Wyzwania HR w procesie onboardingu: jak usprawnić sobie pracę?

Niepoprawne wdrożenie pracownika może sprawić, że nie będzie się czuł dobrze w swojej nowej roli. Często wpływa to negatywnie na jego wydajność oraz zwiększa ryzyko rezygnacji. Dlatego właśnie onboarding jest kluczowy dla wszystkich firm, chcących odnosić sukcesy na rynku w dobie wielkiej rezygnacji. W tym artykule omówimy największe aktualnie wyzwania HR związane z tym procesem i przedstawimy najlepsze praktyki, które pomogą działom HR we wdrażaniu nowoczesnego onboardingu.

Jakie wyzwania HR w onboardingu będą nam towarzyszyły w najbliższych latach?

Tylko 12 proc. zapytanych przedstawicieli amerykańskich firm uważa, że proces wdrożenia nowych pracowników w ich organizacjach jest na wysokim poziomie, wynika z tegorocznego raportu „The 2023 Onboarding Survey” opracowanego przez ekspertów portalu Glean. Źle przeprowadzony onboarding skutkuje zwiększoną rotacją, wynoszącą nawet 50 proc. w ciągu pierwszych 18 miesięcy od zatrudnienia. Jest to pierwsze ogromne wyzwanie, ponieważ stabilizacja, satysfakcja zespołu i pozytywne odczucia pracowników dają gwarancję sukcesu biznesowego i ograniczenia kosztów rekrutacji.

Ostatnie lata to dla firm prawdziwa podróż rollercoasterem przez pandemię, przejście na pracę zdalną, kryzys gospodarczy, inflację, zjawisko wielkiej rezygnacji aż po przyspieszenie transformacji cyfrowej i rozwój sztucznej inteligencji. W szybko zmieniającej się rzeczywistości zmieniają się również priorytety pracowników. Nadal chcą oni konkurencyjnego wynagrodzenia i pakietu dodatkowych świadczeń, ale to już nie wystarczy. W badaniach Randstad 54% respondentów wskazało, że zrezygnowaliby z pracy, gdyby nie czuli przynależności do organizacji. 42% deklaruje, że odrzuciłoby ofertę pracy od firmy, której kultura organizacyjna nie jest spójna z ich wartościami. Z tymi wyzwaniami mierzy się dziś niemal każdy dział HR.

Budowanie zaangażowania pracowników, tworzenie silnych relacji, większe skupienie na dobrostanie psychicznym pracowników, rozwój kompetencji w stronę nowych technologii - to dziś kluczowe wartości, które organizacja powinna brać pod uwagę już procesie onboardingu. A do całej listy wyzwań działów kadr trzeba dopisać jeszcze zakorzeniony już w większości firm model pracy zdalnej i hybrydowej.

Trend ten został wzmocniony podczas pandemii COVID-19. Jak pokazują wyniki badania przeprowadzonego przez Crowe, Contract Administration i TGC Corporate Lawyers, większość firm (51 proc.) nie zamierza zmieniać swoich działań w tym zakresie, a tylko 11 proc. planuje całkowity powrót do biur.

Choć początek pandemii i związany z tym rozwój zdalnego modelu pracy przypada na marzec 2020, to dopiero w kwietniu tego roku weszły w życie przepisy regulujące prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników w tym zakresie. Wdrożenie i przekazanie wiedzy na ten temat też jest dodatkowym zadaniem spoczywającym na działach HR.

Pomimo wielu korzyści wynikających z pracy zdalnej, wpływa ona na kulturę organizacyjną i stwarza dystans pomiędzy organizacją a pracownikiem. A to na pewno nie sprzyja procesowi wdrożenia. Dlatego dobrze przeprowadzony onboarding, uwzględniający te wyzwania, jest dziś jedną z kluczowych potrzeb organizacji i elementem przewagi konkurencyjnej. Przemyślany proces służy temu, by nowi członkowie zespołu mieli jasność dotyczącą zakresu swoich obowiązków, odczuwali satysfakcję z wykonywanej pracy, a także szybko stawali się integralną częścią firmy i rozwijali indywidualne kompetencje.

Wyzwania HR: nowe podejście do procesu onboardingu w organizacji

Wielu ekspertów reprezentujących działy HR przekonuje, że onboarding powinien stać się ważnym elementem samej rekrutacji. Warto zauważyć, że obydwa procesy się zazębiają i mają wspólny cel – jak najszybsze wdrożenie pracownika, by stał się efektywny, samodzielny i zdobywał jak najwięcej nowych kompetencji.

