Retencja pracowników a wdrożenie: co zmienia dobry onboarding?

Dobrze zaplanowany i przeprowadzony onboarding pracownika może przynieść organizacji masę długofalowych korzyści. Są wśród nich wyższa retencja pracowników, większe zaangażowanie i… lepsza produktywność!

Dlaczego retencja pracowników ma związek z procesem wdrożenia?

Każda organizacja ma swój indywidualny sposób wdrażania nowych pracowników. Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę, jak ważny jest ten proces, narażając organizację na wiele strat spowodowanych niewłaściwie przeprowadzonym onboardingiem. W ten sposób można łatwo utracić obiecujących lub kluczowych pracowników.

Jak wynika z raportu „Employee Experience w Polsce 2017” (Great Digital i Hudson), co trzeci pracownik przyznał, że w ciągu pierwszych miesięcy pracy mógł liczyć na wsparcie przełożonego i współpracowników. Co więcej, aż 24% badanych czuło się pozostawionych samym sobie. Co piąty oceniał, że proces wdrożenia w ogóle nie przygotował go do pracy i nie zintegrował z firmą.

Niewłaściwe wdrożenie pracownika może przynieść ogromne konsekwencje. Ma negatywny wpływ na wizerunek marki, poziom zadowolenia i zaangażowanie pracowników. Generuje koszta związane z zatrudnieniem nowych osób do zespołu. Spada też retencja pracowników. Wymienione wyżej czynniki mogą stanowić duże wyzwanie zarówno dla działów HR, jak i zespołu oraz managerów.

W naszym najnowszym ebooku “Onboarding na nowo: jak wdrażać pracowników, by nadążać za dynamiczną rzeczywistością” piszemy tak:

Onboarding działa niczym pierwsza kostka domina w szeregu kolejnych zdarzeń. Dobrze przeprowadzony - zwiększa lojalność, efektywność i zaangażowanie pracownika. Źle przeprowadzony niszczy morale i generuje straty dla biznesu.

Trudno się z tym stwierdzeniem nie zgodzić, analizując badania na temat wpływu onboardingu na wyniki organizacji, zwłaszcza na wysoki lub niski wskaźnik retencji.

Skuteczny onboarding a retencja pracowników 

91% pracowników postanawia zostać w organizacji dłużej, gdy otrzymuje onboardingowe wsparcie. 

Źródło: Aberdeen Group

Wysoka rotacja pracowników, czyli częste przypadki odejścia z firmy, nie tylko negatywnie wpływa na kulturę organizacyjną, ale również generuje wysokie koszty związane z wdrożeniem oraz rekrutacją nowych osób na ich miejsce. Society for Human Resource Management (SHRM) szacuje, że średni koszt zastąpienia pracownika etatowego wynosi od sześciu do dziewięciu jego miesięcznych pensji.

Dobrze przeprowadzony proces onboardingu może sprawić, że nowo zatrudnione osoby zostaną w organizacji na dłużej. Efektywny proces wdrożenia pracownika to lepsza retencja pracowników.

Co istotne, onboarding rozpoczynający się pierwszego dnia pracy to za mało! Warto zacząć stopniowo wdrażać nowego współpracownika już do momentu, w którym jego kandydatura zostanie pozytywnie rozpatrzona i obie strony podejmą decyzję o podjęciu współpracy. Ten proces to preboarding. Jest on istotnym elementem wdrożenia nowego pracownika, szczególnie w czasach pracy zdalnej. Może też mieć wpływ na decyzję, czy dana osoba w ogóle pojawi się w biurze pierwszego dnia pracy. Piszemy o nim więcej w naszym ebooku „Onboarding na nowo”.

Wpływ onboardingu na efektywność i zaangażowanie pracowników

Efektywność pracowników, którzy wzięli udział w dobrze zorganizowanym onboardingu, jest o 50% wyższa.

