Welcome pack - gotowe pomysły i przykłady z rynku

Welcome pack (prezent powitalny) to zestaw narzędzi i materiałów wspierających wdrożenie nowej osoby. Pomaga budować pierwsze wrażenie, obniża stres związany z rozpoczęciem pracy, wzmacnia poczucie przynależności oraz ułatwia wdrożenie pracownika jeszcze na etapie preboardingu.

I choć relacje z rozpakowania paczki często ilustrują wpisy o rozpoczęciu nowej pracy, to jednak rolą takiego welcome boxa nie jest jedynie budowa zasięgów. Welcome kit jest fizycznym łącznikiem z nowym miejscem pracy i istotną składową procesu, jakim jest onboarding. Czy jednak konieczne są bogate, eleganckie zestawy? Co powinno się w nich znaleźć? Sprawdźmy!

Spis treści

• Czym jest welcome pack dla pracowników?
• Po co wręczać welcome kit i jakie pełni funkcje we wdrożeniu?
• Funkcje welcome packów – jak budują poczucie przynależności?
• Jak przygotować prezent powitalny? 5 pomysłów na oryginalny welcome pack
• Czy welcome pack w preboardingu wspiera onboarding nowego pracownika?

Czym jest welcome pack dla pracowników?

To zestaw gadżetów personalizowanych dla nowego pracownika. Zawartość zależy od branży, kultury organizacyjnej i... pomysłu. W środku mogą być np. gadżety firmowe, jak np. obrandowany notatnik, kubek czy bluza.

Często elementem powitalnego zestawu są słodycze, książki, długopisy, produkty firmy czy plecaki/torby i inne drobne upominki z logo organizacji. Jedynym, co ogranicza ich twórców, są kreatywność i budżet pracodawcy.

Takie zestawy zwykle trafiają do nowo zatrudnionych osób na etapie preboardingu, często razem z niezbędnym sprzętem firmowym. Tak rozpoczęte wprowadzanie nowego pracownika w kulturę organizacji pozwoli mu utwierdzić się w przekonaniu, że podjął dobrą decyzję.

Zwykle przygotowaniem takich zestawów welcome pack zajmuje się dział HR. Czasem robi to przy współpracy z hiring menedżerem i zespołem. Wspólnie sprawiają, że powitanie nowego pracownika ma bardziej spersonalizowany charakter.

Po co wręczać welcome kit i jakie pełni funkcje we wdrożeniu?

Dobrze zaprojektowany welcome pack wspiera wdrożenie pracownika na trzech poziomach: emocjonalnym (poczucie bycia mile widzianym), organizacyjnym (pierwsze informacje i narzędzia) oraz kulturowym (wartości i sposób działania firmy).

Kilka drobnych upominków może sprawić, że preboarding stanie się trampoliną do pozytywnego employee experience (doświadczenia pracownika), a to przełoży się na employer branding (wizerunek pracodawcy).

Spersonalizowany zestaw powitalny – czy welcome box, który buduje relacje, istnieje?

Jak najbardziej! O ile jest dobrze przemyślany. A czy aby taki był, trzeba skorzystać z opcji personalizacji zestawów welcome?

Nie trzeba, ale można. Zwłaszcza, że ta opcja wcale nie wymaga, by komponując welcome pack specjaliści HR wybierali każdą rzecz osobno, choć miłym uzupełnieniem do zestawu jest spersonalizowany list od managera lub kod QR do krótkiego wideo z powitaniem od zespołu. Takie z pozoru drobne dodatki pomagają nowicjuszowi poczuć się częścią zespołu, jeszcze zanim na dobre rozgości się w firmie.  

Personalizacja nie musi oznaczać drogiego zestawu. Często wystarczy jeden element, by obdarowana osoba wiedziała, że prezent to nie „masówka”, a coś stworzonego z myślą o niej.

Jak zrobić dobre pierwsze wrażenie na start wdrożenia pracownika?

