Praca zdalna: wyzwania dla HR

Rok 2020 wymusił na organizacjach szybką transformację i stworzenie nowych warunków pracy. Pandemia nie tylko przyspieszyła procesy digitalizacji i umocniła zwinne podejście, ale uczyniła z pracy zdalnej i pracy hybrydowej nową normę pracy (choć warto pamiętać, że - jak donosi Rzeczpospolita - nawet 80% pracujących nadal musi się fizycznie pojawiać w biurze, bo wymaga tego specyfika ich pracy). 

Minione lata pandemii pokazały nam mnóstwo zalet płynących z pracy zdalnej i hybrydowej, pokazały nam też idące za tym wyzwania. Chociaż obecnie sytuacja się unormowała, praca zdalna i praca hybrydowa stały się standardem w wielu przedsiębiorstwach. Wystarczy przejrzeć aktualne oferty pracy, aby przekonać się, że pracodawcy stali się otwarci na to rozwiązanie. Możliwość wykonywania swoich obowiązków przynajmniej częściowo zdalnie to jedno z ważnych oczekiwań nie tylko aktualnych, ale także nowych pracowników. Okazało się, że zatrudnieni mogą być równie efektywni, jak podczas wykonywania swoich obowiązków w biurze. W większości przypadków dział HR musiał po prostu oswoić się z nową sytuacją, która ma zresztą swoje plusy. Przeciętny HR Business Partner nie musi ograniczać się wyłącznie do kandydatów dostępnych w najbliższej lokalizacji, ale w poszukiwaniu odpowiednich kandydatów może zwrócić się w kierunku rynku pracy z całej Polski. Nie oznacza to jednak płynnego przejścia na nowy model pracy, a raczej pewien proces dotyczący nowych form rekrutacji, zarządzania zasobami ludzkimi i wszystkich obszarów, które skupia pod swoim szyldem skrót HR.

Z jakimi wyzwaniami spotkały się zespoły HR-owe? Co okazało się tylko chwilowym problemem, a nad czym jeszcze będą musiały pracować? Dziś przedstawiamy najtrudniejsze i kluczowe wyzwania, jakie pojawiają się w dziale HR organizacji, która przeszła na model hybrydowy lub całkowicie zdalny!

Zdalny onboarding 

W marcu 2020 roku, firmy z dnia na dzień musiały nauczyć się funkcjonować w modelu zdalnym. Pierwszą ogromną trudnością z pewnością okazał się zdalny proces wdrożenia nowego pracownika. Dotychczasowe procedury wykorzystywane wewnątrz organizacji zupełnie nie przystawały do zdalnego bądź hybrydowego modelu pracy. Zdalny onboarding przeniósł nieoczekiwanie zespoły HR-owe w zupełnie nowe realia. Właściwie jedynym obszarem, który z punktu widzenia human resources nie uległ zmianie pozostały wzory dokumentów, takie jak umowy podpisywane z pracownikami, choć i one nierzadko zostały wzbogacone o zapisy, z jakimi wiąże się praca zdalna.

Większość z nich miała raptem kilka dni na wprowadzenie procesu zdalnego onboardingu. Wyzwaniem przed jakim stanęły zespoły HR-owe nie był tylko goniący wszystkich czas. Stała się nim także logistyka procesu wdrożenia pracownika – no bo jak szybko i bezpiecznie podpisać umowę lub przekazać sprzęt? Jak pokazać nowemu pracownikowi biuro? Ale przede wszystkim, jak płynnie wprowadzić nową osobę do firmy, tak żeby mogła nie tylko zrozumieć swoje zadania, ale także zapoznać i zgrać się z zespołem?

Dział HR gotowy na zdalny onboarding?

Na szczęście dzięki elastyczności wszystkich stron i wsparciu technologii, większość firm zdołała zorganizować zdalny onboarding błyskawicznie. Po kilku tygodniach, już nie do końca nowi pracownicy, mogli podzielić się swoim doświadczeniem i pomóc ulepszyć proces zdalnego wdrożenia w swoich organizacjach. Abstrahując od wysokiego poziomu zaangażowania z pewnością zdalny onboarding najsprawniej przebiegł w tych organizacjach, w których proces wdrożenia od dawna był już zcyfryzowany, a pierwszy dzień pracy wiązał się dla każdego nowicjusza z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, takich jak aplikacje mobilne.

Wyzwanie w dziale HR: Skoro musimy zrobić zdalny onboarding, to jak zdalnie podpisać umowę lub inne dokumenty?

