Jak przekonać zarząd do inwestycji w onboarding? 5 mierników biznesowych [Excel do pobrania]

Wiele firm i zarządów traktuje onboarding jak „miękki temat” - z pogranicza HR-u, komunikacji i employer brandingu. Jest kojarzony bardziej z miłą atmosferą, prezentem powitalnym i checklistą niż z czymkolwiek, co realnie wpływa na wynik finansowy firmy. Tymczasem to jedno z największych nieporozumień we współczesnym zarządzaniu ludźmi.

W rzeczywistości onboarding to jeden z najbardziej policzalnych procesów w całym HR-ze. Od jego jakości zależy nie tylko to, jak nowy pracownik odnajdzie się w organizacji, ale również czy zostanie w firmie, jak szybko osiągnie produktywność, jak wpłynie na doświadczenie klienta i jaki rezultat dowiezie jego zespół. Odpowiednio zaprojektowany onboarding to nie koszt. To dźwignia biznesowa, która - podobnie jak dobrze prowadzony projekt sprzedażowy - może przynieść konkretne zyski.

Co więcej, onboarding wpływa bezpośrednio na te wskaźniki, które zarząd zna i śledzi: rotację, sprzedaż, NPS, efektywność operacyjną. W Gamfi od lat obserwujemy, jak firmy, które dopiero planowały usprawnienie onboardingu, były w stanie przedstawić zarządowi konkretną argumentację opartą na liczbach - i właśnie te dane pomogły przekonać decydentów do pierwszej inwestycji w uporządkowany proces wdrożenia.

W tym artykule podpowiadamy, jak przekonać zarząd do inwestycji w onboarding. Zebraliśmy 5 najmocniejszych argumentów za tym, że onboarding się opłaca - każdy z nich możesz policzyć, przełożyć na liczby w Excelu i wykorzystać w rozmowie z decyzyjnymi osobami w Twojej firmie.

Na końcu tekstu udostępniamy dla ułatwienia gotowy plik Excel z symulacją wyliczeń, który ułatwi Ci przejście tego procesu w Twojej firmie. Kliknij, aby przejść od razu do pobrania pliku →

‍

1. Koszty rotacji - ile naprawdę kosztuje odejście nowego pracownika?

W wielu firmach rotacja pracowników jest traktowana jak „koszt wpisany w model biznesowy”. Zmieniają się ludzie, zmieniają się zespoły - trudno. Ale to nie do końca prawda, szczególnie gdy mówimy o rotacji w pierwszych miesiącach zatrudnienia.

Bo wtedy firma nie tylko traci człowieka - traci inwestycję, której jeszcze nie zdążyła odzyskać. A ta strata jest dużo większa niż się wydaje. Zmierzenie rotacji to jedno, przeliczenie jej na pieniądze to drugie.

Dlaczego to ważne z punktu widzenia zarządu?

Wiele firm bardzo ostrożnie szacuje koszt utraty nowego pracownika jako dwu- lub trzykrotność jego wynagrodzenia. Kilka lat temu wspólnie z naszymi klientami zrobiliśmy szczegółowe ćwiczenie: zliczyliśmy wszystkie elementy, które składają się na proces zatrudnienia i wprowadzenia do organizacji nowego pracownika, a następnie oszacowaliśmy średni ich koszt. To doprowadziło nas do wniosku, że utrata nowo zatrudnionego pracownika w ciągu pierwszych miesięcy może kosztować firmę nawet 7-krotność jego miesięcznego wynagrodzenia.

Dlaczego aż tyle?

W koszcie wczesnej rotacji mieszczą się:

• koszty rekrutacji i onboardingu (dział HR, ogłoszenia, czas menedżera),
• czas, w którym stanowisko jest nieobsadzone (utrata produktywności),
• czas na wdrożenie nowej osoby,
• demotywacja zespołu i przerwane relacje, które wpływają na tymczasowe obniżenie efektywności zespołu,
• dodatkowe błędy operacyjne wynikające z niedoświadczonego pracownika.

