Wyzwania HR w procesie onboardingu: jak usprawnić sobie pracę?

Niedostateczne wdrożenie pracownika może sprawić, że nie poczuje się on pewnie w swojej nowej roli. Często obniża to jego efektywność, utrudnia budowanie relacji w zespole i znacząco zwiększa ryzyko szybkiego odejścia z firmy. Dlatego właśnie onboarding stał się jednym z najważniejszych procesów w HR - wpływa bezpośrednio na retencję, produktywność i zaangażowanie pracowników.

W tym artykule omawiamy największe wyzwania, z jakimi dziś mierzą się działy HR w obszarze onboardingu, oraz przedstawiamy najlepsze praktyki, które pomagają tworzyć nowoczesne, przewidywalne i skuteczne procesy wdrożeniowe.

Jakie wyzwania HR w onboardingu będą nam towarzyszyły w najbliższych latach?

Zaledwie 12% przedstawicieli amerykańskich firm uważa, że proces wdrożenia nowych pracowników w ich organizacjach jest na wysokim poziomie - to wynik raportu „The 2023 Onboarding Survey” opracowanego przez ekspertów portalu Glean. Źle przeprowadzony onboarding skutkuje zwiększoną rotacją, wynoszącą nawet 50 proc. w ciągu pierwszych 18 miesięcy od zatrudnienia. To fundamentalne wyzwanie dla organizacji, ponieważ brak stabilności kadrowej bezpośrednio podnosi koszty rekrutacji, obciąża zespoły i spowalnia realizację celów biznesowych.

Ostatnie lata to dla nas wszystkich (i dla organizacji również) prawdziwy rollercoaster zmian. W szybko zmieniającej się rzeczywistości zmieniają się również priorytety pracowników. Nadal chcą oni konkurencyjnego wynagrodzenia i pakietu dodatkowych świadczeń, ale to już nie wystarczy. W badaniach Randstad 54% respondentów wskazało, że zrezygnowaliby z pracy, gdyby nie czuli przynależności do organizacji. 42% deklaruje, że odrzuciłoby ofertę pracy od firmy, której kultura organizacyjna nie jest spójna z ich wartościami. Z tymi wyzwaniami mierzy się dziś niemal każdy dział HR.

Budowanie zaangażowania pracowników, tworzenie silnych relacji, większe skupienie na dobrostanie psychicznym pracowników, przygotowanie do samodzielnego pełnienia roli - to dziś kluczowe czynniki, które organizacja powinna brać pod uwagę już procesie onboardingu. A do całej listy wyzwań trzeba dopisać jeszcze zakorzeniony już w większości firm model pracy zdalnej i hybrydowej.

Pomimo wielu korzyści wynikających z pracy zdalnej, wpływa ona na kulturę organizacyjną i stwarza dystans pomiędzy organizacją a pracownikiem, a to na pewno nie sprzyja procesowi wdrożenia. Dlatego dobrze przeprowadzony onboarding, uwzględniający te wyzwania, jest dziś jedną z kluczowych potrzeb organizacji i elementem przewagi konkurencyjnej. Przemyślany proces służy temu, by nowi członkowie zespołu mieli jasność dotyczącą zakresu swoich obowiązków, odczuwali satysfakcję z wykonywanej pracy, a także szybko stawali się integralną częścią firmy i rozwijali indywidualne kompetencje.

Wyzwania HR: nowe podejście do procesu onboardingu w organizacji

Wielu ekspertów reprezentujących działy HR przekonuje, że onboarding powinien stać się naturalnym przedłużeniem procesu rekrutacji. Oba procesy się zazębiają i mają wspólny cel – takie dopasowanie i wprowadzenie pracownika, by jak najszybciej stał się efektywny i samodzielny w swojej roli.

Polskie firmy często nie znają potrzeb pracowników, a sprostanie oczekiwaniom menedżerów to proces, który wymaga czasu.

Aż 44% nowo zatrudnionych potrzebuje więcej niż miesiąca, by odpowiednio zrozumieć i skutecznie wykonywać swoje obowiązki – wynika z naszego raportu "Onboarding po polsku 2025". Zaledwie 20% przedsiębiorstw adresuje ten problem, przygotowując wdrożenia rozciągnięte na okres dłuższy niż 4 tygodni. Znacząca większość stawia na kilku-, a nawet jednodniowe szkolenia. Jednodniowe wdrożenie to standard w aż 15% organizacji!

