Koszt wdrożenia pracownika wynosi 7 średnich pensji? [analiza]

Anita Wojtaś-Jakubowska

Zatrudniony kandydat potrzebuje minimum 3 miesięcy, żeby wdrożyć się do pracy i zacząć przynosić firmie zysk. Okres próbny jest dla pracodawcy kosztem i to niemałym, kilka razy wyższym niż koszt rekrutacji. Wyliczyliśmy, że wynosi nawet 7-krotność przeciętnego wynagrodzenia, czyli ponad 40 tys. zł. W przypadku zatrudnienia 100 nowych pracowników w ciągu roku daje to zawrotną sumę aż 4 mln zł. Ta kwota może być o 15% niższa, jeśli zaoszczędzimy czas pracy menedżerów i działów HR, a rotacja nowych pracowników o połowę mniejsza dzięki usprawnieniu procesu wdrożenia.

Kiedy firma, która rocznie zatrudnia 100 nowych pracowników, nieefektywnie wydaje kilkadziesiąt tysięcy złotych, może to nie robić wrażenia. Ale jeśli kwoty te idą w miliony złotych, każdej osobie odpowiedzialnej za zarządzanie biznesem powinna zapalić się pomarańczowa lampka. Onboarding pracownika jest procesem obejmującym wiele funkcji organizacji i angażującym wiele różnych ról. W odróżnieniu od rekrutacji, gdzie czarno na białym widać, za co płaci pracodawca – za ogłoszenie o pracę, program ATS, koszt poleceń czy wynagrodzenie rekrutera – w przypadku wdrożenia pracownika znaczna część kosztów nie jest tak oczywista. Sprzęt, szkolenia, badania to tylko ich wycinek.

Prawie połowę kosztu onboardingu stanowią koszty ludzkie – godziny pracy zaangażowanych w proces zespołów HR, kadr, menedżerów i członków zespołu. Mało pracodawców jest świadomych tego, ile taka inwestycja w nowego pracownika kosztuje i że może być „tańsza” bez utraty efektywności całego procesu.

Koszt wdrożenia pracownika to nawet jego 7 pensji

Z wyliczeń firmy Gamfi wynika, że całkowity koszt 3-miesięcznego wdrożenia pracownika zarabiającego średnią krajową wynosi 40395 zł. Na tę sumę składają się takie pozycje jak konieczny sprzęt do pracy, szkolenia, badania lekarskie, wynagrodzenia osób zaangażowanych w proces onboardingu czy wynagrodzenie nowego pracownika (który w czasie swojego okresu próbnego pobiera pensję, ale nie jest jeszcze efektywny na swoim stanowisku).

Tym samym przygotowanie nowego członka zespołu do pełnienia jego obowiązków kosztuje firmę niemal 7-krotność przeciętnego wynagrodzenia w Polsce i jest aż 7 razy droższe niż proces rekrutacji (wyliczenie Gamfi – 5787 zł). Organizacja, która rocznie zatrudnia 100 nowych pracowników, musi się liczyć z kosztami wdrożenia wynoszącymi ok. 4 mln zł.

W przypadku firm zatrudniających pracowników droższych, np. programistów, koszty wdrożenia są kilkukrotnie wyższe i sięgają kilkunastu milionów złotych.

Sprawny onboarding: mniej pracy, mniejsza rotacja

38% kosztów procesu wdrożenia stanowią koszty ludzkie. To w sumie setki godzin pracy zaangażowanych zespołów HR, kadr i menedżerów. Aplikacja Gamfi Onboarding pozwala zaoszczędzić aż 40% tego czasu, co przekłada się na zmniejszenie kosztu całego procesu o 15%. To oznacza, że firma, która zatrudnia 100 pracowników w skali roku może zmniejszyć koszty ich wdrożenia nawet o 615 tys. złotych.

Automatyzacja procesu wdrożenia pozwala uwolnić prawie połowę czasu pracy menedżerów. Zamiast poświęcać go na wprowadzanie pracownika w nowe obowiązki i zapoznawanie go z kulturą organizacji, mogą przeznaczyć go na zarabianie marży dla firmy i zwiększanie jej przychodów. W efekcie nie tylko zmniejszamy koszty onboardingu, ale zwiększamy zyski.

To nie wszystko. Dostępne badania rynkowe pokazują, że rotacja nowo zatrudnionych osób w wyniku złego onboardingu sięga nawet 20% w pierwszych 45 dniach zatrudnienia. Usprawnienie procesu wdrożenia może ten wskaźnik zmniejszyć nawet o połowę. A to istotne w kontekście bieżącej sytuacji na polskim rynku pracy, która wyróżnia się na tle innych krajów. Z danych Eurostatu wynika, że we wrześniu 2021 roku stopa bezrobocia w naszym kraju wyniosła zaledwie 3,4% i była jedną z niższych w UE (niższy wskaźnik odnotowano jedynie na Malcie, w Czechach i w Niderlandach).

Dodatkowo, z danych GUS wynika, że tylko we wrześniu br. pracodawcy zgłosili do urzędów pracy 121,9 tys. wolnych miejsc pracy. To o 9,4% więcej niż rok wcześniej. To oznacza, że walka o pracowników będzie coraz zacieklejsza, a ich utrzymanie stanie się bardziej kluczowe.