeciwpożarowego, zasady dotyczące zatrudnienia, czyli... UWAGA NA NUDĘ

Onboarding pracownika ma być ciekawym doświadczeniem. Każda iskra kreatywności przy tworzeniu będzie cenna, zwłaszcza że przy tworzeniu szablonu podręcznika pracownika należy uwzględnić też mało porywające kwestie (np. polityki firmy, szkolenia BHP czy RODO - dwa ostatnie możesz zastąpić serialami szkoleniowymi Gamfi!).

Nudne slajdy w Power Point czy ściana tekstu w PDF-ie przegrają z inspirującą, multimedialną prezentacją lub ciekawym wideo, a nawet ciekawie opracowanym ebookiem.

Czyha tu jednak mała pułapka: ciekawa oprawa graficzna nie zastąpi przejrzystej i czytelnej struktury treści.

I jeszcze jeden błąd: szablon podręcznika pracownika to nie koniec zadania!

Welcome book napisany, temat zamknięty? Nieprawda! Przecież charakter organizacji czasem się zmienia. Podręcznik zasad dotyczących firmy przekształca się razem z nią. Dlatego powinien być aktualizowany i wspierać bieżące priorytety.

Zbierajmy informacje zwrotne od nowych członków załogi, którzy świeżym okiem ocenią użyteczność naszego handbooka. Możesz to zbadać np. badaniem typu pulse-check.

Przykłady podręczników dla pracowników – jak zaprojektować podręcznik pracownika, który wciąga?

Pomoże ciekawa, kreatywna forma (o ile oczywiście nie zastępuje treści). W przypadku takiego opracowanego podręcznika pracownika to tylko zaleta. Pomaga zaangażować emocje, a przez to lepiej zapamiętywać informacje. Podpowiemy Ci, jak osiągnąć taki efekt.

Mechanizmy i formy, z których warto czerpać, tworząc skuteczny podręcznik pracownika

Storytelling – kultura organizacyjna w najlepszym wydaniu

Podstawowym zadaniem handbooka w procesie onboardingu jest przekazanie nowicjuszowi wiedzy o firmie. Aby osiągnąć ten cel, trzeba zdobyć i utrzymać uwagę odbiorcy. Dobry podręcznik czyta się jak wciągającą książkę. Niektórzy traktują to zdanie bardzo dosłownie.

Producent gier Valve stworzył employee handbook w formie bogato ilustrowanej książki. Szczegółowo opisuje w niej zasady firmy, jej strukturę czy praktyki zatrudniania. Nawet jeśli nowego pracownika nie zainteresuje sam tekst, na pewno zatrzyma się przy przepięknych ilustracjach. 

‍

Co zawiera podręcznik pracownika... Disneya?

Jeszcze dalej poszedł Disney. Ich niezwykle skuteczny podręcznik pracownika, stworzony już w 1943, ma formę komiksu i w lekkiej, zabawnej formie przekazuje kluczowe informacje o firmie.

‍

Pokaż znaczenie podręcznika przez firmowy produkt 

Do stworzenia podręcznika nowego pracownika firma może użyć własnych narzędzi i usług. Przykładem jest Trello, które całą zawartość podręcznika osadziło we własnym systemie organizacji pracy.

Poszczególne wątki są pogrupowane w bloki tematyczne dotyczące m.in. benefitów czy pierwszego dnia w pracy. Oczywiście nie w każdej firmie będzie można połączyć handbook z własnymi usługami, ale start-upy, które oferują usługi cyfrowe, mogą mieć narzędzia, by wprowadzać nowego pracownika do firmy i jednocześnie edukować go na temat swoich produktów. 

Wideo (filmiki, animacje) – kultura firmy na ekranie

Firma GuideSpark specjalizuje się w narzędziach do komunikacji wewnętrznej. W ramach podręcznika dla pracowników przygotowała krótkie dynamiczne filmy wideo w stylistyce znanej z YouTube’a. W ten sposób przekazuje informacje dotyczące m.in. świadczeń medycznych i innych ważnych z perspektywy nowego pracownika tematów. 

– Publikacje GuideSpark kładą nacisk na edukację i szerzenie informacji HR-owych, zwykle przekazywanych w tradycyjnych, drukowanych dokumentach. Filmy sprawdzają się przede wszystkim wśród millenialsów - oceniła Patricia Wyrod, konsultantka biznesowa i założycielka Think Create Group z siedzibą w San Francisco. 

Wideo wywołuje emocje. Jeśli chcesz stworzyć podręcznik pracowników, który zapada w pamięć i przekazać w nim kwestie ważne, ale mało porywające na piśmie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby sekcje podręcznika pracownika, np. zawierające zasady przeciwdziałania nękaniu czy przepisy dotyczące bezpieczeństwa komputerowego, przedstawić w innej, bardziej wciągającej formie. To poznawczo pomaga nowym pracownikom, a Ty zwiększysz pewność, że przyswoili ważną dla firmy wiedzę.

Onboarding - prezentacja w nowym wydaniu (Netflix, Hubspot) 

Zdarza się, że prezentacja to jednak dobry pomysł na kompleksowy podręcznik. Netflix udostępnia pracownikom dokument Reference Guide on our  Freedom & Responsibility Culture, który szczegółowo opisują najważniejsze kwestie kultury organizacji i oczekiwania wobec zatrudnionych. Prezentacja ma ponad 100 slajdów, ale każda z firmowych zasad jest tu sprowadzona do jednego, konkretnego zdania. Lektura zajmuje kilka-kilkanaście minut.