Dlatego warto spojrzeć na onboarding jako na proces rozciągnięty w czasie - od momentu poinformowania kandydata o przyjęciu do pracy aż do osiągnięcia przez niego 80-100% samodzielności. Taki onboarding obejmuje trzy kluczowe fazy:

1. preonboarding i przygotowanie organizacyjne przed pierwszym dniem pracy,
2. wdrożenie do organizacji,
3. wdrożenie stanowiskowe (wprowadzenie do roli).
   

Dobrą praktyką jest zaangażowanie wszystkich osób uczestniczących w procesie wdrażania - HR, menedżerów, buddych, IT, kadr - i wspólne zmapowanie kroków, które składają się na pełny onboarding. Pozwala to wyeliminować luki, usprawnić przepływ zadań i zapewnić nowym pracownikom spójne, przewidywalne doświadczenie od pierwszego kontaktu z firmą.

Wyzwania HR: automatyzacja procesu wdrożenia staje się koniecznością

Jednym z kluczowych wyzwań, stojących przed działami HR, jest kwestia standaryzacji i automatyzacji większości elementów w procesie rekrutacyjnym oraz w czasie onboardingu. Przy określonej skali firmy nie mogą sobie pozwolić na ręczne wysyłanie e-maili, odpowiadanie na pytania kandydatów, ręczne pilnowanie wszystkich terminów, wysyłanie sprzętu czy analogowe zbieranie danych do umowy. To czasochłonne zadania, wymagające ogromnego nakładu pracy, niosące ryzyko pomyłek i często przygniatające dział HR ogromem zadań. Ten problem dotyczy w szczególności dużych organizacji, zatrudniających setki, a czasem nawet tysiące pracowników.

Można go rozwiązać za pomocą prostych, ale skutecznych narzędzi automatyzujących procesy rekrutacyjne oraz onboardingowe.

Automatyzacja i cyfryzacja świetnie sprawdzają się w obszarach takich jak zbieranie informacji od nowego pracownika, zamawianie i konfigurowanie sprzętu, przygotowywanie dokumentów, przydzielanie zadań czy organizowanie spotkań i szkoleń. Dzięki temu powtarzalne, administracyjne czynności są wykonywane szybko, bezbłędnie i zawsze na czas - niezależnie od liczby zatrudnień.

Takie usprawnienia znacząco ograniczają koszty operacyjne i odciążają osoby zaangażowane w proces, szczególnie menedżerów oraz team leaderów, którzy nie muszą już zajmować się czasochłonnymi elementami organizacyjnymi. Zyskują za to przestrzeń na to, co naprawdę kluczowe: wdrożenie stanowiskowe, budowanie relacji i wsparcie nowego pracownika w pierwszych tygodniach pracy.

O ile argument o redukcji kosztów i usprawnieniu pracy przemawia przede wszystkim do zarządów, o tyle optymalizacja czasu wdrożenia dzięki automatyzacji staje się realnym wsparciem dla kadry zarządzającej, która zyskuje szybciej gotowego do działania pracownika. To przekłada się na lepszą produktywność zespołu i mniejsze obciążenie pozostałych członków teamu.

‍

Wyzwania HR: współpraca różnych ról pomaga w efektywnym wdrożeniu nowego pracownika

Rozmawiając o procesie wdrożenia nowych pracowników, warto stworzyć kompleksowy plan poszczególnych etapów procesu, pozwalający na odpowiednie zaspokojenie potrzeb zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Dlaczego to ważne? W cytowanym wcześniej badaniu, 27% pracowników polskich firm przyznało, że podczas onboardingu brakowało im przejrzystego wdrożenia na stanowisko i w zakres obowiązków.

Do osiągnięcia tego celu niezbędna jest współpraca różnych osób i działów w danej organizacji. Przydatny w tym obszarze może okazać się model onboardingu 4C - podpowiada on, z jakich obszarów powinien składać się kompleksowy onboarding: Compliance, Culture, Connections oraz Clarification. Realizacja takiego planu wymaga współpracy wielu działów i osób w organizacji, takich jak kadry, HR, menedżerowie, buddy, administracja, IT, dział szkoleń czy compliance. Mimo że poszczególne działania mogą się przenikać i krzyżować, to jednak każdy członek zespołu powinien dążyć do wspólnego celu - czyli przygotowania nowej osoby do pełnej efektywności w pracy.

