O lusterku, panu Kanapce i oszczędnościach w procesie onboardingu

W ostatnich latach proces rekrutacji stał się dla wielu przedsiębiorstw coraz trudniejszym wyzwaniem. Pozycja pracowników i kandydatów jest coraz bardziej uprzywilejowana. O ile niegdyś ostatni etap rekrutacji zwieńczony zaproszeniem do współpracy można było odczytywać jako sukces, dziś zatrudnienie nowej osoby, w domyśle najlepszego kandydata, to tak naprawdę początek. Nierzadko o sukcesie procesu rekrutacyjnego możemy przekonać się nie gdy nastąpi podjęcie decyzji o zatrudnieniu, a dopiero po na przykład połowie roku, gdy nowicjusz na stałe zwiąże się z daną organizacją. Ciężar przeniósł się w kierunku prawidłowego wdrożenia nowego pracownika.

Ostatnio od znajomej z obszaru HR dowiedziałem się, jak wygląda proces rekrutacji na tzw. lusterko. W trakcie rozmowy rekrutacyjnej przykładamy lusterko do ust kandydata - jeśli na lusterku pojawi się para, to znaczy, że jegomość oddycha. Czym prędzej dajmy do podpisu list intencyjny. Jeśli podpisze, to właśnie pozyskaliśmy pracownika.

Oczywiście podany przykład jest trochę przejaskrawiony (ale tylko trochę :)), jednak wiele firm, z którymi mam przyjemność współpracować jest zmuszona rekrutować właśnie w ten sposób.

Zadałem więc tej znajomej pytanie - dlaczego tak się dzieje?

- Ano dlatego, prowadzimy permanentne rekrutacje i rynek jest jaki jest, bezrobocie niskie, mało jest osób do pracy.

Idziemy dalej - a dlaczego prowadzicie permanentnie rekrutacje?

- Ano dlatego, że pracownicy z firmy odchodzą w tempie iście ekspresowym. Szczególnie po okresie próbnym i w pierwszym roku ich pracy, bo później tempo odejść diametralnie spada.

Ok, a dlaczego odchodzą w pierwszym roku? Często po okresie próbnym?

Tutaj już się zaczynają schody. Powodów jest wiele, za moment do nich przejdę.

--------------------

Krótki przerywnik na małą statystykę z 3 branż - call center, produkcja i retail. I odpowiednio trzy liczby:

41%, 30% i 90%.

Wiecie już co to za liczby? Przedstawiają poziom rotacji w pierwszym roku cyklu życia pracownika w firmie. Odpowiednio - znana firma z branży windykacyjnej (obszar call center), olbrzymia firma produkcyjna i duża marka z branży retail.

--------------------

Oczywiście w każdej branży i każdej organizacji etapy procesu rekrutacji i wprowadzenie nowego pracownika wygląda nieco inaczej, choćby ze względu na specyfikę działalności i stawiane wymagania, a przedstawione przykłady nie mają charakteru reprezentatywnego. Trudno jednak nie oprzeć się wrażeniu, ze współczesne firmy powinny na nowo odpowiedzieć sobie na pytanie, jak skutecznie rekrutować (i wrażać kandydatów).

Nieudany proces rekrutacji pracowników, czyli dlaczego nowicjusze odchodzą

Wracamy do clue. Bazując na rozmowach z moimi Klientami, którzy robią exit interview z pracownikami, podpowiedzieli mi kilka powodów dla których ci ludzie odchodzą. Przewijają się różne, ale najczęściej wymieniane powody to m. in.:

• Poczucie pracownika, że obowiązki nie są zgodne z oczekiwaniami i obietnicami zaprezentowanymi przez pracodawców w opisie ogłoszenia i procesie rekrutacji. Innymi słowy pracownik decydujący się na złożenie dokumentów aplikacyjnych zbudował sobie zupełnie inny obraz pracodawcy i czekających go obowiązków, a rozmowa kwalifikacyjna tylko go w nim utwierdziła. Po podpisaniu umowy okazało się, że dane stanowisko na dłuższą metę nie spełnia jego oczekiwań.
• Brak wiedzy pracownika na temat wykonywanych obowiązków (tutaj jest mój faworyt, który poszedł do pracy na magazyn i nie zdawał sobie sprawy, że do jego obowiązków będzie należało noszenie paczek :) To oczywiście skrajny przykład, jednak gdy potrzebujemy nowego pracownika, zarówno prowadząc rekrutację wewnętrzną, jak i rekrutację zewnętrzną, zdarza się, że pracodawca nie do końca rozumie oczekiwania kandydata dotyczące zakresu obowiązków.
• Onboarding zrealizowany w sposób, który nie wyposażył pracownika w nic, oprócz sterty papierów z regulaminami. Po procesie onboardingu pracownik ma większą świadomość tego, że nie wie więcej niż nie wiedział o swoim stanowisku, środowisku pracy i współpracownikach w momencie rozpoczęcia pracy. Na współczesnym rynku pracy nie można zakładać, że proces rekrutacji kończy się, gdy nastąpi podpisanie umowy. Jest to proces wieloetapowy, w którym szczególną rolę odgrywa onboarding w danej firmie.
• Brak zainteresowania pracownikiem i poczucie bycia ignorowanym - przez managera czy swojego kierownika liniowego. Konflikt osobowości? Być może. Jednak gdy podobna sytuacja pojawia się regularnie i do podobnych wniosków dochodzą pozostali kandydaci, którzy podobnie szybko kończą przygodę z organizacją, zdecydowanie należy przeanalizować proces onboardingu pracowników w siedzibie firmy.

Inne przypadki odejścia po procesie rekrutacji

Czy każdy nieudany z perspektywy czasu proces rekrutacji można zakwalifikować do grona powyższych przykładów? Zdecydowanie nie. Zdarza się przecież, że kandydat, który pomyślnie przebrnął przez rozmowę kwalifikacyjną, ostatecznie nie umie na danym stanowisku sprostać wyznaczonemu zakresowi obowiązków w praktyce.

Oczywiście są jeszcze przypadki, w których przedstawiciele Pokolenia Z wychodzili z pracy, bo nie mogli korzystać z telefonu obsługując linię produkcyjną. Mamy też na rynku inne przykłady, jak po prostu praca, która się człowiekowi nie podoba po czasie lub anomalie, typu brak automatu do prosecco w biurze (o tym więcej w artykule dotyczącym angażowania millenialsów - LINK), jednak powyższymi punktami można się zaopiekować poprzez rzetelne przygotowanie procesu pre- i onboardingu. Bo punkty te stanowią ogromną część powodów, dla których pracownicy rezygnują z kariery w danej organizacji.

Końcowe etapy rekrutacji, czyli początek onboardingu

Przygotowałem dziś dla Was listę kilku zagadnień, które pozwolą na poprawienie procesu wdrażającego zdecydowanego już na pracę kandydata. Procesu, pozwalającego na zwiększenie zaangażowania pracownika, który nie będzie chciał odejść po okresie próbnym - o ile praca będzie ciekawa i angażująca, a komunikacja w firmie jest na dobrym poziomie - bo i to bywa bolączką. Oczywiście zakładamy, że firma należy do firm z przełomu drugiej i trzeciej dekady XXI w. i zapewnia pracownikowi godziwą zapłatę, szacunek i dopasowane benefity, a nie skopiowane z innych firm i niedostosowane do realiów. Ale to temat na inny artykuł. Zaczniemy od fundamentów.

1. Praca powinna odpowiadać obietnicy złożonej pracownikowi w trakcie procesu rekrutacyjnego i w opisie ogłoszenia.

Ostatnio rozmawiałem ze znajomym, który opowiadał, że opis stanowiska na którym pracuje diametralnie się różni od tego co zostało zaproponowane w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej. Podjął decyzję o opuszczeniu tego statku po zakończeniu 3 miesięcznego okresu próbnego.

Efekt? Po okresie próbnym firma musi znaleźć nowego fachowca. Czyli poświęcić znowu dziesiątki tysięcy złotych na proces rekrutacyjny, wdrożenie pracownika, czas innych na wdrożenie nowej osoby i oczywiście straty wynikające z tego, że strategia nie zostanie wdrożona przez kolejne 3 miesiące. A wystarczy być spójnym i uczciwym w ogłoszeniu i rekrutacji. I też może być napisane ciekawie.

Dopóki trwa proces rekrutacyjny, kandydat przedstawia się jako podekscytowany perspektywą zatrudnienia. Mylne wrażenie, że właśnie udało się znaleźć idealnego pracownika podkreślają również listy motywacyjne. Jeśli ewentualne negocjacje z wybranymi kandydatami nie trwają długo, pojawia się poczucie sukcesu. Następnie nowicjusz natychmiast przekonuje się, że przyjął nieodpowiednią ofertę pracy, a w takim przypadku nawet prawidłowo przeprowadzone wdrożenie nie jest w stanie zatrzymać go w organizacji. To bardzo krótkowzroczne i niestety kosztowna strategia, na podstawie której zdecydowanie nie warto rekrutować nowych pracowników.

