Checklista w onboardingu nowych pracowników

Chcesz, aby Twoi nowi pracownicy czuli się zaopiekowani i gotowi do działania? Checklista onboardingowa to skuteczne rozwiązanie. W tym wpisie znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, aby proces onboardingu przebiegł bezproblemowo.

Co znajdziesz w artykule?

• Dobra lista kontrolna onboardingu zmniejsza rotację nowych pracowników, poprawia ich zadowolenie i zwiększa efektywność organizacji, zapewniając jasne instrukcje i ciepłe powitanie.
• Kluczowe elementy dobrej checklisty to zadania przed rozpoczęciem pracy, działania na pierwszy dzień, tygodniowe cele, formalności prawne, dedykowana orientacja oraz przydzielanie buddiego, aby nowy pracownik mógł się szybko zintegrować i efektywnie pracować.
• Wykorzystanie oprogramowania do onboardingu i zbieranie opinii jest kluczowe dla usprawnienia procesu, zgodności z przepisami oraz ciągłego doskonalenia dla pracowników biurowych i zdalnych.

Dlaczego checklista onboardingowa ma kluczowe znaczenie?

Udany onboarding może zmniejszyć rotację nowych pracowników nawet o 82%, co jest ogromnym zyskiem dla firm. Ten wynik pokazuje, jak ważna jest dobrze zorganizowana checklista onboardingu. Dobry proces onboardingu nie tylko sprawia, że nowi pracownicy czują się mile widziani i cenieni, ale także ma znaczący wpływ na ich decyzję o pozostaniu w firmie na dłużej. W rzeczywistości, 58% nowych pracowników pozostanie w firmie przynajmniej przez 3 lata, jeśli mają dobre doświadczenia z onboardingiem. Dlatego onboarding jest kluczowy dla zmniejszenia rotacji i budowania lojalności.

Checklista onboardingu dla nowych pracowników gromadzi wszystkie ważne informacje, dzięki czemu możesz być bardziej efektywny i konsekwentny w swoim programie onboardingu. Strukturalne podejście oznacza, że każdy krok procesu onboardingu jest realizowany. Oznacza to, że możesz zaznaczyć wszystkie ważne zadania, dzięki czemu nowi pracownicy poczują się zauważeni i przygotowani. Od zadań administracyjnych po działania orientacyjne, lista kontrolna jest jasnym przewodnikiem, określającym obowiązki i oczekiwania zawodowe oraz pomagającym nowym pracownikom osiągnąć sukces w ich rolach. Pomaga również budować relacje z kolegami, co jest kluczowe w pracy zespołowej.

Oto niektóre z korzyści z wykorzystania checklisty:

• Większa efektywność i spójność w onboardingu
• Jasne wskazówki dla nowych pracowników, dotyczące obowiązków i oczekiwań
• Możliwość zaznaczenia wszystkich ważnych zadań
• Zadowolenie i gotowość nowych pracowników
• Budowanie relacji z kolegami

Korzystając z checklisty, możesz sprawić, że wejście do organizacji dla nowych pracowników będzie płynne.

Ponadto przejrzysta checklista wdrażania pomaga nowym pracownikom zrozumieć normy i kulturę firmy oraz szybciej się zintegrować. Zapewniając kompleksową obsługę, nowi pracownicy mogą dostosować się do swoich celów i wiedzieć, czego się od nich oczekuje.

Elementy dobrej checklisty onboardingowej

Tworzenie listy kontrolnej obejmuje wiele ważnych elementów, które prowadzą nowych pracowników przez pierwsze dni, tygodnie lub miesiące w firmie. Są to:

• Zadania przed rozpoczęciem pracy
• Działania na pierwszy dzień
• Plan na pierwszy tydzień
• Formalności prawne
• Programy orientacyjne i szkoleniowe
• Przydzielanie mentora lub buddy'ego
• Regularne spotkania i feedback
• Korzystanie z oprogramowania do onboardingu
• Zbieranie opinii o onboardingu

Każdy z tych elementów jest kluczowy, aby onboarding przebiegał płynnie i wspierająco, dzięki czemu nowi pracownicy mogą bez problemu wejść w swoje role.

