Praca hybrydowa okiem 3 ekspertów

Model hybrydowy, czyli połączenie pracy zdalnej i stacjonarnej, powiedział nam wielkie “sprawdzam”. Pod jego wpływem przez ostatnie miesiące weryfikowaliśmy nasze dotychczasowych opinie i przyzwyczajenia dotyczące pracy. Sama hybryda, jak to hybryda – wciąż się zmienia. Trudno przewidzieć, w jakim kierunku będzie ewoluowała w najbliższych latach. Dlatego dziś próbujemy uchwycić stan rzeczy na tu i teraz, sprawdzić, co tryb mieszany oznacza obecnie, również w temacie takim jak onboarding. Pomagają nam w tym nasi goście – eksperci i praktycy, którzy w ramach swoich organizacji w takim lub innym modelu hybrydowym działają już od pewnego czasu.

Do rozmowy o rzeczywistości pracy hybrydowej zaprosiliśmy Andrzeja Borczyka z Grupy Żywiec S.A., Agatę Boroń z DHL Parcel i Jadwigę Jadziewicz z Dentsu Polska.

Co to jest praca hybrydowa?

Chociaż hybrydowy system pracy jest znany od wielu lat, nie da się ukryć, że do jego popularyzacji w dużej mierze przyczyniła się pandemia. Dziś trudno znaleźć uczestników rynku pracy, którzy nie zdawaliby sobie sprawy z faktu, co to jest praca hybrydowa. Na potrzebę artykułu warto jednak pokrótce przypomnieć, czym charakteryzuje się hybrydowy system pracy. W końcu zdążyliśmy już w dużej mierze zapomnieć o tym, jak wirus wpłynął na nasze życie, natomiast wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na utrzymanie tego nowego modelu i nic nie wskazuje na to, by trend ten miał się wkrótce zmienić.

Głównym założeniem hybrydowego modelu pracy jest duża elastyczność. Oznacza on łączenie tradycyjnej pracy stacjonarnej z home office. Przez lata ten drugi wariant był dla wielu pracowników jedynie rzadkim przywilejem, przysługującym na przykład przez kilka dni w roku, podczas gdy obecnie zdążyliśmy się do niego przyzwyczaić i uznać za obowiązujący standard. Oczywiście praca hybrydowa dotyczy głównie pracy biurowej, ponieważ to właśnie jej specyfika pozwala zastąpić obecność w biurze pracą zdalną. System hybrydowy występuje jednak w wielu wariantach, a każda organizacja wypracowuje własny sposób jego wdrożenia, czego dowodzą zresztą wypowiedzi naszych ekspertów.

Praca w systemie hybrydowym często charakteryzuje się zjawiskiem takim, jak rotacja pracowników. Na czym ona polega? W tym modelu pracy hybrydowej pracownicy odwiedzają biuro jedynie w konkretnie, ustalone wcześniej dni. Rotacja może obejmować pojedynczych pracowników albo całe zespoły.

Zdarza się, że w systemie hybrydowym to pracownicy w dużej mierze decydują, kiedy pojawią się w miejscu pracy, a kiedy wybiorą home office. W innych przypadkach to pracodawcy starają się zorganizować pracę hybrydową w taki sposób, aby na miejscu zawsze znajdowała się przynajmniej część zespołu.

Hybrydowy typ pracy sprzyja jeszcze jednemu, idącemu o krok dalej zjawisku, czyli workation. W tym przypadku chodzi o pracę zdalną, jednak nie w trybie home office, a w trakcie wyjazdu, podczas którego po godzinach pracy lub po wykonaniu swoich obowiązków, zatrudniony może korzystać ze wszystkich dobrodziejstw związanych z przebywaniem w atrakcyjnym turystycznie miejscu.

