Newsletter Gamfeed #34: Jakie role angażować w procesach boardingowych? | Case study Gamfi

Aplikacja Gamfi daje Ci możliwość tworzenia własnych, niestandardowych Ról i angażowania ich w uruchamiane procesy.

Zastanawiasz się, jakie to mogą być Role? Potrzebujesz inspiracji? Voilà!

Buddy

Poinformuj pracownika, że został wskazany do roli buddiego. Przedstaw mu jego zadania, przekaż informacje o nowym pracowniku i podpowiedz co powinien zrobić, by jako niepisany ambasador Twojej organizacji wdrożył newcomera w jej bardziej formalne i nieformalne zakamarki.

Support IT

Poinformuj, że [data] do organizacji dołączy nowa osoba, którą cechują odpowiednie kategorie: zaszeregowanie, miejsce w strukturze organizacyjnej, tryb pracy, miejsce pracy itp. Przypomnij o wydaniu sprzętu, który jest dedykowany do pracy biorąc pod uwagę te wszystkie informacje.

Kadry

Poinformuj, że pracownik wypełnił kwestionariusz osobowy i wyślij go do Kadr. Przypomnij o wystawieniu i przesłaniu skierowania na badania czy przygotowaniu umowy. Zaalarmuj, że zbliża się dzień zatrudnienia, a pracownik nadal nie wypełnił niezbędnych formularzy.

HRBP

Poinformuj, że [data] z organizacji odchodzi pracownik. Przypomnij o przeprowadzeniu exit interview. Przygotuj raport doświadczeń odchodzących pracowników, a na jego podstawie wypracuj odpowiednie zmiany np. w kwestii EB.

Administracja

Poinformuj, że [data] do organizacji dołączy nowa osoba. Przypomnij o przygotowaniu odpowiednich dostępów do budynku czy miejsca parkingowego.

Koordynator ds. BHP

Poinformuj, że [data] do organizacji dołączy nowa osoba. Przypomnij o przygotowaniu szkolenia wstępnego. Poproś o potwierdzenie przeprowadzenia szkolenia. Przygotuj raport dot. odbycia szkoleń BHP dla wszystkich zatrudnianych osób.

Koordynator ds. bezpieczeństwa IT

Poinformuj, że [data] do organizacji dołączy nowa osoba, którą cechują odpowiednie kategorie. Dostosuj do tego potrzeby związane z bezpieczeństwem IT. Przypomnij o organizacji szkolenia, poproś o potwierdzenie jego odbycia i nadania odpowiednich uprawnień. Przygotuj raport posiadanych przez nowych pracowników uprawnień.

Wszystkim tym rolom możesz przypisać konkretne akcje w workflow - wyślij sms-a, maila lub udostępnij zadanie czy formularz.

- Ale Radek, to nie przejdzie w naszej organizacji. Ludzie nie chcą kolejnych systemów bo to dodatkowe obowiązki.

- Aplikacja Gamfi to nie jest dodatkowy obowiązek, wprost przeciwnie - raz skonfigurowany proces będzie za Ciebie “pamiętał” o wysyłaniu informacji, zbieraniu danych, przeprowadzeniu szkoleń, przypominaniu o opóźnieniach. Zmniejszy więc liczbę obowiązków, o których musisz pamiętać!

Spójrz tylko na korzyści płynące z automatyzacji procesów angażujących różne role:

Raportowanie

Pracownik może potwierdzić lub ukończyć szkolenie z zakresu cyberbezpieczeństwa w Aplikacji, koordynator ds. cyberbezpieczeństwa może potwierdzić nadanie odpowiednich uprawnień, a Kadry mogą wygenerować odpowiedni dokument, który trafi do akt osobowych newcomera. Wszystko w jednym miejscu!

Rozproszenie odpowiedzialności

Kto tym razem powinien pokazać pracownikowi biuro? Czy pracownik zapoznał się już z Regulaminem pracy zdalnej? Czy manager przedstawił mu już cele? Czy nikt nie zapomniał uprzedzić, że praca w biurze wymaga rezerwacji biurka z odpowiednim wyprzedzeniem? Jakiejkolwiek roli nie odgrywasz w procesie nie musisz się już martwić nie swoimi zadaniami. Aplikacja daje Ci możliwość konkretnego przypisania obowiązków do roli. Szczególnie tych, które pozostają na granicy spraw formalnych lub nieformalnych i które często są rozproszone pomiędzy managerem, buddiem a HRBP.

Poczucie zaopiekowania pracownikiem

Ile razy byłeś/byłaś świadkiem sytuacji, w której pracownik nie czuł się zaopiekowany, bo w organizacji panował onboardingowy chaos? Ile razy nowa osoba musiała upominać się o nadanie uprawnień, wydanie sprzętu lub informacje dotyczące przedmiotu jej pracy? To również możemy sprowadzić do problemu z rozproszeniem odpowiedzialności. Projektowanie odpowiedniego workflow w Aplikacji Gamfi da Ci możliwość zaopiekowania się każdym tematem, który dotyka nowego pracownika, a on sam będzie czuł się znacznie pewniej otrzymując odpowiednie informacje w odpowiednim czasie.

Harmonogram

Manager na 21 dni przed zatrudnieniem musi złożyć odpowiedni wniosek. Support IT na 7 dni przed zatrudnieniem przygotować sprzęt. Pracownik Administracji najpóźniej na 17 dni przed przyjściem pracownika musi zwrócić się do biura o wydanie karty. Koordynator ds. BHP musi przygotować szkolenie wstępne. Co więcej, zatrudniacie pracowników kilka razy w miesiącu, w różnych dniach, a wszyscy ci pracownicy oprócz obowiązków związanych z onboardingiem mają swoje własne zadania służbowe. Jak to wszystko zapamiętać i wyliczyć odpowiednie daty? W sumie to nie musisz! Aplikacja sama poinformuje Cię o obowiązkach w związku z nadchodzącym zatrudnieniem i wyznaczy odpowiednie terminy, a jeśli przekroczysz deadline - zaalarmuje niedopełnienie obowiązku.

Teraz już wiesz, że Gamfi to integracja wszystkich zadań i ról onboardingowych w jednej, zautomatyzowanej aplikacji. Uwolni Twój czas i wyeliminuje potrzebę pamiętania o kolejnych zadaniach w całym procesie.

Sprawdź jak to działa w praktyce - przetestuj bezpłatnie naszą aplikację.