Onboarding wielokulturowy. O wdrażaniu pracowników z zagranicy

W postpandemicznej rzeczywistości praca zdalna stała się standardem, rekrutacja wykwalifikowanych specjalistów lokalnie stanowi coraz większe wyzwanie, a sytuacja na świecie zmusza wiele osób do migracji. To wszystko sprawia, że środowisko pracy przybiera coraz bardziej międzynarodowy charakter. Rekrutacja pracowników z zagranicy staje się koniecznością dla wielu polskich przedsiębiorców. Do naszego kraju przebywają nie tylko obywatele Ukrainy, ale właściwie wszystkich regionów świata. W tych warunkach proces rekrutacji zmienia się, ze szczególnym naciskiem na onboarding cudzoziemców. Praca na terytorium Polski wymaga od nich nie tylko poznania nowej organizacji, ale często również nowej kultury. Jednocześnie polskie firmy muszą przygotować rodzimych pracowników na kooperację z przedstawicielami innych kultur.

Czym jest onboarding wielokulturowy i czym różni się od tradycyjnego?

Praktyka pokazuje, że polscy pracodawcy w dużej mierze nie mają świadomości, jak bardzo istotna jest rola onboardingu. Nie wiedzą jak należy go przeprowadzać, by zatrudnienie pracowników przebiegało szybko i przyniosło pożądane efekty, a nowicjusze osiągnęli swój maksymalny potencjał. Poświęciliśmy temu tematowi jeden z naszych artykułów: Adaptacja pracownika w pracy: etapy, uczestnicy, przykłady. Przybliży Ci on temat skutecznego on boardingu i wyjaśni dlaczego ten proces jest tak ważny.

Musisz jednak wiedzieć, że w przypadku pracowników z zagranicy onboarding jest jeszcze trudniejszy. W grę wchodzi stres związany z przeprowadzką, nowym otoczeniem i kulturą, a niekiedy również bariera językowa. Jednak polski rynek pracy nie jest w stanie na dłuższą metę poradzić sobie bez wsparcia, jakie zapewniają cudzoziemcy. Z tego powodu niniejszy wpis warto zacząć od dokładnego wyjaśnienia, na czym polega on boarding wielokulturowy, bez którego pracownicy z zagranicy mogą przeżywać problemy z adaptacją.

W przypadku onboardingu mówimy o modelu 4C. Projektując ten proces w międzynarodowym środowisku pracy, musimy mieć świadomość, że na pierwszy plan wysunie się nam obszar Culture. I nie chodzi tu wyłącznie o kulturę organizacji, ale również o wdrożenie do kultury kraju pracodawcy. To wymaga uwzględnienia wielu czynników i przybrania znacznie szerszej perspektywy niż w przypadku standardowego onboardingu:

• bariera językowa, 
• różnice kulturowe,
• legalizacja pobytu, 
• formalności i dokumenty
• praca w innej strefie czasowej

To tylko przykłady wyzwań, jakie czekają na pracodawców zatrudniających obcokrajowców.

Onboarding ważniejszy niż rekrutacja?

W przypadku onboardingu wielokulturowego zdecydowanie tak! Przy zatrudnieniu cudzoziemców proces wdrożenia jest kluczowym procesem HR, i absolutnie nie powinien być traktowany po macoszemu. 

Osoba, która rozpoczyna pracę w obcym dla siebie kraju ma znacznie większe poczucie niepewności i dyskomfortu niż kandydat z Polski. Pozytywny wynik rekrutacji to dla niej często początek zmagań z wieloma formalnościami, legalizacją pobytu i szukaniem mieszkania w nowym państwie. Wspieranie nowego pracownika w tych aktywnościach, najlepiej już na etapie preboardingu, bywa niezbędne, by zniwelować u niego stres i dać mu możliwość spokojnego wdrożenia się w nowe obowiązki.

