Reboarding, czyli powrót do pracy ma różne oblicza

Pamiętacie powroty do szkoły po nieskończenie długich miesiącach wakacji? Odnalezienie się na nowo w, wydawałoby się, znanej już sytuacji, zawsze zajmowało trochę czasu i wysiłku, prawda? Z pracą jest trochę podobnie. W naszym zawodowym życiu nowicjuszami bywamy nie tylko wtedy, gdy wchodzimy do zupełnie nowej organizacji. Czujemy się nimi za każdym razem, gdy musimy odnaleźć się w nowej sytuacji lub roli. Wówczas potrzebujemy mniejszego lub większego wsparcia. Tym wsparciem jest właśnie reboarding.

– Największym błędem popełnianym przez organizacje w zakresie reboardingu pracowników jest przekonanie, że pracownik już wie wszystko, co powinien. To jest myślenie: “tak naprawdę nic się nie zmieniło, baw się dobrze!” A rzeczywistość się zmienia, podobnie jak sam pracownik - tak uważa Tim Sackett, ekspert z ponad 20-letnim doświadczeniem w HR, autor książki “Talent Fix: A Leader's Guide to Recruiting Great Talent”. Idąc jego śladem, dziś opowiemy o tym, jak planować ponowne wdrożenie pracowników, gdy rzeczywistość wokół nich się zmienia lub gdy wracają do pracy po dłuższej przerwie. 

Czym jest reboarding i co odróżnia go od onboardingu?

Onboarding to proces wdrożenia do pracy pracownika, który dopiero dołącza do organizacji. A co z pracownikami, którzy formalnie są zatrudnieni w firmie ale z różnych względów mieli dłuższą przerwę w zatrudnieniu w danym miejscu? Ich wiedza też wymaga odświeżenia, podobnie relacje w zespole. To właśnie do nich jest skierowany reboarding, czyli proces ponownego wdrożenia w kulturę firmy, obowiązki związane ze stanowiskiem i zespół. 

Wspólnym mianownikiem obu procesów jest model 4 C (Compliance, Clarification, Culture, Connection), pomocny przy budowaniu ścieżek onboardingowych i reboardingowych. Onboarding jednak łatwiej ustandaryzować, podczas gdy ponowne wdrożenie wymaga większej personalizacji. 

Powrót do pracy niejedno ma imię, czyli: kiedy możemy mówić o reboardingu?

Powrót po dłuższym zwolnieniu lekarskim/ chorobowym  

Problemy zdrowotne same w sobie są stresujące, dlatego warto zadbać o to, by powrót do pracy po dłuższym zwolnieniu lekarskim nie wiązał się z dodatkowym napięciem. Dostosujmy cały proces ponownego wdrożenia w obowiązki i pierwsze tygodnie po powrocie do aktualnego stanu zdrowia pracownika i jego indywidualnych potrzeb. Być może w niektórych przypadkach będzie konieczna zmiana trybu pracy - więcej pracy z domu lub czasowa rezygnacja z nocnych zmian?

Powrót z urlopu macierzyńskiego/ wychowawczego 

Urlop macierzyński oznacza zwykle przerwę w aktywności zawodowej trwającą od kilku miesięcy do roku. Niektóre z mam korzystają również z urlopu wychowawczego, który może trwać maksymalnie dwa lata. W efekcie, przerwa w pracy po urodzeniu dziecka może się wydłużyć nawet do trzech lat. Przez ten czas w organizacji może się zmienić praktycznie wszystko, od zarządu przez politykę firmy aż po zespół i dotychczasowego przełożonego młodej mamy. Bez efektywnego reboardingu trudno jest się odnaleźć w starej, ale jednak zupełnie nowej rzeczywistości zawodowej.

Powrót do starej firmy po czasowej pracy w innej organizacji 

Czyli tzw. powrót na “stare śmieci”. Zawodowy “come back” również wymaga reboardingu starego-nowego pracownika, bez względu na to, czy przerwa w zatrudnieniu trwała tylko kilka miesięcy, czy kilka lat. Firma to żywy organizm - zmienia się nieustannie na wielu poziomach, również tym personalnym. Zespół, w którym osoba powracająca przepracowała długie lata, teraz może wyglądać zupełnie inaczej. Nie mówiąc o całej strukturze organizacji i obowiązujących w niej procedurach. 

Powrót z długotrwałej pracy zdalnej do pracy stacjonarnej/ hybrydowej (lub odwrotnie)  

Zmiana trybu pracy również może wymagać wdrożenia w nowy sposób wykonywania obowiązków. Przejście na pracę zdalną oznacza często korzystanie z nowych kanałów komunikacji online. Pracownikowi mogą przydać się szkolenia z użytkowania dodatkowych narzędzi czy aplikacji oraz wdrożenie w etykietę prowadzenia zdalnych spotkań. Z kolei część pracowników, która dołączyła do organizacji w czasie pandemii, mogła do tej pory w ogóle nie odwiedzać biura lub robić to bardzo sporadycznie. Przy powrocie do pracy stacjonarnej z pewnością przyda im się wsparcie buddy'ego w zaaklimatyzowaniu w nowym, fizycznym miejscu pracy i poznanie biurowych zwyczajów.

