Onboarding 4C, czyli naprawdę kompleksowe wdrożenie

Proces onboardingu to jeden kluczowych procesów HR. Liczne badania pokazują, że dobrze przeprowadzony może przynieść ogromne korzyści biznesowe, takie jak zmniejszenie rotacji czy wzrost zaangażowania nowych pracowników. Ale co zrobić, aby mieć pewność, że nasza strategia wdrożenia jest wystarczająco dobra? Z pomocą przychodzi onboarding 4C, który pozwala kompleksowo przygotować proces wdrożenia.

Onboarding — największe wyzwania

Według raportu Jobvite aż 28% pracowników odchodzi z pracy w ciągu 90 dni od rozpoczęcia nowej pracy. Najczęściej dzieje się tak z powodu złych doświadczeń związanych z procesem onboardingu.

Przyczyniają się do tego przede wszystkim:

• brak dostatecznej uwagi poświęconej nowej osobie (tzw. rzucenie na głęboką wodę),
• niejasne zasady co do roli w firmie, specyfiki stanowiska pracy oraz zakresu obowiązków,
• brak poczucia przynależności do firmy,
• przestarzałe, niejasne i źle zorganizowane procesy w firmie (związane m.in. z kwestiami formalnymi),
• niewystarczająca znajomość osób z zespołu oraz brak możliwości zbudowania z nimi relacji,
• niedopasowanie lub nieznajomość kultury organizacyjnej firmy.

Jak poradzić sobie z tymi wyzwaniami? W jaki sposób zmniejszyć ryzyko odejścia nowo zatrudnionej osoby? Jak zapewnić kompleksowość procesu i przyspieszyć osiągnięcie przez nowych pracowników pełnej gotowości do pracy? Tu właśnie wkracza onboarding 4C, dzięki któremu nie pominiesz żadnej, ważnej z perspektywy pracownika, kwestii.

Onboarding 4C — co to takiego?

Onboarding 4C to model, który zdefiniowała Talya N. Bauer, wielokrotnie nagradzana badaczka i profesorka Uniwersytetu Stanowego Portland w Oregonie, członkini stowarzyszenia SHRM Foundation. W swoim artykule zatytułowanym "Onboarding New Employees: Maximizing Success" wyróżniła cztery kluczowe elementy, stanowiące fundament udanego onboardingu. Są to:

1. CULTURE
2. CONNECTIONS
3. CLARIFICATION
4. COMPLIANCE

Te cztery filary to odpowiedź na największe wyzwania związane z onboardingiem – zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. Model 4C idealnie porządkuje kluczowe aspekty procesu wdrożenia – znamy już nawet organizacje, które całkowicie od zera zaprojektowały wdrożenie pracownika, bazując na tym właśnie modelu. Model 4C odzwierciedlamy też w rozwoju naszej aplikacji do onboardingu, która ma za zadanie kompleksowo wspierać pracownika, odciążając jednocześnie menedżera, buddy’ego i zespół HR.

Onboarding 4C krok po kroku

1. Onboarding 4c: CULTURE, czyli wdrożenie do kultury organizacji

Sprawne wejście w kulturę nowej organizacji to podstawa onboardingu. Ten obszar wdrożenia powinien dać pracownikowi wiedzę na temat misji i wizji firmy, jej wartości, kluczowych produktów, kontekstu rynkowego. Ale to nie koniec. Na kulturę firmy składają się zarówno formalne, jak i nieformalne zasady – i proces wdrożenia powinien adresować także ten drugi aspekt, często oczywisty dla osób pracujących już długo w organizacji, ale nigdzie nie spisany i nie sformalizowany.

Wskazówka

Zapoznanie nowego pracownika z kulturą organizacji warto rozpocząć już w procesie tzw. preboardingu, a więc od chwili podjęcia decyzji o zatrudnieniu. Dzięki takiemu podejściu budujemy poczucie przynależności kandydata jeszcze przed pierwszym dniem jego pracy.

2. Onboarding 4c: CONNECTIONS, czyli budowanie relacji

Wypracowanie dobrych relacji z zespołem ma bezpośredni wpływ na moment osiągnięcia pełnej efektywności w pracy. Bez wiedzy, z czym i do kogo się zwrócić, jaki jest podział kompetencji w zespole oraz kim są kluczowe persony w organizacji nie da się efektywnie pracować. Ten element wdrożenia jest często bagatelizowany. Przyjmuje się, że to na barkach nowego pracownika leży wejście w zespół, pokazanie się od najlepszej strony, nawiązanie kontaktów ze współpracownikami już pierwszego dnia.

Tymczasem obszar ten jest dużo szerszy. Powinien on także dostarczać informacji o roli nowego pracownika reszcie organizacji, tworzyć konteksty do kontaktów z pracownikami spoza zespołu oraz ułatwiać zbudowanie wewnętrznej sieci współpracowników.

