Praca zdalna vs hybrydowa: podobne, a jednak różne

Pandemiczna rzeczywistość wymusiła na firmach wprowadzenie nowych zasadach pracy. Wiele organizacji stanęło przed wyborem - czy przyjmują model pracy hybrydowej część pracowników oddelegowując na home office, czy też rezygnują z biura i przestawiają się na model oparty na pracy zdalnej? Obie drogi mogą przynieść firmie wymierne korzyści, ale trzeba je gruntownie zaplanować, biorąc pod uwagę potencjalne wyzwania.

Do marca 2020 roku praca zdalna lub hybrydowa w większości firm była raczej sporadyczną praktyką, traktowaną jako benefit pozapłacowy dla pracowników. Przyzwyczailiśmy się do przestrzeni biurowych i wokół nich organizowaliśmy życie zawodowe. Pandemia koronawirusa sprawiła, że praca zdalna z okazjonalnego luksusu zmieniała się w obowiązujący standard. 

Z konieczności dokonała się transformacja modelu pracy, a coraz więcej badań potwierdza, że zmiany te zostaną z nami nawet po pandemii. Już w kwietniu Salesforce Research Consumer i Deloitte przeprowadziły badania “Świat zmieniony po COVID-19, Scenariusze dla elastycznych przywódców na następne 3-5 lat”. 69% ankietowanych uważa, że pandemia na trwałe zmieniła charakter pracy. Z kolei w opublikowanych już w październiku badaniach Pracuj.pl 87% osób zadeklarowało, że chciałoby pozostać przy pracy przynajmniej częściowo zdalnej nawet po opanowaniu pandemii. 71% z nich preferuje model hybrydowy. 

Pracodawców czeka więc nie tyle pytanie “CZY”, ale “JAK” dostosować model pracy do oczekiwań pracowników, by uporać się ze wszystkimi wyzwaniami i wyciągnąć to, co najlepsze z obu światów - biurowego i zdalnego. 

Modele pracy poza biurem

Pełna praca zdalna

Cały zespół pracuje z różnych lokalizacji, najczęściej z domu. Nie ma w tym wypadku wspólnej przestrzeni biurowej, ani „realnych” spotkań w większym gronie. Komunikacja odbywa się za pomocą telefonów, wideokonferencji, czatów, aplikacji i innych narzędzi online. 

Praca hybrydowa

Część pracowników działa w stałej, biurowej lokalizacji, część poza biurem, ale również pojawiają się w siedzibie firmy i utrzymują kontakt z resztą zespołu. Coraz bardziej popularny model, zwłaszcza w firmach sektora technologicznego. Bywa, że jest to etap pośredni do pełnej pracy zdalnej. W przypadku pandemii często stosowana jest rotacja - poszczególne zespoły lub pracownicy pojawiają się w biurach tylko w określone dni, by ograniczyć kontakty międzyludzkie.

Zespoły rozproszone

Poszczególne zespoły lub departamenty działają w jednej lokalizacji, ale centrala firmy i pozostałe departamenty mogą się mieścić w zupełnie innej lokalizacji. Częsty model w międzynarodowym środowiska pracy, gdzie programiści mogą pracować w jednym mieście, dział marketing w innym itd. 

Największe wyzwania pracy zdalnej

Poczucie izolacji i samotności

“Ograniczony kontakt ze współpracownikami rodzący trudności w obszarze realizacji wyznaczonych zadań oraz tworzący poczucie izolacji, osamotnienia i wyobcowania. Dzieje się tak głównie ze względu na brak możliwości budowania relacji nieformalnych” - czytamy w badaniach "Wpływ pandemii COVID-19 na pracę zdalną – perspektywa pracownika" przeprowadzonych przez Annę Dolot. Wielu pracowników uznaje samotność za główny problem pracy zdalnej - o tym, jak przeciwdziałać poczuciu izolacji piszemy tutaj.