Co istotne, gdy w grę wchodzi wykonywanie pracy zdalnie, proces onboardingu wcale nie jest mniejszym wyzwaniem. Z punktu widzenia pracownika zagranicznego pojawia się kolejna bariera – geograficzna, która utrudnia poznanie pozostałych członków zespołu i funkcjonowania organizacji od środka. W takich okolicznościach także rola buddy'ego przebywającego na terenie Polski wymaga wytężonej pracy. W końcu wspólne wyjście na lunch lub spotkanie po pracy nie są możliwe. Rekrutacja pracowników z zagranicy zdecydowanie powinna kłaść szczególny nacisk na starannie zaplanowany preboarding.

Dlaczego wkrótce większość zespołów w polskich firmach będzie wielokulturowa?

Dotychczas pracę cudzoziemców rozpatrywaliśmy przede wszystkim w kategoriach pracy tymczasowej. W naszym kraju już dawno pojawili się imigranci zarobkowi. W tych okolicznościach to agencja pracy skupiała się na pozyskiwaniu pracowników dla swoich klientów. W niejednej branży, na przykład przemyśle lub rolnictwie liczba wydanych pozwoleń na pracę rosła w kolejnych latach. Jednak cudzoziemcy zatrudnieni w tych sektorach nie wymagali szczególnego wdrożenia. Obecnie na polskim rynku pracy zaszły znaczące zmiany. W rodzimych korporacjach coraz częściej pojawiają się specjaliści z zagranicy mający do zaoferowania profesjonalne usługi i wiedzę. W tym przypadku rekrutacja pracowników z zagranicy nie może obejść się bez dobrze przemyślanego wdrożenia, a sam proces ma swoje wyraźne przyczyny. Jakie?

Praca zdalna otwiera na globalny rynek

Pandemia zatarła granice na rynku pracy. Ze względu na lockdown i rozpowszechnienie się pracy zdalnej wiele procesów zostało zautomatyzowanych oraz zdigitalizowanych. Dzięki temu mnóstwo zawodów może być sprawnie wykonywana bez względu na lokalizację pracownika. Zgodnie z raportami GUS, pod koniec marca 2020 r. 11% osób pracujących wykonywało swoje obowiązki zdalnie, w marcu 2021 r. grupa ta wynosiła już 14,2% pracowników, a na koniec 2022 r. 3,4% w skali całej Polski.

W efekcie wiele firm otworzyło się na rekrutację kandydatów z całego świata, tym bardziej że trudności ze znalezieniem odpowiednich talentów są coraz większe. Ponad 70% firm z Polski zgłasza problemy ze znalezieniem odpowiednio wykwalifikowanych pracowników. Rozszerzenie działań rekrutacyjnych na inne kraje w celu zwiększenia puli talentów to jedno z rozwiązań, nad którym pochyla się wiele organizacji.

Z kolei perspektywa podjęcia pracy w Polsce na specjalistycznym stanowisku bywa naprawdę kusząca i rozważają ją pracownicy z zagranicy z całego świata. Onboarding, tłumaczenie dokumentów i formalności umożliwiające sprawną pracę cudzoziemców na polskim rynku stają się koniecznością. Nowoczesne rozwiązania, takie jak rejestracja elektroniczna, digital longboarding i szkolenia online ułatwiają sprawne zatrudnienie pracowników z zagranicy.

Polska atrakcyjną lokalizacją dla Centrów Usług Wspólnych

Respondenci badania Delloite, wskazali Polskę w czołówce preferowanych lokalizacji Centrów Usług Wspólnych (SSC). W tego typu organizacjach praca w międzynarodowym środowisku jest standardem. Wiele procesów (np. z obszaru HR czy księgowości) z kilku krajów jest outsourcowanych do SSC w jednej lokalizacji. To wymaga zatrudnienia pracowników z różnymi kompetencjami językowymi, gotowych do pracy w dynamicznym, wielokulturowym środowisku. Środowisku, w którym raportowanie do przełożonego z innego kraju nie jest czymś niecodziennym. Co więcej, w tego typu organizacjach rekrutowanie specjalistów z biegłym językiem francuskim, niemieckim czy nawet szwedzkim lub greckim jest powszechną praktyką.

W Raporcie Delloite Polska kilkukrotnie pojawia się wśród preferowanych lokalizacji Centrów Usług Wspólnych (SSC).

