Atalian x Gamfi: wyższa efektywność nowo zatrudnionych

Onboarding wpływa na efektywność i zaangażowanie nowej osoby, morale zespołu, do którego dołączyła i tempo realizacji wyników biznesowych, za które odpowiada jej menedżer. Dzięki uporządkowaniu i automatyzacji onboardingu takie efekty odnotowała Grupa Atalian w Polsce specjalizująca się w Facility Management.

‍

O Atalian Poland 

Głównym zakresem działaności Atalian w Polsce i Europie jest świadczenie zintegrowanych usług FM (cleaning, TechFM, recepcja, inne). Firma zatrudnia pracowników biurowych i operacyjnych - i obie te grupy wdraża do pracy poprzez platformę onboardingową Gamfi.

‍

Przebieg procesu wdrożenia

Cały proces wdrożenia w firmie Atalian trwa około 4 miesiące i dzieli się na fazę preboardingu (okres przygotowawczy obejmujący zazwyczaj miesiąc poprzedzający dzień rozpoczęcia pracy) oraz właściwy onboarding kończący się 3 miesiące po pierwszym dniu. Proces jest realizowany przez 21 różnych ról (od managera i buddiego przez osoby odpowiedzialne za kadry, RODO, BHP, IT i administrację aż po dyrektorów operacyjnych).

Proces onboardingu w Atalian został uszyty na miarę potrzeb organizacji, a kolejne etapy zostały  zaprojektowane w taki sposób, by nowi pracownicy szybko osiągnęli wysoki poziom efektywności i dawkę niezbędnej wiedzy na kilku poziomach: strategicznym (misja, wizja i cele firmy), proceduralnym (zasady, kodeksy, dokumenty) i osobistym (zakres obowiązków, specyfika roli, możliwości rozwoju).

‍

Sprawdzone praktyki wdrożeniowe 

Kilka praktyk wdrożeniowych zaimplementowanych przez Atalian zasługuje na szczególną uwagę, bo wyprzedzają one często pojawiające się w onboardingu wyzwania:

• natychmiastowy start procesu tuż po zamknięciu rekrutacji - dzięki integracji z ATS wdrożenie uruchamia się samoistnie w chwili, gdy rekruter potwierdzi w systemie decyzję o zatrudnieniu nowej osoby,
• wsparcie managera i buddiego w ich roli - na 30 dni przed startem nowej osoby ruszają automatyczne ścieżki dla managera i buddiego, prowadzące ich przez zadania i automatyzujące umawianie spotkań,
• automatyzacja formalnej strony procesu - w Gamfi toczy się cała formalna strona zatrudnienia i wdrożenia: od wystawienia skierowania na badania przez zebranie danych do umowy aż po zebranie niezbędnych z perspektywy compliance zgód,
• stałe monitorowanie satysfakcji - od szybkiego badania pulse-check na 30 dni przed dniem zero przez kolejne w toku procesu aż po rozbudowaną ankietę Stay Interview po 90 dniach od startu (co ważne -  także buddy ma swój pulse-check, w którym ocenia satysfakcję ze swojej roli!),
• bieżące monitorowanie postępów wdrożenia - dzięki automatyzacji manager widzi postępy swoich pracowników, a HR monitoruje przebieg wszystkich procesów, mając pogląd na zaangażowanie przełożonego, buddiego i innych ról w procesie.

‍

Efekty usprawnienia onboardingu

 Cyfryzacja onboardingu redukuje koszty operacyjne, automatyczny obieg dokumentów minimalizuje ryzyka opóźnień i błędów, a ustrukturyzowany, rozłożony w czasie proces zwiększa przyswajanie wiedzy przez nową osobę.

‍

W Atalian zminimalizowaliśmy wyzwania onboardingowe wdrażając platformę Gamfi, która zrewolucjonizowała onboarding i offboarding w naszej organizacji. Zautomatyzowaliśmy obieg dokumentów, co zminimalizowało pracę ręczną i oszczędziło czas pracowników. Cyfryzacja zredukowała koszty operacyjne, eliminując zbędne procedury i budując pozytywny wizerunek organizacji. W ramach zautomatyzowanego narzędzia już podczas preboardingu dzielimy się z nowo zatrudnionymi pracownikami specyfiką naszej organizacji i rozpoczynamy proces budowy tożsamości z firmą jeszcze przed pierwszym dniem zatrudnienia. Na cały proces wdrożenia w Atalian składa się 165 różnych aktywności realizowanych przez ponad 20 ról - zaangażowanie wielu osób wspiera budowanie relacji z przyszłym zespołem, a narzędzie wspierające cały proces uczyniło go bardziej efektywnym.

Mateusz Misiewicz

Koordynator ds. Rekrutacji, ATALIAN Poland sp. z o.o.

‍