Upskilling a onboarding: jak wdrażać do nowej roli?

“Nie idę tam, gdzie krążek znajduje się teraz, ale tam, gdzie będzie za chwilę” – tak o swoim sposobie na sukces mówił słynny hokeista Wayne Gretzky. Ale ta myśl wykracza poza jego dyscyplinę i ma uniwersalny charakter. Rynek pracy zmienia się dynamicznie. W wielu branżach potrzebne są nowe umiejętności, a część zawodów w ogóle znika z biznesu. Rozwój kompetencji nie jest już mile widzianym dodatkiem, a warunkiem niezbędnym, by nadążyć za dzisiejszymi, a tym bardziej przyszłymi potrzebami. Systemowy upskilling staje się koniecznością. Przy jego projektowaniu warto inspirować się onboardingiem. Dlaczego? O tym w poniższym tekście.

Czym jest upskilling?

W rzeczywistości przyspieszającej transformacji cyfrowej i automatyzacji procesów upskilling staje się jednym z najważniejszych zadań dla pracodawców i pracowników. Dla tych pierwszych kluczowe jest pozyskanie wykwalifikowanych specjalistów, dla drugich zdobywanie nowych umiejętności, by znaleźć się tam, “gdzie krążek będzie za chwilę”.

Pojęcie upskillingu nie jest niczym nowym na rynku pracy. Oznacza po prostu proces uczenia się przez jednostki nowych umiejętności. Może przybierać różne formy – każde szkolenie, kurs czy inne inicjatywy edukujące pracownika są formą upskillingu. W tym pojęciu mieszczą się wszystkie działania mające na celu rozwijanie już posiadanych umiejętności, aktualizowanie wiedzy, a w konsekwencji dostosowywanie kompetencji do aktualnych wymagań rynkowych.

Przyspieszający świat to przyspieszający upskilling

Brzmi banalnie, jednak jeśli umieścimy to w kontekście globalnych megatrendów, jak wspomniana już cyfrowa transformacja, zmiany demograficzne czy dążenie do zrównoważonego rozwoju, pozyskiwanie nowych kompetencji urasta do kluczowego wyzwania. Dynamiczne zmiany w większości branż zachodziły jeszcze przed rokiem 2020, a pandemia COVID-19 tylko je przyspieszyła. Pracownicy doskonale już to rozumieją. Jak wynika z badania PwC „Upskilling Hopes & Fears 2021″, aż 86% polskich pracowników (w porównaniu do 76% na świecie) jest gotowa do ciągłego zdobywania nowych umiejętności, a nawet do przekwalifikowania się, aby utrzymać się na rynku pracy. Niemal tyle samo uczestników badania (85%) przyznaje, że nowych kompetencji potrzebuje, by lepiej dostosować się do coraz bardziej cyfrowej rzeczywistości.

Programy rozwojowe i przekwalifikowanie pracowników

Świadomi pracodawcy potrafią na tę potrzebę odpowiedzieć. – Musimy mieć gotową odpowiedź wobec dynamicznych zmian. W Accenture zachęcamy do uczenia się przez całe życie. Godziny szkoleń w poprzednim roku niemal się podwoiły, a pracownicy mogli korzystać z biblioteki zawierającej ponad 8000 umiejętności i certyfikatów. Mają do wyboru wiele dróg zdobywania umiejętności i podnoszenia kwalifikacji. Dzięki temu zwiększają produktywność i uzyskują lepsze wyniki – mówi Camilla Drejer, Managing Director, Citizenship & Responsible Business w Accenture UKI.

– Wykwalifikowana i zmotywowana kadra jest kluczem do osiągania lepszych wyników i zwiększania produktywności. Nigdy nie było lepszego czasu, aby z podnoszenia umiejętności uczynić najwyższy priorytet. By wesprzeć firmy w odblokowaniu niewykorzystanych talentów, udostępniamy szeroki zakres bezpłatnych szkoleń, w tym kursy online, praktyki, staże lub nasze obozy szkoleniowe – tak z kolei o rządowym podejściu do upskillingu mówi Nadhim Zahawi wiceminister edukacji w Wielkiej Brytanii.

Upskilling a reskilling - czym się różnią?

Nowe kompetencje można budować różnymi ścieżkami – przez upskilling i reskilling. W przypadku upskillingu mówimy o poszerzaniu wiedzy i dostosowywaniu umiejętności do zmian w ramach tej samej branży. Dobrym przykładem może tu być zespół programistów w modernizującej się firmie logistycznej. Żeby dobrze funkcjonować i obsługiwać zautomatyzowane procesy, muszą oni poznać nowe narzędzia związane z Internetem Rzeczy, potrafić je integrować z aplikacjami już obecnymi w firmie i wprowadzać nowe rozwiązania. Nie jest to nowa ścieżka kariery, ale wejście na kolejny stopień specjalizacji w ramach obecnej pozycji.

