Role w onboardingu. Kto odpowiada za wdrażanie pracowników?

"Przed wyruszeniem w drogę trzeba zebrać drużynę" - mówił głosem Piotra Fronczewskiego narrator kultowej gry fantasy Baldur's Gate. I choć onboarding to nie walka z czarownikami, to jednak również wymaga zaangażowania wielu jednostek i departamentów w organizacji. Dzisiaj opowiemy Wam, w jaki sposób uwzględniać konkretne role w onboardingu i tak zarządzać całym procesem, by zadziała się prawdziwa magia.

Wdrożeniowy dream team

Czyli: onboarding pracownika to gra zespołowa

Mówimy "onboarding", myślimy - "model 4C" (Compliance, Culture, Connections, Clarification), czyli przepis na kompleksowy proces wdrożenia. Kompleksowy, czyli jaki? Przede wszystkim taki, który zaopiekuje potrzeby pracownika oraz pracodawcy na różnych poziomach. To z kolei wymaga zaangażowania wielu działów i person w organizacji - od kadr przez HR, menedżera czy buddy'ego aż po administrację, dział IT, dział szkoleń czy compliance.  Ich działania mogą się przenikać i krzyżować, ale każdy z członków teamu powinien dążyć do osiągnięcia wspólnego celu - przygotowania nowej osoby do pełnej efektywności w pracy.

Onboarding pracownika to zdecydowanie gra zespołowa, w której cross-procesowość jest kluczową kwestią. Aby jednak wszystko działało jak w szwajcarskim zegarku, potrzeba spójnego planu działania. Spójnego, czyli takiego, który wszystkie obszary i zadania ustrukturyzuje, osadzając je w konkretnych ramach czasowych.

Tak jak podczas pierwszego dnia pracy nowo zatrudnionego nie zrealizujemy całego procesu wdrożenia, tak i sam dział HR nie podoła wszystkim potrzebom nowego pracownika. Dopiero przy zharmonizowanym zaangażowaniu wielu person może zadziać się wspomniana onboardingowa magia.

No dobrze. Przyjrzymy się zatem poszczególnym aktorom onboardingowej trupy.

Role w onboardingu: kadry i płace

Perspektywa i cel:

Cel kadr jest prosty - zaadresować kwestię formalności, w modelu 4C jest to tzw. obszar Compliance. Kadry i płace muszą zebrać niezbędne dane, dokumenty i zaświadczenia od nowego pracownika, by dopełnić wszelkich formalności związanych z jego zatrudnieniem. Z ich perspektywy najważniejsze są kompletność dokumentów i poprawność danych, a do tego wszystko musi się odbywać zgodnie z RODO.

Bolączki:

Proces zbierania danych i wszelkich dokumentów bywa długi i żmudny. Wystarczy, że kwestionariusz osobowy będzie zawierał błąd i wtedy pracownik musi wypełnić go ponownie, co z kolei wydłuża całą procedurę. Dodatkowo, dokumenty które trafiają do kadr nie zawsze są kompletne, a pierwszy dzień pracy zbliża się wielkimi krokami. Presja czasu rośnie, a w takich warunkach łatwiej o pomyłkę. 

A gdy już wszystko się udało i teczka osobowa pracownika jest gotowa, trzeba jeszcze niezbędne informacje ręcznie wprowadzić do firmowego HRM-u… To dodatkowa praca, która też nie jest wolna od błędów. 

Jak wspierać kadry i płace w onboardingu?

Im więcej ręcznego wypełniania danych, tym większe ryzyko pomyłki. Aby je zminimalizować, cały proces kompletowania dokumentów warto poddać automatyzacji i cyfryzacji, np. za pośrednictwem specjalnej aplikacji. Jeśli interesuje Cię ten temat, na przykładzie Aplikacji Onboardingowej Gamfi możemy pokazać Ci, jak cyfryzować proces zbierania danych do umowy.

