Jak przeprowadzić zdalny onboarding? 12 dobrych praktyk

Zdalny onboarding? Jeszcze rok temu hasło to brzmiało egzotycznie i “nerdowsko” - i dotyczyło niewielkiego odsetka firm. Dziś wdrożenie nowego pracownika, które toczy się całkowicie on-line, to codzienność większości organizacji. Jak zrobić to dobrze - dla firmy i dla pracownika?

Zanim przejdziemy do tytułowych dobrych praktyk, zacznijmy od garści statystyk. Z punktu widzenia organizacji onboarding jest kluczowym biznesowo procesem. Wpływa nie tylko na poziom zaangażowania pracownika, ale także na jego efektywność, codzienną wydajność i lojalność wobec organizacji.

• Według raportu “The True Cost of a Bad Hire” opracowanego przez firmę Brandon Hall Group, dobrze przeprowadzony proces onboardingowy może poprawić współczynnik retencji w zespole aż o 82%. 
• Co więcej, proces ten pozytywnie wpływa także na wydajność pracowników, zwiększając ją nawet do 70%. 
• Jak donosi SHRM, 69% pracowników chętniej zostaje w firmie przez 3 lata, jeśli doświadczyli świetnego onboardingu (i 58% po 3 latach). 
• Utrata pracownika po prostu się nie opłaca! Koszt utraty nowo pozyskanego kandydata to nawet trzykrotność jego wynagrodzenia.
  

Jak zaprojektować onboarding toczący się w 100% online, aby był wyjątkowym doświadczeniem dla wszystkich biorących w nim udział stron?

1. Zacznij onboarding przed pierwszym dniem pracy

To punkt aktualny zawsze, ale w dobie pracy zdalnej szczególnie. Wyobraź sobie, że Ty i kandydat podejmujecie wspólną decyzję o jego dołączeniu do firmy. Do pierwszego dnia pracy zostało… 1,5 miesiąca. Nie możesz pozwolić na utratę kontaktu z kandydatem na tak długi czas.

Ten dziwny czas między już-nie-jestem-kandydatem i jeszcze-nie-jestem-pracownikiem to doskonały czas na preboarding. Możesz stopniowo wprowadzać pracownika w specyfikę organizacji, zapoznawać z wewnętrznymi procesami i budować jego lojalność oraz zaangażowanie.

Jak? Na przykład udostępniając mu platformę, w której krok po kroku, w swoim tempie, zapozna się kluczowymi informacjami (np. przechodząc przez niewielkie szkolenia oparte o micro-learning), poczuje klimat firmy (np. oglądając firmowe video i poznając treści tworzone przez pracowników), a nawet sprawdzi swoją wiedzę (np. wypełniając angażujący quiz). 

Nie dysponujesz platformą? Wysyłaj do pracownika cykliczne, krótkie maile (najlepiej jeden mail = jedna informacja). Dziel się w nich firmowymi handbookami, serią powitalnych video czy prostych instrukcji. Nie przesadź tylko z liczbą maili!

Pamiętaj, że zapoznanie się z informacjami zależy wyłącznie od dobrej woli kandydata - materiały powinny więc być maksymalnie zachęcające i angażujące. Nasi klienci, którzy korzystają z grywalizacji w onboardingu, nagradzają każdą aktywność w procesie preboardingu punktami. Pracownik - już po dołączeniu do organizacji - może je wymienić na nagrody i benefity.

2. Prześlij sprzęt firmowy. Z wyprzedzeniem i z hasłami

Zanim wdrożysz pracownika w nowe zasady i zapoznasz z kulturą organizacyjną firmy, zapewnij mu odpowiednich warunków do pracy w postaci sprzętu, niezbędnego do wykonywania obowiązków zawodowych. Postaraj się, aby przesyłka dotarła do niego co najmniej na tydzień przed datą oficjalnego rozpoczęcia Waszej współpracy. Dzięki temu od samego początku będzie mógł bez żadnych trudności technicznych skupić się na procesie wdrożenia. 

3. Zadbaj o pakiet powitalny

Jednym z głównych powodów, dla których świeżo zatrudnieni pracownicy szybko zaczynają rozglądać się za nowymi możliwościami zawodowymi jest brak poczucia przynależności do firmy. W ostatnich miesiącach ten problem dodatkowo się pogłębia. Trudno przecież poczuć się częścią firmowej społeczności bez bezpośredniego kontaktu z pracownikami i obecności w firmowej przestrzeni. 

Gestem, który pomoże budować poczucie przynależności, jest wysłanie do domu pracownika paczki powitalnej z gadżetami firmowymi. Mogą to być firmowe notesy, koszulki czy kubki. Ale możesz też pójść o krok dalej, dołączając prezenty dopasowane do zainteresowań nowego pracownika. Jeśli nowa osoba wpisała w CV, że jest miłośnikiem kawy, na pewno ucieszy się, jeśli w paczce znajdzie także opakowanie aromatycznych ziaren Arabica.

Aby pracownik od początku czuł ważną częścią Waszego zespołu, w paczce warto umieścić także spersonalizowany list od dyrektora generalnego lub bezpośredniego przełożonego z gratulacjami oraz powitaniem w nowej firmie. Mała rzecz, a cieszy.