2. Nie możemy tracić pracownika z radaru w okresie oczekiwania na rozpoczęcie pracy i w trakcie trwania wypowiedzenia w innej firmie. 

Zakończenie rozmów rekrutacyjnych i dogadanie się z jednym z kandydatów rozpoczyna okres, w którym przyszły pracodawca powinien pozostać aktywny. Rynek pracy rynkiem pracownika? W takim stwierdzeniu jest wiele prawdy!

Czas, w którym czekamy na naszego pracownika jest zdradliwy. Z jednej strony podpisał list intencyjny z nami, z drugiej strony cały czas jest narażony na „ostrzał” konkurencyjnymi ogłoszeniami i procesami rekrutacyjnymi. Dlatego w tym przypadku dział HR jest odpowiedzialny za utrzymanie tej osoby. Taką osobę należy „grzać” i sprawiać, by oczekiwanie na nową pracę było z dnia na dzień coraz bardziej ekscytujące. Bo jeśli pracownik zapomni i wejdzie w nowy proces - może być kiepsko. I możesz nawet o tym nie wiedzieć, że nie zobaczysz go pierwszego dnia pracy. I drugiego. I trzeciego również.

W tym czasie nie zaszkodzi przeprowadzenie dodatkowej rozmowy telefonicznej z kandydatem, która upewni go, że pracodawcy bardzo na nim zależy. Ponadto, gdy etapy rekrutacji do biegną już końca, można rozpocząć onboarding, choć należy przy tym pamiętać, by nie przeciążyć kandydata, który w tym czasie kończy przygodę z dotychczasowym pracodawcą lub liczy na krótki odpoczynek, np. chce wykorzystać zaległy urlop przynależny z poprzedniego etatu.

3. Warto, by pracownik poznał nowe miejsce i środowisko przed I dniem pracy. 

W tym przypadku trzeba pamiętać, że zmiana miejsca pracy wiąże się z dużym napięciem i stresem. Sprawmy, by pracownik, który przychodzi do naszej organizacji mógł już na etapie oczekiwania na pierwszy dzień pracy możliwość wirtualnego zwiedzenia naszego biura. Z pewnością ułatwi mu to zaokrętowanie się na pokładzie naszej firmy.

Poznanie specyfiki firmy, jeszcze przed rozpoczęciem pracy, zwiększa prawdopodobieństwo, że proces rekrutacji zakończy się ostatecznym sukcesem, bo nowicjusz już od pierwszego dnia poczuje się w nowym miejscu jak w domu. Nie istnieje możliwość fizycznej wizyty? Nic straconego. W końcu mamy dziś do dyspozycji rozbudowane narzędzia online ułatwiające proces wdrożenia pracowników.

4. Trzymajmy się ustalonego procesu.

To jest dość istotny punkt. Szczególnie w firmach z olbrzymią dynamiką - bardzo często jest to wyzwanie firm w retailu, w których pracownik wchodzi „na sklep”. I oczywiście jest rozpisany i to szczegółowo proces wdrożenia. Tylko co z tego, skoro jest robota do zrobienia? Przecież większym priorytetem jest odebranie i rozłożenie dostawy. No to młody leć! Akurat sprawdzisz się w warunkach bojowych!

Prawidłowo przeprowadzona rekrutacja obejmuje również ściśle zaplanowany i zrealizowany proces wdrożenia. W przeciwnym razie nowicjusz wysoce zmotywowany już po rozmowach kwalifikacyjnych może szybko zmienić zdanie, gdy od pierwszej godziny czekają go zadania praktyczne, do których nie jest jeszcze przygotowany.

Nie, to tak nie działa. Dlatego właśnie proces ma zostać zrealizowany rzetelnie, żeby później nie testować co miesiąc nowych młodych w warunkach bojowych.

5. Pracownik musi poznać swojego managera i kierownika. Wyznaczmy Buddy'ego. 

W niektórych firmach kierownik liniowy ma pod sobą nawet 60 os. Przy pracy na 3 zmiany, czasem spotyka swojego przełożonego dopiero tydzień po rozpoczęciu pracy. A każdy z nas pamięta swój pierwszy tydzień… Nikt nie miał żadnych pytań i każdy wiedział wszystko o nowych obowiązkach i stanowisku :)

Buddy jest instytucją obowiązkową. Dobrze jest wyznaczyć i pokazać pracownikowi kogoś z najbliższego otoczenia kto pomoże wdrożyć daną osobę, jeśli akurat kierownik lub manager jest nieobecny.

