Role w onboardingu. Kto odpowiada za wdrażanie pracowników?

"Przed wyruszeniem w drogę trzeba zebrać drużynę" - mówił głosem Piotra Fronczewskiego narrator kultowej gry fantasy Baldur's Gate. I choć onboarding to nie walka z czarownikami, to jednak również wymaga zaangażowania wielu jednostek i departamentów w organizacji. Dzisiaj opowiemy Wam, w jaki sposób uwzględniać konkretne role w onboardingu i tak zarządzać całym procesem, by zadziała się prawdziwa magia.

Wdrożeniowy dream team, czyli onboarding to gra zespołowa

Mówimy "onboarding", myślimy - "zespół". Dlaczego? Bo kompleksowy onboarding musi zaopiekować potrzeby pracownika oraz pracodawcy na różnych poziomach. To z kolei wymaga zaangażowania wielu działów i person w organizacji - od kadr przez HR, menedżera czy buddy'ego aż po administrację, dział IT, dział szkoleń czy compliance.  Ich działania mogą się przenikać i krzyżować, ale każdy z członków teamu powinien dążyć do osiągnięcia wspólnego celu - przygotowania nowej osoby do pełnej efektywności w pracy.

‍

Onboarding pracownika to zdecydowanie gra zespołowa, w której cross-procesowość jest kluczową kwestią. Aby jednak wszystko działało jak w szwajcarskim zegarku, potrzeba spójnego planu działania. Spójnego, czyli takiego, który wszystkie obszary i zadania ustrukturyzuje, osadzając je w konkretnych ramach czasowych.

Tak jak podczas pierwszego dnia pracy nowo zatrudnionego nie zrealizujemy całego procesu wdrożenia, tak i sam dział HR nie podoła wszystkim potrzebom nowego pracownika. Dopiero przy zharmonizowanym zaangażowaniu wielu person może zadziać się wspomniana onboardingowa magia.

No dobrze. Przyjrzymy się zatem poszczególnym aktorom onboardingowej trupy.

Role w onboardingu: kadry i płace

Perspektywa i cel

Cel kadr jest prosty - zaadresować kwestię formalności. Kadry i płace muszą zebrać niezbędne dane, dokumenty i zaświadczenia od nowego pracownika, by dopełnić wszelkich formalności związanych z jego zatrudnieniem. Z ich perspektywy najważniejsze są kompletność dokumentów i poprawność danych, a do tego wszystko musi się odbywać zgodnie z RODO.

Bolączki kadr w onboardingu

Proces zbierania danych i wszelkich dokumentów bywa długi i żmudny. Wystarczy, że kwestionariusz osobowy będzie zawierał błąd i wtedy pracownik musi wypełnić go ponownie, co z kolei wydłuża całą procedurę. Dodatkowo, dokumenty które trafiają do kadr nie zawsze są kompletne, a pierwszy dzień pracy zbliża się wielkimi krokami. Presja czasu rośnie, a w takich warunkach łatwiej o pomyłkę. 

A gdy już wszystko się udało i teczka osobowa pracownika jest gotowa, trzeba jeszcze niezbędne informacje ręcznie wprowadzić do firmowego HRM-u… To dodatkowa praca, która też nie jest wolna od błędów. 

Jak wspierać kadry i płace w onboardingu?

Im więcej zatrudnień i towarzyszącego im ręcznego wypełniania danych, tym większe ryzyko pomyłki. Aby je zminimalizować, cały proces kompletowania dokumentów warto poddać automatyzacji i cyfryzacji, np. za pośrednictwem specjalnej aplikacji. Zamiana papierowych formularzy i skanów dokumentów na narzędzie, w którym pracownik uzupełnia formularz, a dane są przesyłane dalej zgodnie ze zdefiniowaną ścieżką, ułatwi i przyspieszy ten proces.

‍

Role w onboardingu: IT

Perspektywa i cel

Zadaniem działu IT jest wyposażenie nowego pracownika w niezbędny sprzęt i dostępy, o które bardzo często wnioskuje przełożony. Czasem wspólnie z osobą nowo zatrudnioną przeprowadzają też pierwsze logowanie do systemów i konfigurację sprzętu.

