Nowość w Gamfi Onboarding: personalizowane role

Onboarding nowych pracowników stał się w ostatnich latach bodaj najgorętszym obszarem branży HR. Problem w tym, że wciąż w wielu polskich organizacjach jego rola jest niedoceniana, a nawet gdy osoby odpowiedzialne za zarządzanie zasobami ludzkimi starają się wdrożyć niezbędne procedury, w praktyce nie spełniają one swojej funkcji. W wielu firmach sam dział personalny nie jest monolitem, a przecież onboarding wymaga synergii będącej udziałem większej liczby zaangażowanych. Skuteczność tego procesu zależy od prawidłowego wypełnienia personalizowanych ról. W dodatku wspomniane personalizowane role powinny być prawidłowo rozumiane. Na współczesnym rynku pracy nie można pozwolić sobie na niedociągnięcia w tym zakresie, ponieważ nowi pracownicy szybko stwierdzą, że nie są traktowani poważnie nie tylko przez dział kadr, ale również przez swojego przełożonego i pozostałych członków zespołu. Mija najwyżej kilka miesięcy, a nowicjusz z własnej woli opuszcza firmę. Do działu HR należy wówczas przeprowadzenie czasochłonnej i kosztownej rekrutacji, a także onboardingu i koło się zamyka. Jak temu zaradzić?

Zespół HR i Hiring Managerowie są przytłoczeni obowiązkami? Odpowiedzialny za przeprowadzenie rekrutacji kierownik działu kadr zakończył swoją rolę, a zaangażowanie pracowników odpowiedzialnych za wdrożenie nowicjusza jest niejasne? Buddy nie wie, że jest buddiem? Przekazywanie sprzętu idzie opornie i wydłuża wdrożenie? Przybywamy z pomocą! Poznaj personalizowane role, nową funkcję w aplikacji Gamfi Onboarding. Pozwoli Ci zaangażować w onboarding dodatkowe osoby i świetnie zorganizować ich współpracę.

HR business partner, zespół HR, buddy, menadżer - bo onboarding to gra zespołowa

Prawda? W idealnym scenariuszu we wdrożenie pracownika zaangażowanych jest wiele ról i działów w firmie: zespół HR, przełożony nowej osoby, buddy, kadry, pracownik IT, który pomaga skonfigurować sprzęt… Można by wymieniać i wymieniać.

To w scenariuszu idealnym.

Niestety, najczęściej większość onboardingowych zadań - również tych administracyjnych i operacyjnych -  spoczywa na barkach zespołu HR i managera nowego pracownika. A nawet jeśli w proces włączane są inne role w onboardingu, ich współpraca rzadko kiedy jest skoordynowana. To przepis na ciągłe frustracje, przerzucanie się odpowiedzialnością, chaos i opóźnienia.

Warto pamiętać, że w przeciętnej organizacji dział HR ma na głowie bardzo wiele obowiązków z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi. Onboarding pracownika jest tylko jednym z nich. Do wspomnianych obowiązków wchodzą zadania z zakresu kadr i płac, naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie należności względem Urzędu Skarbowego i ZUS, bieżące rekrutacje czy szeroko pojęta troska o przyjazne środowisko pracownicze. Dzieje się tak niezależnie od wielkości firmy.

Jest niezwykle ważne, by kolejne etapy onboardingu angażowały między innymi menedżerów, członków zespołu i dosłownie każdego, kto ma do wykonania istotne zadanie. Znajomość personalizowanych ról to klucz do sukcesu.

Dlatego w aplikacji Gamfi Onboarding opracowaliśmy personalizowane role - funkcję, która pozwala włączać we wdrożenie dodatkowe osoby i tworzyć kompleksowy proces, w którym obowiązki rozłożone są po równo, komunikacja przepływa bez problemu, a nowy pracownik zaopiekowany jest na wielu polach.

Osamotniony dział HR? Nadciągają posiłki!

Human resources management nie ma przed nami tajemnic, a trudności występujące w procesie onboardingu to problematyka, którą zajmujemy się od wielu lat. Z naszych doświadczeń wynika,  że dział HR nie jest w stanie prawidłowo wykonywać swojej codziennej pracy związanej z wdrażaniem pracowników bez posiłków z zewnątrz. Rozumiejące to firmy decydują się na wdrożenie odpowiednich narzędzi, ponieważ potencjalne kłopoty nie wynikają ze złej woli pracowników, lecz faktu, że personalizowane role onboardingu bywają niejasne dla jego uczestników. W jaki sposób proponowane przez nas narzędzie wspiera zespół HD i ułatwia onboarding? Wyjaśniamy!

