Pierwszy dzień w pracy: jak dobrze przywitać nowego pracownika

Pierwszy dzień w pracy to moment, który dla większości osób wiąże się z dużym stresem - niezależnie od doświadczenia, wieku czy pewności siebie. Przekraczając próg firmy po raz pierwszy, nowy pracownik wchodzi w świat pełen niewiadomych: nie zna jeszcze ludzi, zasad, rytmu dnia ani tego, czego dokładnie się po nim oczekuje. Nic więc dziwnego, że pojawiają się wątpliwości i obawa przed tym, jak odnaleźć się w nowym środowisku. To właśnie pierwszy dzień decyduje, czy te obawy się nasilą, czy przeciwnie - zaczną ustępować. A nam oczywiście zależy na tym drugim scenariuszu.

Czym jest welcome day, a czym zdecydowanie nie jest?

Podpisanie umowy, przekazanie dokumentów do kadr, obowiązkowe szkolenie BHP, odbiór sprzętu z działu IT, szybkie oprowadzenie po biurze i przedstawienie współpracowników - brzmi znajomo? To klasyczny scenariusz pierwszego dnia pracy, który większość z nas zna aż za dobrze.

Problem w tym, że często ten administracyjny sprint bywa błędnie utożsamiany z pełnoprawnym onboardingiem (a to jedynie jego techniczny ułamek!). Nasz raport "Onboarding po polsku 2025" pokazuje, że aż 15% pracowników ma zaledwie jeden dzień na „zapoznanie się z firmą”! W takiej formule trudno mówić o realnym wsparciu, zrozumieniu roli czy zbudowaniu pierwszej, zdrowej relacji z miejscem pracy. Zamiast komfortowego startu - mamy dzień pełen pośpiechu, a potem wrzucenie pracownika na głęboką wodę.

‍

A gdyby większość tych rzeczy była już „odhaczona”, zanim nowy pracownik przekroczy próg firmy? Takie możliwości daje preonboardingu, proces poprzedzający wdrożenie w miejscu pracy, który może ruszyć z chwilą podjęcia decyzji o zatrudnieniu. Formalności można wtedy spokojnie rozłożyć w czasie, część materiałów przekazać wcześniej, a kluczowe informacje udostępnić w intuicyjnej formie - na przykład w aplikacji onboardingowej. Dzięki temu odzyskujemy welcome day, który przestaje być maratonem po działach i stosem dokumentów do podpisania.

Pierwszy dzień pracy może stać się momentem prawdziwego powitania, pierwszych kontaktów z przełożonym i zespołem, rozmowy o roli, wspólnych oczekiwaniach i wartościach. To właśnie te miękkie, komunikacyjne i relacyjne elementy mają największy wpływ na to, czy pracownik poczuje się bezpiecznie, mile widziany i zmotywowany - czyli dokładnie tak, jak powinien czuć się ktoś, kto zaczyna nowy rozdział zawodowy.

Aby to się udało, potrzeba zaangażowania na kilku płaszczyznach. Przywitanie nowego pracownika to nie tylko odpowiedzialność i przywilej działu HR. To zdecydowanie gra zespołowa, w której ważną rolę odgrywa bezpośredni przełożony, buddy, a także członkowie zespołu, którzy od samego początku mogą być również zaangażowani w proces onboardingu. 

Rola welcome day w kontekście całego onboardingu

Rola dnia powitalnego w kontekście całego onboardingu nie powinna być bagatelizowana. Odpowiednio zaplanowany i spójny z kulturą nowej firmy welcome day pozwala organizacji zrobić dobre pierwsze wrażenie na nowym pracowniku. Drugi raz taka możliwość się nie powtórzy! Pierwszy dzień to świetna okazja do przełamania lodów i przeprowadzenia mniej formalnych rozmów. Patrząc długofalowo, to również jeden z elementów budujących zaufanie oraz poczucie przynależności do zespołu/firmy. Im mniej stresujący początek, tym większa szansa na efektywny proces wdrożenia. Na tym etapie zostawmy na boku oczekiwania pracodawcy. Na pierwszym planie postawmy oczekiwania pracownika.

