Onboarding wielokulturowy. O wdrażaniu pracowników z zagranicy

Rozwój pracy zdalnej sprawił, że budowanie zespołów stało się procesem globalnym. Firmy coraz częściej rekrutują specjalistów spoza Polski, a kandydaci swobodnie przemieszczają się między krajami w poszukiwaniu atrakcyjnych możliwości zawodowych. W efekcie środowisko pracy naturalnie staje się wielokulturowe, a zespoły łączą ludzi o różnych doświadczeniach, językach i stylach komunikacji.

W takich warunkach proces rekrutacji i onboardingu zyskuje nowy wymiar. Pracownicy z zagranicy muszą poznać nie tylko organizację i stanowisko, ale także lokalne normy kulturowe i sposób funkcjonowania firmy. Z kolei organizacje potrzebują przygotować swoje zespoły na współpracę w międzynarodowym środowisku. To wyzwanie - i jednocześnie szansa na budowanie bardziej otwartych, efektywnych i różnorodnych zespołów.

Czym jest onboarding wielokulturowy i czym różni się od tradycyjnego?

Praktyka pokazuje, że wielu polskich pracodawców wciąż nie docenia znaczenia onboardingu. Nie zawsze wiedzą, jak go zaprojektować, by nowi pracownicy szybko osiągali swój potencjał, a proces zatrudnienia był sprawny i przewidywalny. Wyzwania, z jakimi spotykają się polscy pracownicy wchodzący do nowych organizacji, opisaliśmy szczegółowo w raporcie "Onboarding po polsku 2025".

W przypadku pracowników z zagranicy wyzwań jest jeszcze więcej. Oprócz standardowego stresu związanego z nową rolą dochodzą zmiana kraju, nowe otoczenie, odmienna kultura, a często również bariera językowa. Nic dziwnego, że bez odpowiedniego wsparcia adaptacja może być dla cudzoziemców znacznie trudniejsza.

‍Jednocześnie polski rynek pracy w coraz większym stopniu opiera się na specjalistach spoza kraju - według danych Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) pod koniec marca 2025 r. w Polsce pracowało 1 067 000 cudzoziemców, czyli o 5,5% więcej niż rok wcześniej. Onboarding multikulturowy staje się rzeczywistością coraz większego odsetka firm.

Aby lepiej zrozumieć specyfikę tego procesu, warto odwołać się do modelu onboardingu 4C - zgodnie z jego definicją proces wdrożenia nowej osoby powinien obejmować obszary Compliance, Clarification, Culture i Connection. W środowisku międzynarodowym na pierwszy plan wysuwa się szczególnie obszar Culture - i nie chodzi wyłącznie o kulturę organizacyjną. Równie ważne jest wprowadzenie pracownika w kulturę kraju, w którym będzie pracować, oraz wsparcie w praktycznych aspektach funkcjonowania w nowym środowisku.

Multikulturowy onboarding wymaga więc szerszej perspektywy i uwzględnienia dodatkowych wyzwań, takich jak:

• bariera językowa,
• różnice kulturowe i komunikacyjne,
• legalizacja pobytu i kwestie formalne,
• konieczność dostosowania dokumentów,
• praca w innej strefie czasowej.
  

To tylko część obszarów, które pracodawcy powinni wziąć pod uwagę, planując onboarding pracowników z zagranicy. Odpowiednio przygotowany proces może jednak znacząco zwiększyć ich komfort, skrócić czas adaptacji i podnieść jakość współpracy w całym zespole.

Onboarding ważniejszy niż rekrutacja?

Dla pracowników z zagranicy pozytywny wynik rekrutacji to dopiero początek wyzwań. Nowa rola często wiąże się z koniecznością zmierzenia się z nieznanym krajem, kulturą, systemem prawnym i szeregiem formalności, takich jak legalizacja pobytu czy organizacja miejsca do życia. Towarzyszy temu naturalne poczucie niepewności i stres, którego nie doświadcza w takim stopniu kandydat lokalny. Dlatego onboarding - a zwłaszcza preonboarding - staje się tu kluczowym procesem HR, który może zadecydować o tym, czy pracownik w ogóle odnajdzie się w nowym środowisku.

Wsparcie nowej osoby jeszcze przed day one, pomoc w dokumentach, jasna komunikacja i przewidywalność procesu znacząco obniżają poziom stresu i pozwalają skupić się na właściwym wdrożeniu w obowiązki zawodowe.