Tylko skąd pozyskać wartościowego kandydata z doświadczeniem jako HR admin oraz płynnym szwedzkim? Liczba takich kandydatów w Polsce może być ograniczona… Pracownicy z zagranicy doskonale wypełniają tę lukę na polskim rynku pracy, a ich doświadczenie poza granicami kraju stanowi dla organizacji wartość dodaną.

Onboarding wielokulturowy: największe wyzwania we wdrażaniu osób z zagranicy

Przekraczanie granic w celu znalezienia satysfakcjonującej pracy ma wymiar nie tylko geograficzny. Często oznacza również mierzenie się z wieloma wyzwaniami. Te czekają na miejscu zarówno na pracownika z zagranicy, jak i na jego nowego pracodawcę.

Stres pracownika

Stres podczas pierwszych dni w pracy jest zupełnie naturalny. Poziom stresu kandydata z zagranicy znacznie przewyższa jednak ten u osoby z lokalnego rynku pracy. Aby zwiększyć komfort takiego nowicjusza, trzeba z uwagą i empatią zaopiekować się jego potrzebami na wielu poziomach. Bez tego nie będziemy w stanie przeprowadzić efektywnego onboardingu, a pracownik może bardzo szybko zrezygnować z pracy.

Bariera językowa  

Wśród istotnych wyzwań na drugim miejscu warto zaznaczyć istniejącą barierę językową. Co prawda, w międzynarodowych organizacjach od dawna dominuje język angielski. Jednak w praktyce, przebywający w Polsce pracownicy z zagranicy nie zawsze czują się swobodnie. Już od pierwszego dnia trafiają do otoczenia, w którym wszyscy posługują się również językiem polskim, przynajmniej w nieformalnych sytuacjach.

Bez wspólnego języka nie ma efektywnej komunikacji, a co za tym idzie onboardingu. Czasem nawet dalsza współpraca bywa wręcz niemożliwa. Jeśli pracownik nie musi znać języka polskiego podczas codziennej pracy, nie rezygnujmy z procesu wdrożenia. Przygotujmy materiały czy szkolenia w natywnym języku nowo zatrudnionego. Może nawet zaangażujmy w proces kogoś, kto ten język zna i będzie pierwszym punktem kontaktu w komunikacji z zagranicznymi członkami załogi.

Różnice kulturowe  

Japończyk sporadycznie idący na urlop? A może wizyta w saunie jako część spotkania biznesowego w Finlandii? Różnice kulturowe nie zawsze są tak bardzo wyraziste. Czasami składają się na nie drobne niuanse objawiające się np. w podejściu do komunikacji z przełożonym czy zespołem. Mimo to, wdrażając pracownika z innego kraju w nową rolę, zawsze trzeba je brać pod uwagę. Jest to niezbędny element w budowaniu otwartej komunikacji i zaufania, bez zbędnych niezręczności.

Dlatego zatrudnienie pracownika z zagranicy powinno wiązać się z wdrożeniem go nie tylko w obowiązki i zasady funkcjonowania organizacji, ale także miejscową kulturę pracy. A bywa ona czasem niezrozumiała dla cudzoziemców. Przeprowadzenie odpowiedniego wdrożenia pozwala na uniknięcie nieporozumień. Szczególnie gdy w jednym miejscu spotykają się przedstawiciele kilku lub nawet kilkunastu krajów, dla których często jest to pierwsza praca, a nawet wizyta w Polsce.

Zobacz, jak wygląda ścieżka onboardingowa dla pracownika z zagranicy w aplikacji Gamfi Onboarding>>

Formalności

Zatrudnienie pracownika z innego kraju generuje dodatkowe formalności, np. pomoc w tłumaczeniu dokumentów czy nawet kwestie związane z legalizacją pobytu. Projektując proces onboardingu, warto zarezerwować przestrzeń również na takie tematy i przypisać związane z nimi zadania konkretnej osobie z onboardingowego zespołu. Kompletowanie dokumentacji dobrze jest także cyfryzować i osadzić na wygodnym narzędziu dostępnym online. Dzięki temu nowy pracownik będzie mógł uzupełnić potrzebne kwestionariusze i dostarczyć kadrom dokumenty w dogodnych dla siebie okolicznościach.