Wyzwania HR: zdalny onboarding staje się codziennością

Praca zdalna i hybrydowa stały się trwałym elementem krajobrazu biznesowego, a wiele organizacji traktuje je dziś jako naturalny model działania. W takiej rzeczywistości firmy muszą zapewnić, aby onboarding działał równie dobrze dla pracowników stacjonarnych, jak i tych wdrażanych w pełni zdalnie. Kluczowe jest stworzenie procesu, który gwarantuje spójne doświadczenie, jasną komunikację i poczucie przynależności - niezależnie od tego, skąd pracownik wykonuje swoje obowiązki.

Aby zapewnić równą jakość wdrożenia osobom pracującym zdalnie, konieczne jest zadbanie o kilka kluczowych elementów, które pozwolą im sprawnie wejść w rolę i poczuć się częścią zespołu od pierwszego dnia.

Przyjęcie perspektywy pracownika zdalnego

Pracownik zdalny ma zupełnie inną percepcję niż osoby wdrażane stacjonarnie. W raporcie "Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki"  badani specjaliści i menedżerowie pracujący zdalnie docenili komunikację z przełożonymi (82%) i członkami zespołu (78%). Z kolei za największy minus pracy zdalnej uznano brak możliwości poznawania nowych osób dołączających do firmy (ponad 57% negatywnych wskazań). Tak świat pracy zdalnej widzą pracownicy i powinniśmy to uwzględniać w swoich działaniach onboardingowych.

Codzienne spotkania (daily)

Daily to krótkie, rytmiczne spotkanie, które pozwala zespołowi utrzymać pełną widoczność działań i postępów - szczególnie ważną w pracy zdalnej. Opiera się na trzech prostych pytaniach: co zrobiłem wczoraj? co robię dziś? co mnie blokuje? Dzięki temu w około 15 minut zespół synchronizuje priorytety, wychwytuje problemy zanim urosną i unika długich, nieefektywnych statusów. To jedno z najskuteczniejszych narzędzi budowania płynnej komunikacji w rozproszonym środowisku.

Nagrywanie spotkań

W firmach sprzedażowych nagrania rozmów pomagają analizować jakość obsługi klienta - ale w onboardingu pełnią równie ważną rolę. Nagrywanie spotkań, szkoleń czy prezentacji projektowych pozwala nowemu pracownikowi wrócić do materiału w dogodnym momencie, nadrobić elementy, które były dla niego nowe lub zbyt szybkie, a także lepiej zrozumieć sposób pracy zespołu.

Dodatkową wartością jest transkrypcja nagrań, która automatycznie odkłada się w firmowej bazie wiedzy. Dzięki temu kluczowe informacje nie giną, a nowi pracownicy mogą szybko wyszukać potrzebne treści bez konieczności angażowania innych członków zespołu. To proste rozwiązanie skraca czas adaptacji i odciąża menedżera, który nie musi powtarzać tych samych informacji dla każdej nowej osoby.

Zamknięty kanał na komunikatorze

Zamknięty kanał w komunikatorze to świetne narzędzie do prowadzenia onboardingowej komunikacji „na żywo”. Pozwala szybko wymieniać informacje, organizować zadania, dzielić się materiałami i ustalać szczegóły projektowe - bez chaosu i zgubionych maili. Dla nowego pracownika taki kanał staje się pierwszym, bezpiecznym miejscem kontaktu z zespołem i menedżerem: może zadawać pytania, otrzymywać szybkie odpowiedzi i obserwować, jak wygląda codzienna współpraca. Taki dedykowany kanał znacząco skraca czas adaptacji i wzmacnia poczucie przynależności od pierwszych dni.

Cykliczne spotkania online w większej grupie

Kiedyś zarezerwowane głównie dla zespołów rozproszonych, dziś są codziennością w większości organizacji. Aby takie spotkania były efektywne, uczestnicy powinni wcześniej otrzymać agendę, jasno wiedząc, czego mogą się spodziewać i jak się przygotować. Kluczową rolę odgrywa prowadzący - to on dba o tempo, pilnuje wątków i upewnia się, że każdy ma przestrzeń do wypowiedzi.

Warto też przygotować i udostępnić zestaw zasad spotkań online, obejmujący m.in. zasady zabierania głosu, włączania kamer, korzystania z czatu czy oznaczania nieobecności. Taki dokument usprawnia współpracę i podnosi jakość komunikacji w większych grupach.