To przykład podręcznika pracownika, który mógłby być nudny. Ale nie jest.

Z kolei HubSpot postawił na bardziej rozbudowaną formę i nawet mniej ekscytujące treści przedstawia w zabawny sposób, angażując uwagę odbiorcy. 

Strona www

Handbook dla pracownika: pod prąd konwencji? Firmowe podręcznik może mieć też formę strony www, landing page'a lub innej publikacji interaktywnej. Jego zaletą jest wygoda i dostępność z dowolnego urządzenia oraz dowolnego miejsca. Podręcznik firmy w wersji online mają do dyspozycji m.in. pracownicy firmy Sterling. W tym przypadku tekst jest świetnie uzupełniony grafikami, zdjęciami i krótkimi podsumowaniami. 

Handbook dla pracownika: pod prąd konwencji po raz drugi, czyli Nordstrom

Są też przykłady handbooków wykraczające poza standardowe ramy. Amerykańska sieć Nordstrom wybrała model bardzo oszczędny, acz sugestywny.

Handbook tej organizacji składa się z… dwóch slajdów. Godziny pracy? Kultura formowa? Informacje dla pracowników dotyczące kluczowych informacji? Coś w tym stylu. Firma ogranicza właściwie do jednego komunikatu: „W każdej sytuacji kieruj się rozwagą”.

To jedyna zasada, którą przekazujemy każdemu z naszych nowych pracowników – skomentowała rzeczniczka firmy.  – Chcemy, aby czuli się zobowiązani do dbania o klienta, i to jest jeden ze sposobów, w jaki to robimy.

Oczywiście Nordstrom posiada swoje procedury i zasady postępowania, ale tego zatrudnieni dowiadują się już z innego dokumentu. Pracownik ma wiedzieć to, co najważniejsze – najwyraźniej w kulturze firmowej Nordstorm taka forma jest wystarczająca (choć przyznajemy, czulibyśmy niedosyt).

Onboarding guidebook a kwestia transparentności – czy udostępniać go na zewnątrz?

Tak, ale tylko wtedy, kiedy czujemy, że niesie wartość dodaną do działań employer brandingowych.

Bo czy skuteczny podręcznik firmy ma pomóc zatrudnionym w nowym miejscu pracy? Może to być jego główny cel, ale nie musi być jedynym.

Czy firmowy welcome book warto udostępniać szerokiej publiczności?

Jak najbardziej! Myślmy o welcome booku również jako o narzędziu employer brandingowym, niestandardowej wizytówce pracodawcy, która powie o nim więcej niż zakładka „O nas”. Konkurencyjna firma potrzebuje kultury, której rzeczywistość nie odbiega od deklaracji. Skuteczny podręcznik pracownika może być Twoją tajną bronią!

Być może nurtuje Cię kwestia tego, że taki handbook to nie tylko kultura firmowa. To mogą być wrażliwe dane. Pamiętasz, o czym pisaliśmy wcześniej? Jeśli w procesie onboardingu lub preboardingu udostępniasz docelowy lub przykładowy podręcznik dla pracowników osobom bez podpisanych umów i NDA, lepiej nie zawierać w nim poufnych danych.

Jeśli „wycieknie” system czasu pracy czy polityka antydyskryminacyjna, prawdopodobnie nic się nie stanie. Ale już procedury, dane dotyczące kluczowych procesów – to może być problem. Dobry podręcznik balansuje na granicy tego, co naprawdę ważne dla pracownika jednocześnie omijając wrażliwe dla firmy kwestie.

Jeśli Twój hadbook ma nietypową formę, np. to wideo, animacja lub multimedialna prezentacja, może być doskonałym narzędziem do budowania pozytywnego employee experience i candidate experience jednocześnie.

FAQ – podręcznik dla pracownika w praktyce

Czym jest handbook i jaką pełni rolę we wdrożeniu?
Handbook to przewodnik po organizacji, który porządkuje informacje, z jakimi styka się nowo zatrudniona osoba na starcie. Taki materiał wspiera onboarding pracownika, pomaga zrozumieć kulturę firmy, zasady współpracy i kluczowe procesy już w pierwszych dniach pracy.

Co powinien zawierać podręcznik dla pracownika?
Dobry podręcznik firmy obejmuje kluczowe informacje potrzebne nowemu pracownikowi: zasady firmy, system czasu pracy, godziny pracy, dress code, informacje o benefitach i świadczeniach pozapłacowych, politykę urlopową oraz podstawowe procedury HR. Ważne, by podręcznik zawierał sekcję poświęconą kulturze organizacji i komunikacji wewnętrznej.

Czego unikać, tworząc handbook?
Przede wszystkim nadmiaru treści i chaosu informacyjnego. Opracowany podręcznik pracownika nie powinien być zbiorem wszystkich dokumentów compliance. Wytyczne dotyczące bezpieczeństwa przeciwpożarowego, przepisy BHP czy przepisy prawa pracy warto uprościć i podać w czytelnej formie.

Czy cyfrowy podręcznik pracownika to dobre rozwiązanie?
Tak – cyfrowy podręcznik pracownika ułatwia zarządzanie podręcznikami pracowników i szybkie aktualizowanie treści. Dzięki temu nowi członkowie zespołu zawsze mają dostęp do najnowszych zasad firmy, a informacje dostarczane pracownikom są spójne i aktualne.

‍