Polskie firmy często nie znają potrzeb pracowników, a sprostanie oczekiwaniom menedżerów to proces, który wymaga czasu. Aż 41 proc. nowo zatrudnionych potrzebuje średnio ponad czterech tygodni, by odpowiednio zrozumieć i skutecznie wykonywać swoje obowiązki – co wynika z badania przeprowadzonego przez Gamfi. Tylko 16 proc. przedsiębiorstw adresuje ten problem, przygotowując miesięczne, okresy wdrożenia, a znacząca większość stawia na tygodniowe, a nawet jednodniowe szkolenia.

Dlatego warto zainteresować się cross-procesowością onboardingu, czyli procesem trwającym od poinformowania kandydata o jego przyjęciu do pracy do osiągnięcia samodzielności pracownika na poziomie od 80 do 100 proc. Składa się on z trzech kluczowych faz:

• preboarding i przygotowanie organizacyjne
• wdrożenie teoretyczne
• wdrożenie praktyczne

Warto zebrać wszystkich pracowników w firmie, zajmujących się wdrażaniem nowych członków zespołów, a następnie zmapować poszczególne kroki związane z onboardingiem. Dzięki temu można ten proces maksymalnie usprawnić, a nowi pracownicy otrzymują spójne doświadczenia i łagodniejszy start w organizacji.

Cross-procesowy onboarding zapewnia szereg korzyści, których na własnej skórze doświadczyło już wiele firm, korzystających z aplikacji Gamfi Onboarding. Dane pokazują, że udało im się skrócić czas wdrożenia pracownika aż o 21 proc., a także zwiększyć ich zaangażowanie nawet o 71 proc.

Wyzwania HR: automatyzacja procesu wdrożenia staje się koniecznością

Jednym z kluczowych wyzwań, stojących przed działami HR, jest kwestia automatyzacji i strukturyzacji większości elementów w procesie rekrutacyjnym oraz w czasie onboardingu. Nowoczesne firmy nie mogą sobie pozwolić na ręczne wysyłanie e-maili, odpowiadanie na pytania kandydatów, pilnowanie wszystkich terminów, wysyłanie sprzętu, czy zbieranie danych do umowy itd. Jest to po prostu czasochłonne zadanie, wymaga sporego nakładu pracy i często kończy się zalaniem działu HR stertą zadań. Ten problem dotyczy szczególnie dużych organizacji, zatrudniających setki, a czasem nawet tysiące pracowników.

A można go rozwiązać za pomocą prostych narzędzi automatyzujących procesy rekrutacyjne oraz onboardingowe. Automatyzacja i cyfryzacja świetnie sprawdzają się w przypadku procesów takich jak zbieranie informacji, zamawianie sprzętu czy organizowanie spotkań. Pozwala to ograniczyć koszty i zwolnić z części obowiązków menedżerów i team leaderów, którzy nie muszą zajmować się czasochłonnymi sprawami organizacyjnymi. O ile ten pierwszy argument przemówi do zarządu, o tyle skrócenie procesu wdrożenia przez automatyzację, będzie wydatną pomocą dla kady zarządzającej.

- Rozwijamy się razem z Gamfi już trzeci rok. Onboarding często nie wydaje się atrakcyjny dla menedżera, czy opiekuna projektu. Dlatego aby ułatwić sobie pracę postanowiliśmy zautomatyzować wiele elementów procesu rekrutacyjnego, zachowując przy tym balans z interakcjami międzyludzkimi – opowiedziała o doświadczeniach swojej firmy z automatyzacją onboardingu Justyna Kudaj, Talent Acquisition & Employer Branding w T-Mobile.

Wyzwania HR: współpraca różnych ról pomaga w efektywnym wdrożeniu nowego pracownika

Rozmawiając o procesie wdrożenia nowych pracowników, warto stworzyć kompleksowy plan poszczególnych etapów procesu, pozwalający na odpowiednie zaspokojenie potrzeb zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Dlaczego to ważne? 26 proc. zapytanych pracowników polskich firm przyznało, że podczas onboardingu brakowało im przejrzystego wdrożenia na stanowisko i w zakres obowiązków.

Do osiągnięcia tego celu niezbędna jest współpraca różnych osób i działów w danej organizacji. Przydatny w tym obszarze może okazać się model 4C, składający się z czterech elementów: Compliance, Culture, Connections oraz Clarification. Realizacja takiego planu wymaga współpracy wielu działów i osób w organizacji, takich jak kadry, HR, menedżerowie, buddy, administracja, IT, dział szkoleń czy compliance. Mimo że poszczególne działania mogą się przenikać i krzyżować, to jednak każdy członek zespołu powinien dążyć do wspólnego celu - czyli przygotowania nowej osoby do pełnej efektywności w pracy.

