Program onboardingowy [szablon projektowy do pobrania]

"Program onboardingowy" - brzmi szumnie, prawda? Niezależnie od tego, czy stoi przed Tobą perspektywa tworzenia procesu od podstaw, czy optymalizowania już istniejącego w firmie onboardignu, jest to wyzwanie, które potrafi onieśmielać. Za chwilę pokażmy Ci jednak, że wcale nie ma się czego obawiać. Chodź, zaplanujemy onboarding wspólnie - krok po kroku!

Program onboardingowy - zmora zespołów HR?

O ile proces rekrutacji jest już dość dobrze oswojony, o tyle onboarding pracownika przez niejeden dział HR postrzegany jest jako niemałe wyzwanie. Dlaczego?

Adaptacja nowo zatrudnionej osoby to kompleksowy, wieloetapowy proces, w którym krzyżują sie ścieżki najróżniejszych działów i interesariuszy. Co więcej: im większa organizacja, tym więcej wersji i odnóg będzie miało takie przedsięwzięcie.

Przykładowo: duża firma logistyczna będzie wdrażać kurierów pracujących w terenie, ale również logistyków działających w centrali, specjalistów IT tworzących system obsługi zamówień oraz całą rzeszę pracowników obsługi klienta. Do tego mamy osoby powracające do firmy po dłuższej nieobecności, pracowników po rekrutacjach wewnętrznych czy zewnętrznych kontaktorów, którzy też powinni być zaadaptowani do organizacji.

Gra jest warta świeczki

Jak zawrzeć tak wiele celów, potrzeb i punktów widzenia w jednym procesie? No właśnie. Nic dziwnego, że perspektywa projektowania onboardingu przyprawia o ból głowy niejednego lidera HR.

A stawka jest wysoka. Skuteczny onboarding oznacza ogromne oszczędności, zmniejszenie rotacji, odciążenie HR-u i managerów, a także - last but not least - ekstra punkty w ramach działań employer brandingowych.

Warto więc podjąć to wyzwanie!

Jak zacząć projektować onboarding pracownika?

Zacznij od dobrego rozpoznania terenu. Żeby nie czuć się jak biblijny Dawid walczący z Goliatem, na początek zmniejsz sobie ilość niewiadomych. Czyli? Dokładnie przeanalizuj sytuację wyjściową. Zobacz, z czym naprawdę masz do czynienia i jakich onboardingowych zmian lub rozwiązań potrzebuje Twoja organizacja.

1. Przeprowadź ankietę wśród pracowników

Stwórz prostą ankietę, w której zapytasz o to, co w Waszym onboardingu jest w porządku, co należy zmienić, a czego zdecydowanie brakuje. Następnie poproś o wypełnienie ankiety osoby z kilku grup: aktualnie wdrażanych pracowników, pracowników, którzy już mają za sobą wdrożenie oraz interesariuszy procesu (managerów, buddich czy pracowników kadr).

2. Przeanalizuj aktualny proces onboardingu

Zrób mini audyt aktualnych onboardingowych działań, treści, narzędzi i sposobów komunikacji. Zbierz wszystkie te informacje w jednym miejscu - przydadzą się do późniejszej współpracy w zespole projektowym.

3. Określ kluczowe cele i potrzeby onboardingu w Twojej firmie

Co najbardziej u Was kuleje? Formalności? A może angażowanie w proces managerów? Co w pierwszej kolejności chcecie załatwić onboardingiem? Mniejsze koszty wdrożenia? Mniej pracowników znikających przed pierwszym dniem pracy? A może uwolnienie zespołów HR od konieczności odpowiadania na powtarzające się ze strony nowo zatrudnionych pytania? To czas na zdefiniowanie celów i wybranie wskaźników KPI, którymi będziecie mierzyć efekty.

4. Osadź proces onboardingu nowego pracownika w szerszym kontekście

Onboarding pracownika nigdy nie funkcjonuje w próżni. Powinien być naturalną kontynuacją procesu rekrutacji i dobrze wpisywać się w szerszą strategię działań employer brandingowych. Pomyśl więc, jak poprowadzić takie nitki, by zamiast samotną wysepką wdrożenie było u Was integralnym elementem cyklu życia pracownika.

5. Zrób research onboardingowych narzędzi

Analizę aktualnego procesu masz już za sobą. Wiesz już zatem, jakie systemy i narzędzia pomagają Wam w skutecznym wdrażaniu nowego pracownika, a jakie są dla Was kulą u nogi. To dobry moment, by poszukać nowego wsparcia - bardziej kompleksowego i umożliwiającego automatyzację procesu onboardingu. Dobór narzędzi powinien stanowić nieodłączny element procesu projektowania onboardingu.

Dobry program onboardingowy potrzebuje różnych punktów widzenia

Jak już wspomnieliśmy, w dobrze zaprojektowanym procesie onboardingu uczestniczą bardzo różni interesariusze. Wdrożenie nowego pracownika to temat firmy, całej firmy. Powinien angażować więcej niż tylko dział HR.

