Technologia VR w onboardingu

Chirurdzy, astronauci, piloci czy żołnierze - wszyscy korzystają z wirtualnej rzeczywistości już od dekad. Ale praca w środowisku wygenerowanym cyfrowo to już nie tylko domena zawodów obarczonych dużym ryzykiem. W końcu najlepiej uczymy się, gdy wykonujemy wskazane czynności i szybko otrzymujemy informację zwrotną. Dlatego właśnie technologia VR może być bardzo pomocna w procesie onboardingu pracowników. 

Efekty wyższości obrazu

Narzędzia wirtualnej rzeczywistości zyskują coraz szersze zastosowanie w świecie pracy. Nie mówimy już tylko o szkoleniach pilotów za pomocą symulatorów lotu czy innych bardzo specjalistycznych branżach. Dzisiaj technologia ta może być sprzymierzeńcem HR w wielu powszechnych procesach, jak np. rekrutacja, onboarding, employer branding czy szkolenia. Szczególnie teraz, kiedy w trybie pracy zdalnej lub hybrydowej każde rozwiązanie zmniejszające dystans pomiędzy pracodawcą a pracownikiem jest szczególnie cenne. 

Jednym z przykładów może być wirtualny spacer po biurze. Żadne wideo w formie online oglądane na ekranie komputera nie zapewni takiego doświadczenia jak wycieczka po siedzibie firmy za pomocą symulatora VR. Pracownik dosłownie zanurza się w wirtualnej rzeczywistości i za pomocą cyfrowych par oczu ogląda swoje stanowisko pracy, biuro, a nawet zamienia kilka słów z wirtualnym CEO. Taki rodzaj doświadczenia może być dużym atutem w procesie rekrutacji czy działaniach EB. Przybliża kandydatom ich potencjalne miejsce pracy w bardzo angażujący sposób. 

VR w onboardingu

Zgodnie z efektem wyższości obrazu efektywniej zapamiętujemy obrazy niż słowa. Naszej pamięci łatwiej jest zakodować sobie zdjęcie drzewa niż zapisany na kartce wyraz “drzewo”. Odnosząc to zjawisko stricte do onboardingu, możemy przyjąć, że przyswajanie wiedzy o firmie poprzez wizualne przekazy będzie bardziej efektywne niż robienie tego samego za pomocą spisanych treści, np. w handbooku. Zupełnie nową jakość do procesu wdrożenia może wnieść technologia VR, silnie angażująca nie tylko wzrok, ale też inne zmysły. 

Przyjrzyjmy się temu, jakie konkretnie onboardingowe procesy może wesprzeć wirtualna rzeczywistość.

Wdrożenie do kultury organizacji

Wspomniany wcześniej wirtualny spacer po biurze czy pogawędka z CEO to przykład, jak technologia VR może zaadresować onboardingowy obszar Culture opisany przez Talyę N. Bauer w modelu 4C. Już na etapie preboardingu możemy rozpocząć wdrażanie pracownika do kultury organizacji w angażujący sposób. Spotkanie z założycielem firmy, który w wirtualnej rzeczywistości opowiada o historii organizacji, jej misji i wizji to zupełnie inna jakość niż czytanie treści na ten temat w handbooku.

Szkolenia stanowiskowe pracowników niewykwalifikowanych 

Wirtualna rzeczywistość daje możliwość nauki w praktyce, dosłownie. Nowy pracownik może po prostu poćwiczyć wykonywanie danych czynności w odtworzonym za pomocą VR środowisku pracy. Ćwiczenie praktycznych umiejętności w branży transportowej lub budowlanej to tylko przykłady tego, jakie możliwości daje ta technologia. Eutaw Construction, firma budowlana ze Stanów szkoliła nowych pracowników za pomocą symulatorów wyposażonych w pedały, przepustnice i dźwignie, tak jak w prawdziwych maszynach budowlanych. Dzięki temu mogli ćwiczyć w realistycznym środowisku wiele scenariuszy, z którymi mogą się spotkać na placu budowy, trenować sposób reakcji w nagłych sytuacjach i zdobywać nowe, praktyczne umiejętności.

Technologia VR może wnieść nową jakość do obszaru szkoleń pracowników niewykwalifikowanych. Trening umiejętności twardych w środowisku angażującym wiele zmysłów jednocześnie sprawia, że adopcja wiedzy staje się szybsza i bardziej efektywna.