Role w onboardingu: IT

Perspektywa i cel:

Zadaniem działu IT jest wyposażenie nowego pracownika w niezbędny sprzęt i dostępy, o które bardzo często wnioskuje przełożony. Czasem wspólnie z osobą nowo zatrudnioną przeprowadzają też pierwsze logowanie do systemów i konfigurację sprzętu.

Bolączki:

Przygotowanie sprzętu, konfiguracja, nadawanie dostępu - wydawałoby się… rutyna. Nie do końca tak jest, szczególnie jeśli zlecenia do działu IT trafiają przez różne kanały komunikacji (mailem, komunikatorem, a nawet osobiście), do tego niektóre powinny być zrealizowane od ręki, bo nowy pracownik już siedzi przy biurku i czeka na komputer… Krótko mówiąc: brak klarownej ścieżki/ procedury dla menedżerów czy działu HR w kwestii technicznego zaplecza dla nowych pracowników potrafi mocno skomplikować codzienność w zespole IT. Trudno planować i koordynować pracę działu przy zleceniach, które wpadają ad hoc, czasami niekompletne, do tego z różnym deadlinem na realizację. To zdecydowanie nie brzmi jak rutyna, raczej jak powód do frustracji.

Jak wspierać IT w onboardingu? 

Chyba nikt bardziej niż pracownik IT nie zna potęgi automatyzacji procesów. Nawet tak z pozoru banalną rzecz jak zamówienie sprzętu można usprawnić. Wdrażając narzędzie, które będzie automatycznie wysyłało zamówienie od menedżera, działu HR czy nawet bezpośrednio od pracownika, zyskujemy jeden kanał komunikacji dla wszystkich. O tym, jak uprościć zamawianie i dostarczanie sprzętu, możecie poczytać tutaj.

Role w onboardingu: HR

Perspektywa i cel:

Zmiana statusu kandydata na "zatrudniony" w systemie ATS to z perspektywy zespołu HR ukoronowanie procesu rekrutacji. Udało się znaleźć i zatrudnić nowego pracownika, a więc główny cel został osiągnięty. Jednocześnie rozpoczyna się nowy rozdział w komunikacji z nowicjuszem - proces wdrożenia.

Przesłanie welcome packa, welcome week i szkolenia podstawowe to zwykle kolejne kroki podejmowane przez specjalistów HR. Wszystko po to, by przygotować nową osobę do szkolenia stanowiskowego i przekazać ją w ręce menadżera. Czy na tym kończy się zadanie HR-u w kontekście onboardingu? My dodalibyśmy jeszcze jeden cel - wspieranie przełożonego we wdrożeniu pracownika w nowe obowiązki.

Bolączki:

HR-owcy wkładają ogrom pracy w rekrutację, więc każdy zatrudniony pracownik to dla nich wielki sukces. Dla menadżera z kolei sukcesem jest, kiedy nowicjusz usamodzielni się w swojej roli i będzie wspierał zespół swoim doświadczeniem i umiejętnościami. Zamiast grać do jednej bramki, zdarza się, że różnica w perspektywie komplikuje komunikację na linii HR - menadżer. Każdy działa w swoim rytmie, a chodzi o partnerskie dotrzymywanie sobie kroku podczas procesu wdrożenia

Jak wspierać HR w onboardingu?

Ogromnym wsparciem dla HR-u będzie na pewno usprawnienie komunikacji z menadżerem w kwestii (sprawiedliwego) podziału obowiązków i wspólnego dążenia do celu onboardingu. Jak to zrobić? Zaczynając od początku: zmapuj cały proces, sprawdź, jakie są potrzeby po obu stronach i sięgnij po narzędzie, które na nie odpowie. Wspólny kanał komunikacji na Slacku lub innym komunikatorze, narzędzie online do zarządzania projektami czy aplikacja onboardingowa, w której można śledzić postępy wdrażanego pracownika - to tylko kilka pomysłów.

Chcesz usprawnić działanie onboardingowego teamu. Poznaj funkcję aplikacji Gamfi Onboarding: personalizowane role.