Zgodnie z przepisami, podpisanie umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Tożsamej formy wymagają także m.in. zaświadczenia o zarobkach na potrzeby banków lub aneksy do umów. Jak to zrobić, kiedy z uwagi na bezpieczeństwo nie powinniśmy się spotykać? Wychodząc naprzeciw temu wyzwaniu, pracownicy zespołów HR korzystali z kilku możliwych rozwiązań:

• Podpisywanie i przekazywanie umów za pośrednictwem firm kurierskich
• Wykorzystanie podpisów elektronicznych, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego (takie działanie jest możliwe m.in. poprzez narzędzie Pergam.in)
• Wymianę skanów umów podpisanych odręcznie

Jednakże część pracowników nadal nie przywykła do takiej formy podpisywania dokumentów. Pytaniem zatem pozostaje: czy w nowej rzeczywistości nadal będzie nam zależeć na odręcznych podpisach, czy przywykniemy do formy elektronicznej?

Czas pokazał, że nowoczesne zarządzanie zasobami ludzkimi w oparciu o narzędzia cyfrowe to strzał w dziesiątkę. Zagrożenia związane z pandemią mamy za sobą, ale praca hybrydowa i praca zdalna pozostały z nami na dłużej, przy czym niektóre branże ochoczo korzystają właśnie z tego rozwiązania. Chociaż fizyczna obecność pracowników w biurze jest dziś bezpieczna, procesy takie jak obsługa świadczeń pozapłacowych, przygotowanie i podpisanie umów, a częściowo również sama rekrutacja z powodzeniem odbywają się zdalnie, co jest korzystne dla obu stron. Początkowe wyzwania HR przewodziły się zatem w sprawnie funkcjonujący model.

Komunikacja i przepływ informacji

Zgodnie z raportem Future Business Institute, ponad połowa badanych wskazuje komunikację online jako najważniejszą rzecz do poprawy w funkcjonowaniu firm. Organizacje, dla których praca zdalna lub hybrydowa była rzadkością lub przydatnym benefitem, musiały wdrożyć nowe zasady komunikacji i przepływu informacji. Doskonale wiemy, ile wiadomości przekazywanych jest w rozmowach „korytarzowych”, przy ekspresie, w kuchni, tak przy okazji. Dlatego należało wprowadzić rozwiązania, które umożliwią wszystkim pracownikom bycie na bieżąco oraz dostęp do wszystkich niezbędnych informacji. Firmy wdrożyły np. cykliczne spotkania zespołów, całej firmy czy nowe reguły spotkań (np. pisemne podsumowania spotkań, nagrywanie tychże albo konieczność takich samych zasad udziału w spotkaniach dla osób zdalnych i osób w biurze).

Biorąc pod uwagę początkowy szereg problemów, z perspektywy czasu należy przyznać że te niezwykle ważne wyzwania działu HR zostały pokonane. Dla wielu zupełnie nowy model pracy, jakim z pewnością była praca hybrydowa, stał się codziennością. Przeprowadzenie zmian było możliwe dzięki wielu czynnikom. Sporo zależało od umiejętności liderskich przełożonych, ale o sukcesie zdecydowały dostępne technologie. Dziś zdalnie można wykonać nie tylko szkolenie, ale także zorganizować kluczowe spotkania, na przykład takie, których zadaniem jest określanie ścieżek rozwoju przedsiębiorstwa. Wystarczyło, by firmowy dział HR wdrożył do organizacji nowe standardy – na przykład telekonferencje.

Dodatkowym wyzwaniem związanym z komunikacją online jest klarowność i jasność informacji. Komunikacja pozbawiona płaszczyzny niewerbalnej może prowadzić do nieporozumień lub zniekształceń. Znacząco może też wpływać na relacje między pracownikami, a co za tym idzie kulturę organizacyjną. Prowadzi to do kolejnego wyzwania, przed którym stoją zespoły HR oraz liderzy.

Jak dbać o kulturę organizacyjną oraz relacje w firmie? 

Ukształtowana i dojrzała kultura organizacyjna nie tylko pozwala zatrudnić odpowiednie osoby, ale także pozwala im zostać i rozwijać się wraz z firmą. Dotychczasowe ramy oraz tradycje wewnątrzfirmowe musiały się zmienić wraz ze zmianą sposobu pracy. Działania związane z integracyjno-społecznym aspektem budowania zespołu musiały zostać przedefiniowane.

Wyzwania dla zarządzania zasobami ludzkimi z punktu widzenia kultury organizacyjnej

Zgodnie z raportem Pracuj.pl, badani wskazywali spotkania (67%), wyjazdy integracyjne (59%) czy wspólne warsztaty (48%), jako najlepsze narzędzie zacieśniania relacji. W obecnej sytuacji firmy musiały przenieść wszystkie te działania do przestrzeni wirtualnej. Zaczęto więc wprowadzać zdalne integracje, imprezy okolicznościowe, wirtualne kawy, dedykowane spotkania lub kanały komunikacji dla osób o podobnych zainteresowaniach czy wreszcie online’owe warsztaty lub szkolenia. Pytaniem ciągle pozostaje, czy mimo braku bezpośredniego kontaktu pracownicy będą w stanie utrzymać więzi ze współpracownikami oraz z firmą?