Wyzwania HR: zdalny onboarding staje się codziennością

Większość ekspertów rynku pracy przewiduje, że zdalna oraz hybrydowa forma pracy pozostanie standardem w wielu przedsiębiorstwach. W związku z tym, firmy muszą nauczyć się dostosowywać do sytuacji, w której pracownicy będą wdrażani zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie. Odpowiednie przygotowanie i zaplanowanie onboardingu jest kluczowe, aby zapewnić spójne doświadczenia i komunikację między pracownikami, bez względu na to, gdzie wykonują swoją pracę. Żeby wyrównać doświadczenie wdrażanych zdalnie pracowników, trzeba zadbać o kilka kluczowych czynników.

Przyjęcie perspektywy pracownika zdalnego

Należy przyjąć założenie, że pracownik zdalny ma zupełnie inną percepcję niż osoby wdrażane stacjonarnie. W raporcie "Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki" (PARP, 2021) badani specjaliści i menedżerowie docenili komunikację z przełożonymi (82%) i członkami zespołu (78%). Z kolei za największy minus pracy zdalnej uznano brak możliwości poznawania nowych osób dołączających do firmy (ponad 57% negatywnych wskazań). Tak świat pracy zdalnej widzą pracownicy i powinniśmy to uwzględniać w swoich działaniach onboardnigowych.

Codzienne spotkania (daily)

Daily to szybkie, codzienne spotkanie, które pozwala członkom zespołu podzielić się istotnymi informacjami, dotyczącymi projektów. Można zorganizować je wokół trzech konkretnych pytań: jakie zadania wykonałeś wczoraj? Jakie planujesz na dzisiaj? Czy jest coś, co blokuje postęp? W ten sposób zamiast długich i często mniej efektywnych spotkań, w ok. 15 minut jesteśmy w stanie omówić najważniejsze kwestie.

Nagrywanie spotkań

W firmach prowadzących telemarketing i sprzedaż nagrywanie spotkań to sposób, by analizować poziom obsługi klienta. W kontekście onboardingu jest podobnie – warto rejestrować spotkania w celu szukania dalszych możliwości do poprawy doświadczenia zarówno stałych, jak i nowych pracowników.

Kanał na Slacku (lub innym komunikatorze), obejmujący konkretną grupę pracowników

Wszelkie komunikatory to programy ułatwiające zarządzanie projektami i samymi zespołami. Mogą służyć do dzielenia się wiedzą, organizowaniu spotkań czy zadań, a dla wchodzącego do organizacji nowego pracownika będą często pierwszym kanałem komunikacji z zespołem i menedżerem.

Cykliczne spotkania online w większej grupie

Kiedyś dotyczyły głównie zespołów rozproszonych, dziś to już codzienność w wielu firmach. Żeby spotkanie online w większym gronie było efektywne, uczestnicy powinni poznać wcześniej jego agendę, żeby móc się przygotować. Ważną rolę odgrywa prowadzący, panujący nad poszczególnymi wątkami. Jeśli jesteś organizatorem spotkań, spisz zasady, jakie powinny obowiązywać w trakcie i podziel się nią z osobami, z którymi będzie współpracować.

Spotkania „jeden na jeden” z menedżerem

Podstawowe narzędzie menedżera, służące rozwiązywaniu problemów, planowaniu rozwoju i dbaniu o szeroko pojęty dobrostan pracownika. W zależności od potrzeb może się odbywać co tydzień lub nawet co miesiąc. Ważne, by miało zaplanowaną agendę (opisaną nawet w kilku zdaniach) i przebiegało w przyjaznej atmosferze. To nie jest status projektowy, a czas dla pracownika i ważnych dla niego tematów.

Preboarding

To jedna z kluczowych potrzeb organizacji. W dobie pracy zdalnej ważne staje się utrzymanie stałego kontaktu z nowymi pracownikami już od momentu, gdy zostaną wybrani do dołączenia do firmy. Zwykle, od momentu podjęcia decyzji o zatrudnieniu w twojej organizacji do pierwszego dnia pracy mija trochę czasu, co może prowadzić do utraty kontaktu z kandydatem.

Aby temu zapobiec, warto skorzystać z tego przejściowego okresu i przeprowadzić w tym czasie tzw. preboarding. Pozwala on stopniowo wprowadzić pracownika w wewnętrzne procesy i kulturę organizacji, a także sprawia, że czuje się on częścią zespołu nawet przed pierwszym dniem pracy. Więcej na ten temat dowiesz się z tekstu: Preboarding – jak wykorzystać jego potencjał?

Reboarding

To jeszcze jeden sposób na wyrównywanie doświadczeń w onboardingu. W modelu hybrydowym i stacjonarnym pracownicy po zakończeniu pandemii zaczęli znów pojawiać się w biurach. Po długiej przerwie konieczne może być ponowne przystosowanie do nawet częściowej pracy stacjonarnej. Zarówno indywidualni pracownicy, jak i całe zespoły muszą adaptować się do nowych warunków, a skala tego zjawiska wymaga rozwiązań systemowych i nowych technologii. 