Role w onboardingu: menedżer

Perspektywa i cel

Z perspektywy menadżera efektywne wdrożenie pracownika powinno wyposażyć go w wiedzę i umiejętności, dzięki którym będzie potrafił samodzielnie osiągać wyznaczane mu cele. Jednym słowem, chodzi o przygotowanie nowej osoby do tego, by wspierała zespół w działaniach biznesowych na takim samym poziomie jak pozostali pracownicy.

W postpandemicznej rzeczywistości jest to jeszcze większym wyzwaniem, ze względu na coraz powszechniejszą pracę w trybie zdalnym lub w modelu hybrydowym. Kiedy dominuje komunikacja przez kanały online, wielu menedżerów odczuwa również większą odpowiedzialność za adaptację nowo zatrudnionej osoby w zespole.

Bolączki:

Mnóstwo obowiązków związanych z zarządzaniem zespołem i koordynacją pracy to codzienność wielu menadżerów. W przypadku onboardingu, do i tak pękającej w szwach listy rzeczy do zrobienia dochodzą stricte operacyjne zadania (np. formalności związane z zatrudnieniem, przygotowanie miejsca pracy). W efekcie taka kumulacja zadań skutkuje chronicznym brakiem czasu, również dla nowego pracownika. Jasno wynika to z  badań przeprowadzonych w ramach naszego raportu "Onboarding po polsku":

• 53% Polaków nie pracowało z przełożonym w pierwszych dniach pracy w nowej firmie,
• 26% badanych przyznało, że najbardziej brakowało im wdrożenia na stanowisko i w zakres obowiązków.

Jak wspierać menedżera w onboardingu?

Największym wsparciem dla menadżera będzie odciążenie go od pracy operacyjnej i zdjęcie z niego powtarzalnych czynności. Można to zrobić poprzez:

• udostępnienie mu checklisty lub opartej na mechanizmie checklisty aplikacji, która będzie automatycznie przypominać o kolejnych krokach i działaniach na danym etapie wdrożenia,
• automatyzację administracyjnych czynności (wnioskowanie o zatrudnienie, sprzęt czy odzież roboczą, prośba o nadanie dostępów, itd.),
• budowanie jego wiedzy i kompetencji dot. efektywnego wdrożenia pracownika do organizacji i zespołu.

Dzięki takim rozwiązaniom menadżer zyska więcej czasu na jakościowe wdrożenie stanowiskowe, które wyposaży pracownika w wiedzę niezbędną do szybkiego osiągnięcia pełnej produktywności.

Role w onboardingu: buddy

Perspektywa i cel:

Odnosząc się do modelu 4c, możemy z całą pewnością stwierdzić, że buddy odpowiada za Connections, czyli budowanie relacji. Niestety, obszar ten jest często bagatelizowany, a szkoda, bo bez dobrych relacji z zespołem oraz wiedzy (tej oficjalnej, jak i tej zakulisowej), jak poruszać się w strukturach organizacji, nie da się efektywnie pracować. Buddy to swego rodzaju “kumpel”, który towarzyszy nowemu pracownikowi przez cały proces wdrażania. Jest jego łącznikiem w komunikacji z menadżerem, pomaga zaadoptować się w zespole, i dzieli się swoją insajderską wiedzą. Jednym słowem, nowo zatrudniony pracownik zyskuje przewodnika po ścieżkach organizacji. Brzmi jak sporo pracy?

Bolączki:

No właśnie, jednym z problemów buddy'ego może być pogodzenie jego bieżących obowiązków z opieką nad nowym pracownikiem. Czy wspólny lunch, oprowadzenie po biurze i służenie dobrą radą w razie potrzeby wystarczą? A może trzeba też opowiedzieć o bieżących projektach i klientach? Jak wywiązać się z nowej roli, skoro nie wiadomo z czym ona konkretnie się wiąże? Gdy nie określono zakresu odpowiedzialności oraz horyzontu czasowego, w którym nowy członek załogi może liczyć na wsparcie swojego przewodnika, zagubienie i frustracja mogą zacząć kiełkować po obu stronach.