Szkolenia stanowiskowe pracowników wykwalifikowanych

Jak wykazało badanie PwC, wirtualna rzeczywistość może być też wsparciem przy szkoleniu umiejętności miękkich kadry zarządzającej. W badaniu wzięli udział nowo zatrudnieni menedżerowie z 12 lokalizacji w USA. Podzielono ich na trzy grupy, które przeszły przez trening przywództwa skupionego na inkluzywnym podejściu. Różnica polegała tylko na sposobie szkolenia. Jedna z grup uczyła się w tradycyjnej formule offline, na sali szkoleniowej. Kolejna skorzystała ze szkolenia e-learningowego. Trzecia grupa zdobywała umiejętności za pomocą technologii VR. Jak pokazują dane, ten ostatni rodzaj treningu był najbardziej efektywny:

• trening za pomocą VR był 4 razy szybszy niż tradycyjne szkolenie offline;
• menedżerowie szkoleni za pomocą wirtualnej rzeczywistości byli nawet 275% bardziej pewni swoich umiejętności niż ich koledzy i koleżanki z dwóch pozostałych grup;
• pracownicy byli prawie 4 razy bardziej (średnia 3,75) zaangażowani emocjonalnie w treść szkolenia niż w przypadku treningu offline;
• menedżerzy  korzystający z technologii VR byli 4 razy bardziej skupieni niż osoby biorące udział w szkoleniu e-learningowym.

Zalety VR w onboardingu 

• Wysoka efektywność szkolenia - wirtualna rzeczywistość to immersyjne środowisko, w którym pochłania się wiedzę i ćwiczy swoje umiejętności w bardzo angażujący sposób. Retencja wiedzy jest zdecydowanie wyższa, a co za tym idzie nowi pracownicy,  rozpoczynając nową rolę, zyskują większy komfort i pewność swoich umiejętności. 

• Mniej stresujące wdrożenie - VR umożliwia ćwiczenie i doskonalenie kompetencji w neutralnym środowisku. Jeśli kierowca autobusu, pilot, czy pracownik sprzedaży popełni błędy w wirtualnej rzeczywistości, nie idą za tym poważne konsekwencje. Dzięki temu szkolenie jest mniej stresujące. To zdecydowanie ułatwia naukę i zachęca do podejmowania kolejnych prób. Popełniamy błędy w wirtualnej rzeczywistości, by zminimalizować ich ryzyko w codziennym rytmie pracy.

• Jednolite wprowadzenie do organizacji  - technologię VR łatwo skalować. Globalne organizacje mogą zaopatrzyć swoich pracowników w takie same narzędzia VR, zapewniając im jednolite wdrożenie w kulturę organizacji i szkolenia stanowiskowe, bez względu na lokalizację nowych osób.

Onboarding VR - melodia (dalekiej) przyszłości czy już rzeczywistość? 

Znamy już zalety i nowe możliwości, jakie wirtualna rzeczywistość może wnieść w proces onboardingu. Ale, jak to często bywa w przypadku wdrażania nowych rozwiązań, jest to proces, który toczy się w różnym tempie, w zależności od środowiska. Na dziś technologia VR nie jest dominującym rozwiązaniem w tworzeniu programów onboardingowych. Zdobywa jednak coraz większą popularność, zwłaszcza w dużych, globalnych organizacjach, których potrzeby rekrutacyjne trzeba postrzegać w skali co najmniej tysięcy kandydatów rocznie. Sama sprzedaż gogli do użytku komercyjnego rośnie - wg danych International Data Corp. w 2021 roku wyniosła 11,2 mln, a na 2026 rok prognozowany jest wzrost do ponad 50 mln. 

Wpływ na rozwój wirtualnych szkoleń będą miały też trendy demograficzne. – Mierzymy się z niedoborem siły roboczej. Każdego dnia na emeryturę odchodzi 10 tysięcy przedstawicieli pokolenia baby boomers, a millenialsi potrzebują szkoleń. Jak przyspieszyć edukację nowych pracowników i dać im odpowiednie narzędzia? - pyta Vishal Shah, dyrektor generalny od XR & Metaverse w Grupie Lenovo. 

Bariery i rozwiązania

Pewną barierą do wprowadzania rozwiązań VR jest dostępność i cena tej technologii. Wiele firm wstrzymuje się z inwestycją, czekając aż koszty będą bardziej przystępne (co już się dzieje). Część zwraca też uwagę na czynniki bezpieczeństwa - włączenie w zasoby firmy onboardingu VR to kolejna szansa dla cyberprzestępców na zdobycie wrażliwych informacji, w tym nagrań ze szkoleń. 

Istotny jest również kontekst zdrowotny. W 2020 roku branżowa firma VR Heaven przeprowadziła badania, z których wynikało, że ponad połowa (57%) osób odczuwa jakąś formę dyskomfortu podczas doświadczenia wirtualnej rzeczywistości. Regularne nieprzyjemności z goglami VR dotyczą 13,7% badanych. 