Pracownik HR doskonale wprowadzi pracownika w kulturę organizacji czy w meandry struktury organizacyjnej, ale to bezpośredni przełożony wie, jak zaznajomić nowicjusza z jego obowiązkami na stanowisku. Dla pracowników kadr z kolei chlebem powszednim jest kompletowanie danych potrzebnych do stworzenia umowy - to oni powinni mieć zatem wpływ na formalną część wdrożenia. I tak dalej, i tak dalej.

Co to oznacza? Aby uzyskać dobry plan onboardingowy, potrzeba współpracy w zespole. Potrzeba różnych perspektyw i kwalifikacji, tak by nic nie powstawało "na czuja", a raczej by każdy etap i element procesu miał swoje źródło w doświadczeniu konkretnych ludzi.

Kto może się znaleźć w zespole projektowym?

• przedstawiciele działu HR - jako opiekuni projektu
• przedstawiciele zespołu rekrutacyjnego
• managerowie wdrażający nowych pracowników
• pracownicy kadr/ księgowości
• buddies
• pracownicy działu IT/ helpdesku
• przedstawiciele zarządu

Jak zmapować proces onboardingu?

Drużyna zebrana? Doskonale! Teraz trzeba zakasać rękawy i rozpocząć wspólną pracę koncepcyjną, czyli dosłownie zacząć projektować proces onboardingu. To typowa praca warsztatowa.

1) Zdefiniujcie etapy i zadania

Podzielcie proces onboardingu na etapy, np. na cztery podstawowe: preboarding, powitanie, wprowadzenie do kultury organizacyjnej i wdrożenie w szczegółowy zakres obowiązków. Następnie zastanówcie się, jakie zadania, treści i akcje powinny mieć miejsce na każdym z etapów. Np. wysłanie wiadomości powitalnej, zebranie danych kadrowych, przygotowanie miejsca pracy.

Gotowe? Teraz poustawiajcie wszystkie te małe cegiełki na osi czasu, ustalcie kiedy co ma się wydarzyć.

2) Określcie punkty styku

No dobrze. To teraz: jak dana akcja ma się zmaterializować? W jakiej formie ma dotrzeć do pracownika, managera, buddiego i innych. Wiadomość e-mail? SMS? Spotkanie stacjonarne lub online? A może zadanie lub szkolenie w aplikacji onboardingowej?

3) Pomyślcie o pytaniach, jakie może stawiać sobie nowy pracownik

Abyście dobrze rozumieli cele nowego pracownika i wyprzedzili jak najwięcej wątpliwości pojawiających się na poszczególnych etapach wdrożenia, zmapujcie potencjalne znaki zapytania. Dzięki temu będziecie w stanie odpowiednio skonstruować treści onboardingowe i zminimalizujecie ilość pytań pojawiających się ze strony każdego nowego pracownika.

4) A co z emocjami nowo zatrudnionej osoby?

W początkach nowej pracy każdemu z nas towarzyszą najróżniejsze emocje. Właściwie proces wdrożenia to dla nowego pracownika jeden wielki emocjonalny rollercoaster. Od ekscytacji i motywującego stresu przez zwątpienie i zagubienie aż po satysfakcję i poczucie zadowolenia, lub przeciwnie - zniechęcenie i chęć odejścia. Jasne, zadowolony pracownik efektywnie wykonuje swoje obowiązki, ale również - co nawet bardziej istotne - rzadziej myśli o opuszczeniu nowego miejsca pracy.

Dlatego właśnie zmapowanie emocji towarzyszących nowej osobie jest tak ważne. Pozwoli Wam zaplanować "akcje wyprzedzające" oraz ankiety pulse-check adresujące newralgiczne kwestie.

5) Przypiszcie odpowiedzialność

Teraz czas spojrzeć na gotową onboardingową mapę i nałożyć na nią strukturę organizacyjną Waszego procesu. Czyli? Przypisać odpowiedzialność za poszczególne elementy wdrożenia.

Kto ma odpowiadać za kwestie formalne, a kto za wdrożenie stanowiskowe? Kto zaznajamia pracownika z ekosystemem firmowych narzędzi, a kto wprowadza do zespołu i dba o relacje z innymi pracownikami? Tutaj myślicie rolami, nie konkretnymi nazwiskami.

Nie od razu onboarding zbudowano, czyli: plan wdrażajcie iteracyjnie

Dzięki mapowaniu procesu uzyskaliście modelowy onboarding pracownika w Waszej organizacji. Teraz zapewne dręczy Was pytanie: "Czyli mamy przygotować treści do tych wszystkich zadań, wiadomości, szkoleń itd.?" A po tym pytaniu będziecie chcieli wykrzyczeć: "Przecież to nam zajmie wieki!".

Spokojnie. Wcale nie musicie w ten sposób podchodzić do sprawy. Wielu z naszych klientów działa iteracyjnie i taką strategię polecamy Wam najbardziej! A co właściwie oznacza w tym przypadku "iteracyjnie"?