Spotkania „jeden na jeden” z menedżerem

To jedno z najważniejszych narzędzi menedżera - służy rozwiązywaniu problemów, omawianiu postępów, planowaniu rozwoju i dbaniu o dobrostan pracownika. Regularność zależy od potrzeb zespołu, ale spotkania 1:1 powinny odbywać się co najmniej raz w miesiącu, a w okresie onboardingu nawet częściej. Kluczowa jest krótka agenda i atmosfera sprzyjająca szczerej rozmowie. To nie status projektowy, lecz przestrzeń, w której pracownik może bezpiecznie poruszyć ważne dla niego tematy i otrzymać realne wsparcie.

Aplikacja do onboardingu

Aplikacja onboardingowa to jedno z najskuteczniejszych narzędzi wspierających wdrożenie nowych pracowników - niezależnie od tego, czy pracują stacjonarnie, hybrydowo czy w pełni zdalnie. Umożliwia uporządkowanie całego procesu w jednym miejscu: od checklist i harmonogramów, przez szkolenia i materiały, po automatyczne przypomnienia dla menedżera, HR i samego pracownika.

Co najważniejsze, aplikacja wyrównuje doświadczenia onboardingowe. Osoba pracująca zdalnie otrzymuje ten sam zestaw informacji, aktywności i wsparcia, co pracownik obecny w biurze. Eliminujemy w ten sposób luki komunikacyjne, zgubione instrukcje czy różnice wynikające z tego, „kto miał czas coś wytłumaczyć”. Dzięki temu każdy nowy pracownik - bez względu na lokalizację - przechodzi spójny, przewidywalny i angażujący onboarding.

Wyzwania HR: onboarding oparty na danych, nie na intuicji

W wielu organizacjach onboarding wciąż bywa projektowany na podstawie intuicji, osobistych doświadczeń lub doraźnych pomysłów zespołu. Rzadko myśli się o nim jak o procesie, który powinien być mierzony, optymalizowany i skalowalny. W efekcie firmy nie wiedzą, które elementy wdrożenia wspierają pracownika, a które utrudniają mu start. Tymczasem pomiar onboardingu nie służy ocenie nowej osoby, ale zrozumieniu, czy środowisko, które tworzymy, rzeczywiście umożliwia jej szybkie i komfortowe wejście w rolę.

Dobrze zaprojektowany system pomiaru pozwala sprawdzić, czy pracownik w pierwszych tygodniach dostaje odpowiednią dawkę wiedzy, wsparcia i informacji - bez presji na natychmiastową produktywność. Niestety, w wielu firmach efektywność pracy na początku zatrudnienia bywa mylona z presją na wyniki. Oczekiwanie, że nowicjusz dorówna tempem i rezultatami osobom z wieloletnim stażem, prowadzi jedynie do stresu, spadku motywacji i szybszego wypalenia. Celem opomiarowania onboardingu jest coś zupełnie innego:

• wychwycenie luk w wiedzy,
• udzielenie odpowiedzi na pytania, które pojawiają się dopiero „w praniu”,
• reagowanie na potrzeby nowej osoby, zanim urosną do problemów,
• monitorowanie dobrostanu pracownika i jakości jego doświadczenia.

Zbierane w ten sposób dane są nie tylko wskaźnikiem dobrostanu nowego pracownika, ale również źródłem wiedzy dla organizacji. Pozwalają ocenić, jak onboarding działa przed, w trakcie i po zakończeniu procesu, a także zidentyfikować obszary do optymalizacji. Dopiero widząc pełny obraz, firmy mogą świadomie usprawniać ścieżkę wdrożenia i budować powtarzalny, przewidywalny proces, który działa w skali - niezależnie od liczby zatrudnień.

Właśnie dlatego tak dużą rolę odgrywa technologia. Aplikacje onboardingowe pozwalają mierzyć postępy pracownika i jakość samego procesu w sposób ciągły, bez dodatkowego obciążenia dla zespołu HR czy menedżerów. Panel pracownika, integracje z systemami CRM lub ERP oraz automatyczne przypomnienia pozwalają śledzić realizację zadań, analizować performance i lepiej dopasować kolejne etapy wdrożenia. Dzięki temu onboarding staje się procesem nie tylko przyjaznym dla pracownika, lecz także - po prostu - skutecznym.