O reskillingu mówimy w przypadku przekwalifikowania się i obieraniu nowej drogi zawodowej. Jeśli w tej samej firmie pracują magazynierzy, bardzo prawdopodobne, że wiele ich zadań z czasem przejmą roboty. Tacy pracownicy, po przejściu odpowiednich szkoleń oraz praktycznych i teoretycznych kursów, mogliby nauczyć się, jak programować i optymalizować ich pracę. To oznaczałoby prawdziwą rewolucję w życiu zawodowym tych pracowników.

Czy upskilling jest lekarstwem na niedobór talentów?

Według raportu Korn Ferry do 2030 r. ponad 85 milionów wakatów na globalnym rynku pracy może zostać niezapełnionych. W efekcie może to prowadzić do 8,5 biliona dolarów niezrealizowanych rocznych przychodów.

Polscy pracodawcy również borykają się z problemem niedoboru talentów. Aż 81% z nich zgłasza trudności ze znalezieniem odpowiednio wykwalifikowanych pracowników. To plasuje nasz kraj na ósmym miejscu wśród przedsiębiorców z regionu EMEA, zaangażowanych w przygotowane przez ManpowerGroup badanie "Niedobór talentów". Trudniej o pomyślne zamknięcie rekrutacji jest np. we Francji, Rumunii, Włoszech, Turcji, Szwajcarii, Belgii i Niemczech. 

Korzyści z upskillingu

Z perspektywy branży HR poszukiwanie odpowiednich kandydatów z zewnątrz organizacji zdaje się coraz mniej efektywnym rozwiązaniem. W tej sytuacji reskilling i upskilling mogą świetnie uzupełniać tę lukę, przygotowując kandydatów do pełnienia nowych ról, kluczowych z perspektywy zmieniającego się rynku pracy. Dodatkowo, upskilling w obrębie organizacji może przynieść wiele innych korzyści:

• Większa retencja lojalnych pracowników. Według badania przeprowadzonego przez Instytut Gallupa, dla 61% pracowników możliwość poszerzenia swoich kompetencji w obecnej organizacji byłaby jednym z kluczowych czynników wpływających na decyzję o pozostaniu w firmie lub opuszczeniu jej. Dbałość o rozwój pracowników wewnątrz przedsiębiorstwa zdecydowanie jest jednym z kluczowych filarów, na którym można budować lojalność wobec pracodawcy. Pracownik, który rozwija się zawodowo wraz z firmą będzie bardziej zaangażowany w jej działalność.

• Oszczędność na kosztach rekrutacji i onboardingu nowych talentów. Wyliczyliśmy, że koszt wdrożenia nowego pracownika, to nawet 7-krotność jego pensji. Do tego doliczmy koszty rekrutacji (wynagrodzenie rekrutera lub agencji, publikacja płatnych ogłoszeń o pracę, koszt systemu ATS). Dodatkowo należy uwzględnić pośrednie koszty w postaci czasu pracy osób zaangażowanych w pozyskanie nowych talentów i onboarding. Finalne wyliczenia dają pokaźną sumę, która zwiększa się w przypadku kluczowych i bardziej wyspecjalizowanych ról. Z takiej perspektywy upskilling wydaje się rozsądną (również finansowo) przeciwwagą dla standardowych metod rozwijania wykwalifikowanej kadry.
   
• Większa satysfakcja i efektywność pracowników. Pracownik, który zdobywa nowe kompetencje, ma większą szansę na awans wewnętrzny czy mniejsze lub większe sukcesy w ramach swojego zakresu obowiązków. To z kolei przekłada się na większą produktywność, efektywność i satysfakcję z wykonywanej pracy. Zadania, które kiedyś wydawały się skomplikowane, z nowymi umiejętnościami wcale nie muszą być takie straszne. Pracownik, który czuje się pewniej w swojej roli, może również chętniej wychodzić z inicjatywą i proponować innowacyjne rozwiązania.
  

• Wizerunek nowoczesnego i innowacyjnego pracodawcy. Dynamiczne zmiany na rynku pracy, szczególnie w trakcie pandemii, wymagają myślenia perspektywicznego, tak by zawsze być dwa kroki do przodu. Organizacja, która inwestuje w upskilling potrafi łatwiej dostosować się do zmian w swojej branży. Buduje w ten sposób swoją przewagę konkurencyjną i przyciąga talenty zainteresowane rozwojem i zwinnym podejściem do pracy. Jest to szczególnie ważne dla millenialsów - aż dla 91% z nich rozwój zawodowy jest jednym z priorytetów.

