Welcome pack - jak stworzyć udany prezent powitalny?

Przed pandemią pierwszy dzień nowej pracy wiązał się zwykle z wizytą w siedzibie firmy i podpisaniem dokumentów. Jeśli ktoś chciał się podzielić ze światem rozpoczęciem nowego rozdziału życia zawodowego, publikował zwykle zdjęcie przy nowym biurku lub z pięknym biurowcem w tle. Dziś przy tego typu wpisach zobaczymy raczej zdjęcie prezentu powitalnego, a hashtagi “welcome pack” czy “welcome kit” wciąż zyskują na popularności w mediach społecznościowych. Ale rolą prezentu powitalnego nie jest oczywiście budowanie zasięgów. W rzeczywistości pracy zdalnej zyskuje on ogromną wartość, często będąc jedynym fizycznym łącznikiem z nowym miejscem pracy. I istotną składową procesu, jakim jest onboarding.   

Co to jest welcome pack?

Welcome packi to zestawy powitalne dla nowego pracownika. Zazwyczaj zawierają kilka elementów, które różnią się w zależności od branży, w jakiej działa dana firma, czy kultury organizacyjnej, jaką reprezentuje. Mogą to być gadżety firmowe, jak np. obrandowany notatnik, kubek czy bluza. Równie często elementem powitalnego zestawu są słodycze, książki, długopisy, produkty firmy czy plecaki/torby i inne przedmioty z logo organizacji. Jedynym, co ogranicza ich twórców, są kreatywność i budżet pracodawcy.

Welcome packi zwykle trafiają do nowo zatrudnionych osób na etapie preboardingu (często razem z niezbędnym do pracy sprzętem firmowym). Ich przekazanie może stanowić również ważny punkt programu podczas dnia powitalnego. Pisaliśmy o tym szerzej w tekście "Pierwszy dzień w pracy - jak ułatwić pracownikowi wejście do organizacji?". Przygotowaniem i wysyłką lub wręczeniem zestawów powitalnych zajmuje się dział HR, czasem przy współpracy z hiring managerem, który może nadać upominkowi nieco bardziej spersonalizowany charakter. 

Więcej niż prezent powitalny - funkcje welcome packa

Miłe powitanie w zespole

Trzeba mieć świadomość, że welcome box to coś więcej niż prezentowy zestaw gadżetów, jak firmowa bluza czy torba. To nawet więcej niż miły gest wykonany w kierunku nowego członka zespołu. Wręczenie zestawu powitalnego to jeden z pierwszych kroków do tego, by budować w oczach nowo zatrudnionego pozytywny wizerunek pracodawcy. Obrandowany notatnik czy plecak z logo firmy z pewnością będą użyteczne dla nowego pracownika. A gdyby tak dołączyć do całego zestawu spersonalizowany list od managera lub kartkę z imieniem nowego pracownika i komunikatem “cieszymy się, że jesteś z nami”? Takie, z pozoru drobne, dodatki potrafią być “kropką nad i” całego welcome packa. Pomagają nowicjuszowi poczuć się częścią zespołu, jeszcze zanim na dobre rozgości się w strukturach firmy.  

Wsparcie w onboardingu nowego pracownika

Welcome packi mogą również wspierać Culture, czyli jedno z czterech słynnych onboardingowych C, o których pisze profesorka zarządzania Talya N. Bauer. Stanowią świetną okazję do wdrożenia nowego pracownika w kulturę organizacyjną firmy: jej historię, wartości, misję czy wizję. Wielu pracodawców dołącza do welcome packu np. książkę spójną z wartościami swojej firmy.

Świetnym przykładem jest tutaj “induction box” przygotowany przez Ogilvy & Mather, globalną agencją marketingową. Jednym z jego głównych elementów jest książka “The Eternal Pursuit of Unhappines” autorstwa Davida MacKenzie Ogilvy, założyciela agencji. Induction box jest zainspirowany również jego 8 kreatywnymi nawykami.

