Elektroniczna teczka pracownicza, która wypełnia się dokumentami z Waszych procesów HR

Zostają ważne i nic im się nie dzieje. W Gamfi zaczyna się dokumentacja powstająca od wdrożenia – ta rodzi się od razu w formie elektronicznej, więc nie ma czego skanować. Trzeba przy tym powiedzieć wprost: przez kilka pierwszych lat prowadzicie dwa zbiory naraz i przy wniosku o kopię sięgacie do obu. Przeniesienie starego archiwum to osobny projekt: ustalamy przy wdrożeniu, w jakim zakresie i czyimi siłami, bo digitalizacja papieru ma własne wymagania prawne i własny koszt.

Termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy – nie od daty wgrania pliku. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku to 10 lat, dla zatrudnionych wcześniej – 50, więc w jednej firmie oba reżimy działają obok siebie. Obsługę skrócenia okresu po zgłoszeniu ZUS OSW i RIA ustalamy przy wdrożeniu. Przed upływem terminu dostajecie sygnał.

Składa wniosek w tej samej aplikacji, w której ma szkolenia i wnioski urlopowe, a kopia wychodzi w formie elektronicznej. Jeśli poprosi o papier, drukujecie ją z systemu, a przy każdym wydaniu zostaje zapis, komu i kiedy. Przepisy dają na to 30 dni, więc im mniej miejsc trzeba przeszukać, tym łatwiej ten termin utrzymać.

Umowa o pracę wymaga formy pisemnej, a w wersji elektronicznej spełnia ją wyłącznie podpis kwalifikowany – bez niego w teczce leży plik, a nie umowa. Podpis elektroniczny uruchamiamy w ramach wdrożenia i wtedy wskazujemy dostawcę takiego podpisu. Dokumenty, które formy pisemnej nie wymagają – oświadczenia, zgody, potwierdzenia zapoznania – trafiają do akt bez tego warunku.

System sygnalizuje zbliżający się koniec terminu, ale niczego nie usuwa sam – decyzję podejmuje osoba, którą do tego wyznaczycie, a jej działanie zostaje w dzienniku zdarzeń. Warto pamiętać o drugiej stronie tego obowiązku: były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację, zanim zostanie zniszczona, a informację o terminie dostaje razem ze świadectwem pracy.

Moduł projektujemy wprost pod te wymagania: podział na części akt, terminy przechowywania, kontrola dostępu, zapis zdarzeń i wyszukiwanie po cechach dokumentu. Zakres zgodności potwierdzamy z Waszym działem prawnym przed uruchomieniem – przy dokumentacji pracowniczej to nie jest formalność, tylko warunek startu.

Nie. Dokumentacja może być prowadzona w Gamfi, a kartoteka i naliczanie płac zostać tam, gdzie są – dane wymieniamy przez API albo eksport. Kadry i płace są osobnym obszarem naszej platformy i wchodzą wtedy, kiedy sami zdecydujecie się je przenieść.

Na wycenę wpływa kilka czynników: liczba uczestników, zakres modułów i skala wdrożenia. Szczegóły chętnie omówimy na spotkaniu i w dalszym kontakcie.