Trudności ze zbudowaniem firmowej kultury i identyfikacji z organizacją

Budowanie relacji, przekazywanie wartości najważniejszych dla firmy, integracja zespołu, motywowanie pracowników - we wszystkich tych procesach ważnym elementem jest bezpośredni kontakt.  To szczególnie istotne podczas wdrażania nowych osób do pracy, gdy nie ma możliwości oprowadzenia po biurze, poznania wszystkich członków zespołu i zadawania pytań na bieżąco, wymaga zupełnie nowego podejścia do procesu onboardingu. Bez wspólnego miejsca pracy i bezpośredniego kontaktu pracodawca powinien poszukać innych dróg, by pracownicy poczuli się zespołem i mieli poczucie identyfikacji z firmą.

Problem z przywództwem

Praca zdalna to duże wyzwanie za liderów. Nie mając możliwości bezpośredniego wspierania i koordynowania działań zespołu, muszą z jeszcze większą precyzją komunikować zadania i plany, tak by nikt nie poczuł się pozostawiony sam sobie.

Organizacja miejsca pracy

Kwestia, która pozornie wydaje się banalna, w końcu chodzi tylko o miejsce, gdzie można pracować z komputerem. Jednak dla wielu pracowników, zwłaszcza tych, wychowujących dzieci znalezienie i urządzenie spokojnego stanowiska pracy może być bardzo trudne. A trzeba też pamiętać o odpowiednim wyposażeniu, które pozwoli swobodnie pracować, kontaktować się z zespołem oraz zadbać o zdrowie.  Ważne, by nie pozostawiać pracownika z tym wyzwaniem samego i w miarę możliwości firmy wspierać, choćby przez jasny i dostępny system dofinansowania domowego biura lub przestrzeni coworkingowej. 

Obieg dokumentów

Temat ważny zarówno z perspektywy bezpieczeństwa i przestrzegania przepisów, jak i zachowania ciągłości procesów. Pytanie o to, “czy pracownik działający w trybie home office może wykorzystywać dokumenty w wersji papierowej, zwłaszcza te zawierające dane osobowe?” pojawiało się od marca w wielu firmach. Podczas pracy zdalnej, gdy nie ma konkretnego miejsca i osoby odpowiedzialnej za dokumenty, potrzebne są jasno sformułowane procedury jak zgodnie z przepisami z nich korzystać. Sytuacja, w której faktury z wrażliwymi danymi czy poufne umowy leżą rozrzucone np. na kuchennym stole jest proszeniem się o kłopoty. 

Największe wyzwania pracy hybrydowej

„Dobrze zaplanowany hybrydowy model pracy pozwoli organizacjom skuteczniej przyciągać talenty, wprowadzać innowacje i tworzyć wartość dla wszystkich interesariuszy. Firmy dziś skutecznie działające w tym kierunku, mają szansę zdefiniować przyszły model pracy, bardziej elastycznej, lepiej ukierunkowanej i zdigitalizowanej” - twierdzą eksperci Boston Consulting Group, w artykule „Hybrydowy to nowy zdalny”. 

Wiele badań właśnie model hybrydowy wskazuje jako ten najbardziej pożądany przez pracowników, ale i to rozwiązanie niesie ze sobą istotne wyzwania.

Koordynacja 

Praca hybrydowa, podobnie jak zdalna wymaga opracowania modelu współpracy i kompleksowych zasad funkcjonowania działów IT, HR, finansów, strategii i każdego innego o krytycznym znaczeniu dla firmy. Praca w nowym modelu często sprawia, że pracownicy zaczynają nieco inaczej myśleć i działać, tym trudniej formułować i realizować wspólne cele. Konieczne jest wypracowanie pewnych rytuałów i powtarzalnych zadań, utrzymujących zespoły na tym samym poziomie wiedzy. 

Komunikacja

Pierwszy etap dobrze zorganizowanej komunikacji w modelu hybrydowym to wypracowanie zasad obiegu informacji w mniejszych grupach, współpracujących ze sobą na co dzień. Dotyczy to również ustalenia czasu pracy i ewaluacji. - Ważne, by program pracy zdalnej był elastyczny i kładł nacisk na wyniki i osiągnięcia pracownika, a nie na liczbę przepracowanych godzin - podkreśla Jenny Garrett, trenerka kadr zarządzających, prelegentka z Wielkiej Brytanii. Równie ważne jest zapanowanie nad komunikacją już w trakcie poszczególnych projektów. Wyobraźmy sobie, że mamy spotkanie, w którym biorą udział osoby pracujące stacjonarnie z pracownikami zdalnymi. Co jeśli po spotkaniu w czasie korytarzowych rozmów pojawią się nowe pomysły czy inne koncepcje rozwiązania problemu? Nieformalne rozmowy, nie kończące się oficjalną komunikacją, do której każdy ma dostęp mogą rozregulować nawet najlepszy plan pracy.  