4. Nadaj strukturę procesowi - długofalowo!

Dobry plan to połowa sukcesu! Zawczasu stwórz uniwersalny szablon, który posłuży Ci jako wzór onboardingu nowych osób. Dostosuj go do różnych stanowisk i działów. 

Zacznij od prostej check-listy. W jej skład powinny wejść zadania, które trzeba wykonać przed dniem zero (w czasie wspomnianego wyżej preboardingu) oraz działania obejmujące pierwszy dzień, tydzień i miesiąc pracy oraz lista kontrolna na zakończenie okresu próbnego.

To istotne, aby plan działania wykraczał poza pierwsze tygodnie w organizacji i zawierał kluczowe kroki milowe aż do osiągnięcia pełnej efektywności pracownika (co następuje zwykle 6-9 miesięcy od chwili zatrudnienia).

Czas wdrożyć plan w życie. Zawczasu wrzuć do kalendarzy (nowego pracownika, jego szefa, jego zespołu, swojego) odpowiednie spotkania; uprzedź też kandydata o przebiegu całego procesu. Jeśli korzystasz z narzędzia on-line do onboardingu, dobrym pomysłem jest skonfigurowanie go w postaci następujących po sobie faz - tak, by pracownik zyskiwał dostęp do treści z kolejnych etapów dopiero po ukończeniu poprzedniego.

5. Opiekun, mentor, buddy… wskaż pomocną dłoń

Istotnym elementem onboardingu jest także wyznaczenie tzw. buddy’ego, czyli osoby zapoznającej nowego pracownika z regułami panującymi w firmie. Może to być ktoś starszy stażem albo kolega o zapędach szkoleniowca. Do zadań opiekuna należy m.in. przestawianie nieformalnych zwyczajów panujących w firmie, bieżące odpowiadanie na pytania i rozwiewanie wątpliwości (a takie zawsze się pojawiają). 

Wsparcie buddy’ego jest niezwykle ważne zwłaszcza w kontekście działań online, kiedy brakuje bezpośredniego kontaktu z innymi pracownikami. Przygotuj osoby pełniące role opiekunów nowych pracowników do proaktywnego podejścia. To ważne, aby nie tylko służyły odpowiedzią na pytania, ale też proaktywnie “oprowadzały” po firmie - chociażby w cyklu krótkich wirtualnych spotkań przy kawie ze zdefiniowanymi tematami (zwyczaje firmy, zwyczaje zespołu, zasady świętowania, organizacja spotkań on-line itp.).

6. Wyznacz zadania dla menedżera 

Jednym z etapów wdrożenia jest onboarding stanowiskowy - przekazanie nowemu pracownikowi szczegółowych informacji dotyczących jego obowiązków i specyfiki pracy w jego roli. Jest to zwykle zadanie bezpośredniego przełożonego lub szefa zespołu. 

Onboarding stanowiskowy obejmuje m.in. zapoznanie z zasadami funkcjonowania zespołu (cykliczne spotkania, zespołowe procesy i rytuały), przegląd trwających projektów, omówienie obowiązków przypisanych do stanowiska, wdrożenie w proces definiowania i rozliczania celów indywidualnych i zespołowych. Z racji zdalnej specyfiki pracy warto także już na tym etapie ustalić z menedżerem przebieg jego regularnych spotkań z pracownikiem - także tych nieformalnych, będących odpowiednikiem spontanicznych pogawędek przy ekspresie do kawy.

Sporo tego! Proces wdrożenia stanowiskowego ułatwi przygotowanie listy zadań ze wskazaniem terminów i głównych założeń każdego kroku.

7. Zapoznaj z zespołem - z frajdą dla obu stron!

“Cześć, poznajcie Olę, od dziś będzie się zajmowała obsługą naszych klientów. Ola ma dla nas ciasteczka. Niech każdy powie dwa zdania o sobie” - tak zwykle wygląda pierwszy kontakt nowego pracownika z zespołem. W rzeczywistości zdalnej, bez ciasteczek i uścisków dłoni, wejście pracownika do zespołu może się przerodzić w krępującą telekonferencję, w czasie której pracownicy wiją się w bólach, żeby tylko nie powiedzieć czegoś niezręcznego o sobie. 

A gdyby tak całkowicie odwrócić ten proces, by dawał autentyczną frajdę obu stronom? Możesz zlecić zespołowi zadanie przedstawienia się w nietypowy sposób w czasie trzech półgodzinnych spotkań. Na jednym z nich współpracownicy mogą opowiadać na przykład o najlepszych wspólnych momentach albo opowiedzieć historię zespołu bazując na zgromadzonych wcześniej zdjęciach. Stwórz z tego misję z nagrodą dostępną dla wszystkich członków zespołu po jej wykonaniu. Satysfakcja gwarantowana! 

8. Blenduj różne formy przekazywania wiedzy 

W procesie onboardingu, który toczy się całkowicie on-line, łatwo niechcący przesadzić zasypując kandydata zbyt dużą ilością materiałów. Praca zdalna minimalizuje kontakty bezpośrednie - ich brak staramy się nadrobić dodatkowymi materiałami, instrukcjami, handbookami czy spontanicznymi mailami z “dodatkowym info”. 