Poczytaj więcej o tym, jak cyfryzować zbieranie danych do umowy >>

Urządzenie się w miejscu pobytu

Trudno zadomowić się w zupełnie nowym miejscu od razu. Można jednak sprawić, by zagraniczni pracownicy poczuli się przynajmniej jak mile widziani goście. Dobrą praktyką jest wsparcie nowo zatrudnionego w znalezieniu mieszkania czy poznaniu miasta. Niektórzy pracodawcy idą krok dalej i zapewniają pracownikom z zagranicy cały pakiet relokacyjny oraz konkretne wsparcie finansowe “na start”.  

Integracja zespołu

Zespoły rozproszone, praca zdalna czy w modelu hybrydowym same w sobie są wyzwaniem podczas integracji z zespołem. Jeśli do tego jeszcze dodamy różnice kulturowe, inny język czy nawet pracę w innej strefie czasowej, wyzwanie jest podwójne. Mimo to warto je podjąć, by nowy członek załogi nie czuł się wyobcowany, a pozostali współpracownicy mogli korzystać z jego doświadczenia i wiedzy.

Niezagospodarowany preboarding

To jeden z grzechów onboardingu w ogóle, a w przypadku zatrudnienia obcokrajowców jest jeszcze większym zaniedbaniem. Preboarding to czas, kiedy możemy zaopatrzyć pracownika w niezbędne informacje "na start", zniwelować jego stres jeszcze przed pierwszym dniem pracy i wesprzeć go w zadomowieniu się w nowej rzeczywistości, nie tylko zawodowej. Bez tego trudno o efektywne wdrożenie do nowej roli...

Poczytaj więcej o potędze preboardingu i sposobach na jego zagospodarowanie>>

Poczucie zagubienia  

Nowe obowiązki, nowy zespół, nowe procedury i narzędzia - w takich okolicznościach każdy może poczuć się zagubiony, tym bardziej jeśli rozpoczyna pracę w obcym kraju. Mnożące się pytania i wątpliwości przy jednoczesnym braku wsparcia w zupełnie nowej, zawodowej (i nie tylko) rzeczywistości to prosta droga do kryzysu i rezygnacji z pracy. Dobrze zaplanowany onboarding wielokulturowy powinien uwzględniać wyzwania, z którymi mierzy się pracownik z zagranicy i zaopatrzyć go w taką wiedzę i narzędzia, by czuł się bezpiecznie i komfortowo, a w konsekwencji efektywnie wdrożył się w codzienne obowiązki. 

Czy wdrażanie wielokulturowe dotyczy tylko osób z zagranicy?

Praca w międzykulturowym środowisku bywa wyzwaniem nie tylko dla cudzoziemców. Lokalni pracownicy również mogą czuć się niekomfortowo. Na przykład wtedy, gdy z pozoru drobne, neutralne gesty z ich strony naruszają biznesowy savoir-vivre bliski współpracownikowi z innego kraju. A o niezręczną sytuację nietrudno... Zwykły gest z kciukiem w górę w krajach europejskich, Chinach, oraz USA ma pozytywne znaczenie, natomiast w Tajlandii czy na Bliskim Wschodzie jest odczytywany jako poważna zniewaga.

Komunikacja to nie tylko język, którym się posługujemy w danym kraju, ale też (a może przede wszystkim) sfera niewerbalna. Jest ona o wiele bardziej subtelna i trudniejsza do uchwycenia na pierwszy rzut oka. Nie każdy musi znać podstawy języka, którym posługują się współpracownicy, ale warto uświadamiać członkom zespołu, jakie zwyczaje czy gesty mogą być problematyczne, a jakie odbierane pozytywnie.

Z czasem nowicjusz zrozumie kulturę panującą w Polsce i dzięki swojemu doświadczeniu w dużej mierze się do niej dostosuje. Nie stanie się to jednak z dnia na dzień. Zatem dotychczasowi pracownicy powinni wykazywać większą dawkę empatii i wyrozumiałości wobec przybywających do pracy cudzoziemców.