Podobne rozwiązania proponowane przez dział HR okazały się z perspektywy czasu dobrą praktyką. Dziś praca zdalna i praca hybrydowa nie są już koniecznością, a członkowie zespołu przynajmniej raz na jakiś czas pojawiają się w miejscu pracy. Powróciliśmy do tradycyjnych wyjazdów integracyjnych i spotkań po pracy. Jednocześnie nowe formy nieformalnej komunikacji przetrwały, a jedyna różnica polega na tym, że dziś pełnią rolę uzupełniającą, ale z punktu widzenia pracodawcy i pracowników wnoszą do organizacji pewną wartość dodaną.

Benefity oraz inne narzędzia wsparcia pracowników

W ostatnich latach firmy prześcigały się w pomysłach na nowe benefity. Wraz z przyjściem lockdownu okazało się, że większość z nich jest niedostosowana do pracy zdalnej, bądź nie ma takiego znaczenia dla pracowników. W związku z tym, działy HR musiały zaproponować benefity dostosowane do obecnych potrzeb. 

Wśród tych, które nabrały na znaczeniu warto wspomnieć nie tylko o elastycznych godzinach pracy, prywatnej opiece medycznej czy online’owych sesjach treningowych (jogi, fitnessu czy pilatesu), ale także o wsparciu mentalnym dla pracowników. Zgodnie z raportem WHO, każdy dolar zainwestowany w poprawę stanu psychicznego przekłada się na 4 dolary zysku wynikającego z lepszego zdrowia i zwiększonej produktywności. Dlatego coraz więcej firm tworzy programy wspierające mental health czy well-being pracowników, stawiając je wysoko na liście potrzeb.

Niejeden dział HR zyskał w ten sposób nowe narzędzia dobrze postrzegane przez pracowników i oczekiwane na rynku pracy, które mogą stanowić atut w procesie rekrutacji. O ile wcześniej wsparcie wspomnianych specjalistów mogło koncentrować się w dużej mierze wokół izolacji społecznej, o tyle dziś jego zadaniem jest budowanie pozytywnego doświadczenia zatrudnionych. Raport WHO pokazuje, że jest to klasyczna sytuacja win-win. Z punktu widzenia pracodawców i menedżerów wsparcie psychologiczne pracowników zwiększa ich produktywność, natomiast zatrudnieni zyskują redukcję stresu i mniejszy poziom niepewności.

Przyszłość pracy zdalnej i hybrydowej po pandemii

Badania pokazują, że od 70% do 90% pracowników jest zainteresowanych pracą hybrydową lub zdalną, także po ustaniu pandemii. Oznacza to, że działy HR muszą przygotować się na długofalowe i systemowe zmiany. Oprócz opracowanych rozwiązań, konieczne będzie wdrożenie trwałych rozwiązań, które będą wspierać liderów w ich roli. Praca w wersji hybrydowej lub zdalnej stawia przecież przed nimi mnóstwo pytań: 

• Jak mają wspierać swoje zespoły? 
• Jak dbać o ich produktywność? 
• Jak zadbać o ich zaangażowanie? 

Nowa rzeczywistość będzie także wymagała ciągłego usprawniania komunikacji, kultury organizacyjnej i sposobu dbania o nią, a także nowych metod integracji pracowników. Zespoły HR będą musiały zmierzyć się także z nowymi problemami, jak choćby co w przypadku urazów w pracy? Jak zapewnić pracownikom dostęp do odpowiedniego sprzętu? Te i wiele innych pytań ciągle stoi przed nami.

Łatwość, z jaką w trakcie pandemii większość organizacji wdrażała niezbędne rozwiązania, każe patrzeć na sprawę optymistycznie. Doświadczenie zebrane w tym okresie prawdopodobnie zaprocentuje w przyszłości. Miejsca pracy staną się o wiele bardziej przyjazne, zapewniając pracownikom większy poziom elastyczności, swobody, a tym samym zadowolenia przekładającego się na wyższą motywację.

Światowy giganci, jak Google, Facebook czy Twitter planują wdrożenie długofalowej polityki pracy zdalnej lub hybrydowej. Trend wydaje się być globalny, więc jest duża szansa, że będzie on normą w Polsce. Jeszcze nie wiemy czy tak się stanie, ale wiemy, że już teraz warto szukać rozwiązań i narzędzi, które taką formę nam ułatwią.