Preboarding

Jednym z najważniejszych zadań w fazie przygotowania przed rozpoczęciem pracy jest wysłanie e-maila powitalnego.

Powinien on zawierać:

• Lokalizację biura
• Czas rozpoczęcia i datę
• Osobę, do której należy się zgłosić
• Co przynieść

Dobry e-mail powitalny sprawia, że nowy pracownik czuje się zauważony i doceniony oraz pokazuje, że firma jest zorganizowana, przyjazna i gościnna.

Przed pierwszym dniem nowego pracownika ważne jest omówienie struktury raportowania, obowiązków zawodowych i odpowiedzialności z jego menedżerem.

Ta rozmowa zapewnia, że nowy pracownik i menedżer mają jasność co do ról i celów oraz tworzy fundament dla ich współpracy. Jest to również okazja do omówienia kluczowych kamieni milowych i oczekiwań, które nowy pracownik powinien znać.

Przygotowanie stanowiska pracy to kolejne zadanie w preboardingu.

Miejsce pracy nowego pracownika powinno być gotowe i wyposażone we wszystkie niezbędne narzędzia, które będą mu potrzebne od pierwszego dnia. Ta dbałość o szczegóły pokazuje, że firma jest zorganizowana i przygotowana, co ułatwia nowemu pracownikowi pierwszy dzień.

Działania na pierwszy dzień pracy

Dokumentacja i wartości firmy.

Pierwszy dzień onboardingu jest pełen działań, które mają sprawić, że nowy pracownik poczuje się częścią firmy. Proces zatrudnienia kończy się podpisaniem umowy, która oficjalnie rozpoczyna podróż nowego pracownika w firmie. Następnie ważne jest wprowadzenie do misji i wartości firmy, aby nowy pracownik lepiej zrozumiał organizację.

Spotkanie z menedżerami i zarządem jest częścią pierwszego dnia.

Niezależnie od tego, czy jest to otwarta orientacja w większych firmach, czy indywidualne sesje w mniejszych, te spotkania sprawiają, że nowy pracownik czuje się mile widziany i zmotywowany. Te spotkania pozwalają nowym pracownikom przedstawić się, uzyskać słowa zachęty od kierownictwa i poczuć się częścią zespołu.

Wreszcie, oprowadzanie nowych pracowników po firmie zwiększa ich komfort.

Osoba oprowadzająca przedstawia kolegów, pokazuje, gdzie wszystko się znajduje i minimalizuje przyszłe niezręczne sytuacje. Oprowadzenie po firmie daje także okazję do podkreślenia ważnych obszarów w biurze, co sprawia, że nowy pracownik czuje się komfortowo od pierwszego dnia.

Plan na pierwszy tydzień pracy

Pierwszy tydzień to kluczowy okres dla nowych pracowników, aby poznać nowe środowisko.

Rozmowa o kulturze firmy w tym okresie pomaga pracownikom zrozumieć wartości firmy i ich rolę w niej, a także podnosi wydajność, wyniki i zaangażowanie. Ta rozmowa pokazuje wartość nowego pracownika i pokazuje, że firma inwestuje w niego czas od samego początku.

Wyznaczanie celów jest kolejnym ważnym zadaniem w pierwszym tygodniu.

Ważne jest, aby omówić możliwości rozwoju kariery i ustalić jasne i osiągalne cele. To daje kierunek i motywuje nowych pracowników do uspójnienia swoich wysiłków z celami firmy. Jasne cele pomagają nowym pracownikom dowiedzieć się, czego się od nich oczekuje i jak mogą przyczynić się do sukcesu firmy.

Posiadanie buddy'ego może sprawić, że pierwszy tydzień będzie dużo lepszy dla nowego pracownika.

Buddy dostarcza kontekstu dotyczącego kluczowych interesariuszy, zasad firmy i codziennych zadań. Pomaga nowym pracownikom zadomowić się, udzielając wsparcia i odpowiadając na pytania związane z rolą, które mogą być zbyt kłopotliwe do zadania menedżerom.