Jak powinien przebiegać welcome day w nowej firmie?

Podkreślmy to jeszcze raz - welcome day to nie onboarding! Celem onboardingu jest wdrożenie nowego pracownika w struktury organizacji i wynikające z pełnionego stanowiska obowiązki. Dzięki onboardingowi nowicjusz powinien być w stanie wykonywać swoje zadania samodzielnie, bez wsparcia z zewnątrz, na 80-90%.

Czy osiągnięcie produktywności na tym poziomie jest możliwe do zrealizowania w pierwszy dzień pracy? Wręcz przeciwnie! Dzień powitalny to jedynie wstęp do welcome week i wdrożenia teoretycznego w nowej pracy (w jego zakres wchodzą m.in.: przybliżenie kultury organizacji, szkolenia podstawowe i wdrożeniowe, e-learning), a następnie wdrożenia praktycznego. 

Witamy na pokładzie, czyli pierwszy dzień w nowym zespole

Jeśli day one odbywa się stacjonarnie, warto zadbać o to, by nowy pracownik od samego wejścia poczuł się zaopiekowany. Idealnie, jeśli w recepcji czeka na niego dedykowana osoba - buddy, menedżer lub przedstawiciel HR - dzięki czemu pierwsze minuty nie mijają na niepewnym „krążeniu” i próbie odnalezienia właściwego piętra. Już samo to obniża poziom stresu i daje sygnał: „jesteś tu mile widziany, czekaliśmy na Ciebie”.

Pierwszy dzień to również świetny moment na spokojne poznanie zespołu oraz spotkanie z menedżerem w formule, która nie przypomina rozmowy rekrutacyjnej. Taka rozmowa - już nie o kompetencjach, lecz o tym, jak będziemy współpracować - może być pierwszym krokiem do zbudowania zaufania i podwaliną dobrej, długofalowej relacji z przełożonym (z którą obie strony często mają problem).

Wiele firm praktykuje też wysyłanie powitalnego maila do działu lub całej organizacji. To prosty, a niezwykle skuteczny sposób, by przedstawić nową osobę, jej rolę i doświadczenie. Włączenie kilku mniej formalnych informacji - o hobby, ulubionej kuchni czy pasjach (jeśli pracownik wyrazi na to zgodę) - działa jak dobry ice breaker i pomaga przełamać pierwsze lody. Takie drobiazgi mają szczególne znaczenie w zespołach rozproszonych, gdzie nie ma naturalnych okazji do small talku przy ekspresie do kawy.

Aby pierwszy dzień rzeczywiście wspierał relacje, warto zadbać o kilka prostych, ale niezwykle skutecznych działań:

Co warto zrobić pierwszego dnia pracy (lista działań komunikacyjno-relacyjnych)

• Osobiste powitanie w recepcji przez buddy’ego, menedżera lub HR.
• Krótka, życzliwa rozmowa na start, która nie ma charakteru weryfikacyjnego, tylko zapoznawczy, wspierający.
• Oprowadzenie po biurze z naciskiem na punkty budowania relacji z innymi: kuchnia, strefa relaksu, sale spotkań.
• Przedstawienie zespołu z nawiązaniem do prywatnych pasji i zainteresowań.
• Spotkanie 1:1 z menedżerem, skupione na wzajemnych oczekiwaniach i sposobach komunikacji.
• Powitalny e-mail do organizacji, przedstawiający nową osobę i jej rolę.
• Krótki lunch lub coffee break z zespołem, by stworzyć naturalną przestrzeń do pierwszych interakcji.
• Zapewnienie miejsca, w którym nowa osoba może spokojnie rozpocząć dzień: sprawdzić kalendarz, ustawić sprzęt, oswoić przestrzeń.

Tak zorganizowany pierwszy dzień w pracy nie tylko redukuje stres, ale realnie wzmacnia relacje, buduje poczucie przynależności i stawia solidny fundament pod dalszy onboarding.