Rozważając poszerzenie onboardingu o wirtualną rzeczywistość, trzeba też wziąć pod uwagę lokalny kontekst społeczny i kulturowy. Jeśli jako organizacja, czy nawet cały rynek, dopiero zaczęliśmy rozwijać cyfrowe formy onboardingu, warto się zastanowić, czy założenie kandydatom na głowy gogli VR nie będzie skokiem na zbyt głęboką wodę. Tym bardziej, że aby stworzyć skuteczny program, potrzebujemy precyzyjnie odwzorować poszczególne elementy, zbudować scenariusz i storyboard, zaprojektować przestrzeń 360 st., a potem przejść przez montaż i postprodukcję. Musimy się zastanowić, czy posiadamy już cyfrowe kompetencje do takiej operacji lub na ile jesteśmy w stanie pozyskać je na zewnątrz. 

Jak to działa w praktyce? Wybrane case studies

Wiemy już, że korzystanie z wirtualnej rzeczywistości w onboardingu to dla jednych melodia przyszłości, a dla innych przeciwnie - zupełnie oswojony element teraźniejszości. Przyjrzyjmy się organizacjom, które mają już pewne doświadczenia z VR. 

Wirtualna przestrzeń w Accenture

Firmą, która odważnie sięgnęła po wirtualną przestrzeń, by poprawić doświadczenie onboardingu, jest Accenture. Globalny gigant konsultingowy zatrudnia na całym świecie ponad 700 tys. pracowników. Tylko w 2021 roku firma zrekrutowała aż 120 tys. nowych osób. A to już społeczność porównywalna z takimi miastami jak Bytom czy Zielona Góra. Po wybuchu pandemii trzeba było zmienić sposób komunikacji w tak ogromnej grupie i VR okazał się strzałem w dziesiątkę. 

Innowacyjnym rozwiązaniem Accenture jest wirtualny kampus One Accenture Park. Znajdziemy tam m.in. cyfrowe odwzorowania fizycznych przestrzeni biurowych oraz “Nth Floor”, czyli “miejsce” na mniej oficjalne spotkania pracowników. Technologiczne wsparcie w tym projekcie zapewnił Microsoft. Zadziało się to w ramach platformy AltspaceVR, umożliwiającej centralne zarządzanie dostępami i przestrzeniami wirtualnymi.  

Środowisko 3D pozwoliło firmie zaangażować pracowników zdecydowanie mocniej niż seria prezentacji albo spotkania na Zoomie czy Teamsach. W swoim modelu onboardingu firma postawiła na relacje międzyludzkie. Nowo zatrudnieni grają w gry edukacyjne z bardziej doświadczonymi kolegami, razem poznają kulturę organizacji, jej historię oraz cele. W onboardingu z zastosowaniem VR ujęto nie tylko trening umiejętności twardych, ale też rozwój kompetencji miękkich, gdzie odwzorowanie naturalnych interakcji międzyludzkich ma kluczowe znaczenie. Proces obejmuje również rozwój umiejętności z zakresu cyberbezpieczeństwa oraz programy edukacyjne ukierunkowane na integrację i różnorodność. 

Spotkania w ramach One Accenture Park dały rozproszonym zespołom głębsze i spójne doświadczenie, odcięły je również od rozpraszających bodźców. Do komunikowania się pracownicy używają dźwięku przestrzennego, co wzmacnia wrażenie przebywania w jednym pomieszczeniu. 

Efekt? Accenture odnotowało wyższe wskaźniki retencji pracowników oraz podniosło efektywność programów szkoleniowych o 33%. Ale to dopiero początek, bo firma cały czas rozwija swój program, podkreślając, że w przyszłości onboardingu kluczowe będzie odpowiednie miksowanie tradycyjnych doświadczeń z tymi cyfrowymi. 

Technologia VR w Mondelez, czyli cyfrowa wycieczka do fabryki czekolady

Na mniejszą skalę z wirtualnej i rozszerzonej rzeczywistości w onboardingu zaczął korzystać spożywczy potentat - Mondelez. W tym podejściu skupiono się przede wszystkim na cyfrowym odwzorowaniu kluczowych obiektów firmy - od fabryki czekolady przez centra badawczo-rozwojowe i centra innowacji aż po główną kwaterę organizacji.

Pilotażowy program firma Mondelez uruchomiła w maju tego roku w oddziale w Indiach. Część nowych pracowników, pełniących bardzo różne role w firmie, otrzymało zestawy Meta Oculus Virtual Reality, pozwalające bez wychodzenia z domu poznać najważniejsze obiekty i osoby w firmie. Doświadczenie VR ma zrekompensować brak fizycznych wizyt w tych miejscach, ograniczonych z powodu COVID-19. 