Jeśli takich odejść jest kilkadziesiąt rocznie, suma robi się bolesna dla firmowego rachunku zysków i strat.

Jak to policzyć?

Posłużmy się przykładem fikcyjnej firmy XYZ, która zatrudnia 200 osób rocznie, z czego 20% (czyli 40 osób) odchodzi w ciągu pierwszych 6 miesięcy swojego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Załóżmy, że średnie miesięczne wynagrodzenie brutto to 5000 zł.

Koszt odejścia jednego pracownika: 7 x 5000 zł = 35 000 zł

Całkowity roczny koszt rotacji: 40 odejść x 35 000 zł = 1 400 000 zł strat rocznie

Jeśli dzięki lepszemu onboardingowi uda się zredukować rotację o 5 punktów procentowych (czyli z 20% do 15%), mówimy o:

• 10 odejściach mniej
• 10 x 35 000 zł = 350 000 zł oszczędności rocznie

I to tylko jedna zmienna - nie liczymy tu kosztu utraconej wiedzy, opóźnionych projektów, frustracji zespołu ani wpływu na wizerunek firmy jako pracodawcy.

‍

2. Czas do pełnej produktywności - onboarding skraca „okres niezarabiania”

Nowy pracownik, nawet jeśli ma świetne CV i energię do działania, nie przynosi firmie pełnej wartości od pierwszego dnia. Przez pierwsze tygodnie uczy się, obserwuje, testuje - a to oznacza jedno: firma ponosi koszty jego zatrudnienia, zanim zacznie on „zarabiać na siebie”.

Dlaczego to ważne z punktu widzenia zarządu?

Czas do pełnej produktywności (tzw. time to performance) to kluczowy wskaźnik efektywności onboardingu. Im szybciej nowa osoba osiąga sprawność operacyjną, tym szybciej inwestycja w jej zatrudnienie zaczyna się zwracać. Dobrze zaprojektowany onboarding ten czas skraca - często o kilka tygodni. A w firmach, gdzie zatrudnia się dziesiątki lub setki osób rocznie, to realna przewaga biznesowa.

Zarząd nie musi wierzyć nam „na słowo”. Wystarczy zaprosić go do przeliczenia tego efektu.

Jak to policzyć?

Wróćmy do przykładu naszej fikcyjnej firmy XYZ, która zatrudnia rocznie 200 nowych pracowników.

• Pracownik docelowo powinien generować przychód w wysokości 10 000 zł miesięcznie (np. jako sprzedawca, handlowiec, konsultant).
• W „klasycznym” onboardingu potrzebuje 90 dni, by osiągnąć pełną produktywność.
• Po usprawnieniu onboardingu ten czas skraca się do 60 dni.

To oznacza, że 30 dni wcześniej zaczyna w pełni kontrybuować do wyniku firmy.

Dla jednego pracownika daje to 1 miesiąc x 10 000 zł = 10 000 zł przyspieszonego przychodu.

Dla 200 pracowników rocznie 200 x 10 000 zł = 2 000 000 zł rocznie (!) potencjalnego przychodu.

Oczywiście to model uproszczony - nie każdy pracownik generuje bezpośredni przychód, a inni osiągają go stopniowo i dojście do 100% zajmuje im więcej czasu. Ale nawet uwzględniając te zastrzeżenia, korzyść jest jasna: szybsze wdrożenie = szybszy zwrot z inwestycji w nowego człowieka.

‍

3. Oszczędność czasu menedżerów - automatyzacja to mniejsze obciążenie

W większości organizacji menedżerowie liniowi są jednocześnie wdrożeniowcami, coachami, opiekunami, a czasem też… zespołem IT. Gdy onboarding nowego pracownika opiera się na rozmowach „z doskoku”, mailach i plikach Excel, to oni muszą to wszystko ogarniać.

I choć nikt nie liczy tego czasu w budżecie, to on realnie kosztuje. A jego strata nie boli tylko HR, lecz przede wszystkim wynik biznesowy.

Dlaczego to ważne z punktu widzenia zarządu?