Upskilling - dobre praktyki

Według raportu Komisji Europejskiej małe i średnie przedsiębiorstwa oferują swoim pracownikom działania upskillingowe lub reskillingowe. Niestety, robią to zwykle w nieustrukturyzowany sposób, co stanowi ogromny niewykorzystany potencjał do zagospodarowania. Jak zatem, będąc pracodawcą, kompleksowo zadbać o proces rozwijania nowych umiejętności w organizacji?

Zdefiniuj priorytetowe umiejętności i obszary

Bez zdefiniowania obszaru upskillingu nie stworzymy efektywnych planów rozwojowych. Zastanówmy się, jakie zasoby i umiejętności są kluczowe dla naszej firmy z perspektywy jej celów biznesowych oraz wizji. Przykładowo: jeżeli priorytetem będzie usprawnienie pracy działu księgowości, warto sprawdzić, czy pracownicy potrafią korzystać ze wszystkich dostępnych im narzędzi. A może sami czują potrzebę podnoszenia kwalifikacji w konkretnych obszarach? Nie zapominajmy również o potrzebach pracowników. Często to oni śledzą trendy związane ze swoją rolą czy obszarem działania i jako pierwsi zauważają, które z ich umiejętności wymagają doskonalenia.

Wyjaśniaj potrzebę ciągłego zdobywania nowych umiejętności

Zaprojektowanie ścieżki podnoszenia kwalifikacji to jedno. Drugą kwestią jest jej wdrożenie i utrzymanie zaangażowania pracowników na odpowiednim poziomie. Jeśli szef wysyła nas na całodniowe szkolenie bez choćby rozmowy na ten temat, potraktujemy to raczej jako kolejny obowiązek zawodowy, a nie możliwość rozwoju. A gdyby tak zaproponować nowe podejście i wspólnie pochylić się nad kalendarzem szkoleń zaplanowanym na najbliższy kwartał lub nawet rok? Omawianie ścieżki rozwoju podczas regularnych 1:1 z menedżerem sprawia, że upskilling staje się dla pracownika naturalnym elementem jego zawodowej drogi w organizacji.

Stwórz przestrzeń do rozwoju kompetencji pracowników

Szkolenie w czasie pracy, a po godzinach nadrabianie zaległości z całego dnia - znacie to? Taka sytuacja sprawia, że podnoszenie kwalifikacji może być bardzo obarczające i zniechęcać pracowników do udziału w kolejnych inicjatywach.

Większa elastyczność w zdobywaniu wiedzy to większy komfort i motywacja do nauki. Pomocne tu będą cyfrowe rozwiązania, dzięki którym pracownik ma dostęp do niezbędnych materiałów bez względu na lokalizację. Może po nie sięgać w dogodnym dla siebie momencie w trakcie pracy, korzystając np. z e-learningu. To szczególnie ważne w przypadku pracy w modelu hybrydowym lub całkowitego home office.

Upskilling a onboarding

Zarówno upskilling, jak i resklilling to procesy, które po części, a czasem nawet całkowicie zmieniają profil zawodowy pracownika. W efekcie w strukturach organizacji pojawia się osoba z nowymi kwalifikacjami, gotowa by podjąć się nowej roli czy rozszerzyć swój zakres obowiązków o inne obszary. Niech nie zmyli nas myśl, że to zmiana w ramach tej samej, dobrze znanej pracownikowi firmy. Owszem, kultura pracy pozostaje ta sama, ale kwestie operacyjne będą się różnić.

Otwieramy dla pracownika nowy kontekst zawodowy, z którym będzie musiał się zmierzyć. Wyzwanie polega na tym, by przejęcie nowych obowiązków było ustrukturyzowane i komfortowe. By tak się stało, upskilling powinien być planowany jako wdrożenie do nowego rodzaju pracy. Warto na ten proces spojrzeć jak na onboarding i zaplanować go równie kompleksowo. Nauka to część upskillingu i reskillingu, ale bez wsparcia w odmienionej, zawodowej rzeczywistości trudniej będzie pracownikowi wykorzystać w praktyce nowe kwalifikacje. 

Jak wdrażać do nowej roli i nowych umiejętności?

Efektywny upskilling czy reskilling to taki proces, który odpowiada na potrzeby pracowników i pracodawcy. Aby zadbać o każdą ze stron, należy podejść do tego systemowo, korzystając z metod czy narzędzi, które nadadzą odpowiednie ramy tym inicjatywom.

Chętnie podzielimy się konkretnymi rozwiązaniami onboardingowymi, które można wykorzystać we wdrażaniu pracownika do nowej roli zawodowej. Większość z nich już teraz stanowi zaplecze naszej aplikacji Gamfi Onboarding.