Praca hybrydowa wciąż pozostaje dość świeżym zjawiskiem, dlatego wciąż trudno w 100% ocenić efekty, jakie w dłuższej perspektywie model pracy hybrydowej przyniesie organizacjom. Skoro jednak po pandemii nadal stanowi ona wybór wielu przedsiębiorstw, musi przynosić pewne korzyści. Wiele wskazuje na to, że hybrydowy tryb pracy nie ogranicza efektywności pracowników. Często wskazuje się wręcz na ich wyższą motywację. Zdaniem niektórych ekspertów ogólne samopoczucie pracowników poprawia się, gdy zyskują oni więcej elastyczności.

Hybrydowy model pracy może okazać się także korzystny dla przedsiębiorstw, ze względu na ograniczenie powierzchni biurowej. Jeśli niemal każdego dnia praca zdalna staje się udziałem przynajmniej części pracowników, można w tym obszarze poszukać pewnych oszczędności. Co jeszcze wiemy o pracy hybrydowej? Oddajmy głos naszym ekspertom!

Wprowadzenie hybrydowego modelu pracy – opinie ekspertów

Naszym gościom zadaliśmy trzy krótkie pytania. Z odpowiedzi dowiedzieliśmy się mnóstwa cennych informacji na temat pracy hybrydowej. Między innymi tego, co jest jej istotą, na czym polega rola menedżera w zarządzaniu w tym modelu, które dobre praktyki stanowią kamień filozoficzny przemieniający doświadczenie pracy zdalnej w hybrydowe złoto, no i co to znaczy wdrażać do pracy hybrydowo. Zresztą, przeczytajcie sami!

Jakie zalety, a jakie wyzwania niesie ze sobą praca hybrydowa?

Jadwiga Jadziewicz:

Największą zaletą systemu hybrydowego jest elastyczne podejście do potrzeb pracowników i charakteru ich pracy. W dentsu oferujemy dwa scenariusze pracy: office first oraz home first. Każdy pracownik może uzgodnić swój indywidualny tryb pracy z przełożonym, przy czym ostateczną decyzję zawsze podejmuje menedżer.

W takim podejściu wyzwaniem jest przede wszystkim zachowanie balansu pomiędzy skupieniem na potrzebach biznesowych a uwzględnieniem potrzeb całego zespołu, potrzeby te ustalamy wspólnie i zapisujemy w “Kontrakcie zespołu”.

Drugim wyzwaniem, jakie przynosi hybrydowy model pracy, jest rozwój integracji zespołów, który istotnie wpływa na zaangażowanie, kulturę czy poczucie wsparcia wśród pracowników, a nierzadko też na efektywność wykonywania zadań. W związku z tym w dentsu pojawi się np. obowiązek włączania kamerek na spotkaniach oraz konieczność uczestnictwa w spotkaniach statusowych w biurze (raz na jakiś czas).

Trzecim wyzwaniem jest utrzymywanie równowagi pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, stąd np. proponujemy pracownikom dodatkowe dni wolne od pracy, tzw. „Wellness Day”, czy dedykowane webinary. W niektórych zespołach wyzwaniem może też być zachowanie efektywności w trybie pracy zdalnej, zwłaszcza tam, gdzie w grę wchodzą burze mózgów. Kreatywność lubi bezpośredni kontakt między ludźmi.

Andrzej Borczyk:

W Grupie Żywiec już wcześniej, przed pandemią, istniała możliwość pracy zdalnej. Wprowadzaliśmy też elementy pracy elastycznej, a to właśnie te kwestie są dla mnie istotą pracy hybrydowej.

I tutaj zalety są bardzo duże: możemy dopasować pracę do swojego stylu życia, wykonując planowane zadania, które mogą być realizowane z dala od biura. Dopasowujemy również sposób, w jaki działamy, do samych zadań. Czyli: jeśli potrzebuję popracować z zespołem, to spotykam się z zespołem; jeśli mam do wykonania pracę koncepcyjną czy indywidualną, to wtedy pracuję z miejsca, które jest dla mnie najwygodniejsze.

Jeśli chodzi o wyzwania, jakie niesie ze sobą praca hybrydowa, to widzę głównie trzy. Po pierwsze budowanie poczucia zespołowości, po drugie budowanie sensu przynależności do organizacji i po trzecie: skuteczne łączenie pracy zespołów, które funkcjonują w różnych modelach.