Jak wspierać buddy'ego w onboardingu?

Panaceum na bolączki buddy'ego będzie na pewno plan wdrożenia, przygotowany we współpracy z menedżerem. Jasno sprecyzowane, podzielone na etapy, zadania uporządkują cały proces i ukierunkują działania na konkretnych obszarach. Mając pod ręką coś w rodzaju listy kontrolnej, łatwiej jest się skoncentrować na wsparciu nowego pracownika i wpleść codzienne zadania między wspólne spotkania. Jeśli jednak natłok obowiązków będzie zbyt duży, zachęcajmy buddy'ego, by włączał do procesu onboardingu innych członków zespołu. Wystarczy, że 2-3 dodatkowe osoby opowiedzą o strukturze firmy czy pokażą nowej osobie, jak korzystać z dysków współdzielonych, a potem wspólnie wybiorą się na kawę. To pomoże przełamać pierwsze lody, a w dalszej perspektywie ułatwi obustronne budowanie relacji. Nowy pracownik zobaczy, że wszyscy działają jak jedna drużyna, a buddy poczuje, że ma wsparcie w zespole.

Satysfakcja buddy'ego

Po dotarciu do mety na buddy'ego powinna czekać... nagroda. Mogą to być np. dodatkowe punkty do wykorzystania na platformie benefitowej albo po prostu słowa podziękowania. Doceńmy jego pracę i zaangażowanie w opiekę nad nowym kolegą czy koleżanką z działu. Pokażmy, że nie bagatelizujemy tej roli i w kontekście całego procesu wdrożenia jest ona równie ważna jak pozostałe. W końcu buddy to nieformalny ambasador firmy. Nie dzieli się swoją opinią o organizacji w ramach działań employer brandingowych, tylko w naturalny sposób przekazuje ją nowicjuszowi, np. przy kawie w firmowej kuchni. Zadbajmy o to, by on też dobrze się czuł w naszych szeregach.

Poczytaj więcej o tym, jak wspierać i motywować buddy'ego>>

Last but not least: perspektywa pracownika

Perspektywa pracownika, który wchodzi w nowe środowisko pracy, jest bardzo dynamiczna, a jego potrzeby w związku z onboardingiem ewoluują w czasie. Już od pomyślnego zakończenia rekrutacji towarzyszy mu wiele emocji - od stresu i niepewności po ekscytację i motywację do działania na danym stanowisku. Wyzwanie polega na tym, by podtrzymywać zaangażowanie nowej osoby i jednocześnie niwelować jej dyskomfort.

Od początku, małymi krokami i... porcjami

Budując relację z nowo zatrudnioną osobą już na etapie preboardingu, mamy szansę zniwelować jej dyskomfort i stres. Zaopatrzmy ją więc w odpowiednią bazę wiedzy na temat firmy i samego stanowiska. Odpowiednią, czyli taką, w ramach której wiedza będzie dawkowana małymi porcjami, odpowiednio do potrzeb pracownika w danym momencie procesu wdrożenia. Chodzi o to, by dotrzymywać pracownikowi kroku, a nie przytłoczyć go całym procesem.

Potęga nawyków

Ciekawą koncepcję odnośnie do perspektywy pracownika przedstawiła Maja Gojtowska w trakcie jednego z naszych webinarów w ramach Akademii Onboardingu. Według niej efektywny onboarding dla nowego pracownika to budowanie nawyków niezbędnych i przydatnych do funkcjonowania w nowej organizacji. Obejmują one wiele obszarów: od rzeczy stricte operacyjnych, związanych z nowym stanowiskiem, przez kulturę pracy aż po mniej mniej formalne zwyczaje panujące w zespole. Sam welcome day, a nawet welcome week to za mało, by nowe nawyki się ukonstytuowały.

https://www.youtube.com/watch?time_continue=219&v=3LG3VMCCtqM&feature=emb_title

Przejdź tutaj i odblokuj dostęp do pełnego nagrania webinaru z udziałem Mai Gojtowskiej >>

Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Phillippa Lally'ego i jego zespół z University College London potrzeba średnio 66 dni, by automatycznie podejmować działanie zgodne z nowym nawykiem. To właśnie wtedy pewne rzeczy zaczynamy robić naturalnie i odruchowo.