Wymagane dokumenty i formalności

Załatwienie wymaganych dokumentów i papierkowej roboty to część procesu onboardingu. W pierwszym dniu nowi pracownicy powinni otrzymać formularze HR dotyczące wynagrodzenia, świadczeń i podatków.

Kolejnym ważnym krokiem jest dostarczenie handbooka. Dokument ten określa polityki i procedury firmy oraz informuje pracowników o ich prawach i obowiązkach w miejscu pracy. Umowy o Zachowaniu Poufności są również ważne, aby chronić wiedzę korporacyjną lub praktyki biznesowe.

Wszystkie papierkowe formalności powinny być załatwione pierwszego dnia, aby sprawnie rozpocząć uporządkowany proces onboardingu.

Programy orientacyjne i szkoleniowe

Programy orientacyjne i szkoleniowe są kluczowe aby pomóc nowym pracownikom poczuć się pewnie, kompetentnie i poznać kulturę firmy. Orientacja pracownicza to zazwyczaj ogólne wprowadzenie do miejsca pracy i organizacji, które trwa mniej niż dzień. Onboarding to bardziej wszechstronny proces, który może trwać do 12 miesięcy, aby pomóc nowym pracownikom wejść w swoje role.

Dobre doświadczenie onboardingowe pozwala pracownikom:

• Czuć się pewnie w swojej nowej roli
• Wejść w kulturę firmy
• Rozwijać nowe umiejętności
• Mieć autonomię
• Być bardziej zadowolonym z pracy

Skuteczny onboarding nie tylko pokazuje nowym pracownikom, że organizacja wspiera ich rozwój zawodowy, ale także pokazuje istniejącym pracownikom, że firma poważnie podchodzi do retencji pracowników.

Udane programy onboardingowe mogą obejmować:

• Indywidualne spotkania
• Samodzielne moduły nauki
• Ćwiczenia zespołowe
• Przewodniki dotyczące konkretnych zadań

Przydzielanie mentora lub buddy'ego

Przydzielanie buddy'ego nowemu pracownikowi zapewnia źródło wsparcia i wskazówek, co sprawia, że integracja z firmą jest płynniejsza i bardziej pozytywna. Mentorzy mogą zwiększyć zadowolenie nowego pracownika, uspokajając nerwy i zapewniając dokładne szkolenie w zakresie obowiązków. Pomagają nowym pracownikom zrozumieć i dostosować się do kultury firmy i niepisanych zasad.

Opiekun onboardingowy może przynieść korzyści nowym pracownikom, odpowiadając na pytania związane z rolą, co sprawia, że czują się bardziej komfortowo pytając o rzeczy, których nie zapytaliby menedżerów. Wprowadza nowych pracowników do organizacji i pomaga im zintegrować się z zespołem zarówno społecznie, jak i zawodowo. Zwiększa produktywność oraz poczucie przynależności i wspólnoty w firmie.

Posiadanie buddy'ego to najlepsza praktyka, która może naprawdę zrobić dużą różnicę w doświadczeniu onboardingowym nowego pracownika.

Regularne spotkania i feedback

Regularne spotkania podczas procesu onboardingu są ważne, aby upewnić się, że nowi pracownicy dobrze się czują. Te spotkania pomagają monitorować doświadczenie pracownika i to, jak się dostosowuje do nowej roli. Codzienne spotkania w pierwszym tygodniu mogą pomóc zmniejszyć uczucie samotności i zwiększyć zaangażowanie.

Spotkania z menedżerami i członkami zespołu mogą zmniejszyć wczesną rotację, ujawniając luki w percepcji i angażując pracowników. Cotygodniowe spotkania między opiekunem onboardingowym a nowym pracownikiem pomagają ocenić adaptację i rozwiązać bieżące problemy. Spotkania po 30, 60 i 90 dniach pozwalają nowym pracownikom wyrazić opinie na temat nowej roli i tego, jak się dostosowują.