Agata Boroń:

Praca w modelu hybrydowym wiąże się dla pracowników z wieloma benefitami. Wśród najbardziej docenianych są: elastyczność, wygoda oraz oszczędność czasu i kosztów w związku z ograniczeniem dojazdów. Warto podkreślić, że pracodawcy i pracownicy są coraz bardziej świadomi i odpowiedzialni ekologicznie. Ważny jest więc także kontekst eko. Mniej podróży samochodem to mniejsza emisja CO2.

Jak w wielu rozwiązaniach, również w modelu hybrydowym kluczowe są jednak odpowiednie proporcje. Praca zdalna i stacjonarna, w biurze, powinny wzajemnie się uzupełniać, ponieważ każdy z modeli pozwala realizować inne potrzeby. Dzięki pracy w biurze członkowie zespołu mogą regularnie się widywać i zyskują przestrzeń na nieformalne relacje, które wpływają na efektywną współpracę.

Dużym wyzwaniem, jakie niesie za sobą praca hybrydowa, jest także sytuacja, w której istnieje wymóg pracy zdalnej (np. ze względu na ograniczenia infrastrukturalne), podczas gdy pracownik nie czuje się komfortowo w takim modelu pracy. Idealnym rozwiązaniem jest więc sytuacja, gdy pracownik ma wybór.

Co możemy zrobić, by praca hybrydowa w naszych firmach funkcjonowała lepiej?

Jadwiga Jadziewicz:

Z własnego doświadczenia, jako osoby zaangażowanej we wprowadzanie systemu pracy hybrydowej, wiem, że pomocne są:

• powołanie zespołu roboczego, który jest ciałem doradczym Zarządu. Taki zespół wspólnie przegląda rynkowe benchmarki, rekomenduje rozwiązania, identyfikuje różne wyzwania z obszaru technologii, przepisów prawa czy rearanżacji biura, ustala plan wdrożenia i komunikacji;
• współpraca i wymiana doświadczeń z zaprzyjaźnionymi firmami czy oddziałami firmy w innych krajach;
• bazowanie na benchmarkach rynkowych i bycie na bieżąco z regulacjami prawnymi;
• transparentna i wielokanałowa komunikacja;
• czas na testowanie, feedback od pracowników i ewentualne zmiany;
• zaproponowanie wyboru scenariusza pracy pracownikom, ale jednak pozostawienie ostatecznej decyzji menedżerom.

Agata Boroń:

Bardzo ważne jest, by pamiętać o higienie emocjonalnej pracowników. Przy pracy zdalnej należy jasno określić godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy. Warto również zapewniać sobie wellbeingowe przerwy. Często, mimo napiętego kalendarza, wystarczy zastosowanie prostych usprawnień, np. organizacja 55-minutowych spotkań, zamiast godzinnych. Na znaczeniu zyskuje także kultura konferencji online z kamerą, dla zapewnienia lepszej komunikacji. Podczas pracy zdalnej coraz bardziej doceniane są również nieformalne spotkania i rytuały, jak np. wirtualna kawa z zespołem.

Andrzej Borczyk:

Sporo zależy od specyfiki pracy. Dobrze jest więc zacząć od zdefiniowania tego, jakie rodzaje pracy można realizować w tym modelu, a jakie nie, chociażby ze względu na zachowanie ciągłości wykonywanych zadań. Ważne są też technologie. Jeśli pracuję zdalnie, muszę mieć pewność, że jestem w stanie w pełni wykonać swoje obowiązki poza biurem i w efektywny sposób uczestniczyć w spotkaniach i życiu firmy. Osobiście uważam, że podstawą jest budowanie mocnych, opartych na zaufaniu, relacji z menedżerem oraz jasne określenie oczekiwań i zasad współpracy. W tym pomagają spotkania 1:1, które u nas odbywają się face-to-face. Hybrydowy model pracy musi być wsparty przez kulturę działania organizacji.