Praca zdalna nie ułatwia sprawy - wręcz przeciwnie. Dla pracownika z zagranicy to dodatkowa bariera, tym razem geograficzna. Brakuje naturalnych okazji do poznania zespołu, obserwacji firmy „od środka” czy budowania relacji w codziennych mikrointerakcjach. W takich warunkach rola buddy’ego staje się jeszcze bardziej wymagająca, bo musi on świadomie tworzyć przestrzeń do kontaktu i wsparcia, które w biurze dzieją się „same”.

Dlatego organizacje, które zatrudniają pracowników spoza Polski, powinny traktować preonboarding i onboarding jako strategiczne przedłużenie procesu rekrutacji. To one decydują o tym, czy zagraniczny talent bezpiecznie „wleci na orbitę” firmy, czy wypadnie z niej, zanim zdąży rozwinąć skrzydła.

Dlaczego wkrótce większość zespołów w polskich firmach będzie wielokulturowa?

Dotychczas pracę cudzoziemców rozpatrywaliśmy przede wszystkim w kategoriach pracy tymczasowej. W naszym kraju już dawno pojawili się imigranci zarobkowi. W tych okolicznościach to agencja pracy skupiała się na pozyskiwaniu pracowników dla swoich klientów. W niejednej branży, na przykład przemyśle lub rolnictwie liczba wydanych pozwoleń na pracę rosła w kolejnych latach. Jednak cudzoziemcy zatrudnieni w tych sektorach nie wymagali szczególnego wdrożenia. Obecnie na polskim rynku pracy zaszły znaczące zmiany. W rodzimych korporacjach coraz częściej pojawiają się specjaliści z zagranicy mający do zaoferowania profesjonalne usługi i wiedzę. W tym przypadku rekrutacja pracowników z zagranicy nie może obejść się bez dobrze przemyślanego wdrożenia, a sam proces ma swoje wyraźne przyczyny. Jakie?

Praca zdalna otwiera na globalny rynek

Dynamiczny rozwój pracy zdalnej w ostatnich latach całkowicie zmienił sposób, w jaki firmy budują zespoły. Cyfryzacja procesów, automatyzacja narzędzi i rosnąca dojrzałość organizacji w pracy online sprawiły, że dziś wiele zawodów można wykonywać z dowolnego miejsca na świecie - niezależnie od lokalizacji pracownika czy siedziby firmy. To otworzyło rynek pracy na globalną skalę.

Coraz więcej polskich firm rekrutuje kandydatów spoza kraju, bo trudności ze znalezieniem lokalnych talentów są znaczące - ponad 70% organizacji w Polsce deklaruje problemy z pozyskaniem odpowiednio wykwalifikowanych specjalistów. Rozszerzenie działań rekrutacyjnych na rynki międzynarodowe stało się więc naturalnym i często koniecznym sposobem na zwiększenie puli kandydatów.

Z drugiej strony Polska jest atrakcyjnym kierunkiem dla specjalistów z zagranicy, którzy rozważają pracę w rozwijających się sektorach i stabilnych organizacjach. W efekcie onboarding, tłumaczenie dokumentów, dostosowanie formalności i przygotowanie procesów pod pracowników z różnych krajów stają się nie tyle udogodnieniem, ile biznesową koniecznością.

Nowoczesne narzędzia, takie jak elektroniczna rejestracja, digital onboarding czy szkolenia online, znacząco przyspieszają zatrudnienie i wdrożenie cudzoziemców, umożliwiając firmom sprawne funkcjonowanie w coraz bardziej globalnym środowisku pracy.

Polska atrakcyjną lokalizacją dla Centrów Usług Wspólnych

Respondenci badania Deloitte wskazali Polskę w czołówce preferowanych lokalizacji Centrów Usług Wspólnych (SSC). W tego typu organizacjach praca w międzynarodowym środowisku jest standardem. Wiele procesów (np. z obszaru HR czy księgowości) z kilku krajów jest outsourcowanych do SSC w jednej lokalizacji. To wymaga zatrudnienia pracowników z różnymi kompetencjami językowymi, gotowych do pracy w dynamicznym, wielokulturowym środowisku. Środowisku, w którym raportowanie do przełożonego z innego kraju nie jest czymś niecodziennym. Co więcej, w tego typu organizacjach rekrutowanie specjalistów z biegłym językiem francuskim, niemieckim czy nawet szwedzkim lub greckim jest powszechną praktyką.