Feedback z regularnych spotkań z nowymi pracownikami może być wykorzystany do poprawy procesu rekrutacji w firmie. Dzieląc się wynikami feedbacku nowych pracowników i podjętymi działaniami, można bardziej zaangażować pracowników i pokazać, że słucha się ich obaw. Regularne spotkania z nowymi pracownikami pokazują, że organizacja jest zaangażowana w sukces pracownika, co może prowadzić do długoterminowej retencji.

Oprogramowanie do onboardingu pracowników

Korzystanie z oprogramowania onboardingowego, takiego jak Gamfi, może sprawić, że proces wdrażania będzie bardziej wydajny. Automatyzacja zadań, takich jak wysyłanie e-maili powitalnych i planowanie sesji szkoleniowych, uwalnia czas zespołu HR, który może skupić się na działaniach strategicznych. Platformy te mogą również przypisywać zadania na podstawie roli lub działu nowych pracowników, dzięki czemu doświadczenie wdrażania jest spersonalizowane.

Funkcje oprogramowania do onboardingu:

• Centralne repozytorium dla wszystkich dokumentów onboardingowych, materiałów szkoleniowych i polityk firmy
• Nowy pracownik ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu, co zwiększa ogólną produktywność
• Automatyzacja - jeden workflow może być używany dla wielu nowych pracowników
• Śledzenie zadań onboardingowych i modułów szkoleniowych oraz ocena, jak dobrze działa proces onboardingu

Personalizowana komunikacja poprzez zautomatyzowane e-maile i portale samoobsługowe poprawia doświadczenie nowego pracownika. Gamfi, na przykład, może wysyłać zautomatyzowane wiadomości powitalne i zadania przed rozpoczęciem pracy, co sprawia, że pierwsze doświadczenie jest bardziej angażujące. To wykorzystanie technologii sprawia, że proces onboardingu jest prostszy i pomaga utrzymać pozytywny wizerunek firmy.

Pracownicy zdalni

Onboarding pracowników zdalnych stawia wyjątkowe wyzwania z powodu braku nieformalnych spotkań zespołu i nauki twarzą w twarz. Aby sprostać tym wyzwaniom, wymagana jest dostosowana strategia, która obejmuje jasne komunikowanie polityk i oczekiwań dotyczących pracy zdalnej. Ustawienie kanału powitalnego w narzędziach takich jak Slack może wprowadzić nowych pracowników do zespołu, pomóc im rozpocząć nieformalne rozmowy i sprawić, że poczują się zintegrowani od pierwszego dnia.

Aby sprawić, że pracownicy zdalni poczują się częścią zespołu i współpracy:

• Formalizuj nieformalne działania, takie jak wirtualne kawy i zorganizowane gry
• Twórz wirtualne przestrzenie do szkoleń, produktywności i ogólnego wsparcia
• Włącz multimedia i zabawne aktywności, takie jak dzielenie się playlistami na Spotify, prezenty-niespodzianki i wirtualne kluby książkowe

Te działania uczynią doświadczenie onboardingu zdalnego bardziej zabawnym.

Skróć przewodnik pracownika do formatu cyfrowego przyjaznego użytkownikowi za pomocą plików PDF, linków i multimediów, aby pracownicy zdalni mieli przyjazny dostęp do ważnych informacji. Wyjaśnij oczekiwania dotyczące harmonogramów pracy, komunikacji i produktywności podczas onboardingu, aby pracownicy zdalni czuli się pewniej i byli zgrani z celami firmy.

To sprawi, że pracownicy zdalni poczują się częścią zespołu i będą wspierani tak, jak pracownicy biurowi.

Szablony checklist onboardingowych dla różnych działów

Personalizacja checklist dla różnych działów może uczynić proces onboardingu bardziej efektywnym, uwzględniając specyficzne potrzeby i obowiązki. Venngage oferuje edytowalne szablony checklist onboardingowych dla różnych działów biznesowych, HR, IT i pracowników zdalnych, które można stosować bez doświadczenia w projektowaniu. Funkcja „My BrandKit” pozwala firmom zastosować swoje kolory, czcionki i logotypy do tych szablonów, dzięki czemu wyglądają one spójnie i profesjonalnie.