Największe błędy pierwszego dnia pracy

Nie żyjemy w idealnym świecie, więc i pierwszy dzień w pracy nie zawsze przebiega zgodnie z wymarzonym przez pracownika scenariuszem. I mamy na to dowody (liczbowe)! Głównym wyzwaniem pierwszego dnia pracy jest przeciążenie informacjami - na ten problem narzeka 1/5 polskich pracowników. Pozostałe problemy (brak sprzętu do pracy i formalnych dokumentów czy brak wiedzy w zespole o dołączeniu nowej osoby) to wynik słabej organizacji procesu - ktoś zatrudnia pracownika, ktoś przygotowuje umowę, ale nikt nie pilnuje terminów i nie koordynuje całości. Potwierdza to zatrważający wskaźnik 12% pracowników, którymi nikt nie zajął się pierwszego dnia pracy. Brrrrrr.

Badania z 2016 roku (S. S. Nifadker, T.N. Bauer, “Breach of belongingness: Newcomer relationship conflict, information and task-related outcomes during organizational socialization”, 2016) potwierdzają, że konflikty nowych ludzi z obecnymi pracownikami to częste zjawisko. Ewentualne nieporozumienia na początku współpracy mogą sprawić, że nowo zatrudnieni będą mniej chętnie szukać wsparcia u doświadczonych członków zespołu. W konsekwencji spotęguje to ich stres i przyspieszy proces wypalenia. 

Wsparcie cyfrowego narzędzia

Przemyślany plan onboardingu porządkuje wszystkie działania, które muszą wydarzyć się przed i w trakcie pierwszego dnia pracy - od przygotowania sprzętu, przez zaplanowanie spotkań, aż po przekazanie kluczowych informacji. Ale spisanie go w Excelu to nie wszystko. Nawet najlepszy plan potrafi rozpaść się w praktyce, jeśli nie jest odpowiednio monitorowany i współdzielony przez wszystkie zaangażowane osoby. I właśnie tutaj cyfrowe narzędzia stają się nieocenionym wsparciem.

Dobrze zaprojektowana aplikacja onboardingowa nie tylko zbiera wszystkie elementy procesu w jednym miejscu, ale przede wszystkim eliminuje typowe błędy day one, takie jak: brak sprzętu, brak dokumentów, zagubione informacje, brak koordynacji między HR, menedżerem a IT czy brak świadomości zespołu, że ktoś dołącza. Umożliwia automatyczne przypisywanie zadań odpowiednim osobom, wysyłanie przypomnień, pilnowanie terminów oraz sprawdzanie, czy każdy element został wykonany na czas. Dzięki temu „nikt nie zajął się mną pierwszego dnia” przestaje być możliwym scenariuszem.

W efekcie cyfrowe narzędzia:

• porządkują onboarding od A do Z, likwidując chaos organizacyjny,
• odciążają managerów i HR, automatyzując powtarzalne działania,
• zapewniają pracownikowi przewidywalność i spokój w pierwszym dniu,
• budują pozytywne doświadczenie, które zmniejsza stres i ryzyko późniejszych konfliktów,
• pomagają uniknąć wpadek, które niszczą pierwsze wrażenie - a to właśnie ono decyduje o zaangażowaniu i poczuciu przynależności.
  

Dzięki temu pierwszy dzień pracy staje się tym, czym powinien być: nie wyzwaniem logistycznym, ale świadomie zaplanowanym, pozytywnym startem nowego rozdziału.

Stres pierwszego dnia w nowej pracy - jak pomóc pracownikowi sobie z nim poradzić?

Czy da się uniknąć stresu podczas pierwszego dnia w nowej pracy? Prawdopodobnie nie, ale warto się zastanowić, jak go zminimalizować, a z czasem nawet przekształcić w ekscytację w związku z nowym wyzwaniem zawodowym. Żeby osiągnąć ten cel, trzeba przede wszystkim spojrzeć na pracownika z jego perspektywy. Nowa rola, nowy zespół, nowa kultura pracy albo branża - każdy z tych czynników może się wiązać ze stresem, niezależnie od stażu pracy czy wcześniejszych sukcesów zawodowych. Warto o tym pamiętać i zwyczajnie z empatią pomyśleć o potrzebach nowo zatrudnionej osoby. Już sam preboarding będzie pierwszym krokiem do tego, by o nie zadbać, i to na wielu poziomach. 