W Raporcie Delloite Polska kilkukrotnie pojawia się wśród preferowanych lokalizacji Centrów Usług Wspólnych (SSC).

Tylko skąd pozyskać wartościowego kandydata z doświadczeniem jako HR admin oraz płynnym szwedzkim? Liczba takich kandydatów w Polsce może być ograniczona… Pracownicy z zagranicy doskonale wypełniają tę lukę na polskim rynku pracy, a ich doświadczenie poza granicami kraju stanowi dla organizacji wartość dodaną.

Onboarding wielokulturowy: największe wyzwania we wdrażaniu osób z zagranicy

Przekraczanie granic w celu znalezienia satysfakcjonującej pracy ma wymiar nie tylko geograficzny. Często oznacza również mierzenie się z wieloma wyzwaniami. Te czekają na miejscu zarówno na pracownika z zagranicy, jak i na jego nowego pracodawcę.

Stres pracownika

Stres podczas pierwszych dni w pracy jest zupełnie naturalny. Poziom stresu kandydata z zagranicy znacznie przewyższa jednak ten u osoby z lokalnego rynku pracy. Aby zwiększyć komfort takiego nowicjusza, trzeba z uwagą i empatią zaopiekować się jego potrzebami na wielu poziomach. Bez tego nie będziemy w stanie przeprowadzić efektywnego onboardingu, a pracownik może bardzo szybko zrezygnować z pracy.

Bariera językowa  

Wśród istotnych wyzwań na drugim miejscu warto zaznaczyć istniejącą barierę językową. Co prawda, w międzynarodowych organizacjach od dawna dominuje język angielski. Jednak w praktyce, przebywający w Polsce pracownicy z zagranicy nie zawsze czują się swobodnie. Już od pierwszego dnia trafiają do otoczenia, w którym wszyscy posługują się również językiem polskim, przynajmniej w nieformalnych sytuacjach.

Skuteczny onboarding opiera się na komunikacji, a ta nie może działać bez wspólnego języka. Brak znajomości polskiego przez nowego pracownika nie jest powodem, by zmniejszać zakres onboardingowych działań - przeciwnie, wymaga dostosowania procesu tak, aby był dla niego w pełni zrozumiały i użyteczny. Dlatego kluczowe elementy onboardingu - materiały, procedury, instrukcje, szkolenia, checklisty czy komunikaty powitalne - powinny być dostępne w języku, w którym pracownik czuje się swobodnie. Warto też rozważyć zaangażowanie osoby, która posługuje się tym językiem i może pełnić rolę pierwszego punktu kontaktu, szczególnie w pierwszych tygodniach współpracy.

Dzięki temu minimalizujemy ryzyko barier komunikacyjnych, a nowo zatrudniona osoba otrzymuje realną szansę na szybkie, komfortowe wejście w rolę — bez stresu związanego z próbą odczytania „między wierszami”.

Różnice kulturowe  

Japończyk sporadycznie idący na urlop? A może wizyta w saunie jako część spotkania biznesowego w Finlandii? Różnice kulturowe nie zawsze są tak bardzo wyraziste. Czasami składają się na nie drobne niuanse objawiające się np. w podejściu do komunikacji z przełożonym czy zespołem. Mimo to, wdrażając pracownika z innego kraju w nową rolę, zawsze trzeba je brać pod uwagę. Jest to niezbędny element w budowaniu otwartej komunikacji i zaufania, bez zbędnych niezręczności.

Dlatego zatrudnienie pracownika z zagranicy powinno wiązać się z wdrożeniem go nie tylko w obowiązki i zasady funkcjonowania organizacji, ale także miejscową kulturę pracy. A bywa ona czasem niezrozumiała dla cudzoziemców. Przeprowadzenie odpowiedniego wdrożenia pozwala na uniknięcie nieporozumień. Szczególnie gdy w jednym miejscu spotykają się przedstawiciele kilku lub nawet kilkunastu krajów, dla których często jest to pierwsza praca, a nawet wizyta w Polsce.