Poznaj personalizowane role w Gamfi Onboarding

Korzystając z nowej funkcji, stworzysz dodatkową rolę w procesie (np. buddiego, support IT, kadry), zaangażujesz w jej pełnienie konkretną osobę, a następnie przypiszesz do wdrażanego pracownika i zlecisz zadania. Dzięki temu administrator procesu i manager nowo zatrudnionego zyskają cenne onboardingowe wsparcie.

Oznacza to w praktyce wzniesienie kultury organizacyjnej firmy na wyższy poziom i pośrednio przyczynia się do wyższej efektywności pracy poszczególnych działów. Przypisanie pracownikom personalizowanych ról sprawia, że każdy doskonale wie, jakie zadanie ma wykonać w dość złożonym procesie, którym niewątpliwie jest onboarding. Celem nadrzędnym pozostaje oczywiście jak najlepsze wdrożenie nowicjusza do jego stanowiska pracy. Jak w praktyce tworzyć i przypisywać personalizowane role poszczególnym uczestnikom?

Jakie role możesz włączyć do procesu?

Jakie tylko chcesz! A raczej - jakich potrzebuje onboarding w Twojej organizacji. Role są personalizowane, co oznacza, że to Ty decydujesz, kto i w jakim zakresie ma być zaangażowany w onboarding. Każda osoba pełniąca rolę otrzyma indywidualną aplikację, która będzie ją prowadzić przez przypisane jej zadania.

Koniec z nieporozumieniami, jakimi niestety bywa naznaczony onboarding pracownika. Role mogą dotyczyć praktycznie wszystkich obszarów tego procesu, od zagadnień kadrowo-płacowych, przez szkolenia, po nieformalne spotkania z buddym. Warto dodać, że takie rozwiązanie ułatwi również późniejsze przeprowadzenie ewaluacji na temat skuteczności onboardingu, a także zweryfikuje umiejętność pracy zespołowej pomiędzy przedstawicielami innych działów. Przełożony oraz odpowiedzialny za onboarding pracownik działu HR w każdym momencie trzymają rękę na pulsie!

Dzięki funkcji personalizowanych ról:

• Odciążysz managera i HR z zadań operacyjnych i administracyjnych, bo przecież wdrożenie nowego pracownika wychodzi poza kompetencje jedynie działu HR.
• Wesprzesz osoby pełniące nowe role użyteczną aplikacją z listą zadań, dzięki czemu proces onboardingu przebiegnie zgodnie z planem i harmonogramem przyjętym w danej organizacji.
• Skoordynujesz pracę wszystkich ról w jednym narzędziu, bo współczesne zarządzanie zasobami ludzkimi wymaga idealnej koordynacji.
• Zaopiekujesz nowego pracownika w bardziej kompleksowy sposób, a monitorowanie poziomu zadowolenia pracowników stanie się łatwiejsze, gdyż czynniki związane z nieprawidłowym onboardingiem zostaną wyeliminowane z tej analizy.

No dobrze, ale jak to działa?

Z funkcji korzystasz w dwóch krokach. Najpierw dodajesz nową onboardingową rolę, a potem wyznaczasz pracownika (lub grupę pracowników), który ma ją pełnić. Dzięki temu już po zakończeniu rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami można przystąpić do podziału ról. Proponowane przez nas narzędzie jest niezwykle elastyczne i skalowalne, bo zdajemy sobie sprawę, że każda organizacja przyjmuje nieco inny model onboardingu.

Przyjrzyjmy się obu krokom.

Dodawanie ról

Ten etap odbywa się w panelu administratora. W zakładce Ustawienia konfigurujesz nową rolę: nadajesz jej nazwę, indywidualne kolory oraz inicjały (będą wyróżniać rolę w procesie). Na tym etapie możesz też wskazać konkretnego wykonawcę roli (lub pulę potencjalnych wykonawców).

Dowiedz się więcej o tym, jak dodawać rolę >>

Wyznaczanie ról

Rolę może wyznaczyć konkretnej osobie pracownik HR - w panelu administratora aplikacji:

Może to zrobić również manager - w swoim portalu pracownika, gdzie widzi wszystkie zadania, które ma do wykonania w procesie wdrożenia:

Dowiedz się więcej o tym, jak wyznaczać role >>

Stwórz onboardingowy dream team

Personalizowane role to rozwiązanie, które wypracowaliśmy na bazie naszych wieloletnich doświadczeń z klientami przeprowadzającymi świetnie zorganizowany onboarding. Dzięki personalizowanym rolom proces wdrożenia jest pełniejszy, a zespół onboardignowy działa jak dobrze naoliwiona maszyna. Chcesz sprawdzić to rozwiązanie w praktyce? Przetestuj aplikację Gamfi Onboarding.

‍