Bolączki IT w onboardingu

Przygotowanie sprzętu, konfiguracja, nadawanie dostępu - wydawałoby się… rutyna. Nie do końca tak jest, szczególnie jeśli zlecenia do działu IT trafiają przez różne kanały komunikacji (mailem, komunikatorem, a nawet osobiście), do tego niektóre powinny być zrealizowane od ręki, bo nowy pracownik już siedzi przy biurku i czeka na komputer… Krótko mówiąc: brak klarownej ścieżki/ procedury dla menedżerów czy działu HR w kwestii technicznego zaplecza dla nowych pracowników potrafi mocno skomplikować codzienność w zespole IT. Trudno planować i koordynować pracę działu przy zleceniach, które wpadają ad hoc, czasami niekompletne, do tego z różnym deadlinem na realizację. To zdecydowanie nie brzmi jak rutyna, raczej jak powód do frustracji. Potwierdzają to zresztą dane z naszego raportu "Onboarding po polsku 2025" - brak przygotowanego na czas sprzętu to druga najczęściej wymieniana przez pracowników bolączka, której doświadczyło aż 12% polskich pracowników.

Jak wspierać IT w onboardingu? 

Chyba nikt bardziej niż pracownik IT nie zna potęgi automatyzacji procesów. Nawet tak z pozoru banalną rzecz jak zamówienie sprzętu można usprawnić. Wdrażając narzędzie, które będzie automatycznie wysyłało zamówienie od menedżera, działu HR czy nawet bezpośrednio od pracownika, zyskujemy jeden kanał komunikacji dla wszystkich.

Role w onboardingu: HR

Perspektywa i cel

Zmiana statusu kandydata na "zatrudniony" w systemie ATS to z perspektywy zespołu HR ukoronowanie procesu rekrutacji. Udało się znaleźć i zatrudnić nowego pracownika, a więc główny cel został osiągnięty. Jednocześnie rozpoczyna się nowy rozdział w komunikacji z nowicjuszem - proces wdrożenia.

Przesłanie welcome packa, welcome week i szkolenia podstawowe to zwykle kolejne kroki podejmowane przez specjalistów HR. Wszystko po to, by przygotować nową osobę do szkolenia stanowiskowego i przekazać ją w ręce menadżera. Czy na tym kończy się zadanie HR-u w kontekście onboardingu? My dodalibyśmy jeszcze jeden cel - wspieranie przełożonego we wdrożeniu pracownika w nowe obowiązki.

Bolączki HR w onboardingu

HR-owcy wkładają ogrom pracy w rekrutację, więc każdy zatrudniony pracownik to dla nich wielki sukces. Dla menadżera z kolei sukcesem jest, kiedy nowicjusz usamodzielni się w swojej roli i będzie wspierał zespół swoim doświadczeniem i umiejętnościami. Zamiast grać do jednej bramki, zdarza się, że różnica w perspektywie komplikuje komunikację na linii HR - menadżer. Każdy działa w swoim rytmie, a chodzi o partnerskie dotrzymywanie sobie kroku podczas procesu wdrożenia

Jak wspierać HR w onboardingu?

Ogromnym wsparciem dla HR-u będzie na pewno usprawnienie komunikacji z menadżerem w kwestii (sprawiedliwego) podziału obowiązków i wspólnego dążenia do celu onboardingu. Jak to zrobić? Zaczynając od początku: zmapuj cały proces, sprawdź, jakie są potrzeby po obu stronach i sięgnij po narzędzie, które na nie odpowie. Wspólny kanał komunikacji na Slacku lub innym komunikatorze to niezbędny krok dla firmy, która dopiero stawia pierwsze kroki w onboardingu. Kolejnym jest wdrożenie aplikacji onboardingowej, która będzie "zlecać" kolejne zadania dla HR i Hiring Managera, dokładnie wtedy, kiedy jest czas na ich realizację.

‍

Role w onboardingu: menedżer

Perspektywa i cel

Z perspektywy menadżera efektywne wdrożenie pracownika powinno wyposażyć go w wiedzę i umiejętności, dzięki którym będzie potrafił samodzielnie osiągać wyznaczane mu cele. Jednym słowem, chodzi o przygotowanie nowej osoby do tego, by wspierała zespół w działaniach biznesowych na takim samym poziomie jak pozostali pracownicy.

Bolączki managera w onboardingu

Managerowie zazwyczaj chcą pomóc nowemu pracownikowi w wejściu w rolę. Ale onboarding nie jest ich jedynym zadaniem – a bardzo często nawet nie jest traktowany jako zadanie. Trzeba obsłużyć klienta, zamknąć projekt, przygotować KPI, spotkać się z działem IT, złożyć zamówienie na sprzęt… W tym wszystkim nowy człowiek w zespole jest trochę jak pasażer, który właśnie wsiadł do rozpędzonego pociągu – i nie wie, gdzie usiąść.