Jakie są cele reboardingu?

Reboarding, podobnie jak onboarding, ma na celu doprowadzenie pracownika do pełnej efektywności w pracy oraz zbudowanie jego zaangażowania w działania firmy. 

Aby to osiągnąć, trzeba mieć na uwadze jeszcze dodatkowe, pośrednie cele:

Uspójnienie wiedzy o organizacji

Podczas przerwy w pracy rzadko kto śledzi firmowe newslettery, komunikatory, maile czy wewnętrzny intranet. W trakcie dłuższej nieobecności może się zmienić struktura działu, przełożony, a nawet lokalizacja biura czy ścieżki awansu. W zasadzie może się zmienić praktycznie wszystko… Nie zostawiajmy powracających pracowników samych sobie i zadbajmy o to, by zaktualizować ich wiedzę o organizacji. Dzięki temu nie będą odbiegać w tej kwestii od pozostałych pracowników i łatwiej będzie im się wdrożyć w firmową codzienność.

Zbudowanie (na powrót) relacji z innymi pracownikami 

Mimo że pracownik wraca do organizacji, którą wcześniej poznał, powrót po dłuższym czasie może się wiązać z poczuciem wyobcowania. Tym bardziej, kiedy najlepszy kolega czy koleżanka z biurka obok pracują już w innej firmie, a poprzedni przełożony awansował na wyższe stanowisko. Nowy szef, nowe osoby w zespole, nowe niepisane zwyczaje - zaadaptowanie się do takiej sytuacji to jedno z największych wyzwań, z jakimi może mierzyć się powracająca osoba. I tutaj właśnie wkracza Connections, czyli jeden z 4 obszarów wchodzących w skład onboarding owego modelu 4 C (pozostałe to Culture, Clarification i Compliance). Reboarding powinien wspierać budowanie i odświeżanie relacji z członkami zespołu czy przełożonym. Bez tego fundamentu trudno będzie o efektywną komunikację całej załogi.

Czy reboarding da się w ogóle ustandaryzować?

Znamy już najważniejsze cele ponownego wdrożenia, ale droga do ich osiągnięcia może być inna w zależności od sytuacji konkretnych pracowników. Osoby wracające po kilkumiesięcznej przerwie spowodowanej problemami zdrowotnymi, osoby zmieniające rolę w organizacji, zatrudnieni wysłani do innego oddziału firmy - każdy z tych przypadków niesie za sobą nieco inne wyzwania. Możemy też zderzyć się z koniecznością ponownego wdrożenia całego zespołu, z czym wiele firm mierzyło się podczas popandemicznych powrotów do biur. Reboarding można ustandaryzować, ale tylko do pewnego stopnia. 

No dobrze - to jak zbudować proces reboardingowy?

1. Zbadaj potrzeby

W każdym przypadku zaczynamy od gruntownego zbadania potrzeb i opinii powracających pracowników. To one powinny być punktem wyjścia do dalszych kroków. 

W projektowaniu procesu pomogą odpowiedzi na trzy pytania:

• Kto i dlaczego potrzebuje reboardingu?
• Co chcemy dzięki temu osiągnąć?
• Jak zamierzamy to zrobić?

2. Zdefiniuj cele

Jeżeli mamy w organizacji pracownika, który zmienia rolę i wchodzi do nowego dla siebie zespołu, to celem jest możliwie szybka adaptacja. W tym przypadku rozwiązaniem będzie plan szkoleniowy, w którym pracownik pozna członków zespołu, ich role i cele przed nimi stawiane, oswoi się z narzędziami pracy oraz zrozumie poszczególne procesy. 

Inaczej będzie wyglądał reboarding całego zespołu, wracającego do biura po pandemicznych ograniczeniach. Tu celem będzie zachowanie produktywności i zmotywowanie pracowników w trudnej sytuacji. A rozwiązaniem dobrze skomunikowany plan, dzielenie się dobrymi praktykami oraz szkolenie z nowych narzędzi i procedur np. aplikacji online. 

3. Podziel składowe procesu na uniwersalne i specyficzne dla danej sytuacji

Gdy mamy określone potrzeby, możemy podzielić elementy składowe procesu na te uniwersalne (elementy Culture, czyli wdrożenia do kultury organizacji, i Compliance, czyli formalności) i te, które będą się nieco różniły w zależności od sytuacji/stanowiska (elementy Connections, czyli wdrożenia do zespołu, oraz Clarification, czyli wdrożenia w zakres obowiązków).

4. Ustandaryzuj i zautomatyzuj to, co możliwe

Część z tych kroków będzie powtarzalna, dlatego tworząc docelowe procesy możemy skorzystać ze ścieżek reboardingowych. Jaka? Projektujemy kilka standardowych procesów adekwatnych do danej sytuacji, a potem w razie potrzeby uzupełniamy je o spersonalizowane elementy. Pomogą w tym narzędzia do automatyzacji onboardingu, wspierające wydajność całego procesu. 