Komunikacja w pierwszych dniach w nowej pracy

Tworząc plan welcome day, nie zapomnijmy o przestrzeni na rozmowę z nowo zatrudnioną osobą. Skupmy się na jej wrażeniach i dajmy okazję do zadawania pytań.

Wszystkie wątpliwości warto doprecyzować i rozstrzygać na bieżąco. Z każdym kolejnym dniem intensywność procesu wdrożenia w konkretnym przedsiębiorstwie może się zmieniać. Z pozoru błahe kwestie, jak np. struktury czy zasady panujące w nowej firmie, mogą być nierozwiązane albo niejasne przez dłuższy czas, co utrudni pracownikowi efektywną pracę i zaprezentowanie się z najlepszej strony.

Wsparcie buddiego bezcenne

Rola buddiego w całym procesie onboardingu jest nieoceniona. Jego wsparcie podczas pierwszego dnia w nowej pracy zapewnia więcej komfortu nowej osobie. Chodzi o z pozoru prozaiczne rzeczy, jak odbiór z recepcji, wspólna kawa, przedstawienie nowych współpracowników i gotowość do odpowiedzi na zupełnie prozaiczne pytania ("gdzie najlepiej pójść na lunch?"). To miłe gesty, które pomagają zniwelować stres, przełamują lody i otwierają przestrzeń do dalszych rozmów. Poczucie bycia “zaopiekowanym” od pierwszego dnia to cenny zasób, który zdecydowanie zaprocentuje w przyszłości, już w codziennej pracy.

Pulse check po pierwszym dniu pracy

Choć pierwszy dzień za nami, emocje pracownika nadal są świeże - dlatego to idealny moment, by zapytać go o pierwsze wrażenia. Krótka ankieta pulse check pozwala w kilka minut sprawdzić, co poszło dobrze, a co wymaga doprecyzowania już na starcie. Daje też pracownikowi sygnał, że jego odczucia są ważne i że firma naprawdę chce zadbać o jego komfort. Taki szybki „pomiar nastroju” po day one pozwala wychwycić ewentualne trudności zanim urosną do rangi problemów, a jednocześnie wzmacnia relację opartą na zaufaniu i otwartej komunikacji.

Preonboarding jako gwarancja udanego pierwszego dnia w pracy

Zróbmy jeszcze krok wstecz i wróćmy do poruszonego wcześniej wątku preonboardingu. Czy pomyślnie zakończony proces rekrutacyjny i podpis kandydata na liście intencyjnym to wystarczająca gwarancja tego, że nowy pracownik pojawi się pierwszego dnia w nowym miejscu pracy? Niekoniecznie. Myśląc o organizacji day one, bierzmy pod uwagę fakt, że cisza ze strony pracodawcy po przyjęciu oferty zatrudnienia przez kandydata zwiększa ryzyko ghostingu, czyli rezygnacji z dołączenia do organizacji tuż przed formalnym rozpoczęciem pracy.

Zadbajmy o to, by tam, gdzie kończy się candidate experience, rozpoczął się efektywny proces tworzenia employee experience. Jedno i drugie doświadczenie powinno być zgodne z kulturą i wartościami firmy. Słowo klucz to preonboarding, który powinien być początkiem procesu wdrożenia. To wirtualny uścisk dłoni z nowym pracownikiem i odpowiedź na wiele z jego potrzeb. Wszystko to przekłada się na jakość i przebieg pierwszego dnia w nowej pracy. Działania, które warto podjąć w ramach preboardingu, to na przykład:

• zamówienie sprzętu i dostarczenie go na czas do domu w przypadku pracy zdalnej lub informacja, gdzie sprzęt będzie do odebrania, jeśli welcome day odbywa się stacjonarnie, 
• dopełnienie formalności w związku z zatrudnieniem (badania lekarskie, skompletowanie niezbędnych danych, przygotowanie umowy),
• udostępnienie przyszłemu pracownikowi cyfrowego narzędzia wspierającego onboarding,
• przesłanie agendy pierwszego dnia pracy,
• przekazanie informacji dot. struktury zespołu, przedstawienie bezpośredniego przełożonego i buddiego, 
• zapewnienie dostępów do niezbędnych narzędzi i aplikacji. 