Postaw na różnorodne formaty przekazywania wiedzy – “blenduj” wiedzę! Blended learning to mieszana metoda kształcenia, łącząca bezpośredni kontakt z prowadzącym z aktywnościami online (webinarami, rozmowami 1:1, quizami itp.). Instruktaże, procedury, „pigułki wiedzy” nie muszą być przedstawione w formie suchych dokumentów. Można stworzyć z nich atrakcyjne grafiki, podcasty, materiały video. Dodaj do tego treści tworzone przez współpracowników, testy wiedzy oraz ankiety badające ocenę procesu – i mamy zdrowy, lekkostrawny miks!

9. Stwórz klimat, zabierz na kawę 

Wirtualna kawa z losowo wybranym członkiem zespołu? Czemu nie, szczególnie gdy tzw. „conversation starters” pomagają przełamać lody i rozpocząć rozmowę. Z pomocą w zautomatyzowaniu spontanicznych spotkań przychodzi aplikacja Donut działająca na Slacku.

Donut (czyli pączek) paruje pracowników na krótkie spotkania i dzięki temu daje okazję im się poznać. Jest to szczególnie pomocne w zdalnej rzeczywistości, kiedy nie mamy okazji porozmawiać „przy okazji”. Skuteczność "pączków" potwierdzam osobiście! W zespole Gamfi korzystamy z Donuta prawie od roku. Te krótkie spotkania w losowych konfiguracjach to świetna okazja do integracji i poznania współpracowników z innej perspektywy.

10. Badaj opinię pracownika po każdym etapie 

O mierzeniu doświadczeń kandydatów powiedziano już wiele. Proces monitorowania satysfakcji możesz przenieść też na wdrożenie i dopasować go do etapów całego procesu. Doświadczenia nowo zatrudnionej osoby zmieniają się w czasie - po pierwszym tygodniu mogą być zupełnie inne niż po miesiącu. Jeśli z kolei zapytamy o ocenę całego procesu już po jego zakończeniu, mogą umknąć nam istotne i warte poprawy szczegóły.

Zdefiniuj w procesie wdrożenia najważniejsze check-pointy - np. po tygodniu, miesiącu i trzech miesiącach. Po każdym z nich zapraszaj nowego członka zespołu do krótkiej ankiety. Może się ona składać np. z oceny NPS oraz dwóch pytań jakościowych dotyczących najmocniejszych i najsłabszych stron dotychczasowego procesu.

Zagregowane wyniki badań ułatwią zdiagnozowanie ewentualnych problemów i przyzwyczają nowych pracowników do zabierania głosu w ważnych dla nich sprawach.

11. Podpowiedz, jak pochwalić się nową pracą w social media 

Częstą praktyką w pierwszym tygodniu pracy jest pochwalenie się nowym pracodawcą na LinkedIn. Jak to zrobić? Co mogę napisać o nowej firmie? Jak opisać proces rekrutacyjny, który przeszłam z sukcesem? Czy mogę otagować we wpisie moich nowych współpracowników? Czy nikt nie będzie miał nic przeciwko? Takie pytania mogą pojawić się w głowie pracownika, który chce się pochwalić zmianą, ale nie wie jeszcze, jakie zasady obowiązują u nowego pracodawcy.

Warto wyprzedzić te wątpliwości. Uwzględnij w procesie wdrożenia krótki poradnik dotyczący komunikowania zmiany pracy w social media. Możesz w nim np. zachęcić do wykorzystania firmowego hashtaga i zarysować podstawowe zasady firmowego programu employee advocacy. O tym, dlaczego warto i jak go stworzyć, pisze tutaj Maja Gojtowska.

12. Wzmacniaj efekt grywalizacją

Zadbaj o efektywność całego procesu - na przykład przenosząc go w całości do platformy grywalizacyjnej! Grywalizacja pozwala przełożyć cały proces wdrożenia pracownika na atrakcyjną narrację w platformie on-line. Przeprowadzamy pracownika przez serię zadań i mikroszkoleń podzielonych na etapy, w trakcie których poznaje on historię firmy, jej produkty i usługi, strukturę i kluczowe procesy. A nawet przechodzi podstawowe szkolenia! W jednej platformie możesz agregować wszystkie elementy procesu: od bazy wiedzy przez procesowanie formularzy i wyzwania zespołowe aż po badania satysfakcji. 

Wdrożenie trwa zaledwie kilka tygodni. Raz zaprojektowany w platformie grywalizacyjnej proces onboardingu można dowolnie skalować, udostępniając go jednemu, dziesiątkom czy setkom nowych pracowników. Procesem można też objąć kandydatów już zaofertowanych, ale jeszcze nie zatrudnionych, tworząc dla nich angażujący preboarding, który zbuduje ich więź z firmą i zminimalizuje ryzyko przejęcia kandydata przez inną organizację.

***

Mam nadzieję, że powyższe zestawienie pomoże Ci zaprojektować skuteczny proces zdalnego wdrożenia nowych pracowników.