Takim narzędziem jest nasza aplikacja Gamfi Onboarding, która bazuje na mechanizmie workflowów, czyli ścieżek onboardingowych, które można stworzyć dla danego stanowiska, działu, roli czy sytuacji. Poszczególne akcje w ramach workflowu uruchamiane są automatycznie, oszczędzając mnóstwo czasu pracownika HR czy przełożonego nowego pracownika. Pracownik z kolei jest krok po kroku prowadzony przez cały proces reboardingu, aż osiąga pewność i pełną efektywność w nowej-starej roli.

Czego absolutnie nie może zabraknąć w procesie reboardingowym?

Na koniec przygotowaliśmy reboardingową checklistę, która pomoże Wam zadbać o najważniejsze elementy procesu.

Wirtualna baza wiedzy

Powracający pracownik ma już solidne zaplecze jeśli chodzi o wiedzę strategiczną, operacyjną czy temat wartości pracodawcy. Na pewno jest o wiele bardziej samodzielny niż nowicjusz i często wystarczy, by odświeżył lub uzupełnił sobie najważniejsze informacje. Zamiast szkoleń stanowiskowych czy kompleksowego wdrożenia do organizacji wystarczy podzielić się z nim wirtualną bazą wiedzy, którą będzie mógł samodzielnie przeglądać w dogodnym dla siebie czasie. Powinna ona zawierać informacje na temat:

• narzędzi czy systemów obowiązujących w organizacji
• kultury firmy
• aktualnej struktury organizacji
• zasad pracy zdalnej/stacjonarnej/hybrydowej
• ścieżki awansu
• aktualnej listy benefitów dostępnych dla pracowników
• zasad przyznawania premii 

Skąd to wiemy? Bo nasi klienci już korzystają z tego typu rozwiązań. Nasza aplikacja Gamfi Onboarding działa jak hub zbierający najważniejsze informacje o danej organizacji. Jej użytkownik jest sukcesywnie edukowany, ale ma również dostęp do gotowej bazy wiedzy o firmie.

Wsparcie buddiego

Powrót do pracy po długotrwałej nieobecności może być stresujący i wiązać się z niepewnością. Reboarding, podobnie jak onboarding, powinien uwzględniać przestrzeń na wsparcie buddy'ego. Buddy ma za zadanie wprowadzić pracownika do zespołu i podzielić się z nim najświeższą zakulisową wiedzą z życia firmy. Po prostu: pomóc się mu na nowo zadomowić w miejscu pracy. 

Obustronny feedback i badanie satysfakcji 

Przekonanie, że osoba powracająca nie ma żadnych uwag i pytań, bo wcześniej zdążyła już poznać firmę, jest złudne. Przecież, podobnie jak zupełnie nowy pracownik, może czuć stres, mieć wątpliwości czy być niezadowoloną z tego, jak funkcjonuje organizacja. Aby wychwycić sygnały alarmowe i w porę na nie zareagować, zaplanujmy w ścieżce reboardingowej regularne badania pulse-check i spotkania one2one z menedżerem czy pracownikiem HR. Bądźmy uważni na feedback od pracownika i stwórzmy mu przestrzeń do tego, by mógł się dzielić swoimi spostrzeżeniami po powrocie. 

Welcome Pack

Prezent powitalny to bardzo miły gest i jasny sygnał, że pracodawca naprawdę czekał na pracownika. Powracająca osoba na pewno doceni spersonalizowany welcome pack i od razu poczuje się bardziej “u siebie”. Aby usprawnić cały proces, warto wcześniej przygotować/ zaprojektować zestawy prezentów stosowne do okazji, np. dla mam wracających z urlopu macierzyńskiego czy pracowników powracających “na stare śmieci”.

Zorganizowanie miejsca pracy/dostępów

Brak, sprzętu, dostępów czy miejsca do pracy to idealny przepis na to, by pracownik poczuł się, jakby wpadł z niezapowiedzianą wizytą do firmy, która na niego nie czeka. Zorganizowanie miejsca pracy i sprawne przekazanie sprzętu czy dostępów wysyła powracającej osobie jasny sygnał, że jest w firmie oczekiwanym gościem. 
Zobacz, jak automatyzować proces zamawiania i odbierania sprzętu dla nowego pracownika>>

Chcesz zagospodarować w swojej organizacji proces reboardingowy? Bardzo chętnie Ci w tym pomożemy! Nasza aplikacja Gamfi Onboarding na nowo wprowadzi Twoich pracowników w ich zawodowe role - niezależnie od tego, czy chodzi o świeżo upieczone mamy powracające z urlopów macierzyńskich, dawnych pracowników powracających po latach spędzonych w innych organizacjach, czy o całe grupy pracowników próbujących przystosować się do pracy stacjonarnej po pandemicznym home office. Porozmawiajmy!