– Czuliśmy, że w tzw. nowej normalności doświadczenia onboardingu nie były tak atrakcyjne dla nowych pracowników. Dzięki VR zaprojektowaliśmy nowy, bardziej wciągający program, by nasze nowe kadry mogły lepiej zrozumieć cel organizacji, niuanse kulturowe i mieć większe poczucie wspólnoty - tłumaczyła w “The Business Line” Shilpa Vaid, odpowiadająca za HR w Mondelez India. 

Proces onboardingu z VR został podzielony na segmenty i zdefiniowany przez specyfikę danego stanowiska. Pracownicy centrali mają szansę na spotkanie się z kierownictwem, osoby pracujące na pierwszej linii mogą zobaczyć główną siedzibę i poznać cele firmy bezpośrednio od liderów. – Pracując w określonych rolach czasem trudno zobaczyć szerszą perspektywę i wspólny cel – podkreśliła Shilpa Vaid. 

Program spotkał się z pozytywnym przyjęciem, a firma liczy, że nowe podejście pozwoli nie tylko skuteczniej wdrażać nowych pracowników, ale też przyciągnie kandydatów młodego pokolenia, otwartych na technologie i w naturalny sposób zanurzonych w cyfrowym świecie. 

Wirtualny klient awanturujący się 

Jeszcze inaczej z VR w onboardingu korzysta Walmart. Sieć marketów rozwiązania wirtualnej rzeczywistości rozwija już od 2016 roku. Robi to za pomocą współpracy z firmą Strivr, dostawcą technologii. Z każdym kolejnym rokiem organizacja rozszerza programy VR. Dziś obejmują one proces rekrutacji, onboardingu, szkoleń czy programów rozwojowych dla menedżerów. 

Podczas wdrożeń Walmart wykorzystuje wirtualną rzeczywistość do rozwijania kompetencji miękkich pracowników, poprzez symulacje sytuacji, które mogą zdarzyć się w codziennej pracy. Nowi pracownicy w cyfrowym świecie stykają się więc z zupełnie realnymi problemami, takimi jak awanturujący się klient, lokalizowanie produktów pozostawionych nie na swoim miejscu czy praca w najbardziej intensywnych momentach, np. podczas wyprzedaży w ramach Black Friday. Dzięki VR te wszystkie okoliczności można realistycznie zaaranżować w jednym pomieszczeniu i bez zaangażowania dużej grupy ludzi. 

– Nasze sklepy są otwarte przez 24 h, nie możemy więc organizować szkoleń “po godzinach”. Wirtualna rzeczywistość pozwala tworzyć scenariusze z hal sprzedażowych w warunkach bezpiecznych dla pracowników - mówi Andy Trainor, wiceprezes centrum szkoleniowego Walmart. 

Przykładem jest moduł “The Pickup Tower”, służący do realizacji zamówień online. Przed zastosowaniem VR nowi pracownicy otrzymywali instrukcje tłumaczące im krok po kroku, jak obsługiwać maszynę, z natychmiastową informacją zwrotną w razie popełnienia błędu. Takie szkolenie, połączone z e-learningiem, trwało ok. ośmiu godzin. Zastosowanie technologii VR pozwoliło skrócić ten czas do… 15 minut - i to bez spadku efektywności. 

Wirtualne szkolenia przygotowuje nowo zatrudnionego na różne niestandardowe sytuacje i poprawia jego komfort pracy. W przypadku Walmart mówimy o wzroście pewności siebie o 10-15%. Co więcej, tego rodzaju symulacje dają pracodawcy lepszy wgląd w kompetencje kadr. Przykład? Pracownik z Pensylwanii dzięki testowi VR otrzymał awans i podwyżkę. W jednej z symulacji asystował pracownikowi sklepu i klientowi poszukującemu tuszu do rzęs. Na podstawie jego zachowań w tej konkretnej sytuacji kierownicy dostrzegli w nim umiejętności przywódcze i zaproponowali awans.

Technologia VR baaardzo powoli wchodzi pod strzechy światowego i lokalnego rynku HR, w tym do procesów onboardingowych. Tymczasem w polskich i zagranicznych organizacjach wciąż rozwija się onboarding cyfrowy, oparty na mechanizmach automatyzacji. To właśnie takie wdrożenie będzie tym domyślnym w najbliższych latach i to właśnie ono już dziś jest kanwą Gamfi Onboarding - naszej aplikacji do zautomatyzowanego onboardingu. Jeśli chcesz przetestować takie podejście w swojej organizacji, daj nam znać! Pokażemy Ci, jak to działa!