Równe traktowanie i docenienie pracowników zdalnych

Intuicyjnie jesteśmy przyzwyczajeni do bezpośredniego kontaktu. Przy modelu hybrydowym istnieje zagrożenie, że osoby pracujące zdalnie mogą być pomijane, czasem nawet bez złych intencji. To naturalny proces, że w pierwszej kolejności szukamy kontaktu z osobami, które są obok. Negatywną konsekwencją tego może być stworzenie przez pracowników stacjonarnych wewnętrznej kultury i ich podświadome dbanie przede wszystkim o swój interes. Badanie opublikowane przez Harvard Business Review wykazało, że osoby pracujące zdalnie częściej od pracowników stacjonarnych mają poczucie, że ich racje nie są odpowiednio reprezentowane, a koledzy częściej dokonują zmian w projektach bez konsultacji z nimi. - Pracując hybrydowo ryzykujesz pojawienie się dwóch dynamik - w grupie stacjonarnej i poza nią. Jest wiele dowodów na to, że taka sytuacja ogranicza współpracę i prowadzi do konfliktów - mówi Marca Minervini, badacz projektów organizacyjnych w szkole biznesu INSEAD w Singapurze.

Trzeba więc zwrócić uwagę na to, by pracownicy zdalni byli tak samo widoczni, a ich głos ważył tak samo.

Ustalenie proporcji między pracą zdalną a stacjonarną

Model hybrydowy wymaga tak naprawdę ustalenia zasad dla obu aktywności - zdalnej i stacjonarnej. Pracownik powinien wiedzieć jakie zadania wykonuje zdalnie, a jakie cele ma jego praca w biurze. Powszechną procedurą powinno być wyznaczenie określonych dni na spotkania i współpraca w biurze oraz ustalenie zadań wymagających indywidualnego skupienia się w domu. - Podczas pracy zdalnej staramy się ograniczać telekonferencje, na rzecz wykonywania zadań wymagających koncentracji. Czasami zadanie, które w biurze może zająć kilka godzin, w domu może być wykonalne w godzinę - tłumaczy Baruch Silverman, założyciel portalu finansowego The Smart Investor. Fizyczna obecność bardziej przyda się przy starcie projektów, gdy kierunki działania wytyczane są podczas wielu rozmów. 

Konieczność przeorganizowania przestrzeni biurowej 

Biuro, dopasowanie do dynamicznego modelu pracy musi spełniać nieco inne standardy. Praca hybrydowa wymaga licznych telekonferencji, a co za tym idzie zapewniania warunków do niej. Zamiast wielkich sal konferencyjnych, bardziej potrzebne będą małe, wyciszone przestrzenie, “budki telefoniczne” i hot deski. 

Z myślą o pracownikach

Bez względu na to jakie rozwiązania wdraża firma, trzeba pamiętać, że zmiana modelu pracy w wielu organizacjach nastąpiła bardzo szybko, nierzadko w ciągu tygodni. Przyjęte modele mogą się zmieniać także w przyszłym roku, ewoluując w różnych kierunkach. Firmy pracujące zdalnie przejdą do modelu hybrydowego, zespoły pracujące hybrydowo przeniosą się całkowicie do pracy online, uznając że biuro jest im zbędne. Niewykluczone, że część organizacji - niezadowolonych z efektywności nowych modeli pracy - wróci do biur, gdy tylko znikną obostrzenia. 

Przyjęte strategie mogą być korygowane. Ważne, by w rzeczywistości ciągłych zmian zadbać o stan wiedzy i komfort pracowników. Wszyscy muszą znać obowiązujące zasady, korzystać z tych samych narzędzi, działać według zdefiniowanych rytuałów. Tylko wtedy zmiana nie przerodzi się w chaos i pozwoli dynamicznie wybierać najbardziej efektywny dla organizacji model.