Kumulacja zadań, którymi zajmuje się na co dzień manager, sprawia, że wdrożenie stanowiskowe, z które odpowiada, staje się wąskim gardłem. Z cytowanego wcześniej raportu „Onboarding po polsku 2025” wynika, że:

• 27% polskich pracowników nie przeszło żadnego wdrożenia stanowiskowego,
• 52% nie spotkało swojego bezpośredniego przełożonego podczas onboardingu,
• 12% nie miało zapewnionej opieki w pierwszym dniu pracy,

Jak wspierać menedżera w onboardingu?

Największym wsparciem dla menadżera będzie odciążenie go od pracy operacyjnej i zdjęcie z niego powtarzalnych czynności. Można to zrobić poprzez:

• udostępnienie mu checklisty lub opartej na mechanizmie checklisty aplikacji, która będzie automatycznie przypominać o kolejnych krokach i działaniach na danym etapie wdrożenia,
• automatyzację administracyjnych czynności (wnioskowanie o zatrudnienie, sprzęt czy odzież roboczą, prośba o nadanie dostępów, itd.),
• budowanie jego wiedzy i kompetencji dot. efektywnego wdrożenia pracownika do organizacji i zespołu.

‍

Dzięki takim rozwiązaniom menadżer zyska więcej czasu na jakościowe wdrożenie stanowiskowe, które wyposaży pracownika w wiedzę niezbędną do szybkiego osiągnięcia pełnej produktywności.

Role w onboardingu: buddy

Perspektywa i cel buddiego

Buddy, który towarzyszy nowej osoby w pierwszych tygodniach pracy, ma kluczowy wpływ na tempo odnalezienia się pracownika w nowej organizacji. Niestety, obszar ten jest często bagatelizowany, a szkoda, bo bez dobrych relacji z zespołem oraz wiedzy (tej oficjalnej, jak i tej zakulisowej), jak poruszać się w strukturach organizacji, nie da się efektywnie pracować. Buddy to swego rodzaju “kumpel”, który towarzyszy nowemu pracownikowi przez cały proces wdrażania. Jest jego łącznikiem w komunikacji z menadżerem, pomaga zaadoptować się w zespole, i dzieli się swoją insajderską wiedzą. Jednym słowem, nowo zatrudniony pracownik zyskuje przewodnika po ścieżkach organizacji. Brzmi jak sporo pracy.

Bolączki buddy'ego w onboardingu

Jednym z problemów buddy'ego może być pogodzenie jego bieżących obowiązków z opieką nad nowym pracownikiem. Czy wspólny lunch, oprowadzenie po biurze i służenie dobrą radą w razie potrzeby wystarczą? A może trzeba też opowiedzieć o bieżących projektach i klientach? Jak wywiązać się z nowej roli, skoro nie wiadomo z czym ona konkretnie się wiąże? Gdy nie określono zakresu odpowiedzialności oraz horyzontu czasowego, w którym nowy członek załogi może liczyć na wsparcie swojego przewodnika, zagubienie i frustracja mogą zacząć kiełkować po obu stronach.

Jak wspierać buddy'ego w onboardingu?

Panaceum na bolączki buddy'ego będzie na pewno plan wdrożenia, przygotowany we współpracy z menedżerem. Jasno sprecyzowane, podzielone na etapy zadania uporządkują cały proces i ukierunkują działania na konkretnych obszarach. Mając pod ręką coś w rodzaju listy kontrolnej, łatwiej jest się skoncentrować na wsparciu nowego pracownika i wpleść codzienne zadania między wspólne spotkania. Jeśli jednak natłok obowiązków będzie zbyt duży, zachęcajmy buddy'ego, by włączał do procesu onboardingu innych członków zespołu. Wystarczy, że 2-3 dodatkowe osoby opowiedzą o strukturze firmy czy pokażą nowej osobie, jak korzystać z dysków współdzielonych, a potem wspólnie wybiorą się na kawę. To pomoże przełamać pierwsze lody, a w dalszej perspektywie ułatwi obustronne budowanie relacji. Nowy pracownik zobaczy, że wszyscy działają jak jedna drużyna, a buddy poczuje, że ma wsparcie w zespole.

