Welcome week: 7 dobrych praktyk na pierwszy tydzień onboardingu

Anna Stelmaszyk

Już pierwszy dzień w pracy bywa bardzo stresujący. A co dopiero welcome week, który wiąże się z wieloma wyzwaniami, i to dla obu stron. Jak się na nie przygotować, by obdarować nowego pracownika pozytywnymi doświadczeniami? Dzisiaj opowiemy o tym, jak powinien wyglądać pierwszy tydzień wdrożenia, by onboarding pracownika rozpocząć z efektem wow.

Dlaczego welcome week jest tak istotny?

Pierwsze dni po dołączeniu do firmy to specyficzny czas między organizacją a pracownikiem.

To moment, w którym ważą się losy Waszej wspólnej przyszłości. Według badania BambooHR 16,45% pracowników właśnie wtedy podejmuje decyzję o rozstaniu z pracodawcą.

Dla pracownika pierwszy tydzień w nowej pracy to ten czas, w którym weryfikuje obietnice z okresu rekrutacji oraz oczekiwania po preboardingu. Jeśli czuje wtedy niespójność, jest wrzucony na zbyt głęboką wodę czy nieżyczliwie przyjęty w zespole, jego początkowa ekscytacja błyskawicznie przeradza się w napięcie i frustrację. A to na pewno nie są sprzyjające warunki do nauki na dalszych etapach onboardingu. O ile pracownik da nam w ogóle szansę na dalsze wdrożenie…

Jak pracować na dobre pierwsze (i każde kolejne) wrażenie nowo zatrudnionej osoby?

Welcome week: 7 dobrych praktyk

1. Mniej znaczy więcej

Pierwszy tydzień w pracy to bardzo emocjonujący czas dla pracownika. Kiedy niepewność i stres mieszają się z ekscytacją i ciekawością, zadbaj, by to pozytywne emocje wysunęły się na pierwszy plan. Nie potęguj napięcia i dyskomfortu zbyt dużą ilością spotkań, zadań i informacji. Dozuj wiedzę stopniowo, w taki sposób, by nie przytłoczyć nowicjusza. Wprowadzaj go w świat organizacji małymi kroczkami, dając przestrzeń na uporządkowanie wszystkich informacji i zadawanie pytań.

2. Zamknij drzwi do onboardingowej kuchni

Odbiór sprzętu w dziale IT, potem wycieczki do kadr i przeprawa przez różne formularze, problemy z pierwszym logowaniem do systemów… Brzmi znajomo? No właśnie, to nic przyjemnego, szczególnie na nowym, zawodowym gruncie. Zadbaj o to, by pierwsze dni w pracy (jak i całe wdrożenie), były dla pracownika bezproblemowym, przyjemnym doświadczeniem.

Onboardingowe zaplecze zostaw dla siebie, cyfryzując jak najwięcej aktywności.

Zamawianie sprzętu, wypełnianie formularzy do działu kadr, microlearning, a nawet wspólny plan wdrożenia - to tylko kilka możliwości, które daje aplikacja onboardingowa lub inny system, który wspiera Was we wdrożeniu. Resztę po prostu dobrze zaplanuj i koordynuj. Niech pracownik poczuje, że ktoś trzyma rękę na pulsie i odetchnie z ulgą. To właśnie tworzy efekt wow!

3. Stwórz przejrzysty rozkład jazdy

Przygotuj agendę na cały welcome week, a może nawet i pierwszy miesiąc wdrożenia. Omów ją dokładnie z pracownikiem i upewnij się, że wszystkie zaplanowane działania są dla niego jasne. To obniży u niego poziom stresu i pomoże mu lepiej zorganizować sobie czas. Koniecznie udostępnij mu plan w formie online - niech ma do niego ciągły dostęp, a w razie zmian otrzymuje na bieżąco powiadomienia.

4. Zadbaj o relacje - welcome week jest do tego stworzony

Bez nich dużo trudniej będzie odnaleźć się nowicjuszowi w zespole. Zapewnij mu wsparcie buddiego, który weźmie go pod swoje skrzydła i pomoże przetrzeć szlaki w nowym miejscu pracy. Podczas welcome week jest to szczególnie ważne. Niech pracownik poczuje się zaopiekowany i mile widziany już od pierwszych dni. Oto mała ściąga, jak to zrobić.

Przedstaw zespół już w pierwszy dzień w pracy. Poświęć każdej osobie trochę więcej uwagi niż “To jest Kasia, nasz PR-owiec”. Wyjaśnij, za co konkretnie dana osoba jest odpowiedzialna i wskaż, z jakimi sprawami można się do niej zwrócić. Dodaj też jakąś informację spoza świata pracy, np. “z Kasią możesz pogadać o wszystkich najnowszych premierach serialowych, jest zawsze na bieżąco”. To przyjazny konkret, który pomoże nowej osobie zapamiętać członków załogi.
Zorganizuj nieformalne spotkanie. Wystarczy wspólny lunch lub półgodzinna kawa online, aby nowa osoba poczuła życzliwą i przyjazną atmosferę.
Dodaj pracownika do grup na firmowych komunikatorach, również tych mniej formalnych. Poznanie firmowych kuluarów to też część wdrożenia.
Zatrudniasz większą grupę pracowników jednocześnie? Stwórz im komfortową przestrzeń do wymiany wrażeń i wspierania się nawzajem. W grupie raźniej, szczególnie jeśli wszyscy są na tym samym etapie onboardingu. Wystarczy osobny kanał na Slacku lub czat w firmowym intranecie.

5. Przedstaw narzędzia

Zapewnij pracownikowi dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi i systemów od pierwszego dnia. Daj też czas i wsparcie w nauce ich obsługi. Przekaż instrukcje użytkowania (do których można wracać samodzielnie), wskaż do kogo najlepiej zwrócić się w razie problemów lub pytań (np. dział IT). I co ważne, nie wymagaj, że po tygodniu nowicjusz będzie biegły w obsłudze wszystkiego. Ważne, żeby zapoznał się z systemami i zrozumiał ich ogólną funkcję w codziennej pracy.

6. Przydziel pierwsze merytoryczne zadanie

To ma być pierwszy krok do budowania poczucia satysfakcji nowo zatrudnionej osoby. Przydziel jej zadanie, które będzie działać na jej morale, ale jednocześnie jej nie przytłoczy. Zadanie powinno być merytoryczne i konkretne, aby nowicjusz czuł, że już w pierwszych dniach wykonuje istotną pracę. Powinien móc je bez problemu zakończyć w ciągu tygodnia, ale jednocześnie mieć poczucie, że nie została mu zlecona błaha rzecz.

7. Odpowiadaj i… pytaj

Dbaj o swoją dostępność dla pracownika. Stwórz przestrzeń do otwartej komunikacji i zapewnij mu poczucie, że może liczyć na wsparcie w razie wątpliwości. Wyjdź z inicjatywą i zaplanuj spotkania 1:1 z managerem lub inną osobą, z którą nowa osoba będzie na co dzień współpracować. Dodatkowo, zachęcamy do cyklicznego badania satysfakcji pracownika. Sprawdź jego samopoczucie po preboardingu i welcome day w pracy, a następnie po pierwszym tygodniu. Kiedy trudniej powiedzieć przełożonemu coś wprost, anonimowa ankieta satysfakcji pracownika w formie online będzie bardziej komfortowym miejscem, by podzielić się swoimi wątpliwościami.