Nowość w Gamfi: personalizowane role w onboardingu

W większości organizacji onboarding jest procesem rozproszonym - angażuje HR, menedżera, IT, kadry, compliance, buddych i osoby odpowiedzialne za szkolenia. Problem w tym, że te zadania rzadko są jasno przypisane, a odpowiedzialność rozmywa się między różne działy. Efekt? Chaos, opóźnienia, brak informacji, nierówne doświadczenia pracowników i przeciążeni menedżerowie, którzy muszą „spinać” całość ręcznie. Gamfi rozwiązuje ten problem u źródła dzięki nowej funkcji personalizowanych ról.

Personalizowane role pozwalają nadać każdej osobie jasną funkcję w procesie, rozdzielić zadania, usprawnić przepływ informacji i zbudować onboardingowy „dream team”, który działa przewidywalnie i efektywnie. To nie tylko poprawia doświadczenie nowego pracownika - to realne oszczędności czasu, mniejsza liczba błędów, lepsza koordynacja między działami i szybsze osiąganie samodzielności przez nowicjusza.

Im bardziej złożona organizacja, tym większa potrzeba uporządkowania ról. Dzięki ich precyzyjnemu nazwaniu każdy dokładnie wie:

• za co odpowiada,
• kiedy ma zrealizować swoje zadania,
• jak jego praca wpływa na całość procesu,
• i jak współpracować z innymi rolami biorącymi udział w procesie.
  

To fundament nowoczesnego, skalowalnego procesu wdrożeniowego - szczególnie w firmach, które zatrudniają regularnie lub w dużych wolumenach.

Na tę potrzebuję odpowiada nowa opcja w aplikacji Gamfi Onboarding. Personalizowane role to funkcja, która pozwala włączać we wdrożenie dodatkowe osoby i tworzyć kompleksowy proces, w którym obowiązki rozłożone są po równo, komunikacja przepływa bez problemu, a nowy pracownik zaopiekowany jest na wielu polach.

Poznaj personalizowane role w Gamfi Onboarding

Korzystając z nowej funkcji, stworzysz dodatkową rolę w procesie (np. buddiego, support IT, kadry), zaangażujesz w jej pełnienie konkretną osobę, a następnie przypiszesz do wdrażanego pracownika i zlecisz konkretne zadania. Dzięki temu administrator procesu i manager nowo zatrudnionego zyskają cenne onboardingowe wsparcie.

Oznacza to w praktyce wzniesienie kultury organizacyjnej firmy na wyższy poziom i pośrednio przyczynia się do wyższej efektywności pracy poszczególnych działów. Przypisanie pracownikom personalizowanych ról sprawia, że każdy doskonale wie, jakie zadanie ma wykonać w dość złożonym procesie, którym niewątpliwie jest onboarding. Celem nadrzędnym pozostaje oczywiście jak najlepsze wdrożenie nowicjusza do jego stanowiska pracy. Jak w praktyce tworzyć i przypisywać personalizowane role poszczególnym uczestnikom?

Jakie role możesz włączyć do procesu?

Jakie tylko chcesz! A raczej - jakich potrzebuje onboarding w Twojej organizacji. Role są personalizowane, co oznacza, że to Ty decydujesz, kto i w jakim zakresie ma być zaangażowany w onboarding. Każda osoba pełniąca rolę otrzyma dostęp do indywidualnego interfejsu aplikacji Gamfi, który będzie ją prowadzić przez przypisane jej zadania.

Koniec z nieporozumieniami, jakimi niestety bywa naznaczony onboarding pracownika. Role mogą dotyczyć praktycznie wszystkich obszarów tego procesu, od zagadnień kadrowo-płacowych, przez szkolenia, po nieformalne spotkania z buddym. Warto dodać, że takie rozwiązanie ułatwi również późniejsze przeprowadzenie ewaluacji na temat skuteczności onboardingu, a także zweryfikuje umiejętność pracy zespołowej pomiędzy przedstawicielami innych działów. Przełożony oraz odpowiedzialny za onboarding pracownik działu HR w każdym momencie trzymają rękę na pulsie!

Dzięki funkcji personalizowanych ról:

• Odciążysz managera i HR z zadań operacyjnych i administracyjnych, bo przecież wdrożenie nowego pracownika wychodzi poza kompetencje jedynie działu HR.
• Wesprzesz osoby pełniące nowe role użyteczną aplikacją z listą zadań, dzięki czemu proces onboardingu przebiegnie zgodnie z planem i harmonogramem przyjętym w danej organizacji.
• Skoordynujesz pracę wszystkich ról w jednym narzędziu, bo współczesne zarządzanie zasobami ludzkimi wymaga idealnej koordynacji.
• Zaopiekujesz nowego pracownika w bardziej kompleksowy sposób, a monitorowanie poziomu zadowolenia pracowników stanie się łatwiejsze, gdyż czynniki związane z nieprawidłowym onboardingiem zostaną wyeliminowane z tej analizy.

No dobrze, ale jak to działa?

Z funkcji korzystasz w dwóch krokach. Najpierw dodajesz nową onboardingową rolę, a potem wyznaczasz pracownika (lub grupę pracowników), który ma ją pełnić. Dzięki temu już po zakończeniu rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami można przystąpić do podziału ról. Proponowane przez nas narzędzie jest niezwykle elastyczne i skalowalne, by każda organizacja mogł zaprojektować onboarding po swojemu. Przyjrzyjmy się obu krokom.

Dodawanie ról

Ten etap odbywa się w panelu administratora. W zakładce Ustawienia konfigurujesz nową rolę: nadajesz jej nazwę, indywidualne kolory oraz inicjały (będą wyróżniać rolę w procesie). Na tym etapie możesz też wskazać konkretnego wykonawcę roli (lub pulę potencjalnych wykonawców).

Zobacz, jak dodać nową rolę w aplikacji Gamfi →

Wyznaczanie ról

Rolę może wyznaczyć konkretnej osobie pracownik HR - w panelu administratora aplikacji:

Może to zrobić również manager - w swoim portalu pracownika, gdzie widzi wszystkie zadania, które ma do wykonania w procesie wdrożenia:

Sprawdź, jak przypisać pracownika do roli →

Stwórz onboardingowy dream team

Personalizowane role to rozwiązanie, które wypracowaliśmy na bazie naszych wieloletnich doświadczeń z klientami przeprowadzającymi świetnie zorganizowany onboarding. Dzięki personalizowanym rolom proces wdrożenia jest pełniejszy, a zespół onboardignowy działa jak dobrze naoliwiona maszyna. Chcesz sprawdzić to rozwiązanie w praktyce? Przetestuj nasze rozwiązanie!

‍