Czas menedżera to zasób strategiczny. To od jego dostępności zależy jakość wdrożenia, motywacja zespołu i tempo realizacji celów operacyjnych. Każda godzina, którą może poświęcić na zarządzanie, zamiast odtwarzanie procesów, to wartość dla firmy.

Wdrożenie platformy onboardingowej automatyzuje powtarzalne czynności: przypomnienia, check-listy, feedbacki, zadania „na start”. To nie tylko wygoda - to realna oszczędność zasobu, który ma swoją cenę.

Jak to policzyć?

Załóżmy, że w firmie XYZ każdy onboarding pochłania ok. 10 godzin pracy menedżera lub pracownika HR (rozmowy, przygotowania, pilnowanie zadań, mailowanie, przypominanie, sprawdzanie checklist). Wdrożenie platformy onboardingowej skraca ten czas nawet do 50%.

Jeśli firma zatrudnia rocznie 200 osób, oszczędność wygląda tak:

• 200 procesów onboardingu x 5 zaoszczędzonych godzin = 1000 godzin rocznie
• Jeśli przyjmiemy średni koszt godziny pracy menedżera = 150 zł
• 1000 x 150 zł = 150 000 zł rocznej oszczędności
  

A to tylko jedna pozycja w Excelu. Nie liczymy tu „kosztu zmęczenia materiału”, błędów wynikających z niedopilnowania czy chaosu w dokumentacji.

‍

4. Wpływ na sprzedaż i konwersję - onboarding jako dźwignia przychodów

Często zapominamy, że onboarding to nie tylko proces HR-owy - to pierwszy etap wdrażania się do sprzedaży, zwłaszcza w firmach, gdzie nowi pracownicy szybko wchodzą w kontakt z klientem. Dobrze zaprojektowane wdrożenie przekłada się nie tylko na wiedzę produktową, ale też na pewność siebie, styl obsługi i umiejętność prowadzenia rozmowy sprzedażowej.

Innymi słowy: onboarding wpływa na konwersję. A konwersja to twardy pieniądz.

Dlaczego to ważne z punktu widzenia zarządu?

W sektorach takich jak retail, usługi czy e-commerce nawet niewielki wzrost konwersji potrafi przynieść ogromne przychody. Dobrze wdrożony pracownik szybciej rozumie potrzeby klientów i skuteczniej zamyka transakcje.

Jak to policzyć?

Załóżmy, że firma XYZ notuje miesięcznie w jednym sklepie średnio 2000 transakcji na średnią kwotę 250zł, a konwersja wynosi 20% (czyli 1 na 5 klientów odwiedzających sklep dokonuje zakupu).

Zakładamy, że po wdrożeniu skutecznego onboardingu konwersja wzrasta o 1 p.p. - do 21%. Co to oznacza?

• Na każde 10 000 odwiedzających sklep klientów firma notuje 100 dodatkowych transakcji (2000 transakcji rośnie do 2100).
• 1 punkt procentowy wzrostu konwersji oznacza dodatkowe 25 000 zł miesięcznie.
• Rocznie: 25 000 zł x 12 miesięcy = 300 000 zł dodatkowego przychodu z jednego sklepu

Jeśli firma ma 10 lokalizacji, skala efektu rośnie do 3 000 000 zł rocznie.

Aby nie "przestrzelić", można też zrobić bardziej konserwatywną estymację. Zakłada ona, że:

• tylko część klientów dokonuje pełnowartościowego zakupu, a część to drobne transakcje lub niskie koszyki,
• nie wszystkie dodatkowe transakcje generują wartość 1:1,
• mogą wystąpić czynniki losowe (np. sezony, zwroty, rabaty).
  

Dlatego zamiast pokazywać pełny potencjał (25 000 zł przychodu miesięcznie), można założyć tylko 20% tej wartości jako efekt onboardingowy:

25 000 zł x 0,2 = 5 000 zł miesięcznie

W skali roku (x12) i w przeliczeniu na 10 lokalizacji (x10) daje to i tak ogromną wartość 600 000 zł rocznie. To bezpieczna, wiarygodna liczba, którą można pokazać zarządowi bez ryzyka przeszacowania — szczególnie jeśli onboarding dopiero ma zostać wdrożony.