Welcome boxy powinny wspierać obszar culture, czyli jedno z C z koncepcji onboardingu 4c, o której pisze profesorka zarządzania Talya N. Bauer. Idealny welcome pack nie tylko sprawia przyjemność, ale pozwala oswoić kulturę organizacyjną firmy: jej historię, wartości, misję czy wizję. Dlatego jednym z elementów welcome packa, zwłaszcza w preboardingu, często jest handbook – świetnie komponuje się z gadżetami firmowymi i dostarcza nowym pracownikom niezbędnych informacji.

Welcome pack dla nowego pracownika – przykłady i kilka podpowiedzi

Świetnym przykładem welcome boxa zgodnego z firmowymi wartościami jest „induction box” przygotowany przez Ogilvy & Mather, globalną agencją marketingową. Jednym z jego głównych elementów jest książka „The Eternal Pursuit of Unhappiness” autorstwa Davida MacKenzie Ogilvy, założyciela agencji. Induction box jest zainspirowany również jego 8 kreatywnymi nawykami.

Ciekawym przypadkiem jest welcome package od Europejskiej Agencji Straży Przybrzeżnej i Granicznej (Frontex). Mimo że Frontex to instytucja o bardziej formalnym charakterze, jej pracownicy otrzymują welcome box podlany odrobiną kreatywności.

Osoby dołączające do polskiego zespołu wita okładka z rozsypanymi literami, z których można ułożyć napis „Hello Poland”. Wewnątrz znajdują się podstawowe informacje o organizacji oraz pigułka wiedzy, która pomaga nowym pracownikom przy przeprowadzce do Warszawy.

Dyrektor agencji we wstępie Fabrice Leggeri określił go jako „pre-arrival welcome pack” - chcielibyśmy pochwalić ten preonboarding. Widać, że to część czegoś większego!

Funkcje welcome packu – jak buduje poczucie przynależności?

Jest wiele koncepcji tego, co uwzględnić, komponując welcome pack tak, by stanowił idealny pakiet powitalny. O czym pamiętać, by był cennym elementem wprowadzania nowej osoby w struktury firmy, a nie jedynie efekciarskim wydatkiem?

Na personalizacji zestawów welcome niech zaważy... kultura organizacyjna

Wspominamy o tym ponownie, by to naprawdę ważne: preboarding to istotny moment, by nowa osoba doświadczyła namacalnie kultury organizacji i wartości, które są ważne dla jej nowego środowiska pracy.

A budowanie pozytywnej kultury to więcej niż wrzucenie gadżetów na chybił trafił do ładnej torby. Wcześniejszy przykład od Ogilvy & Mather świetnie to ilustruje, ale jeśli w strukturach Twojej firmy nie ma autorów książek, które możesz dorzucić do paczki, przewodnik onboardingowy to świetny start.

Wybór drobnych upominków dobrze połączyć z wartościami. Butelka wielokrotnego użytku świetnie uzupełni narrację o dążeniu do zrównoważonego rozwoju, a jeśli w organizacji promujecie pracę zdalną, to wszystkie gadżety umilające home office będą współgrały z kulturą „remote-first”.

Ciekawą opcją jest dorzucenie do zestawu czegoś lokalnego z miejsca pochodzenia firmy (np. pierniczki z Torunia czy rogale świętomarcińskie z Poznania).

Idealny welcome pack powinien być użyteczny! Przykładowe elementy zestawu

Zbyt często widzieliśmy preboardingi z wręczaniem zestawów gadżetów wyglądających jak efekt wietrzenia firmowych magazynów... Nikt nie lubi nietrafionych podarunków. Lepiej podarować kilka małych rzeczy, ale użytecznych. Oto kilka przykładów.

Pomysły na welcome pack – co może się znaleźć w pakiecie powitalnym?