Formalności

Zatrudnienie pracownika z innego kraju generuje dodatkowe formalności, np. pomoc w tłumaczeniu dokumentów czy nawet kwestie związane z legalizacją pobytu. Projektując proces onboardingu, warto zarezerwować przestrzeń również na takie tematy i przypisać związane z nimi zadania konkretnej osobie z onboardingowego zespołu. Kompletowanie dokumentacji dobrze jest także cyfryzować i osadzić na wygodnym narzędziu dostępnym online. Dzięki temu nowy pracownik będzie mógł uzupełnić potrzebne kwestionariusze i dostarczyć kadrom dokumenty w dogodnych dla siebie okolicznościach.

Urządzenie się w miejscu pobytu

Trudno zadomowić się w zupełnie nowym miejscu od razu. Można jednak sprawić, by zagraniczni pracownicy poczuli się przynajmniej jak mile widziani goście. Dobrą praktyką jest wsparcie nowo zatrudnionego w znalezieniu mieszkania czy poznaniu miasta. Niektórzy pracodawcy idą krok dalej i zapewniają pracownikom z zagranicy cały pakiet relokacyjny oraz konkretne wsparcie finansowe “na start”.  

Integracja zespołu

Zespoły rozproszone, praca zdalna czy w modelu hybrydowym same w sobie są wyzwaniem podczas integracji z zespołem. Jeśli do tego jeszcze dodamy różnice kulturowe, inny język czy nawet pracę w innej strefie czasowej, wyzwanie jest podwójne. Mimo to warto je podjąć, by nowy członek załogi nie czuł się wyobcowany, a pozostali współpracownicy mogli korzystać z jego doświadczenia i wiedzy.

Poczucie zagubienia  

Nowe obowiązki, nowy zespół, nowe procedury i narzędzia - w takich okolicznościach każdy może poczuć się zagubiony, tym bardziej jeśli rozpoczyna pracę w obcym kraju. Mnożące się pytania i wątpliwości przy jednoczesnym braku wsparcia w zupełnie nowej, zawodowej (i nie tylko) rzeczywistości to prosta droga do kryzysu i rezygnacji z pracy. Dobrze zaplanowany onboarding wielokulturowy powinien uwzględniać wyzwania, z którymi mierzy się pracownik z zagranicy i zaopatrzyć go w taką wiedzę i narzędzia, by czuł się bezpiecznie i komfortowo, a w konsekwencji efektywnie wdrożył się w codzienne obowiązki. 

Czy wdrażanie wielokulturowe dotyczy tylko osób z zagranicy?

Praca w międzykulturowym środowisku bywa wyzwaniem nie tylko dla cudzoziemców. Lokalni pracownicy również mogą czuć się niekomfortowo. Na przykład wtedy, gdy z pozoru drobne, neutralne gesty z ich strony naruszają biznesowy savoir-vivre bliski współpracownikowi z innego kraju. A o niezręczną sytuację nietrudno... Zwykły gest z kciukiem w górę w krajach europejskich, Chinach, oraz USA ma pozytywne znaczenie, natomiast w Tajlandii czy na Bliskim Wschodzie jest odczytywany jako poważna zniewaga.

Komunikacja to nie tylko język, którym się posługujemy w danym kraju, ale też (a może przede wszystkim) sfera niewerbalna. Jest ona o wiele bardziej subtelna i trudniejsza do uchwycenia na pierwszy rzut oka. Nie każdy musi znać podstawy języka, którym posługują się współpracownicy, ale warto uświadamiać członkom zespołu, jakie zwyczaje czy gesty mogą być problematyczne, a jakie odbierane pozytywnie.

Z czasem nowicjusz zrozumie kulturę panującą w Polsce i dzięki swojemu doświadczeniu w dużej mierze się do niej dostosuje. Nie stanie się to jednak z dnia na dzień. Zatem dotychczasowi pracownicy powinni wykazywać większą dawkę empatii i wyrozumiałości wobec przybywających do pracy cudzoziemców.

Buduj kompetencje międzykulturowe

Jeśli zatrudniasz wielu obcokrajowców, nie zapominaj o potrzebach Polaków, do których dołączają koledzy i koleżanki z innych państw. Zaopatrz ich w odpowiednią wiedzę już na etapie onboardingu, wdrażając do pracy w międzykulturowym zespole. Możesz zadziałać również na dalszych etapach ich kariery w Twojej firmie. Jak? Na przykład angażując w akcje integracyjne lub w szkolenia z kompetencji międzykulturowych - pomoże Ci w tym aplikacja onboardingowa. W ten sposób masz szansę zbudować prawdziwe partnerstwo i współpracę wśród wszystkich członków załogi.