Źródło: SHRM

Dobrze przeprowadzony onboarding to nie tylko wyższa retencja pracowników. Jak wskazują przytoczone wyżej badania SHRM, wdrożenie ma także znaczący wpływ na efektywność zatrudnionych osób. Pozytywne doświadczenia od początku sprzyjają pozytywnemu nastawieniu i kształtują kolejne miesiące (a nawet lata) w organizacji. Wysoki poziom wsparcia ze strony firmy przekłada się na większe zaangażowanie w pracę. Z perspektywy managerów – na wzrost efektywności i produktywności. Co więcej, onboarding to także szansa, by związać nowe osoby z misją firmy, jej wizją i wartościami.

Wysokie zaangażowanie niesie za sobą z kolei kolejne pozytywy dla organizacji. I to nie byle jakie! Pozwala osiągać lepsze wyniki biznesowe, m.in. zmniejszając wskaźnik rotacji. Przyczynia się też do zmniejszenia absencji, a nawet poprawy wizerunku marki na rynku pracy.

Onboarding a pierwsze wrażenie i lojalność pracownika

Po początkowym doświadczeniu związanym z procesem onboardingu, 1 na 5 nowo zatrudnionych pracowników prawdopodobnie nie poleci pracodawcy przyjacielowi lub członkowi rodziny.

Źródło: Digitate

W onboardingu nie powinniśmy zapominać o stworzeniu dobrego pierwszego wrażenia. Jak często zdarzyło Ci czuć dysonans między wyobrażeniem na temat jakiegoś miejsca lub firmy i Twoim wrażeniem przy pierwszym kontakcie? Dokładnie to samo dzieje z kandydatami, którzy dołączają do nowej firmy, a dobry onboarding może temu zapobiec.

Pierwsze wrażenie jest kluczowe, podobnie jak w przypadku klienta. Wpływa ono bezpośrednio na poziom zaangażowania pracę, a także na to, jak pracownik będzie się o niej wypowiadać na zewnątrz. Już w procesie wdrożenia możesz wywołać efekt WOW i sprawić, by nowy pracownik szybko stał się ambasadorem Twojej marki. Za sprawą pozytywnych opinii nowych pracowników zwiększysz swoje szanse na przyciągnięcie najlepszych talentów w branży. Złe doświadczenia związane z przyjęciem do pracy powodują natomiast, że nowi pracownicy wyciągają wczesne, zwykle nieuzasadnione wnioski. Na przykład takie, że Twoja organizacja jest źle zarządzana – a to zapewne nie jest wrażenie, które chciałbyś zrobić na nowej osobie. Cierpi na tym nie tylko Twoje samopoczucie, ale i wskaźnik retencji...

Wątek efektu WOW w procesie wdrożenia pojawia się na jednym z naszych webinarów, które organizujemy w ramach Akademii Onboardingu. Warto dołączyć!

Jak na retencję pracowników wpływa stres związany z nową pracą?

Jeden na pięciu (22%) pracowników czuje się zagubiony podczas procesu onboardingu.

Źródło: Digitate

Kiedy nowi pracownicy od początku dysponują narzędziami i wszelką niezbędną wiedzą na temat danej organizacji, zasad panujących w biurze, zespołu, projektów czy swoich obowiązków, są w stanie szybko i swobodnie zacząć wykonywać swoją pracę. A to zmniejsza ryzyko zbędnego stresu, wynikającego z braku informacji na temat ważnych aspektów ich codziennej pracy. Jeśli od początku wiedzą, jakie są w stosunku do nich oczekiwania, z większym prawdopodobieństwem będą wykonywać zadania na czas i zgodnie ze standardami firmy.

Jak podnieść wskaźnik retencji pracowników w firmie?

Zgoda, są rzeczy podstawowe, takie jak bezpieczeństwo zatrudnienia, konkurencyjne wynagrodzenie, dobre warunki pracy, ogólne wysokie morale pracowników czy dobra atmosfera w firmie. Równie duży wpływ na wskaźnik retencji ma jednak doświadczenie onboardingowe. W końcu to te pierwsze tygodnie czy miesiące decydują o tym, jak pracownik widzi swoją przyszłość w danym miejscu pracy. Co zatem potrzeba w procesie wdrożenia do zatrzymania pracowników w firmie?