Wyzwania HR: czy dobre wyniki onboardingowe wymagają zaawansowanych narzędzi analitycznych?

Pomiar efektywności procesu wdrożenia ma na celu pomóc nowemu pracownikowi w jak najszybszym usamodzielnieniu się w organizacji. Ważne jest, aby zapewnić mu jak najlepszy start i komfortowe warunki do przyswajania wiedzy. Dzięki temu po zakończeniu onboardingu nowy pracownik będzie w stanie wspierać zespół na równi z pozostałymi pracownikami.

Należy jednak zwrócić uwagę na to, że w dzisiejszych czasach efektywność pracy w pierwszym okresie po zatrudnieniu często jest mylona z presją na wyniki. Oczekiwanie, że nowy pracownik będzie dorównywał do osób z dłuższym stażem w liczbie wykonanych zadań, jest nieadekwatne i może wpłynąć negatywnie na motywację pracownika. Właśnie dlatego, cel opomiarowania onboardingu jest zupełnie inny.

Regularne badania, ankiety oraz testy nie są po to, by sprawdzać nową osobę na każdym kroku. Ich priorytetem jest wyłapanie ewentualnych luk w wiedzy, udzielanie odpowiedzi na pytania, na które wcześniej nie było przestrzeni oraz reagowanie na potrzeby osoby nowo zatrudnionej. W ten sposób porządkujemy informacje i jesteśmy w stanie na bieżąco reagować na potrzeby pracownika. To kluczowe, by jego początkowy entuzjazm nie przerodził się we frustrację i poczucie zagubienia.

Jednocześnie jesteśmy w stanie zbadać efektywność pracowników przed, w trakcie i po zakończonym onboardingu, a zbieranie tych danych pozwoli nam optymalizować proces na przyszłość. Nie zrobimy tego nie znając swoich wewnętrznych potrzeb.

Dobrze opomiarowany onboarding to również źródło wielu cennych informacji związanych z optymalizacją procesów wdrożenia globalnie. Dlatego tak ważne jest, aby proces ten był przeprowadzany skutecznie i efektywnie, aby nowi pracownicy byli w pełni zaangażowani i przygotowani do wykonywania swoich obowiązków.

Wykorzystanie aplikacji onboardingowej może być skutecznym sposobem, by zadbać o efektywność pracowników. Dzięki temu menadżer i osoba nowo zatrudniona mają dostęp do panelu z planem operacyjnym, który daje możliwość dostosowania narzędzia i połączenia go z innymi, takimi jak system CRM lub ERP, w celu uzyskania niezbędnych danych do analizy performance. W ten sposób nowicjusz i jego przełożony będą mogli na bieżąco śledzić postępy w realizacji głównych zadań podczas onboardingu.

Wyzwania HR: zdrowie psychiczne nowych pracowników na pierwszym planie

Podczas wdrożenia nowego pracownika w nowe środowisko pracy, istotne jest, aby zadbać o jego komfort i poczucie bezpieczeństwa. Warto nawiązać z nim kontakt z już w trakcie preboardingu, aby przekazać mu pierwsze informacje o twojej firmie i stanowisku. W ten sposób zapewnisz mu lepszy start i łatwiejsze wdrożenie się w nowe środowisko pracy.

O kondycję psychiczną pracowników zadbaj również na kolejnych etapach. Informuj ich o istniejących w organizacji możliwościach uzyskania pomocy psychologicznej lub nauki zarządzania stresem. W czasach pandemii i pracy zdalnej wiele osób zetknęło się z problemami zdrowia psychicznego, dlatego warto dać im wsparcie i ułatwić dostęp do pomocy. Jak duży stres towarzyszy pracownikom w nowej rzeczywistości pokazały wyniki badań “Zdrowie psychiczne w środowisku pracy” mówiące, że aż 49 proc. respondentów czuje się gorzej psychicznie w związku z wpływem COVID-19 na ich życie zawodowe.

Firmy nie mogą zapominać o regularnych badaniach samopoczucia i poziomu satysfakcji nowego pracownika. Pozwala to na szybką reakcję na ewentualne problemy i dostosowywać proces wdrożenia do indywidualnych potrzeb pracownika.

Badania pulse check w twojej organizacji możesz przeprowadzać przez aplikację Gamfi Onbording. Rozwiązanie umożliwia zespołowi odpowiedzialnemu za onboarding utrzymywanie ciągłego kontaktu z nowym pracownikiem i monitorowanie jego postępów przez cały proces wdrożenia.

Gotowy na wyzwania HR? Sprawdź jak aplikacja onboardingowa może Ci pomóc

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!