Jak wygląda wdrażanie nowych pracowników, gdy to praca hybrydowa stanowi dominujący model w organizacji?

Jadwiga Jadziewicz:

W naszej firmie od rozpoczęcia pandemii przeszliśmy na e-onboarding.

Tylko pierwszego dnia pracy nowo zatrudniona osoba musi stawić się w firmie w celu podpisania dokumentów, odebrania sprzętu oraz pakietu powitalnego. Spotkania z ekspertami odbywają się online w kolejnych 2 dniach, przy czym każdy ekspert stara się, by prezentacja z jego/jej obszaru była angażująca dla uczestników. Po ogólnofirmowym e-onboardingu następuje dodatkowe wdrożenie w zespołach oraz dedykowane wdrożenie dla menedżerów. 

W związku z nową formułą online wprowadziliśmy wiele nowości, tj. wirtualny spacer poprzez Google Street View, wspólne zdjęcie z e-onboardingu które umieszczamy na wewn. grupie na Facebooku oraz podsumowujący quiz. Z pewnością na plus działa większa dostępność e-onboardingu, niezależnie od miejsca pracy, oraz nowoczesna i profesjonalna formuła. Natomiast musieliśmy zrezygnować z pewnych elementów, m.in. ze wspólnego lunchu, wycieczki po biurze czy odwiedzin w naszym Laboratorium Marek. 

Andrzej Borczyk:

Przez okres pandemii mieliśmy okazję przekonać się, co działa w pracy zdalnej, a co lepiej funkcjonuje stacjonarnie. Pytaliśmy systematycznie pracowników, jak się czują i jakiego wsparcia potrzebują. Wiemy z doświadczenia, że wiedzę o firmie, o produktach czy o zasadach bezpieczeństwa jesteśmy w stanie skutecznie przekazywać nowemu pracownikowi drogą online. Ale jeśli mówimy o poznawaniu zespołu, budowaniu relacji to, według nas, nic nie zastąpi spotkań na żywo.

Agata Boroń:

Okres onboardingu nowego pracownika to jeden z najważniejszych etapów pracy, często w dużej mierze decydujący o sukcesie lub niepowodzeniu w nowej roli. Gdy wdrożenie odbywa się online, trzeba dołożyć wszelkich starań, by nowe osoby pracujące zdalnie, mimo okoliczności, miał szansę doświadczyć jak najwięcej interakcji z innymi pracownikami, poznać oczekiwania i zasady ważne w organizacji, a także poczuć atmosferę i klimat firmy, by w efekcie móc w pełni stać się jej częścią.

Hybrydowy model pracy – co czeka nas w przyszłości?

Za nami cenne sprawozdanie z tego, jak jest dziś. Czas pokaże, w którą stronę rozwinie się praca hybrydowa i jej różne modele. Temu fascynującemu tematowi będziemy się bacznie przyglądać, mamy nadzieję, że wspólnie z Wami. Zagadnienie jest równie pasjonujące z punktu widzenia pracowników zdalnych lub hybrydowych, jak i z perspektywy samych pracodawców, którzy postanowili wdrożyć ten model pracy. Trzymajcie z nami rękę na pulsie!

A jeśli wciąż doskwiera Wam głód wiedzy na temat pracy zdalnej i pracy w trybie hybrydowym, serdecznie polecamy Wam lekturę naszego artykułu "9 lekcji, jakie dała nam praca hybrydowa". Omawiamy w nim nowe modele i warunki pracy, jakie wyłoniły się z czasu pandemii. Dowiecie się m.in. że sposób zarządzania, jaki sprawdzał się w ramach pracy stacjonarnej, dziś musi ulec ogromnemu przeobrażeniu. Zastanawiamy się również nad rolą biur przy dominującej pracy zdalnej, czy praca zdalna sprzyja procesowi wdrożenia i dlaczego niektórzy managerowie wciąż tęsknią za pracą stacjonarną.