Ustrukturyzowany plan rozwojowy

Aby programy rozwojowe spełniały oczekiwania, przede wszystkim powinny być ustrukturyzowane. Plan rozwojowy uporządkuje ścieżkę podnoszenia kwalifikacji oraz wskaże ważne obszary komunikacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w proces. Analogiczna sytuacja ma miejsce w onboardingu. Warto skorzystać z doświadczeń z procesu wdrożenia i zaprojektować ścieżkę podnoszenia kwalifikacji, inspirując się tradycyjną ścieżką onboardingową. Plan dobrze jest oprzeć na narzędziu automatyzującym proces i ułatwiającym pracownikowi łączenie regularnych obowiązków z tymi związanymi z toczącym się procesem upskillingowym.

Cross-procesowa współpraca

Podobnie jak przy wdrożeniu nowego pracownika z zewnątrz organizacji, onboarding do nowej roli w ramach upskillingu to praca zespołowa. Zaangażujmy w cały proces HRBP, menedżerów konkretnych działów oraz wyznaczmy buddiego. Zadbajmy zarówno o wsparcie merytoryczne, jak i to mniej formalne, tak istotne w stresującej sytuacji wejścia w nowy zespół. O cross-procesowości onboardingu szerzej pisaliśmy w naszym tekście "Trendy w onboardingu na 2022 rok".

Mentor

Mentor to osoba, która ma długi staż pracy w firmie, bogate doświadczenie i szeroką wiedzę. Mając takie zasoby, osoba w roli mentora może zapewnić swoim mentees długofalowe wsparcie w trakcie całej kariery w danej organizacji. Mentor czuwa, by ich rozwój kompetencji odbywał się w obranym kierunku. Nie mylmy go z buddym, który z definicji jest wsparciem w trakcie onboardingu, a jego rola nie wymaga tak dużego poziomu wiedzy jak w przypadku mentora. Buddy to również przewodnik po mniej formalnych kwestiach niż te poruszane w ramach mentoringu.

Shadowing

Shadowing polega na obserwowaniu pracy bardziej doświadczonego pracownika. Śledzimy jego zadania, ale nie bierzemy w nich czynnego udziału. Spotkania z menedżerem, sesje z mentorem czy cykliczne rozmowy z innym, doświadczonym pracownikiem to świetny wstęp do wykonywania pracy z wykorzystaniem nowych kompetencji.

Microlearning

Czyli nauka polegająca na przekazywaniu uczniowi małych pigułek wiedzy zamiast zapoznawania go jednorazowo z obszernym materiałem. Microlearning daje pracownikom możliwości dostosowania sposobu oraz tempa nauki do ich bieżących obowiązków. Mogą przyswajać nową wiedzę np. poprzez e-learning, z wykorzystaniem różnych narzędzi (tablet, internet, komputer). Łatwy dostęp do wiedzy, bez względu na lokalizację świetnie sprawdzi się w modelu pracy hybrydowej czy zdalnej. Więcej na ten temat piszemy w tekście "Microlearning: jak skutecznie uczyć pracowników?".

Grywalizacja

Przebranżowienie się lub zdobywanie nowych kwalifikacji to często trudny i wymagający proces. Projektując ścieżkę rozwoju w oparciu o grywalizację, sprawimy, że będzie on angażujący i mniej stresujący dla pracownika. Jak to możliwe? W dużym skrócie: pracownicy wdrażają się, wypełniając angażujące zadania i misje, za które otrzymują punkty, a czasem również realne benefity. Motywujące, prawda? Do tego wszystko odbywa się w cyfrowej rzeczywistości, dostępnej w dowolnym miejscu i czasie. Więcej na temat grywalizacji przeczytacie w naszym artykule "Gra w pracę: co zmienia grywalizacja w pracy (i dlaczego wszystko)".

Bieżący feedback

Proces upskillingu powinien również uwzględniać przestrzeń na udzielanie informacji zwrotnej. Trzymajmy rękę na pulsie i monitorujmy poziom satysfakcji pracownika, który jest wdrażany do nowej roli. Na bieżąco omawiajmy niejasności, pytajmy jakie są jego/jej potrzeby, czy jakieś kwestie należy doprecyzować. Korzystajmy z ankiet online oraz aranżujmy spotkania 1:1 z mentorem, managerem czy dedykowaną osobą z działu HR. W naszej aplikacji wdrażany pracownik systematycznie wykonuje badanie satysfakcji nazywane Pulse-Checkiem.

Mamy wiedzę, doświadczenie i narzędzie, dzięki którym jesteśmy w stanie skutecznie wesprzeć Twoją organizację i pracowników w wymagającym, ale jakże istotnym procesie podwyższania kwalifikacji. Z naszą pomocą przeprowadzisz swoją firmę przez zmiany, które wymusza na nas wszystkich przyspieszający, cyfryzujący i automatyzujący się świat. Porozmawiajmy!