Przenosząc to na grunt zawodowy, możemy uznać, że dopiero po takim czasie nowy pracownik zyskuje zasoby, by zacząć działać samodzielnie i osiągać pełną produktywność w pracy. A taki właśnie jest cel onboardingu!

Ułatw pracę wdrożeniową: sobie i wszystkim osobom zaangażowanym we wdrożenie

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!

Aby nie było widać szwów. O spójnym doświadczeniu wdrożeniowym

Jak widać, efektywny onboarding jest bardzo złożony i uwzględnia wielu interesariuszy wewnątrz organizacji. Każda osoba czy dział zaangażowany w proces odpowiada za inny obszar, przez co odpowiedzialność za wdrożenie pracownika jest rozproszona. Nie ma w tym nic złego. Ważne jest jednak, by z perspektywy pracownika cały proces był jednym, spójnym doświadczeniem.

Ręczne wypełnianie dokumentów dla kadr i płac, następnie osobista wizyta w dziale IT, by odebrać sprzęt, a potem szkolenia podstawowe w formie on-line. To zdecydowanie nie jest spójne doświadczenie wdrożeniowe. Dlaczego? Bo za bardzo obnaża "onboardingową kuchnię" i wymaga od pracownika dostosowania się do trybu pracy poszczególnych działów.

O wiele bardziej przyjazne będzie jedno narzędzie, w którym nowo zatrudniona osoba może krok po kroku przejść przez cały proces. Chodzi o to, by pracownik otrzymał rozwiązanie które spaja w jedno wszystkie etapy wdrożenia i usprawnia komunikację. Przykładowo, udostępniamy nowej osobie interfejs, w którym jednocześnie może wypełnić niezbędne dokumenty, wybrać odzież roboczą w odpowiednim rozmiarze czy sprzęt do pracy, a do tego jeszcze przejść przez cykl szkoleń. Kadry i płace otrzymują dane wyeksportowane do PDF-a lub systemu HRM, dział IT dostaje zlecenie na przygotowanie sprzętu, a HR może śledzić postępy w realizacji szkolenia. Przyznajemy, że taki model działania jest nam szczególnie bliski i znany.

Onboarding jak dobrze naoliwiona maszyna, czyli: jak to wszystko ogarnąć?

Skuteczny onboarding to bardzo złożony i długofalowy proces podzielony na etapy. Każdy z etapów angażuje inne persony, które mają swój rytm pracy i swoje cele. Aby wszystkie persony połączyć w jedną zgraną drużynę, trzeba działać metodycznie i strategicznie. Punktem wyjścia powinno być zmapowanie i ustrukturyzowanie procesu wdrożenia. Czyli? Sprawdzamy, jakie są potrzeby wszystkich zaangażowanych osób i działów, a następnie przydzielamy im konkretne role przypisane do poszczególnych etapów onboardingu. Wspólnie tworzymy spójny plan wdrożenia i rozdzielamy zadania upewniając się, że każdy ma jasność co do zakresu swoich obowiązków. Wie, jak je realizować i jak śledzić ich postępy.

Jak koordynować cały proces, by nie dokładać sobie dodatkowej pracy, a raczej ją usprawniać? Można na przykład sięgnąć po narzędzie, które będzie automatyzować cały proces, wspierać wszystkich jego uczestników i spajać komunikację między nimi. Aplikacja Onboardingowa Gamfi daje właśnie takie możliwości, m.in. za sprawą funkcji personalizowane role. Z przyjemnością zaprezentujemy Ci, jak to działa.