Co w onboardingu pomoże Ci wzmocnić retencję pracowników?

Zagospodarowany preboarding

Jak już wspomnieliśmy, preboarding to bezcenny pomost pomiędzy rekrutacją a pierwszym dniem pracy. Ma tym większe znaczenie, im dłuższy okres wypowiedzenia wiąże kandydata z poprzednim pracodawcą. Preboarding to wszystkie działania, które mają na celu utrzymanie kontaktu z już-nie-kandydatem, ale jeszcze-nie-pracownikiem. Wśród nich jest np. wysłanie wiadomości powitalnej i pierwszych informacji o firmie, kontakt ze strony managera, załatwienie kwestii formalnych czy wysłanie welcome packa.

Proces rekrutacji spójny z procesem onboardingu

Rozmowy kwalifikacyjne rządzą się swoimi prawami. Bywa, że z chwilą zatrudnienia kandydat ma w głowie wyidealizowaną wizję nowego miejsca pracy. W zderzeniu z rzeczywistością wizja ta rozpada się potem jak domek z kart. Dlatego tak ważne jest, by rekrutacja i onboarding tworzyły spójną całość i pracowały na siebie nawzajem.

Zaspokojone oczekiwania pracowników

Projektując wdrożenie, zastanów się nad potrzebami i oczekiwaniami nowych pracowników na różnych etapach procesu. Następnie postaraj się je wyprzedzać. W praktyce oznacza to na przykład zapewnienie nowo zatrudnionym materiałów FAQ z odpowiedziami na najczęściej pojawiające się w onboardingu pytania.

Przyjazne doświadczenie wdrożeniowe

Przyjazne, czyli takie, w którym wszystkie szwy są ukryte, a podkreślone zostają te elementy, które tworzą efekt WOW. W budowaniu takiego doświadczenia bardzo pomoże Ci osadzenie procesu na platformie automatyzującej onboarding i zapewniającej pracownikowi jeden wygodny interfejs, który prowadzi go przez całe wdrożenie.

Wsparcie managera i buddiego

Serca zaangażowanych pracowników zdobywa się poprzez zaopiekowane relacje. Zwłaszcza w tym, jakże trudnym, początkowym okresie pracy. To domena managera i buddiego. Powinni oni aktywnie wspierać nową osobę, odpowiadać na jej pytania i pomagać jej wejść do zespołu.

Badanie satysfakcji pracowników

Dzięki badaniom satysfakcji pracownik czuje, że ma wpływ na swoje losy w nowej pracy, że ktoś chce wysłuchać jego bolączek lub uwag. Ankiety pulse-check powinny towarzyszyć nowym pracownikom na przestrzeni całego procesu wdrożenia. Dlaczego? Bo na różnych jego etapach nowo zatrudnieni stykają się z innymi problemami, w ich głowach pojawiają się różne pytania, a w sercach odmienne emocje.

Jak mierzyć retencję pracowników?

Podobnie jak rotację, wskaźnik retencji także warto badać na różnych etapach procesu wdrożenia:

• po etapie preboardingu (czyli de facto pierwszego dnia pracy),
• po pierwszym tygodniu pracy,
• po etapie szkoleń podstawowych,
• po pierwszym miesiącu pracy,
• po pierwszym kwartale pracy (czyli po głównej fazie wdrożenia stanowiskowego),
• po sześciu miesiącach pracy (jeśli pracownik wciąż jest z nami i nigdzie się nie wybiera, możemy mówić o onboardingowym sukcesie).

Na każdym z tych etapów zatrzymanie pracowników będzie oznaczało co innego. W ten sposób będziesz w stanie lepiej zidentyfikować onboardingowe problemy i sukcesy. Zyskasz wiedzę na temat tego, co należy jak najszybciej poprawić, a co jest prawdziwym atutem Twojej firmy.