Guru również ma szablony onboardingu dla różnych ról:

• Menedżerowie HR
• Przedstawiciele handlowi
• Pracownicy IT
• Pracownicy zdalni

Na przykład, checklista onboardingu IT będzie zawierać kroki integracji nowego pracownika z systemami i procesami IT firmy. Checklista dla nowych pracowników zdalnych będzie zawierać wirtualne zadania, które pomogą nowemu pracownikowi przygotować się niezależnie od lokalizacji. Te szablony uczynią onboarding istotnym i efektywnym w różnych działach.

Wszystkie te szablony będą świetnym wsparciem dla tworzenia Workflow na platformie Gamfi - zautomatyzowanej i spersonalizowanej ścieżki dla nowych pracowników, którą można wykorzystać do onboardingu wszystkich nowych pracowników.

Zbieranie opinii o onboardingu

Zbieranie opinii od nowych pracowników jest kluczowe dla identyfikacji obszarów do poprawy i wzbogacania ogólnego doświadczenia pracowników. Nowi pracownicy przynoszą świeżą perspektywę, która może pomóc w budowaniu bardziej wszechstronnego doświadczenia onboardingowego. Anonimowe ankiety zachęcają do bardziej szczerych opinii bez obawy przed konsekwencjami.

Feedback podczas onboardingu ujawnia początkowe słabe punkty i pozwala na natychmiastową reakcję na obawy. Regularne monitorowanie opinii pokazuje, że dbasz o obawy pracowników i buduje zaufanie. Firmy mogą stworzyć bardziej gościnne i wspierające środowisko, które prowadzi do długoterminowej retencji, poprzez ciągłe doskonalenie procesu onboardingu na podstawie opinii nowych pracowników.

Podsumowanie

Ustrukturyzowany proces onboardingu jest kluczowy dla retencji nowych pracowników, produktywności i ogólnego zadowolenia z pracy. Korzystając z checklisty onboardingu, firmy mogą upewnić się, że każdy krok procesu jest realizowany, od zadań w preboardingu, po wymogi prawne i programy orientacyjne. Przydzielanie mentora lub buddy'ego, korzystanie z oprogramowania do onboardingu i zbieranie feedbacku - to wszystko ważne części płynnego doświadczenia onboardingowego.

Ostatecznie, dobry program onboardingowy przygotowuje nowych pracowników do sukcesu w swojej roli i integracji z kulturą firmy. Poprzez onboarding, firmy nie tylko poprawiają doświadczenie nowych pracowników, ale także środowisko pracy. Inwestowanie w onboarding to inwestycja w przyszłość pracowników i firmy.

FAQ

Dlaczego potrzebuję checklisty do onboardingu pracowników?

Checklista onboardingowa jest potrzebna, ponieważ sprawia, że onboarding jest spójny i efektywny, a ostatecznie zwiększa retencję nowych pracowników, produktywność i zadowolenie z pracy.

Z jakich punktów składa się checklista onboardingowa?

Checklista onboardingowa powinna zawierać zadania wstępne, zajęcia pierwszego dnia, formalności, programy orientacyjne i szkoleniowe, zadania mentorskie, regularne spotkania, oprogramowanie do wdrażania i zbieranie informacji zwrotnych.

W jaki sposób oprogramowanie onboardingowe może pomóc?

Oprogramowanie do onboardingu, takie jak Gamfi, może pomóc w onboardingu, automatyzując zadania, centralizując dokumenty i oferując funkcje śledzenia i raportowania, co czyni proces bardziej efektywnym i poprawia doświadczenie nowego pracownika.

A co z pracownikami zdalnymi?

Podczas onboardingu pracowników zdalnych musisz uwzględnić wyzwania związane z pracą zdalną, budować wirtualne więzi zespołowe, jasno komunikować polityki i korzystać z cyfrowych materiałów onboardingowych. To pomoże w integracji nowo zatrudnionych z zespołem.

Jak feedback może pomóc w onboardingu?

Feedback od nowych pracowników pomoże zidentyfikować obszary do poprawy, ujawnić problematyczne punkty i wzbogacić doświadczenie onboardingowe, co poprawi długoterminową retencję.

‍

‍