Uniwersalne, a użyteczne gadżety, które zawiera przemyślany welcome pack, to:

• notes/planner/bullet journal,
• podkładka podgrzewająca kubek na USB,
• karta podarunkowa umożliwiająca zakup firmowych produktów,
• butelka filtrująca wodę/kubek termiczny,
• firmowa bluza/klapki/obrandowany element odzieży (smycz to niekoniecznie dobry pomysł – kiedy ostatnio zdarzyło Ci się z takiej korzystać?).

Czy zestaw powitalny powinien być dopasowany do branży i stanowiska?

Jak najbardziej! Biorąc pod uwagę wszystkie wcześniej wymienione kwestie, domyślasz się już pewnie, że zawartość welcome packa będzie inna za każdym razem.

Pracodawcy zajmujący się produkcją mogą dorzucić do nich własne produkty. Firmy technologiczne – gadżety dla geeków, usługowe – voucher na skorzystanie z oferty (swoją drogą, świetny element preboardingu, prawda?).

Jeśli zależy Ci na efekcie WOW, zawartość welcome packa może stanowić coś, czego pracownik nie do końca się spodziewa, a już najlepiej coś, czego nie da się kupić lub powtórzyć. Może to być spersonalizowany list lub kartka z podpisami członków zespołu.

Aj, ale chyba nieco ubiegliśmy fakty...

Spersonalizowane pakiety powitalne – dostosowanie do kultury firmy, gadżety personalizowane i właściwie po co Ci to wszystko?

Personalizacja sprawia, że nowo zatrudniona osoba czuje się mniej anonimowo. Jeśli dobrze to rozegrasz, pierwszy dzień pracy będzie wiązał się z ciekawością i oczekiwaniem, a nie stresem.

W firmowej bluzie, po skorzystaniu z vouchera na usługi świadczone przez nową organizację, patrząc na przyczepioną na lodówce kartkę ze zdjęciem biurka i podpisem „Do szczęścia brakuje nam już tylko Ciebie :)” nowicjusz wie, że onboarding nowego pracownika w tej firmie to coś, na co warto czekać.

(A żeby się nie stresował, dorzuć mu do welcome boxa przewodnik onboardingowy – kto wie, może taki handbook będzie kluczowym elementem zestawu?)

Czy wygląd paczki jest kluczowym elementem?

Skłamalibyśmy twierdząc, że wygląd (w tym przypadku) nie ma znaczenia. Jest ważny. Nie bardziej, niż zawartość paczki, ale wciąż istotny.

Welcome box, który cieszy oko, jest kreatywnie zapakowany i pozytywnie zaskakuje to przepis na prezent powitalny z efektem WOW. Jego rozpakowanie będzie przyjemnym, a być może nawet inspirującym doświadczeniem.

Oczywiście cały projekt powinien być stworzony w zgodzie z identyfikacją wizualną firmy. 

Jak przygotować prezent powitalny? 5 pomysłów na oryginalny welcome pack

Oto kilka przykładów ciekawych zestawów przygotowanych przez znane organizacje. Różnią się zawartością, ale każdy z nich może posłużyć za inspirację.

Więcej niż akcesoria biurowe – TikTok się nie ogranicza!

TikTok działa z rozmachem. Do nowych pracowników wysyła welcome package pełen przekąsek, firmową torbę, mini walizkę, a nawet zestaw DIY, z którego można zbudować własną jednoobiektywową lustrzankę.

Allegro stawia na praktyczne korzyści z welcome packów

Upominek powitalny Allegro to świetny przykład połączenia brandingu z użytecznością. Skarpetki, notes czy pokrowiec na laptopa to uniwersalne, użyteczne rzeczy. Wszystko mieści się w poręcznym firmowym plecaku worku.

Zalando – pomysły na welcome packi wspierające wartości firmy

W tym welcome package poza standardowymi przedmiotami, jak notatnik, przekąski czy firmowe naklejki, znajduje się również… guma do ćwiczeń i pomysł na trening. Po wielu godzinach za biurkiem mała rozgrzewka pomoże się rozluźnić i rozładować stres.