Satysfakcja buddy'ego

Po dotarciu do mety na buddy'ego powinna czekać... nagroda. Może to być np. dodatkowy benefit, gadżet stworzony tylko dla osób pełniących tę rolę albo po prostu słowa podziękowania. Doceńmy jego pracę i zaangażowanie w opiekę nad nowym kolegą czy koleżanką z działu. Pokażmy, że nie bagatelizujemy tej roli i w kontekście całego procesu wdrożenia jest ona równie ważna jak pozostałe. W końcu buddy to nieformalny ambasador firmy. Nie dzieli się swoją opinią o organizacji w ramach działań employer brandingowych, tylko w naturalny sposób przekazuje ją nowicjuszowi, np. przy kawie w firmowej kuchni. Zadbajmy o to, by on też dobrze się czuł w naszych szeregach.

Last but not least: perspektywa pracownika

Perspektywa pracownika, który wchodzi w nowe środowisko pracy, jest bardzo dynamiczna, a jego potrzeby w związku z onboardingiem ewoluują w czasie. Już od pomyślnego zakończenia rekrutacji towarzyszy mu wiele emocji - od stresu i niepewności po ekscytację i motywację do działania na danym stanowisku. Wyzwanie polega na tym, by podtrzymywać zaangażowanie nowej osoby i jednocześnie niwelować jej dyskomfort.

Od początku, małymi krokami i... porcjami

Budując relację z nowo zatrudnioną osobą już na etapie preboardingu, mamy szansę zniwelować jej dyskomfort i stres. Zaopatrzmy ją więc w odpowiednią bazę wiedzy na temat firmy i samego stanowiska. Odpowiednią, czyli taką, w ramach której wiedza będzie dawkowana małymi porcjami, odpowiednio do potrzeb pracownika w danym momencie procesu wdrożenia. Chodzi o to, by dotrzymywać pracownikowi kroku, a nie przytłoczyć go całym procesem.

Potęga nawyków

Według Mai Gojtowskiej efektywny onboarding dla nowego pracownika to budowanie nawyków niezbędnych i przydatnych do funkcjonowania w nowej organizacji. Obejmują one wiele obszarów: od rzeczy stricte operacyjnych, związanych z nowym stanowiskiem, przez kulturę pracy aż po mniej mniej formalne zwyczaje panujące w zespole. Sam welcome day, a nawet welcome week to za mało, by nowe nawyki się ukonstytuowały. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Phillippa Lally'ego i jego zespół z University College London potrzeba średnio 66 dni, by automatycznie podejmować działanie zgodne z nowym nawykiem. To właśnie wtedy pewne rzeczy zaczynamy robić naturalnie i odruchowo.

Przenosząc to na grunt zawodowy, możemy uznać, że dopiero po takim czasie nowy pracownik zyskuje zasoby, by zacząć działać samodzielnie i osiągać pełną produktywność w pracy. A taki właśnie jest cel onboardingu!

‍

Aby nie było widać szwów. O spójnym doświadczeniu wdrożeniowym

Efektywny onboarding jest bardzo złożony i uwzględnia wielu interesariuszy wewnątrz organizacji. Każda osoba czy dział zaangażowany w proces odpowiada za inny obszar, przez co odpowiedzialność za wdrożenie pracownika jest rozproszona. Nie ma w tym nic złego. Ważne jest jednak, by z perspektywy pracownika cały proces był jednym, spójnym doświadczeniem.

Ręczne wypełnianie dokumentów dla kadr i płac, następnie osobista wizyta w dziale IT, by odebrać sprzęt, a potem szkolenia podstawowe w formie on-line - to zdecydowanie nie jest spójne doświadczenie wdrożeniowe. Dlaczego? Bo za bardzo obnaża "onboardingową kuchnię" i wymaga od pracownika dostosowania się do trybu pracy poszczególnych działów.

O wiele bardziej przyjazne będzie jedno narzędzie, w którym nowo zatrudniona osoba może krok po kroku przejść przez cały proces. Chodzi o to, by pracownik otrzymał rozwiązanie które spaja w jedno wszystkie etapy wdrożenia i usprawnia komunikację. Przykładowo, udostępniamy nowej osobie interfejs, w którym jednocześnie może wypełnić niezbędne dokumenty, wybrać odzież roboczą w odpowiednim rozmiarze czy sprzęt do pracy, a do tego jeszcze przejść przez cykl szkoleń. Kadry i płace otrzymują dane wyeksportowane do PDF-a lub systemu HRM, dział IT dostaje zlecenie na przygotowanie sprzętu, a HR może śledzić postępy w realizacji szkolenia. Takie rozwiązanie nie tylko poprawia doświadczenie nowej osoby, ale też usprawnia codzienną pracę wielu ról w organizacji, realnie skracając ich czasowe zaangażowanie w obsługę procesu onboardingu.

‍