Ciekawym przypadek stanowi zestaw powitalny od Europejskiej Agencji Straży Przybrzeżnej i Granicznej (Frontex). Mimo że Frontex to instytucja o bardziej formalnym charakterze, jej pracownicy otrzymują welcome pack z odrobiną kreatywności. Nie da się również nie docenić świetnej oprawy graficznej. Osoby dołączające do polskiego zespołu wita okładka z rozsypanymi literami, z których można ułożyć napis “Hello Poland”. Wewnątrz znajdują się podstawowe informacje o organizacji oraz wskazówki, które mogą być przydatne przy przeprowadzce do Warszawy. W zasadzie jest to “pre-arrival welcome pack” - tak go określił we wstępie Fabrice Leggeri, dyrektor Agencji.

Zdalne powitanie

Pierwszy dzień w pracy bez wychodzenia z domu i zdalny onboarding to dziś rzeczywistość wielu pracowników i zatrudniających ich organizacji. W sytuacji, kiedy między zespołem a nowym pracownikiem możliwy jest tylko wirtualny uścisk dłoni, proces przełamywania lodów po obu stronach jest mocno utrudniony. 

Co prawda nic nie zastąpi wspólnego lunchu w biurze czy niezobowiązujących rozmów przy ekspresie do kawy, ale odpowiednio przygotowany welcome pack pomoże nowym pracownikom poczuć się bardziej komfortowo po dołączeniu do organizacji. To inwestycja w dobre samopoczucie nowego pracownika.

Co brać pod uwagę, kompletując pakiet powitalny?

Nikt nie lubi dostawać nietrafionych prezentów. Osoba, która nie jest miłośnikiem sportu, z pewnością zdziwi się, kiedy otrzyma w ramach upominku karnet na siłownię. Ktoś, kto nie chodzi w garniturach, nie będzie zachwycony krawatem, choćby był z jedwabiu. Podobnie jest z pracownikiem i prezentem powitalnym. Możemy mieć wiele koncepcji przy tworzeniu welcome packa, ale bez uwzględnienia kilku istotnych elementów, istnieje ryzyko, że trafi on do szuflady z resztą nieudanych podarunków. O czym zatem warto pamiętać?

Kultura organizacji

Przede wszystkim zaakcentujemy kulturę organizacji i wartości, które są ważne w środowisku pracy, do którego dołącza nowy pracownik. Poza wspomnianą wcześniej książką, do paczki dołączyć można również handbook, w którym opowiadamy o filozofii i misji firmy.

Dobór gadżetów również może łączyć się z wartościami cenionymi przez pracodawcę. Przykładowo, butelka wielokrotnego użytku świetnie uzupełni narrację o dążeniu do zrównoważonego rozwoju. W przypadku organizacji promującej pracę zdalną wszystkie gadżety umilające home office będą z kolei współgrały z kulturą “remote-first”. 

Użyteczność 

Wspomniane wcześniej pomysły na prezenty powitalne są również użyteczne. Odpowiadając na potrzeby pracownika, podkreślają, że wartości głoszone przez organizację nie stanowią pustego sloganu, ale mają swoje odzwierciedlenie w rzeczywistości.

Kontekst branżowy

Słodycze, aromatyczna kawa czy pyszna herbata? A może butelka wina, zestaw gadżetów biurowych, który cieszy oko albo zestaw kosmetyków? Firmy z branży produkcyjnej mają asa w rękawie w postaci własnych produktów, z których można skomponować powitalny zestaw prezentów. 

Warto jednak okrasić je czymś, czego pracownik się nie spodziewa. Może to być spersonalizowany list lub kartka z podpisami członków zespołu, którzy czekają na nowego członka załogi. I tym sposobem przechodzimy do kolejnego, kluczowego, aspektu w tworzeniu prezentu powitalnego... 

Spersonalizowane pakiety powitalne

Personalizacja to coś, co pozwala poczuć ducha zespołu i przełamać lody. To pomost pomiędzy nowym pracownikiem a osobami z większym stażem w firmie. “Agata, witaj na pokładzie”, “Piotr, Twoje biurko czeka na Ciebie”, “Anno, do zobaczenia w poniedziałek” - nawet te kilka słów potrafi zdziałać cuda. Za spersonalizowane hasło na firmowym kubku zdobędziesz u pracownika ekstra punkty. Taki drobny gest sprawia, że nowo zatrudniona osoba czuje się mniej anonimowo. Zyskuje poczucie, że ktoś na nią naprawdę czeka i jest jej ciekawy.