Jednym słowem efektywnie przeprowadzony preboarding sprawi, że day one nie przytłoczy nowej osoby nadmiarem informacji. Jednocześnie może być świetnym początkiem wdrożenia teoretycznego w ramach całego onboardingu. Zamiast sztafety między działem HR, IT albo, w najgorszym scenariuszu, błądzenia po biurze w poszukiwaniu swojego stanowiska pracy, zapewniamy pracownikowi większy komfort i mniejszy stres u progu nowego wyzwania zawodowego. 

Podsumowanie: checklista na pierwszy dzień pracy

1. Przygotowanie planu pierwszego dnia pracy

Uwzględnij w nim wszystkie kluczowe elementy: spotkania (z kim i w jakiej formule), szkolenia, oprowadzenie po biurze, przerwy, a nawet krótkie momenty na swobodne „oswojenie się” z nowym miejscem. Plan warto przekazać pracownikowi kilka dni wcześniej - wraz z informacją o godzinie rozpoczęcia, szczegółami dotarcia do biura, możliwościami parkowania oraz tym, kto będzie na niego czekał w recepcji. Dzięki temu nowa osoba pojawi się punktualnie, bez stresu, i od razu poczuje, że firma jest dobrze przygotowana na jej przyjęcie.

2. Omówienie planu day one z zespołem

Zadbajmy o to, by każdy wiedział, że dołącza nowy członek załogi i jak przebiega jego pierwszy dzień. To szczególnie ważne, gdy w plan powitania angażujemy więcej osób niż buddy - np. członków zespołu, IT, menedżera czy osoby odpowiedzialne za onboarding stanowiskowy.

3. Organizacja stanowiska pracy

Przygotowany sprzęt, skonfigurowane narzędzia, dostęp do systemów, gotowe hasła - to absolutna podstawa dobrego welcome day. Brak komputera, niesprawny monitor czy niedziałający login to sygnał chaosu, a nie profesjonalizmu. Zadbajmy, by od pierwszych minut wszystko działało bez zarzutu.

4. Udostępnienie narzędzia do zdalnego (i stacjonarnego) onboardingu

To jeden z kluczowych elementów współczesnego wdrożenia. Dobrze skonfigurowana aplikacja onboardingowa porządkuje cały proces, automatyzuje powtarzalne zadania i wspiera HR, menedżera i buddiego we wspólnym prowadzeniu pracownika przez kolejne etapy wdrożenia.

W Gamfi Onboarding onboarding zaczyna się już w momencie, gdy w ATS pojawia się status „hired”. System automatycznie uruchamia preboarding, przydziela zadania i prowadzi nową osobę krok po kroku, dzięki czemu day one jest wolny od chaosu.

5. Skompletowanie zestawu powitalnego

Welcome pack to drobny gest, który robi duże wrażenie. Kilka brandowanych gadżetów, notes, książka wpisująca się w kulturę organizacji, a nawet personalizowana wiadomość od zespołu - wszystko to może przełamać pierwsze lody i sprawić, że nowa osoba poczuje się „u siebie”. Jeśli onboarding odbywa się zdalnie, zadbajmy o dostarczenie przesyłki odpowiednio wcześniej.

Pierwszy dzień w pracy to wyzwanie dla wszystkich, ale dobrze zaplanowany może stać się silnym impulsem do budowania zaangażowania. A zaangażowanie to z kolei szybsza gotowość do samodzielnej pracy, większa pewność siebie i lepsza współpraca z zespołem. Korzystają na tym wszyscy - nowy pracownik, jego zespół oraz cała organizacja. Żal nie skorzystać!