‍

5. Wpływ na NPS i lojalność klientów - onboarding to lepsze doświadczenie

Wiele firm inwestuje ogromne budżety w badania satysfakcji klientów, kampanie lojalnościowe czy działania CX. Tymczasem często pomijaną, a bardzo skuteczną dźwignią NPS jest… dobrze przeprowadzony onboarding pracowników pierwszej linii.

Bo jeśli nowy pracownik nie czuje się pewnie, nie rozumie zasad obsługi lub nie zna standardów firmy, nie będzie w stanie zapewnić klientowi dobrego doświadczenia. A to od niego zależy, czy klient wróci.

Dlaczego to ważne z punktu widzenia zarządu?

Net Promoter Score (NPS) to wskaźnik, który zarządy rozumieją i śledzą. Im wyższy NPS, tym większa lojalność klientów, większa skłonność do ponownych zakupów i wyższa wartość koszyka.

Onboarding to pierwszy moment, w którym firma może „zaszczepić” nowym pracownikom standard obsługi klienta. Zamiast zostawiać ich z tym tematem „na później”, skuteczny onboarding sprawia, że już od pierwszych dni wiedzą:

• jak rozmawiać z klientem,
• jak rozwiązywać problemy,
• co oznacza „jakość obsługi” w tej konkretnej firmie.
  

To daje szybki efekt – i da się go zmierzyć.

Jak to policzyć?

Wróćmy do naszej firmy XYZ, która regularnie mierzy NPS klientów.

Załóżmy, że przed wdrożeniem uporządkowanego onboardingu NPS wynosił 68 punktów, a po jego wdrożeniu wzrósł do 75 — czyli o 7 punktów procentowych.

Co to oznacza?

• Według badnia przeprowadzonego przez London School of Economics, wzrost NPS o 7 p.p. przekłada się na 1% wzrost całkowitego przychodu.
• Firma XYZ generuje roczny przychód na poziomie 6 mln zł.
• 1% z tej kwoty = 60 000 zł dodatkowego przychodu rocznie.
  

I to bez zwiększania budżetu marketingowego, przy tej samej liczbie klientów — po prostu dzięki lepszej jakości obsługi realizowanej przez lepiej wdrożony zespół. Ale to nie koniec! 

Wysoki NPS to nie tylko większe przychody, ale też niższe koszty utrzymania klientów. Pozyskanie nowego klienta może być nawet 5 do 25 razy droższe niż zatrzymanie obecnego. Dlatego warto dbać o jakość doświadczenia klienta już od pierwszego kontaktu - a ten kontakt często budują właśnie nowi pracownicy. Jeśli onboarding pomoże im szybciej i lepiej odnaleźć się w swojej roli, wpłynie to bezpośrednio na satysfakcję klientów i ich lojalność wobec marki.

Argumentacja dla właścicieli biznesowych: podsumowanie

Jak pokazują powyższe przykłady, onboarding to nie miękki temat, ten z gatunku "nice to have". To realna inwestycja, która wpływa na sprzedaż, lojalność klientów, efektywność menedżerów i - co najważniejsze - ogranicza koszty wynikające z rotacji. Dobrze zaprojektowany proces wdrożenia to jedno z najskuteczniejszych narzędzi HR, które może przynieść wymierne zyski już w pierwszym roku działania.

Jeśli chcesz sprawdzić, ile Twoja firma może zyskać na lepszym onboardingu, pobierz gotową symulację w pliku Excel przygotowaną na bazie firmy opisanej w tym artykule. Na jej podstawie w prosty sposób opracujesz wyliczenia dotyczące Twojej organizacji i zyskasz gotową argumentacją dla zarządu.

‍

W razie potrzeby dodatkowych, pogłębionych informacji, wiesz, gdzie nasz szukać. Wystarczy, że umówisz z nami spotkanie poprzez ten link →

‍