Aspekt wizualny i nuta kreatywności

Welcome pack, który cieszy oko, jest kreatywnie zapakowany i zawiera w sobie element niespodzianki to przepis na prezent powitalny z efektem WOW. Jego “unboxing”  będzie przyjemnym, a być może nawet inspirującym doświadczeniem. Oczywiście cały projekt powinien być stworzony w zgodzie z identyfikacją wizualną firmy. 

Unikalne pomysły na welcome pack  

Przejdźmy do konkretów. Oto kilka przykładów ciekawych zestawów powitalnych przygotowanych przez znane organizacje. Wymienione niżej welcome packi różnią się zawartością, ale każdy z nich może posłużyć za inspirację.

TikTok się nie ogranicza

TikTok działa z rozmachem. Do nowych pracowników wysyła welcome pack pełen przekąsek, firmową torbę, mini walizkę, a nawet zestaw DIY, z którego można zbudować własną jednoobiektywową lustrzankę.

Allegro wybiera praktyczny welcome pack

Upominek powitalny Allegro to świetny przykład połączenia brandingu z użytecznością. Skarpetki, notes czy pokrowiec na laptopa to rzeczy, których używa każdy. Dodatkowo, wszystko mieści się w poręcznym firmowym plecaku worku.

Zalando od początku trenuje dobre relacje

W tym zestawie powitalnym poza standardowymi przedmiotami, jak notatnik, przekąski czy firmowe naklejki, znajduje się również… guma do ćwiczeń z przykładowym treningiem. Po wielu godzinach za biurkiem mała rozgrzewka pomoże się rozluźnić i rozładować stres.

Twitter stawia na wytrawne powitanie

Twitter zachęca nowicjusza do wzniesienia toastu, dołączając do welcome packa wino z hasztagiem #RaiseAGlass na etykiecie. 

LiveChat wręcza welcome pack z przewrotnym zadaniem

LiveChat przygotował zestaw powitalny z zadaniem o charakterze wkupnego. Zgodnie z firmowym zwyczajem nowy członek załogi przynosi do biura coś słodkiego. Żeby ułatwić zadanie i wprowadzić nową osobę w ten rytuał, poza obrandowanymi gadżetami welcome pack zawiera też gotowy przepis na ciasto.

Welcome pack z misją

Wysyłka prezentu powitalnego daje możliwości łączenia onboardingu w trybie offline z cyfrową komunikacją. Welcome pack może angażować pracownika w wykonanie pierwszego wdrożeniowego zadania, zalogowania się w aplikacji onboardingowej, wysłania nowemu zespołowi selfie lub wiadomości na Slacku albo innym firmowym komunikatorze.

Welcome pack, w którym zaszyta zostaje informacja ze specjalną misją, tworzy ciekawe, interaktywne doświadczenie świetnie wpisujące się w kontekst grywalizacji. O tym, jak ważną rolę w procesie wdrożenia może odegrać grywalizacja przeczytasz w naszym tekście "Grywalizacja onboardingu: co da Twojej firmie?". Wystarczy wspomnieć, że to mechanizm, na którym w dużej mierze oparta jest nasza aplikacja Gamfi Onboarding. Możesz więc nam więc zaufać. Wiemy co nieco na ten temat.

Przygotowanie ciekawego welcome packu to jedno, ale dopiero sprawne (najlepeij zautomatyzowane!) i zgrywalizowane włączenie go w cały proces wdrożeniowy nowego pracownika daje prawdziwy efekt WOW. Chcesz zapewnić swoim nowym pracownikom fantastyczne doświadczenie, a zespołom HR znacznie ułatwić pracę? Zgłoś się do nas! W naszej aplikacji onboardingwej mamy specjalny mikroproces poświęcony przygotowaniu i ciekawemu ograniu welcome packa.

Powitaj sprawnie pracownika dzięki automatyzacji wszystkich etapów firmowego onboardingu.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!