Twitter stawia na wytrawne powitanie

Twitter zachęca nowicjusza do wzniesienia toastu, dołączając do paczki wino z hasztagiem #RaiseAGlass na etykiecie (choć neutralniejszym pomysłem będzie na przykład dobra kawa lub butelka dobrej oliwy).

LiveChat, czyli welcome pack jako narzędzie integracji

LiveChat przygotował zestaw powitalny z zadaniem o charakterze „wkupnego”, bo zgodnie z firmowym zwyczajem nowy członek załogi przynosi do biura coś słodkiego. Żeby ułatwić zadanie i wprowadzić nową osobę w ten rytuał, poza powitalnym zestawem prezentów, welcome package zawiera też gotowy przepis na ciasto.

Czy welcome pack w preboardingu wspiera onboarding nowego pracownika?

Jak najbardziej! Elementem zestawu może być pierwsze zadanie wdrożeniowe – punkt startowym do dalszej komunikacji, aktywności i angażowania nowicjusza w proces wdrożenia. Zwłaszcza jeśli komponując welcome pack masz przed oczami nie tylko powitalny zestaw prezentów, ale wprowadzanie nowej osoby do organizacji.

Wysyłka prezentu daje możliwości łączenia wdrożenia w trybie offline z cyfrową komunikacją. Dobrze zaprojektowany welcome pack może angażować pracownika w wykonanie pierwszego wdrożeniowego zadania, zalogowania się do aplikacji onboardingowej, wysłania nowemu zespołowi selfie lub wiadomości na Slacku albo innym firmowym komunikatorze.

Opcji jest wiele, dlatego zachęcamy Cię do kreatywnego podejścia i niesugerowania się tym, że „welcome package” ma mieć postać fizycznej paczki. Czasem ciekawe zadanie przyniesie więcej radości, niż firmowa bluza (a może być też nieco tańsze... ;)). Pakiet powitalny, w którym zaszyta zostaje informacja ze specjalną misją, tworzy ciekawe, interaktywne doświadczenie.

Przygotowanie ciekawego zestawu to jedno, ale dopiero sprawne (i najlepiej zautomatyzowane!) jego wręczenie to prawdziwy efekt WOW. W aplikacji Gamfi możesz zaprojektować proces, w którym wszystkie zainteresowane strony dowiadują się zawsze na czas, co i kiedy wręczyć nowej osobie.

FAQ – welcome package

Co powinien zawierać idealny welcome pack?

Zawartość welcome packa to przeważnie gadżety firmowe, ale to, czy tak będzie, zależy od kultury organizacyjnej Twojej firmy, charakterystyki branży i stanowiska, a także... Twoich chęci i możliwości. Ile firm, tyle zestawów. Paczka powinna współgrać z wartościami i kulturą Twojej firmy. Przewodnik onboardingowy to dobre uzupełnienie.

Kiedy wręczyć prezent powitalny?
Najlepiej jeszcze w czasie preboardingu, najpóźniej – na początku wdrożenia pracownika.

Po co wręczać welcome package?

Dobrze przemyślany prezent pomaga nowym pracownikom odnaleźć się w nowym środowisku pracy i sprawia, że ich stres związany z pierwszym dniem maleje, a ekscytacja rośnie.

Czy dobry welcome pack jest drogi?
Może taki być, ale nie musi. Prezent powitalny powinien być przede wszystkim użyteczny i zgodny z wartościami firmy, do tego nie musi być kosztowny. Może się w nim znaleźć handbook, co ułatwi onboarding nowego pracownika, może tam być również zadanie grywalizacyjne, list od menedżera czy kod QR z powitalnym wideo od zespołu – te rzeczy nie są wymagające finansowo, a dają świetny efekt.

‍