Buduj kompetencje międzykulturowe

Jeśli zatrudniasz wielu obcokrajowców, nie zapominaj o potrzebach Polaków, do których dołączają koledzy i koleżanki z innych państw. Zaopatrz ich w odpowiednią wiedzę już na etapie onboardingu, wdrażając do pracy w międzykulturowym zespole. Możesz zadziałać również na dalszych etapach ich kariery w Twojej firmie. Jak? Na przykład angażując w akcje integracyjne lub w szkolenia z kompetencji międzykulturowych - pomoże Ci w tym np. aplikacja onboardingowa. W ten sposób masz szansę zbudować prawdziwe partnerstwo i współpracę wśród wszystkich członków załogi.

Więcej niż onboarding. O wdrażaniu osób z Ukrainy

Wiele firm, nawet jeśli wcześniej nie zatrudniało obcokrajowców, otwiera teraz swoje drzwi dla osób z Ukrainy. Jak je wspierać i wdrażać do nowej zawodowej rzeczywistości w sytuacji, kiedy przyjazd do Polski nie był ich dobrowolnym wyborem, a dramatyczną koniecznością?

Szybka i sprawna rekrutacja

Perspektywa osób z Ukrainy jest inna niż wielu kandydatów - zamiast ekscytacji związanej z nową pracą towarzyszy im ogromny stres i silna potrzeba poczucia bezpieczeństwa. Poszukiwanie przez nich pracy w Polsce nie wynika z chęci rozwoju czy awansu, a z trudnych doświadczeń życiowych, które zmusiły ich do wyjazdu.

W momencie kiedy stabilizacja jest dla takich osób priorytetem (szczególnie dla kobiet mających pod opieką dzieci czy starszych członków rodziny), zbyt długie oczekiwanie na odpowiedź rekrutera będzie potęgować i tak spore napięcie. Kluczowa zatem jest szybka reakcja i sprawna rekrutacja, po której płynnie powinniśmy przejść do onboardingu. Opowiadała o tym Tina Sobocińska podczas naszego webinaru pod tytułem "Strategiczny wymiar onboardingu".

Jakie są onboardingowe potrzeby osób przyjeżdżających do Polski z ogarniętej wojną z Ukrainy?

Jeszcze większa moc preboardingu

Zarezerwujmy więcej czasu na preboarding. Od razu po decyzji o zatrudnieniu zadbajmy o potrzeby pracownika na wielu poziomach - od wsparcia psychologicznego po kwestie formalne. Rzetelnie przekazujmy im niezbędne informacje i praktyczne wskazówki dotyczące wykonywanej pracy. Poczucie bezpieczeństwa budujmy u pracownika od samego początku wspólnej drogi zawodowej, nawet jeszcze przed formalnym dołączeniem do organizacji.

Pamiętajmy też, że osoby z Ukrainy zmieniają nie tylko pracę, zmienia się ich cała sytuacja życiowa. Ich potrzeby związane z formalnościami wykraczają poza standardowy obszar Compliance. Poszukiwanie mieszkania, informacja o tym, na jaką opiekę zdrowotną mogą liczyć czy jak zapisać dziecko do przedszkola - to tylko kropla w morzu ich potrzeb. Jako pracodawca postaraj się wesprzeć nowych pracowników również w tych kwestiach. Dodaj informacje na ten temat do handbooka lub wyznacz koordynatora (najlepiej mówiącego po ukraińsku), który pomoże w wypełnianiu dokumentów czy załatwieniu spraw urzędowych. Obecność takiej osoby w firmie zdecydowanie zwiększy poczucie bezpieczeństwa osób z Ukrainy i zniweluje ich stres, a w konsekwencji ułatwi im wdrożenie się w nowe obowiązki.

Zatrudniasz osoby z zagranicy? Chcesz pomóc im sprawnie i bezstresowo wdrożyć się do pracy, a ich kolegów i koleżanki z Polski wesprzeć w odnalezieniu się w międzynarodowym środowisku? Mamy dla Ciebie narzędzie onboardingowe, które doskonale odpowie na wszystkie te potrzeby. Porozmawiajmy o wielokulturowym onboardingu w Twojej organizacji!