Buddy sprawdza się wyśmienicie niezależnie od rodzaju stanowiska. Jego wpływ na proces wdrożenia jest w zasadzie uniwersalny. To osoba empatyczna, gotowa do pomocy i rozluźniająca atmosferę. Najlepszego kandydata do tej roli należy wytypować, kiedy proces rekrutacji dobiegnie końca. Jest niezwykle istotne, aby buddy wprowadzał nowicjusza do firmy również w sposób nieformalny, przekazując wiedzę istotną w środowisku pracy, ale niekoniecznie obecną na szkoleniach.

6. Zrealizujmy żmudne szkolenia i spotkania dotyczące regulaminów i BHP w digitalu. 

Aktualnie pracownicy wchodzą na szkolenie z BHP, gdzie behapowiec dzieli się doświadczeniami i Bardzo Ważnymi Wiadomościami o Bezpieczeństwie i Higienie Pracy. A pracownicy w tym czasie piszą maile, scrollują instagrama albo umawiają się na booksy do barbera. Strata czasu dla prowadzących i pracowników, mimo, że jest to wiedza niezbędna!

Dlatego taki proces można zrealizować w sposób, który zaangażuje pracownika w zdigitalizowanej formie i to nawet niekoniecznie w godzinach pracy, a nie będzie potrzeby angażowania zasobów innych pracowników prowadzących takie szkolenia. Bo BHP to tylko przykład.

7. Dajmy pracownikowi dostęp do bazy wiedzy. 

W trakcie pierwszych kilku tygodni pracy nowy członek naszego zespołu jest zasilany nową wiedzą. Bardzo dużą ilością nowej wiedzy. O tym, gdzie są klatki ewakuacyjne, o tym, z jakich KPI's będzie rozliczany, o tym, kiedy może wymienić swój telefon na nowy.

Ale nie chcę już pytać po raz 8 dzisiaj Krzyśka z biurka obok i odrywać go od pracy, o której przyjeżdża i gdzie znajdę Pana Kanapkę...

Dlatego warto wszelką zebraną w firmie wiedzę przekazać i zebrać w jednym miejscu. Niech to będzie wikipedia o naszej firmie. Po to, by pracownik miał dostęp do niej z każdego urządzenia w każdym miejscu. Żeby wiedział po spotkaniu z klientem, jaką korporacją taksówkową wrócić do biura. Lub żeby zdawał sobie sprawę, że aby zdążyć zjeść drugie śniadanie musi właśnie pędzić do głównego lobby!

I ostatni punkt. Dla chętnych :)

8. Teoria nic nie da. Zamieńmy wiedzę w praktykę.

Kluczowy punkt. Bez tego nic się nie zmieni. Rotacja dalej pozostanie na tym poziomie na którym jest. Proces wdrożenia dalej będzie nudny i żmudny. Ten artykuł dalej pozostanie niewykorzystaną dawką wiedzy. Pracownicy magazynu dalej będą zaskakiwani, że muszą nosić paczki. A Zarząd dalej będzie się dziwił, dlaczego tyle pieniędzy jest przeznaczane na wdrażanie pracowników.

Nie tędy droga. Wymieniając najważniejsze etapy procesu rekrutacji, nie można ograniczać się do formalności, takich jak rozmowa rekrutacyjna, weryfikacja dokumentów i podpisanie umowy. To tylko początek przyciągania kandydata do firmy, a kolejnym krokiem jest żmudny, ale starannie zaplanowany w praktyce proces wdrożenia nowicjusza!

--------------------

Mam nadzieję, że udało mi się Was nieco zainspirować do poprawy tego procesu i budowania fajnych doświadczeń pracownika już w początkowej fazie podróży w którą się wybiera razem z Twoją organizacją!

Oczywiście pomysłów na to jak zaangażować pracownika jest wiele. Trzeba przy tym przede wszystkim pamiętać - każdy z nas jest człowiekiem i oczekuje zrozumienia i szacunku. Jeśli nie zapewnimy elementarnej podstawy, na nic się zdadzą czatboty, grywalizacja i inne HR-techowe rozwiązania.