To znaczy, że na początek wybieracie sobie zaledwie kawałek procesu, pracujecie nad nim i wdrażacie go - być może nawet na określonej grupie, nie na wszystkich onboardowanych osobach. Po skutecznym wprowadzeniu jednej cząstki przechodzicie do kolejnych fragmentów procesu onboardingu.

W ten sposób całe przedsięwzięcie nie ma szans Was przytłoczyć. Macie też większą kontrolę nad tym, co na bieżąco powstaje. Możecie na bieżąco weryfikować swoje założenia z etapu mapowania i wprowadzać potrzebne zmiany.

Jak stworzyć taki program onboardingowy w wersji minimum?

Macie do wyboru kilka strategii. Wszystkie zostały przetestowane przez naszych klientów - ze świetnymi efektami.

Strategia 1: Najpierw to, co uniwersalne, potem to, co szczegółowe

Zaczynacie od uniwersalnej, mocno okrojonej, ścieżki onboardingowej. Takiej, która będzie miała zastosowanie w przypadku każdego nowego pracownika. Najpierw więc wyławiacie z całego procesu wszystkie uniwersalne elementy, np. wypełnienie formularzy kadrowych, przygotowanie welcome packa, wysłanie wiadomości powitalnej.

Dopiero po wdrożeniu takiego onboardingu w wersji minimum zabieracie się za kolejne, już bardziej specyficzne ścieżki, np. wdrożenie dla pracowników IT czy wdrożenie dla mam powracających z urlopu macierzyńskiego.

Strategia 2: Na pierwszy ogień największe bolączki

W myśl tej strategii najpierw pracujecie nad wszystkim tym, co nie działa w Waszym onboardingu. Na przykład jeśli każdy Wasz pracownik dostarcza odpowiednią dokumentację zbyt późno, powinniście wziąć pod lupę usprawnienie formalnej strony procesu. Jeśli dział HR jest przytłoczony ręczną wysyłką e-maili z informacjami organizacyjnymi i logistycznymi, priorytetem będzie dla Was automatyzacja komunikacji. Managerowie nie angażują się we wdrożenie? Trzeba będzie stworzyć dla nich check-listy i inne materiały wspierające.

Strategia 3: Podejście chronologiczne

Czyli: zaczynacie od opracowania preboardingu, a dopiero potem zajmujecie się kolejnymi etapami, np. szkoleniami podstawowymi czy wdrożeniem stanowiskowym.

Ta strategia ma jeden zasadniczy plus. Preboarding, który zaczyna się tuż po procesie rekrutacji, a kończy wraz z pierwszym dniem pracy, jest jednocześnie najbardziej uniwersalną fazą wdrożenia. Poświęcając jej czas, zyskacie solidny kawałek onboardingu, który będziecie mogli zastosować od razu u każdego nowego pracownika.

I wreszcie: skuteczny program onboardingowy wymaga automatyzacji

Nawet najlepiej opracowane programy adaptacyjne nie zdadzą w pełni egzaminu, jeśli nie zostaną osadzone na narzędziu automatyzującym wdrożenie. Zatrudniony pracownik nie odczuje efektu wow, bo wciąż będzie miał do czynienia z pokawałkowanym procesem, zgrzytami, opóźnieniami i zwyczajnymi ludzkimi błędami, np. gdy manager zapomni na czas zawnioskować o sprzęt. Dział HR wciąż będzie pogrążony w powtarzalnej, operacyjnej pracy. Ręczne wysyłanie wiadomości, koordynowanie mnóstwa zadań i spotkań, odpowiadanie na powtarzające się pytania, pilnowanie terminów, zbieranie danych kadrowych - brrr.

Które elementy wdrożenia doskonale poddają się automatyzacji?

• uruchamianie procesów onboardingowych,
• zbieranie danych kadrowych,
• komunikacja e-mailowa i SMS-owa,
• odpowiadanie na najczęściej pojawiające się pytania,
• wnioskowanie o sprzęt i dostępy,
• przypomnienia dla managera, buddiego i innych ról w procesie,
• zamawianie i wysyłka welcome packa,
• organizacja spotkań wdrożeniowych,
• pilnowanie kalendarza wdrożenia.

Automatyzacja jest jak klej, który łączy cały plan onboardingowy i sprawia, że tworzy on spójną, przyjazną całość. Umożliwia również skalowanie procesu i elastyczne nim zarządzanie. W danym miesiącu masz do wdrożenia 10, a w kolejnym już 50 pracowników? Ze zautomatyzowanym procesem nie ma to dla Ciebie znaczenia. W jednym i drugim przypadku wszystko pójdzie sprawnie i bez dodatkowych obciążeń dla zespołu.

Pobierz szablon mapowania procesu onboardingowego.

Masz plan wdrożeniowy? Przenieś go do aplikacji onboardingowej.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!