Wskazówka

Z doświadczeń naszych i naszych klientów wynika, że w roli osoby odpowiedzialnej za wdrożenie pracownika w obszar Connections najlepiej sprawdza się buddy. Powoływanie tej funkcji to wciąż rzadka praktyka, a szkoda! O jej zaletach piszemy w naszym tekście "Dlaczego buddy to kluczowe ogniwo Twojego onboardingu". Oddanie w ręce buddiego planu wdrożenia w obszarze Connections pozwala nadać ramy procesowi. Samemu buddiemu zaś jasno wskazuje zakres jego odpowiedzialności w onboardingu, a ta nie dotyczy jedynie przedstawienia nowicjuszowi członków zespołu. Aby ułatwić buddiemu wykonywanie obowiązków, warto przygotować gotowe elementy i szablony, które będą odpowiednio dopasowane do tego procesu.

3. Onboarding 4c: CLARIFICATION, czyli jasny przekaz na temat roli pracownika w firmie

Bauer podkreśla, że wyjaśnienie pracownikowi jego roli w firmie jest kluczowym czynnikiem udanego procesu onboardingu. Nadrzędnym celem jest to, aby nowy pracownik w pełni zrozumiał, za jakie zadania jest odpowiedzialny, czego się od niego oczekuje na danym stanowisku, gdzie zaczyna się i gdzie kończy się jego zakres odpowiedzialności. Im szybciej zdobędzie tę wiedzę, tym szybciej będzie w stanie efektywnie wykonywać swoje obowiązki. To przekłada się zarówno na korzyści z perspektywy nowego pracownika, jak i pracodawcy. 

Wskazówka

Podobnie jak w przypadku obszaru Culture, informacje na temat stanowiska i roli pracownika w strukturach organizacji powinny być przekazane już w procesie preboardingu. Taka praktyka zmniejszy dysonans poznawczy kandydata w pierwszych dniach pracy („ojej, to na tym ma polegać moja codzienna praca?”). Zminimalizuje też ryzyko utraty kandydata, którego mogą próbować “odbić” inne firmy lub obecny pracodawca.

4. Onboarding 4c: COMPLIANCE, czyli formalności i kwestie prawne

Ostatni element procesu wdrożenia, Compliance, to obszar związany z kwestiami formalno-prawnymi powitania w nowej organizacji. Mowa tu m.in. o podpisaniu umowy, zapoznaniu się z niezbędnymi regulaminami, przekazaniu sprzętu czy przejściu wymaganych szkoleń początkowych. To obszar, którego nie da się ominąć w procesie zatrudnienia i który… nie zmienia się od lat. W większości przypadków nadal toczy się w oparciu o papierowe formularze i skany dokumentów. Warto tymczasem zadbać o doświadczenie kandydata także na tym etapie procesu i automatyzować tak dużo, jak to możliwe.

Zobacz, jak może wyglądać cyfrowe kompletowanie danych>>

Wskazówka

Buduj pozytywne doświadczenia pracownika w obszarze Compliance, automatyzując proces pozyskiwania niezbędnych danych. Jeden formularz wypełniony on-line może przesyłać dane do systemu HRM i automatycznie wypełniać wzory umów i dokumentów.

Onboarding 4c a cross-procesowość wdrożenia

Model 4c mówi nam coś bardzo ważnego o samym wdrożeniu. Proces onboardingu to wieloaspektowe przedsięwzięcie, w którym zazębiają się i krzyżują najróżniejsze mikroprocesy obsługiwane przez osoby reprezentujące rozmaite stanowiska, funkcje czy działy w organizacji. Kto inny przecież odpowiada za kwestie formalne i organizację miejsca pracy, kto inny za wdrażanie do kultury organizacji, jeszcze kto inny za wprowadzenie pracownika do zespołu i nauczenie nowo zatrudnionego poprawnego wykonywania obowiązków. I tak, w onboardingowej drużynie mamy i kadry, i HRBP lub innego pracownika działu HR, i bezpośredniego menedżera nowo zatrudnionego, i buddiego, a nawet dział szkoleń, dział IT czy administrację. Więcej o tym, kto odpowiada za wdrożenie pracowników, przeczytasz w naszym tekście "Role w onboardingu".

Jak to wszystko pogodzić?

W tym szaleństwie jest (a raczej - powinna być) metoda. Aby niezwykle złożony proces wdrożenia zamiast w jeden wielki chaos zamienił się w spójnie i przyjazne dla wszystkich zainteresowanych (a zwłaszcza samego nowego pracownika) doświadczenie, potrzebne jest ustrukturyzowanie go i oparcie na pomocnej technologii.

Od blisko 3 lat rozwijamy produkt wspierający organizacje w skutecznym procesie wdrożenia nowych pracowników. Nasza aplikacja bazuje na gotowych workflowach uruchamianych tuż po etapie rekrutacji. Nowy pracownik jest przez nią sprawnie przeprowadzany przez kolejne fazy onboardingu, a menedżer, HR czy buddy znajdują w niej wsparcie w realizowaniu swoich onboardingowych zadań. Naszym celem jest sprawić, by pracownicy przechodzili przez trudny i stresujący proces wdrożenia szybciej i przyjemniej. I w efekcie – motywować ich do osiągania ponadprzeciętnych rezultatów w pracy od razu po wdrożeniu. Jeśli o onboardingu myślisz podobnie jak my,  razem możemy zdziałać wiele dobrego w Twojej organizacji! Sprawdzimy?